Hljóðupptökur

Hvaða reglur gilda um hljóðupptökur? 

Upptaka hljóðs telst rafræn vinnsla.

Hljóðupptaka felur í sér vinnslu persónuupplýsinga ef unnt er að persónugreina þá einstaklinga sem teknir eru upp, t.d. ef þeir segja til nafns eða ef unnt er að ráða út frá efni upptökunnar um hverja ræðir.

Ef hljóðupptaka er viðvarandi eða endurtekin reglulega og felur í sér einhvers konar eftirlit með einstaklingum eða fjarstýrðum eða sjálfvirkum búnaði telst hún vera rafræn vöktun.
Sérstaklega þarf að huga að eftirfarandi atriðum:

     a. Rafræn vöktun með leynd er óheimil nema hún styðjist við lagaheimild eða úrskurð dómara.

     b. Fræða þarf þá sem vöktuninni sæta.

     c. Rafræn vöktun svæðis þar sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði, svo sem á vinnustöðum, skal einnig háð því skilyrði að hennar sé sérstök þörf vegna eðlis þeirrar starfsemi sem þar fer fram.

     d. Rafræn vöktun skal ávallt háð því skilyrði að hún fari fram í málefnalegum tilgangi.

     e. Heimilt er að safna efni sem verður til við rafræna vöktun, með viðkvæmum          persónuupplýsingum ef öll eftirfarandi skilyrði eru uppfyllt:

• vöktunin er nauðsynleg og fer fram í öryggis- eða eignavörsluskyni;
• efnið verður ekki afhent öðrum eða unnið frekar nema með samþykki þess sem upptaka er af eða á grundvelli heimilda í reglum Persónuverndar. Heimilt er þó að afhenda lögreglu efni með upplýsingum um slys eða refsiverðan verknað en þá þarf að eyða öllum öðrum eintökum af sama efni;
• Eyða skal efninu sem safnast þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita það.

     f. Fari rafræn vöktun fram á vinnustað eða á almannafæri skal gera glögglega viðvart um vöktunina og hver sé ábyrgðaraðili með merki eða á annan áberandi hátt.

Ef hljóðupptaka er einstök eða tilfallandi telst hún ekki til rafrænnar vöktunar og gilda þá um hana almennar reglur persónuverndarlaga.

Til þess að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil, þ.m.t. að taka upp hljóð, þar sem unnt er að greina tiltekna einstaklinga, hvort sem það telst til rafrænnar vöktunar eða ekki, er nauðsynlegt að hún styðjist við einhverja þá heimild sem greinir í lögunum. Komi fram viðkvæmar persónuupplýsingar í hljóðupptöku þarf jafnframt að vera fyrir hendi eitthvert þeirra skilyrða sem þarf til að mega vinna með slíkar upplýsingar. 

Það sama á við um varðveislu sem og dreifingu hljóðupptaka, þar sem unnt er að greina tiltekna einstaklinga, sem teljast þá vinnsluaðgerðir sem einnig þurfa að byggjast á fullnægjandi heimildum.

Þarf að gera viðvart um hljóðritun símtala? Má segja að símtalið kunni að vera hljóðritað?

Ef hljóðrita á símtal þarf í upphafi þess að tilkynna viðmælanda um að upptaka fari fram. Þess þarf þó ekki þegar ótvírætt má ætla að viðmælanda sé kunnugt um hljóðritunina. Þá þurfa stjórnvöld ekki að tilkynna um hljóðritun þegar hún er eðlilegur þáttur í starfsemi þess og nauðsynleg vegna þjóðar- og almannaöryggis.

Þegar viðmælanda er tilkynnt um hljóðupptöku þarf sá sem ætlar að taka upp símtalið að huga að fræðsluskyldunni samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni. Því getur verið að orðalag á borð við að símtal kunni að vera hljóðritað samrýmist ekki meginreglum persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi.