Ökuritar hjá Würth

13.8.2010

Úrskurður

Hinn 3. ágúst 2010 kvað stjórn Persónuverndar upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2010/380:

I.

Bréfaskipti

1.

Persónuvernd barst erindi Þ (hér eftir nefndur „málshefjandi“), dags. 16. apríl 2010, varðandi ökurita í bifreiðum Würth á Íslandi ehf., en hann er starfsmaður fyrirtækisins. Í erindinu segir að sett sé „stórt spurningarmerki“ við vöktunina. Fram kemur að umræddar bifreiðar eru hluti af starfskjörum starfsmanna og eru á svonefndum bláum númerum, þ.e. þær falla ekki undir reglur um innskatt vegna virðisaukaskatts, sbr. 2. mgr. 18. gr. og 2. mgr. 19. gr. reglugerðar nr. 751/2003 um skráningu ökutækja. Segir að sölumenn greiði af bifreiðunum bifreiðahlunnindi. Er þess getið að hinn 12. apríl 2010 hafi vinnuveitandi sent tölvubréf til starfsmanna þar sem segi m.a.:

„Varðandi ferilvöktun á bílum sölumanna þá er ætlunin að nýta hana á fleiri en eina vegu. Tækið er í raun sterkasta verkfærið sem hægt er að nota til að færa sönnur á hvernig staðan er á okkar markaði. Tækið sýnir hlutlausa mynd af viðveru sölumanna og hvenær og hvaða viðskiptavini þeir heimsóttu hvern dag. Upplýsingarnar er hægt að nota til að meta árangur viðkomandi sölumanna og til athugunar á því hvort hægt er að skipuleggja keyrslu á hagkvæmari hátt bæði m.t.t. til sparnaðar á tíma og bensínkostnaðar. Fyrir utan laun og launatengd gjöld er bílaflotinn og útgjöld í kringum hann hæstu útgjöld fyrirtækisins og markmiðið er að minnka þessi útgjöld í samvinnu við ADM. Mælingar verða frá 8:00 - 17:00 alla virka daga og hafa tveir sölumenn beðið um að mælingar verða allan sólarhringinn. Undirbúningur á mælingum hefst strax í þessari viku.“

2.

Að fengnu framangreindu erindi gaf Persónuvernd Würth á Íslandi kost á að tjá sig um það, með bréfi, dags. 6. maí 2010. Það svaraði með bréfi, dags. 19. s.m. Þar segir:

„Eins og kemur fram í tölvupósti sem undirritaður sendi starfsmönnum fyrirtækisins, sem síðan var framsendur til Persónuverndar, þá er markmiðið með uppsetningu á ökuritum að ná fram hagræðingu á notkun bílaflota sölumanna. Fyrir utan launakostnað þá er kostnaður vegna bílaflota sölumanna hæsti útgjaldaliður fyrirtækisins. Það er von okkar að með notkun ökurita nái sölumenn í samráði við sína yfirmenn að skipuleggja betur akstur á sölutíma hvers söludags. Markmiðið er að nýting bílaflotans og nýting á vinnutíma sölumanna verði eins góð og mögulegt er, bæði starfsmönnum og fyrirtækinu til hagsbóta.

Varðandi spurningar Persónuverndar þá er því til að svara:

Í lið 4 í þessari grein er fjallað um beina hagsmuni rekstraraðila. Beinir hagsmunir fyrirtækisins eru að auka sparnað í rekstri ökutækja auk hagræðis í dreifingu og sölu vara og nýtingu á vinnutíma. Fleira flokkast undir beina hagsmuni s.s. yfirsýn yfir notkun bílaflotans og ekna kílómetra. Með betri yfirsýn á notkun bílaflotans er hægt að hagræða leiðum til að koma í veg fyrir óþarfa akstur og tímaeyðslu.

Haldinn verður kynningarfundur þar sem Würth kynnir notkun kerfisins fyrir starfsfólki og kynningarskjali dreift. Tæknimenn TrackWell sem selja ökuritann og forrit honum tengd verða viðstaddir á fundinum og svara spurningum sem upp koma.

Ekki stendur til að upplýsingarnar verði aðgengilegar þriðja aðila.

Um hvort vöktun sé „nauðsynleg“ þá er mat undirritaðs að það þarf að ná fram frekari hagræðingu og sparnaði í rekstri fyrirtækisins og að ná fram sparnaði og hagræðingu í rekstri fyrirtækisins er mjög nauðsynlegt.“

3.

Hinn 27. maí 2010 fékk málshefjandi afrit af framangreindu svarbréfi fyrirtækisins til stofnunarinnar. Með bréfi, dags. 2. júní 2010, gerði hann athugasemdir við það sem þar kemur fram. Hann segir að í a-lið svarbréfs fyrirtækisins gæti ósamræmis miðað við það sem greini í tölvubréfi fyrirtækisins til starfsmanna hinn 12. apríl 2010. Þá er tekið fram að í svarbréfi Würth sé ekki vikið að þeim tilgangi með ökuritunum, sem aftur á móti sé tilgreindur í tölvubréfinu, að sýna hlutlausa mynd af viðveru sölumanna og meta árangur þeirra. Í bréfi hans segir m.a.:

„Umræddar bifreiðar eru eins og áður hefur komið fram, til fullra afnota sölumanna og fjölskyldna þeirra. Þessar bifreiðar voru hluti af starfsmannastefnu Würth á Íslandi sem var hrint í framkvæmd haustið 2004. Eins og fram kemur í meðfylgjandi tölvubréfi (II) frá þáverandi sölustjóra Würth á Íslandi, þá var um að ræða starfsaldurstengd hlunnindi svo sem út að borða með maka, kaffi og kökur með starfsfélögum, launahækkanir á grunnlaun og síðast en ekki síst fjölskyldubíla, sem áttu líkt og launin, að verða eftirsóknarverðari með auknum starfsaldri. Er með ólíkindum að hægt sé að koma fáum árum seinna og segja að hlunnindi þau sem starfsmenn hafa áunnið sér samkvæmt starfsmannastefnu, skuli nú sæta rafrænni vöktun.“

Samkvæmt bréfinu mun starfsmönnum hafa verið greint frá því í tölvubréfi hinn 26. maí 2010 að ökuritar yrðu settir í bifreiðar starfsmanna degi síðar. Telur málshefjandi það ekki samrýmast því sem segir í b-lið svarbréfs Würth á Íslandi um kynningarfund áður en ökuritunum yrði komið fyrir. Með bréfinu fylgdi afrit umrædds tölvubréf til starfsmanna, en í því segir m.a.: „Á morgun hefst innsetning á ferilvöktunarkerfinu í alla sölubílana. Það munu vera tveir menn frá Múlaradíó sem setja tækin í bílana.“ Einnig segir í tölvubréfinu: „Trackwell menn munu síðan kynna ykkur hvernig kerfið virkar á sölumannafundinum 4. júní.“ Þá segir:

„Í framhaldi af þessu tölvubréfi voru H afhent þann 27. og 28. maí 2010 meðfylgjandi bréf (IV) (V) þar sem mótmælt var ísetningu ökuritanna áður en úrskurður Persónuverndar lægi fyrir. Einnig var í sömu bréfum því mótmælt að fyrirtækið uppfyllti ekki lög og reglur um upplýsingaskyldu „Einnig mótmælum við því að upplýsingaskylda fyrirtækisins hafi ekki verið uppfyllt en samkvæmt reglugrein 394/2008 grein 10 í lögum nr. 77/2000 ber að veita þeim sem sæta rafrænni vöktun, fræðslu um tilgang vöktunar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að þeim og hversu lengi þær verði varðveittar, áður en tækin eru sett í bílana“.

Þrátt fyrir þessi mótmæli, sem allir sölumenn fyrirtækisins á höfuðborgarsvæðinu undirrituðu, var hafist handa við ísetningar þann 27. maí 2010 og þar með augljóslega brotið á rétti sölumanna til andmæla og hverjar geti verið afleiðingar þess.“

Að auki segir í bréfi málshefjanda:

„Einnig er vert að minnast á að í tölvubréfi (I) H dagsettu 12. apríl 2010 kemur fram hvenær vöktunin muni verða í gangi „mælingar verða frá 8:00 - 17:00 alla virka daga“. Sé hins vegar skoðað hver er vinnutími starfsmanna Würth á íslandi, þá er sölutími frá 08:00 til 16:00, ásamt 1 vinnustund við tölvuvinnslu sama dag, fyrir miðnætti. Þar með er ljóst að sölumaðurinn hefur lokið þeirri vinnu sem krafist er að hann ljúki á vettvangi klukkutíma áður en vöktun lýkur, og þar af leiðandi verður vöktun á milli 16:00 og 17:00 á frítíma hans. Þegar ljóst var eftir starfsmannafund þann 9. apríl að H ætlaði að taka upp vöktun fór undirritaður til hans og benti honum á að þetta væru einnig einkabifreiðar sölumanna og að ótækt væri að hafa vöktun stanslaust frá 08:00 til 16:00 þar sem sölumenn ættu lögbundna kaffi og matartíma, sem að vegna eðlis starfsins væru ekki alltaf á sama tíma. Sagði H þá að þessi vandi yrði leystur með on/off rofa á búnaðinum. Enginn slíkur rofi er á þeim tækjum sem sett hafa verið í bifreiðarnar og því ljóst að sölumenn Würth á Íslandi munu vera undir rafrænu eftirliti á einkabifreiðum í lögbundnum frítíma.“

4.

Með bréfi, dags. 2. júní 2010, voru andmæli málshefjanda kynnt Würth á Íslandi og fyrirtækinu veitt færi á að koma að athugasemdum. Þær bárust stofnuninni með bréfi hinn 9. s.m. Í bréfinu kemur fram að þeirri starfsmannastefnu frá árinu 2004, sem málshefjandi vísar til, og mun hafa verið grundvöllur þess að starfsmönnum voru heimiluð einkaafnot af ökutækjum fyrirtækisins, hafi verið formlega sagt upp þann 21. september 2009.

Ennfremur segir að Würth á Íslandi hafi haldið kynningu fyrir sölumenn fyrirtækisins hinn 19. mars 2010 um ferilvöktunina. Þar hafi starfsmönnum verið sýnt hvernig upplýsingakerfi vegna umræddra ökurita virkaði og þeim m.a. verið greint frá því að gögn yrðu varðveitt í þrjá mánuði og að þeir sem myndu hafa aðgang að gögnunum væru forstjóri og sölustjóri. Þeim hafi einnig verið veitt fræðsla um fyrirhugaða uppsetningu ökuritanna með tölvubréfum, dags. 12. apríl 2010. Afrit fylgdi af framangreindu tölvubréfi og glærur sem sýndar voru á kynningarfundi 19. mars 2010. Samkvæmt glærunum er markmiðið með umræddri vöktun að ná hámarksnýtingu á bifreiðum og draga úr dýrustu útgjöldum fyrirtækisins.

5.

Með bréfi Persónuverndar, dags. 9. júní 2010, óskaði hún nánari skýringa frá Würth á Íslandi. Í svari Würth, dags. 15. júní 2010, segir að eingöngu sé fyrirhugað að mælingar með ökuritunum muni standa yfir frá kl. 8:00 til kl. 16:00. Ekki standi til að hafa sérstakan rofa á ökuritunum, þ.e. ekki verði hægt að kveikja og slökkva á þeim handvirkt. Þá kemur fram að fyrirhugað sé að safna upplýsingum um staðsetningu bifreiða, hvar þær séu stöðvaðar og hve lengi. Þessar upplýsingar verða geymdar hjá vinnsluaðila, Trackwell, í þrjá mánuði og muni framkvæmdastjóri og sölustjóri Würth hafa aðgang að upplýsingunum á þeim tíma. Hjálagt fylgdi afrit ráðningarsamnings. Í 9. gr. hans er m.a. fjallað um bifreiðahlunnindi. Þar segir:

„Sölumenn fá bíl til umráða við vinnu sína og getur fyrirtækið veitt heimild til að hann sé notaður til einkanota fyrir starfsmanninn að vinnudegi loknum, samkvæmt starfsmannastefnu fyrirtækisins á hverjum tíma. Óheimilt er með öllu að nýta bílinn með öðrum hætti en að ofan greinir.“

6.

Með bréfi, dags. 22. júní 2010, veitti Persónuvernd málshefjanda færi á að tjá sig um framangreint bréf Würth á Íslandi, dags. 15. júní 2010. Hann svaraði með bréfi, dags. 11. júlí s.á. Þar segir m.a. :

„Ráðningarsamningur sá er Persónuvernd fékk sent afrit af hefur, eftir minni bestu vitund, ekki verið undirritaður nema af einum eða tveimur af þeim sölumönnum sem eru nú að fá ökurita í bíla sína.[...].“

Einnig óskaði málshefjandi þess að Persónuvernd kallaði eftir afriti af skriflegri kynningu Würth á Íslandi á starfsmannastefnustefnu þess, svo og afriti af öllum ráðningarsamningum sölumanna. Persónuvernd hafa borist afrit af umræddum glærum frá árinu 2004 þar sem hið sama kemur fram um starfsmannabíla og í áðurnefndu tölvubréfi til starfsmanna frá 12. október s.á., sbr. það sem segir hér að framan. Þá hefur Persónuvernd spurt um ákvæði í ráðningarsamningum. Af svari Würth, dags. 23. júlí sl., má ráða að við málshefjanda hafi verið gerður ráðningarsamningur með svohljóðandi ákvæði:

„Fyrirtækið skaffar sölumanni bíl til umráða við vinnu sína og getur veitt heimild til að fara á honum heim að vinnudegi loknum af starfsstöð fyrirtækisins ef þarf samkvæmt leyfi fyrirtækisins. Óheimilt er með öllu að nýta bílinn með öðrum hætti en að ofan greinir. Fyrirtækið áskilur sér rétt til breytinga á þessu ákvæði til samræmis við skattalög eða til að uppfylla þær kröfur sem kunna að vera gerðar af þar til bærum aðila.“

II.

Niðurstaða

1.

Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

2.

Notkun ökurita til ferilvöktunar á ökutækjum telst rafræn vöktun, sbr. 6. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Þar er hugtakið rafræn vöktun skilgreint sem vöktun sem er viðvarandi og felur í sér eftirlit með einstaklingum með fjarstýrðum eða sjálfvirkum búnaði og fer fram á almannafæri eða á svæði sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði.

Samkvæmt 4. gr. laga nr. 77/2000 er öll rafræn vöktun háð því skilyrði að hún fari fram í málefnalegum tilgangi. Þá þarf að haga rafrænni vöktun í samræmi við ákvæði reglna nr. 837/2006. Þær hafa m.a. að geyma ákvæði um ökurita og rafrænan staðsetningarbúnað. Hugtakið ökuriti er í 7. tölul. 2. gr. reglnanna, sbr. reglur nr. 394/2008, skilgreint sem rafrænn búnaður í farartæki sem vinnur eða gerir unnt að vinna persónuupplýsingar um ökumenn, þ. á m. um ferðir þeirra og/eða aksturslag. Þá er hugtakið rafrænn staðsetningarbúnaður, sbr. 8. tölul. sömu greinar, sbr. reglur nr. 394/2008, skilgreint sem rafrænn búnaður sem vinnur eða gerir unnt að vinna persónuupplýsingar um staðsetningu og ferðir einstaklinga.

Samkvæmt 8. gr. reglnanna er notkun ökurita eða rafræns staðsetningarbúnaðar í þeim tilgangi að fylgjast með ferðum einstaklinga heimil ef hennar er sérstök þörf til að ná lögmætum og málefnalegum tilgangi. Þá er í 6. gr. að finna ákvæði um hvenær beita má rafrænni vöktun til þess að mæla vinnu eða afköst starfsmanna og segir að það sé m.a. heimilt þegar ekki er unnt að koma verkstjórn við án vöktunarinnar.

3.

Vöktun sem felur í sér vinnslu persónuupplýsinga verður ávallt að fullnægja einhverju af skilyrðum 8. gr. laga nr. 77/2000. Að því er varðar slíka vöktun sem hér um ræðir koma til álita ákvæði 1., 2. og 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. – þ.e. að fengið sé ótvírætt samþykki hins skráða, að vinnslan sé nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða vinnslan sé nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra.

Af atvikum máls er ljóst að ekki liggur fyrir samþykki málshefjanda fyrir þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer með notkun umrædds ökurita. Heimild til vinnslunnar getur því ekki grundvallast á 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. getur vinnsla persónuupplýsinga hins vegar talist heimil sé hún nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna – nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Þá segir í 2. tölulið að heimil sé vinnsla sem er nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að hans beiðni áður en samningur er gerður.

Við mat á því hvort framangreindum skilyrðum 7. töluliðar sé fullnægt skiptir máli að af hálfu ábyrgðaraðila, Würth á Íslandi, hefur komið fram að vinnslunni sé ætlað að ná fram nauðsynlegri hagræðingu í rekstri og notkun ökutækja í eigu fyrirtækisins. Telst vinnslan því fara fram í þágu lögmætra hagsmuna í skilningi ákvæðisins. Við mat á því hvort grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra, í skilningi ákvæðisins, þykir í fyrsta lagi skipta máli með hvaða hætti starfsmönnum fyrirtækisins hefur verið gerð grein fyrir fyrirhugaðri vöktun. Þá þykir í öðru lagi skipta máli að mælingar með ökuritunum munu ekki standa yfir utan vinnutíma heldur aðeins á vinnutíma, þ.e. milli kl. 8:00 og kl. 16:00, og í þriðja lagi skiptir máli hvernig aðgangur að skráðum upplýsingum og varðveislutími verður takmarkaður. Auk framangreinds, og með hliðsjón af ákvæði 2. töluliðar, þykir skipta máli það sem fram kemur í ráðningarsamningi um ráðstöfunarrétt vinnuveitanda yfir bifreiðum fyrirtækisins. Þar segir m.a. að sölumaður hafi bíl til umráða við vinnu sína, en vinnuveitandi geti veitt honum heimild til að fara á honum heim að vinnudegi loknum.

Með allt framangreint í huga er það mat Persónuverndar að umrædd vinnsla geti grundvallast á 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Þá telst tilgangur vinnslunnar vera málefnalegur og þar með er skilyrðum 4. gr. laga nr. 77/2000 fullnægt, sbr. og 6. og. 8. gr. reglna nr. 837/2006.

Með vísan til framangreinds telur Persónuvernd umrædda vöktun með ökurita í bifreið Würth á Íslandi, sem málshefjandi hefur til afnota, samrýmast lögum nr. 77/2000 og reglum nr. 837/2006, enda fari vöktunin aðeins fram á vinnutíma.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Notkun ökurita í bifreið sem Þ notar við vinnu sína og er í eigu Würth á Íslandi samrýmist lögum nr. 77/2000 og reglum nr. 837/2006.