Ökuritar

Hvenær má nota ökurita?

Rafræn vöktun, þ. á m. notkun ökurita eða rafræns staðsetningarbúnaðar, er háð því skilyrði að hennar sé sérstök þörf til að ná lögmætum og málefnalegum tilgangi. Þá ber ávallt að gæta þess að ganga ekki lengra heldur en þörf krefur miðað við þann tilgang sem stefnt er að. Gæta þarf þess að virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktuninni og forðast óþarfa íhlutun í einkalíf þeirra. Auk þess skal ávallt gengið úr skugga um hvort unnt sé að ná markmiðinu með vöktuninni með öðrum og vægari raunhæfum úrræðum.

Hvaða reglur gilda um notkun ökurita og rafræns staðsetningarbúnaðar?

Öll vinnsla persónuupplýsinga, þar á meðal vöktun með ökuritum og annars konar rafrænum staðsetningarbúnaði, þarf að styðjast við einhverja þeirra heimilda sem tilgreindar eru í persónuverndarlögum. Meðal þeirra heimilda sem geta komið til greina eru samþykki einstaklingsins sem er vaktaður, nauðsyn til að uppfylla lagaskyldu, og nauðsyn vegna lögmætra hagsmuna. Ef stuðst er við síðastnefndu heimildina þarf þó jafnframt að meta hvort hagsmunirnir vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi hins skráða.

Við mat á því hvort grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra en þeir lögmætu hagsmunir sem stefnt er að skiptir m.a. máli með hvaða hætti þeim sem sæta vöktuninni hefur verið gerð grein fyrir fyrirhugaðri vöktun. Einnig þarf að ákveða hvort mælingar með ökuritunum munu standa yfir utan vinnutíma og hvernig aðgangur að skráðum upplýsingum og varðveislutími verður takmarkaður. Auk framangreinds getur skipt máli hvort kveðið sé sérstaklega á um ráðstöfunarrétt starfsmanna yfir bifreið í ráðningarsamningi vinnuveitanda við starfsmann, t.d. hvort starfsmaður hafi bíl til umráða við vinnu sína og hvort vinnuveitandi geti veitt honum heimild til að fara á honum heim að vinnudegi loknum.

Að auki þarf, sem ávallt við vinnslu persónuupplýsinga og rafræna vöktun, að uppfylla allar meginreglur persónuverndarlaganna. Í því felst meðal annars að vinnsla skal vera

1. lögmæt, sanngjörn og gagnsæ gagnvart hinum skráðu einstaklingum; 
2. að upplýsingarnar séu fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi; 
3. að upplýsingarnar séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar; 
4. að þær séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum. Persónuupplýsingum sem eru óáreiðanlegar eða ófullkomnar, miðað við tilgang vinnslu þeirra, skal eyða eða leiðrétta án tafar; 
5. að þær skulu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á hina skráðu lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu; og 
6. að þær séu unnar með þeim hætti að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt.

Hvernig á að fara með efni sem safnast við notkun ökurita eða rafræns staðsetningarbúnaðar?

Upplýsingar sem verða til við rafræna vöktun á borð við notkun ökurita má ekki varðveita lengur en 30 daga nema lög heimili. Undantekning frá þessu er þegar um er að ræða upplýsingar sem verða til við atburðaskráningu, upplýsingar sem eru geymdar á öryggisafritum eða upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja. Þeim upplýsingum skal eytt þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær, en málefnaleg ástæða getur m.a. byggst á fyrirmælum í lögum eða því að ábyrgðaraðili vinni enn með þær í samræmi við upprunalegan tilgang með öflun þeirra.

Hvaða upplýsingar á að veita þeim sem sæta vöktuninni?

Ábyrgðaraðila vöktunarinnar (t.d. fyrirtæki sem notar ökurita í starfsemi sinni) ber að veita þeim, sem henni sæta, s.s. starfsmönnum, fræðslu um vöktunina. Fræðslan skal meðal annars taka til tilgangs vöktunarinnar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að upplýsingum safnast og hversu lengi þær verði varðveittar. Einnig getur þurft að veita upplýsingar um hvaða búnaður er notaður, t.d. stafrænar myndavélar og/eða hljóðupptaka; réttinn til að andmæla vöktuninni og hverjar geti verið afleiðingar þess; rétt viðkomandi til að fá að vita hvaða upplýsingar verða til um hann og rétt hans til að fá upplýsingar leiðréttar eða þeim eytt, auk annarra upplýsinga að því marki sem þörf krefur með hliðsjón af aðstæðum hverju sinni, svo að viðkomandi geti gætt hagsmuna sinna.

Hvaða reglur gilda um merkingar?

Þegar rafræn vöktun fer fram á vinnustað eða á almannafæri skal glögglega gera viðvart um vöktunina með merki eða á annan áberandi hátt og hver sé ábyrgðaraðili.

Á starfsmaður, eða annar einstaklingur sem er vaktaður, rétt á að skoða gögnin?

Sá sem sætt hefur rafrænni vöktun á rétt á að skoða gögn sem verða til við vöktunina. Beiðni um slíkt má setja fram munnlega eða skriflega. Fyrirtækið sem í hlut á, eða sá aðili sem ber ábyrgð á vöktuninni, skal verða við beiðninni svo fljótt sem verða má og eigi síðar en innan mánaðar frá móttöku erindis þar að lútandi. Komi upp ágreiningur um rétt til að skoða gögn má vísa honum til úrlausnar Persónuverndar. Getur Persónuvernd þá lagt fyrir viðkomandi að varðveita gögnin þar til niðurstaða hennar liggur fyrir.