Skráning grunnskóla á viðkvæmum persónuupplýsingum um nemanda
Úrskurður
Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 22. júní 2011 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2011/231:
I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti
1.
Tildrög máls
Þann 16. febrúar 2011 barst Persónuvernd kvörtun frá S (hér eftir nefnd kvartandi), dags. 15. febrúar 2011, varðandi viðkvæmar persónuupplýsingar um son hennar í dagbók Grunnskólans [...]. Skólinn nýtur þjónustu vinnsluaðila, þ.e. Mentor ehf., og eru umræddar upplýsingar færðar í tölvukerfi sem það félag lætur í té, svonefnt mentor-kerfi. Er það krafa kvartanda að tiltekinni færslu um son hennar verði eytt. Sú færsla átti sér stað [...] og er svohljóðandi:
„Skólastjóri Grunnskólans [...] fékk upphringingu um kl. 09:30 í morgun frá móður drengs í 1. bekk. Móðirin upplýsti að [nafn] hefði ráðist á son sinn í [...]“.
Þá fylgdu aðrar færslur þar sem sonur kvartanda var sagður „rosalega reiður“ eða „hreinlega kolvitlaus“. Kvartandi skýrði erindi sitt nánar í tölvubréfi 1. mars 2011. Þar segir m.a.:
„Ég undirrituð óska eftir því að þetta mál fari í efnislega meðferð hjá ykkur. Einnig vil ég að það komi fram að ég hef aldrei fengið að vita hver það var sem barnið mitt var að meiða og ég hef því ekki getað unnið með syni mínum og klárað málið og hann hefur ekki fengið tækifæri til að biðjast afsökunar. Einnig má geta þess að það var enginn fullorðinn viðstaddur og sá þetta gerast. Eru nokkuð fordómar þarna í gangi?
Einnig verð ég að segja það að mér finnst ekki mjög faglegt að nota orð eins og „kolvitlaus“ í færslu um nemendur á Mentor. Ég tel að það sé góð vinnuregla að hafa í huga jákvætt-neikvætt-jákvætt, fyrir þá sem setja inn færslur í Mentor. Fá foreldra í samstarf, finna lausnir.
Á þessum tíma sem flestar færslur um son minn voru skráðar var drengurinn minn í greiningu hjá sálfræðingi sem síðar var haldið áfram á BUGL. Niðurstöður greiningar leiddu í ljós að sonur minn var með ADHD og mótþróaþrjóskuröskun. Eftir að sonur minn byrjaði á lyfjum, er hann allt annað barn og allt gengur mikið betur. Nú koma engar færslur inn í Mentor. Langar mig því að segja að það er vert fyrir skóla og þá sem starfa með börn og nota Mentorkerfið, að hafa í huga að setja líka inn færslur sem eru jákvæðar. Hvað hefur gengið vel. Þó ekki sé nema t.d. hálfsmánaðarlega.[...]“
2.
Bréfaskipti
Með bréfi, dags. 3. mars 2011, kynnti Persónuvernd Grunnskólanum [...] kvörtunina og bauð honum að koma á framfæri skýringum og athugasemdum. Var m.a. spurt um afstöðu skólans til þess að eyða umræddri færslu úr dagbók skólans. Var afrit af bréfinu sent vinnsluaðila, Mentor ehf., og gefinn kostur á athugasemdum.
Svarbréf Grunnskólans [...], dags. 29. mars 2011, barst þann 31. s.m. Þar segir m.a.:
„Í Mentor upplýsingakerfinu gefst kennurum og skólastjórnendum tækifæri til að skrá ýmsa þá hluti sem halda þarf utan um í skólastarfinu varðandi skólagöngu nemenda s.s. mætingar, ástundun, námsárangur (einkunnir og umsagnir), námsframfarir, heimavinnu, hegðun o.fl. Áðurnefnd umkvörtunarbréf svo og fyrirspurnir Persónuverndar virðast að mestu snúa að skráningum er lúta að hegðun nemenda en sá þáttur heitir dagbókarfærslur kennara (sjá fylgiskjal sem sýnir það viðmót sem mætir kennurum og skólastjórnendum þegar þeir hyggjast skrá í dagbók nemenda). Mentor gefur einnig skólastjórnendum möguleika á að halda utan um allt starfsmannahald s.s. vinnuskýrslur, stundaskrár, viðverutíma o.fl.
Við dagbókarskráningar í Mentor er það valkvætt fyrir hvern kennara hverjum hann gefur möguleika á að sjá viðkomandi upplýsingar (sjá áðurnefnt fylgiskjal). Sem dæmi um þetta má nefna að kennari getur valið eftirfarandi [...]
Í Grunnskólanum [...] eru það einungis skólastjórnendur, kennarar og skólaritari sem hafa aðgang að upplýsingum sem skráðar hafa verið í Mentor auk foreldra sem fá sérstakt aðgangsorð að upplýsingakerfinu. Að auki fær sálfræðingur skólans í einstaka tilfellum munnlegar upplýsingar um færslur sem fjalla um þá skjólstæðinga sem hann er að vinna með á hverjum tíma, enda er sú vinna unnin með skriflegu samþykki foreldra.“
Spurningu Persónuverndar um afstöðu skólans til þess að eyða færslunni er svarað með svofelldum hætti:
„Skólinn metur það svo að mikilvægt sé að umræddar upplýsingar séu til innan vébanda skólans á meðan viðkomandi barn er skráður nemandi í skólanum og jafnvel lengur þ.e. á meðan nemandinn er á grunnskólaaldri. Ástæða þessa er m.a. sú að upp getur komið sú staða (og hefur komið upp) að foreldrar þurfi á slíkum upplýsingum að halda t.d. vegna áframhaldandi aðhlynningar á framhaldsskólastigi, vegna sálfræðimeðferðar eða ef upplýsinga er þörf hjá félagsmálayfirvöldum, þá er mikilvægt að eiga umræddar upplýsingar skjalfestar. Það skal tekið sérstaklega fram að slíkar upplýsingar eru aldrei sendar út frá skólanum til þriðja aðila. Foreldrar eiga fullan rétt á að fá allar þær upplýsingar sem skráðar hafa verið um barn þeirra og fá þessar upplýsingar þegar þeir biðja um þær.“
Persónuvernd sendi einnig bréf, dags. 20. apríl 2011, til Mentor ehf. Í svari Mentor ehf. segir m.a.:
„Skólarnir bera ábyrgð á öllum gögnum sem hýst eru í Mentor.is. Skólarnir bera ábyrgð á að öll vinnsla gagna sé í samræmi við reglur um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga [...]. Það er lögbundin skylda skóla að halda utan um upplýsingar um nemendur, s.s. einkunnir. Einnig segir í lögum um grunnskóla að starfsmönnum skóla er skylt að efla samstarf skóla og heimila, m.a. með því að miðla fræðslu um skólamál til foreldra og veita upplýsingar um starfið í skólanum.
Sérstök lög gilda um skráningu og varðveislu á viðkvæmum persónuupplýsingum. Í Mentor.is á ekki að skrá viðkvæmar persónuupplýsingar.“
Með bréfi, dags. 17. maí 2011, bauð Persónuvernd kvartanda að tjá sig um framkomin svör frá Grunnskólanum [...], dags. 29. mars 2011, og Mentor, dags. 2. maí 2011. Svör hafa borist með tölvubréfum þann 3. og 22. júní 2011. Í fyrra tölvubréfinu segir m.a.:
„Í bréfi frá Grunnskólanum [...], dags. 29. mars 2011, segir að við allt skipulag á notkun kennara á Mentor eru tilmæli Persónuverndar höfð að leiðarljósi [...] Hér er um að ræða mjög viðkvæmar persónuupplýsingar um barnið þar sem grunur er [...] og það mál er í frekari athugun. Eðlilega þarf að halda utan um slíkar upplýsingar, en ég tel að Mentor sé ekki staður til þess að geyma slíkar upplýsingar. Þetta mál er nógu erfitt fyrir nemandann og aðstandendur, til þess að þetta sé ekki endilega fyrir augunum á því í hvert sinn sem litið er inn í Mentor. Ég get ekki séð að slík færsla sé til hagsbóta fyrir barnið.
[...]
Nú er sonur minn að hefja skólagöngu næsta haust í [...]. Munu þessar dagbókarfærslur fylgja honum í Mentorkerfinu á milli skóla? Áætlað er að hafa skilafund með umsjónarkennara og sérkennara sonar míns með starfsfólki [...] næsta haust þar sem farið verður yfir stöðu barnsins og allar nauðsynlegar upplýsingar lagðar fram, sem miða að því að hafa hagsmuni hans og þarfir að leiðarljósi og mun ég sitja þann fund. Ég sem móðir, hræðist að ef slíkar færslur fylgi syni mínum þá verði hann búinn að fá ákveðinn „stimpil“ og hef verulegar áhyggjur af því hvaða áhrif þetta gæti haft fyrir drenginn þegar frá líður þar sem hann var mjög ungur að aldri þegar atvikið átti sér stað.“
Í síðara tölvubréfinu segir:
„Mig langar bara til að ítreka það vegna málsmeðferðar um færslur á mentor, þá vil ég að það sé skýrt að ég krefst þess að umræddri færslu [...] verði eytt útaf mentor.“
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Efnislegt gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, og þar með valdsvið Persónuverndar, nær til vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. og 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu.
Samkvæmt framansögðu fól umrædd færsla í dagbók Grunnskólans [...] í sér vinnslu persónuupplýsinga í skilningi laga nr. 77/2000. Fellur þar með undir úrskurðarvald Persónuverndar að leysa úr máli sem lýtur að því hvort eyða beri færslunni úr dagbók skólans.
2.
Öll vinnsla persónuupplýsinga þarf að fullnægja öllum grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000, m.a. um að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti (1. tölul.) og að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.). Þá skal aðeins vinna með upplýsingar að því marki sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.).
Í 26. gr. laga nr. 77/2000 er fjallað um eyðingu og bann við notkun persónuupplýsinga þótt ekki liggi fyrir að þær séu rangar eða villandi. Samkvæmt 2. mgr. getur skráður aðili krafist þess að upplýsingum um hann skv. 1. mgr. sé eytt eða notkun þeirra bönnuð ef slíkt telst réttlætanlegt út frá heildstæðu hagsmunamati, nema ákvæði annarra laga standi því í vegi.
Í því máli sem hér er til úrlausnar er hinn skráði barn sem getur ekki sjálft farið með sitt mál. Samkvæmt lögræðislögum nr. 71/1997 hefur lögráðamaður lögformlega heimild til þess að skuldbinda ólögráða einstakling. Í 51. gr. laganna er kveðið á um að foreldrar barns, sem ólögráða er fyrir æsku sakir, og þeir sem barni koma í foreldra stað, ráði persónulegum högum þess. Af þessu er ljóst að það er hlutverk foreldra eða forráðamanna ólögráða barns að ráða úr málefnum þess og fara með þau réttindi og skyldur sem ella hvíldu á barninu - þar á meðal því að bera upp ósk um eyðingu upplýsinga í samræmi við 2. mgr. 26. gr. laga nr. 77/2000. Er því skilyrði þar af leiðandi fullnægt að umrædd ósk hafi verið borin upp af hinum skráða sjálfum.
Þá hefur ekki komið fram að lög standi því í vegi að umræddri færslu verði eytt úr dagbók Grunnskólans [...]. Kemur þá næst til skoðunar hvort það teljist réttlætanlegt, út frá heildstæðu hagsmunamati, að eyða umræddri færslu úr dagbókinni áður en hinn skráði hefur göngu í nýjum skóla. Við það mat þarf bæði að líta til þeirra hagsmuna sem ábyrgðaraðili hefur teflt fram gegn eyðingu upplýsinga og þeirra hagsmuna sem tilgreindir hafa verið af hálfu hins skráða og mæla með eyðingu.
Af hálfu Grunnskólans [...] hefur komið fram að skólinn telji mikilvægt að upplýsingar sem skráðar hafa verið í Mentor séu til innan skólans á meðan viðkomandi barn er enn nemandi við skólann. Jafnvel þurfi að varðveita upplýsingar svo lengi sem nemandinn sé á grunnskólaaldri. Ástæðan sé m.a. sú að foreldrar geti þurft á upplýsingunum að halda eða þeirra sé þörf hjá félagsmálayfirvöldum. Slíkar upplýsingar séu þó aldrei sendar út frá skólanum til þriðja aðila. Ljóst er að hinn skráði, sonur kvartanda, mun hætta námi við Grunnskólann [...] og hefja nám við [...] næsta haust. Að mati Persónuverndar hefur ábyrgðaraðili, Grunnskólinn [...], ekki sýnt fram á að honum sé nauðsynlegt að varðveita umræddar upplýsingar né að miðla þeim áfram til þriðja aðila, s.s. þess skóla sem taka mun við hinum skráða næsta haust.
Varðandi hagsmuni hins skráða af eyðingu umræddrar færslu [...] hefur móðir hans bent á að ef færslan fylgi honum á milli skóla kunni hann að fá fyrirfram á sig ákveðinn „stimpil“ og áhyggjuefni sé hvaða áhrif það geti haft fyrir drenginn þegar frá líður, en hann var mjög ungur að aldri þegar atvikið átti sér stað.
Eins og fyrr segir þarf öll vinnsla persónuupplýsinga að uppfylla meginreglur 7. gr. laga nr. 77/2000. Er það mat Persónuverndar að áframhaldandi varðveisla umræddrar færslu fari í bága við framangreind ákvæði þeirrar greinar um sanngirni, málefnalegan tilgang og meðalhóf.
Þegar litið er til framangreinds telur Persónuvernd að eyða eigi færslunni. Er þá m.a. litið til þeirrar staðreyndar að þótt hún verði afmáð úr dagbók skólans verður ekki séð að hinn nýi skóli geti ekki veitt drengnum þá þjónustu sem honum ber samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008. Hefur Persónuvernd því ákveðið, með vísun til 3. mgr. 26. gr. laga nr. 77/2000, að leggja fyrir Grunnskólann [...]að eyða þeim persónuupplýsingum um son kvartanda sem koma fram í færslu í dagbók skólans um [...]. Skal það hafa verið gert eigi síðar en 10. júlí 2011.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Grunnskólanum [...] ber fyrir 10. júlí 2011 að eyða persónuupplýsingum um son kvartanda sem koma fram í færslu í dagbók skólans um [...].