Persónuupplýsingar um starfsmenn

Hvaða persónuupplýsingar má vinnuveitandi vinna með?

Skráning vinnuveitanda á persónuupplýsingum um starfsmenn getur talist eðlilegur þáttur í starfsemi hans og mæla ýmis rekstrarleg sjónarmið með slíku. Vinnuveitandi hefur því alla jafna lögmæta hagsmuni af skráningu upplýsinga um starfsmenn, t.a.m. vegna launavinnslu, veikindaréttar o.s.frv. Þrátt fyrir þetta þarf þó meðal annars að gæta að því að fyrir liggi í hvaða tilgangi slíkt sé gert og að ekki séu skráðar víðtækari upplýsingar en þörf er á miðað við þann tilgang, auk þess sem að veita verður starfsmönnum lágmarksfræðslu um vinnsluna.

Má vinnuveitandi óska eftir sakavottorði umsækjenda um starf?

Hafa ber í huga að upplýsingar á sakavottorði teljast til upplýsinga um refsiverðan verknað og um það gilda sérstakar reglur í persónuverndarlöggjöfinni. Þannig getur talist málefnalegt að óska eftir sakavottorði þeirra sem gegna tilteknum störfum, slíkt er þó alls ekki sjálfsagt. Sem dæmi um það hvenær starf er þess eðlis að réttlætanlegt væri að óska eftir sakavottorði væri t.d. starf þar sem unnið er með börnum. Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni mega einkaaðilar ekki vinna með upplýsingar um refsiverða háttsemi nema starfsmaðurinn hafi veitt til þess afdráttarlaust samþykki sitt eða vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins. Upplýsingunum má ekki miðla nema einstaklingurinn veiti til þess afdráttarlaust samþykki sitt. Þó má miðla upplýsingum án samþykkis sé það nauðsynlegt í þágu lögmætra hagsmuna hins opinbera eða einkaaðila sem vega þyngra en þeir hagsmunir sem eru af leynd um upplýsingarnar, þar á meðal hagsmunir einstaklingsins. 

Vinnslan þarf síðan alltaf að styðjast við einhverja af þeim heimildum sem standa til vinnslu almennra persónuupplýsinga, s.s. vegna samningsgerðar, lagaskyldu, lögmætra hagsmuna o.fl.

Ávallt verður að gæta þess vel að þeim sem sækjast eftir starfi sé það fyrirfram ljóst að kallað verði eftir slíku vottorði. Að öðrum kosti kynni upplýsingaöflunin að brjóta í bága við sanngirniskröfur persónuverndarlaga. Þetta má t.d. tryggja með því að taka fram í starfsauglýsingu eða með sambærilegum hætti að óskað verði eftir sakavottorði.

Einnig verður að huga að því hvernig farið er með vottorðin þegar ákvörðun um ráðningu liggur fyrir. T.d. getur komið til greina að umsækjandi sýni sakavottorð en haldi því eftir sjálfur og ráðningaraðili skrái hjá sér hvort viðkomandi standist gerðar kröfur eða ekki. Ef vottorðin eru hins vegar lögð fram verður að huga að því að óviðkomandi aðilar hafi ekki aðgang að þeim og að ráðningu lokinni verður að farga þeim með öruggum hætti eða skila til umsækjanda.

Má vinnuveitandi vakta starfsmenn með myndavélum?

Já, ef hann fylgir öllum reglum sem gilda um slíka vöktun. Vöktunin er háð því skilyrði að hennar sé sérstök þörf. Má þar nefna að ekki sé unnt að koma við verkstjórn með öðrum hætti, eða að án vöktunarinnar sé ekki unnt að tryggja öryggi á viðkomandi svæði. Einnig getur vöktun verið nauðsynleg vegna ákvæða kjarasamnings eða annars konar samkomulags um launakjör, t.d. þegar laun eru byggð á afkastatengdu, tímamældu launakerfi. Þá þarf að veita einstaklingunum sem sæta vöktuninni viðeigandi fræðslu um hana og gera glögglega viðvart um hana með merkjum eða á annan sambærilegan hátt.

Má vinnuveitandi/yfirmaður skoða tölvupósta starfsmanna?

Vinnuveitanda er óheimilt er að skoða einkatölvupóst starfsmannanema brýna nauðsyn beri til, s.s. vegna tölvuveiru eða sambærilegs tæknilegs atviks. Einkatölvupóstur er almennt tölvupóstur sem starfsmenn senda eða móttaka á vinnustaðnum og lýtur einungis að einkamálefnum þeirra en varðar hvorki hagsmuni vinnuveitanda né þá starfsemi sem hann rekur.

Vinnuveitandi má setja upp eftirlitskerfi með tölvupósti með hliðsjón af netöryggissjónarmiðum, t.d. vírusvarnir sem koma í veg fyrir að óæskilegur tölvupóstur berist inn á starfsstöð. Tilvikabundin skoðun vinnuveitanda á tölvupósti starfsmanns er hins vegar óheimil nema heimild sé til hennar samkvæmt persónuverndarlögum, s.s. ef grunur er uppi um að starfsmaður hafir brotið gegn trúnaðar- eða vinnuskyldum. Við skoðun á tölvupósti þarf vinnuveitandi ávallt að gæta að meginreglunum, m.a. um sanngirni, gagnsæi og meðalhóf. Í því felst m.a. að hann hafi veitt starfsmönnum fræðslu um hvaða vöktun fer fram og í hvaða tilgangi.

Þegar tölvupóstsnotkun er skoðuð verður vinnuveitandi gæta þess að gera starfsmanni fyrst grein fyrir því og veita honum færi á að vera viðstaddur þegar tölvupósturinn er skoðaður. Þetta á þó ekki við ef þess er enginn kostur, s.s. vegna alvarlegra veikinda starfsmanns. Geti starfsmaður ekki verið viðstaddur skoðunina skal veita honum færi á að tilnefna annan mann í hans stað.

Persónuvernd hefur gefið út leiðbeiningar um meðferð tölvupósts, skráasvæða og eftirlit með netnotkun. Þar er einnig að finna dæmi um aðstæður sem geta komið upp þar sem tölvupóstur er skoðaður. 

Má vinnuveitandi framkvæma vímuefnapróf án þess að láta starfsmenn vita áður?

Persónuverndarlögin taka eingöngu til þess þegar persónuupplýsingar eru skráðar eða unnar með skipulögðum hætti. Persónuverndarlögin taka því ekki til framkvæmdar líkamsrannsókna á borð við vímuefnaprófanir. Ef vinnuveitandi skráir niður persónuupplýsingar um niðurstöður slíkra prófana eða önnur atriði því tengdu þá fellur sú vinnsla undir lögin. Persónuvernd hefur gefið út álit í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga við framkvæmd vímuefnaprófana þar sem farið er yfir helstu álitaefni þessu tengdu.

Má vinnuveitandi leita í töskum og starfsmannaskápum?

Leit á fólki og í fórum þeirra fellur ekki undir persónuverndarlögin nema haldin sé skrá um leitina. Heimild til að halda slíka skrá mundi ráðast af lögmæti þess að framkvæma fyrrgreinda leit.

Þá segir í stjórnarskrá að allir njóti friðhelgi einkalífs og að óheimilt sé að gera líkamsrannsókn eða leit á manni eða í munum hans nema samkvæmt dómsúrskurði eða sérstakri lagaheimild. Sérstök lagaheimild í þessu sambandi er t.d. heimild í lögreglulögum sem heimilar lögreglu að leita á einstaklingum sem teknir hafa verið höndum. Vinnuveitendum er ekki að lögum heimilt að láta framkvæma leit á starfsfólki sínu og verður því starfsmaðurinn sjálfur að veita frjálst og óháð samþykki sitt fyrir leitinni. Að öðrum kosti þarf vinnuveitandi að kalla til lögreglu gruni hann starfsmann um þjófnað eða aðra refsiverða háttsemi.