Afgreiðsla samtaka á aðgangsbeiðni

Mál nr. 2021122345

26.3.2024

Úrskurður

um kvörtun yfir synjun [samtakanna X] á beiðni um aðgang að gögnum í máli nr. 2021122345:

I.

Málsmeðferð

Hinn 8. desember 2021 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir kvartandi) yfir synjun [samtakanna X] (hér eftir [X]) á beiðni hans um aðgang að fundargerðum stjórnar [X] frá áramótum 2019-2020 til júlí 2020, með vísan til þess að mál honum tengd hafi verið rædd á umræddum fundum.

Persónuvernd bauð [X] að tjá sig um kvörtunina með bréfi, dags. 15. ágúst 2022, og bárust svör samtakanna með bréfi, dags. 7. september s.á. Þá var kvartanda veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við svör [X] með bréfi, dags. 8. s.m., og bárust þær með tölvupósti 1. nóvember s.á. [X] var veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við svör kvartanda og bárust þær með bréfi samtakanna, dags. 17. mars 2023. Með bréfi, dags. 4. maí s.á., var kvartanda tilkynnt um að mál vegna kvörtunar hans hefði verið sett á bið hjá Persónuvernd þar til málsmeðferð vegna máls hans á hendur [X] væri lokið hjá Landsrétti, þar sem að mati Persónuverndar væri sama ágreiningsefni og kvörtun hans lýtur að til meðferðar fyrir dóminum. Með tölvupósti 25. júlí s.á. krafðist kvartandi þess að málsmeðferð væri fram haldið hjá Persónuvernd og sendi stofnuninni jafnframt afrit af dómi Landsréttar frá [dags.] s.á. [X] upplýsti Persónuvernd um að kvartandi hefði óskað eftir leyfi til að áfrýja dómi Landsréttar til Hæstaréttar og var úrlausn málsins því áfram á bið hjá Persónuvernd. Þegar ljóst var að Hæstiréttur hefði synjað beiðni kvartana um áfrýjunarleyfi óskaði Persónuvernd eftir afriti af fundargerðum stjórnar [X] frá áramótum 2019-2020 til júlí 2020 og bárust umbeðin gögn með tölvupósti samtakanna 8. febrúar 2024.

Við úrlausn málsins hefur verið tekið tillit til allra framangreindra gagna, þó ekki sé gerð sérstaklega grein fyrir þeim öllum í eftirfarandi úrskurði.

Meðferð málsins hefur tafist vegna mikilla anna hjá Persónuvernd og framangreindrar málsmeðferðar fyrir dómstólum.

___________________

Ágreiningur er um synjun [X] á aðgangsbeiðni kvartanda að persónuupplýsingum hans í fundargerðum stjórnar samtakanna, frá áramótum 2019-2020 til júlí 2020. Kvartandi óskaði eftir afriti af fundargerðunum með tölvupósti til [X] 12. júní 2020. [X] synjaði beiðni kvartanda með tölvupósti 13. júlí s.á.

Kvartandi vísar til þess að hann hafi verið starfsmaður [X] og þær persónuupplýsingar sem fram komi í fundargerðum stjórnar [X] tengist formlegri kvörtun hans vegna eineltis og ofbeldis á vinnustaðnum. Synjun á beiðni hans um aðgang að fundargerðum varði brot á skýrum rétti hans samkvæmt 2. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og brot á 4. mgr. 7. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Samkvæmt reglugerðarákvæðinu skuli atvinnurekandi skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda hlutaðeigandi starfsmönnum sem og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins upplýstum meðan á meðferðinni stendur, meðal annars með því að veita þeim aðgang að öllum upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Engar takmarkanir á réttindum hans samkvæmt 17. gr. laga nr. 90/2018 eigi við í málinu.

Í svörum [X] er vísað til þess að réttur skráðs einstaklings til aðgangs að persónuupplýsingum sínum sé ekki án takmarkana. Byggir [X] á því að ákvæði 6. og 7. tölul. 4. mgr. og 5. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, hafi komið í veg fyrir að kvartanda væri veittur aðgangur að fundargerðum stjórnar [X]. Hagsmunir [X] að afhenda ekki afrit fundargerða varðandi mál kvartanda hafi verið öllu mun ríkari en hagsmunir kvartanda til þess að fá þær afhentar. Til þess að [X] sé unnt að gæta lögmætra hagsmuna sinna og grundvallarréttinda þurfi samtökin að geta tekið ákvarðanir sem varði málefni samtakanna. Kvartanda hafi verið sagt upp störfum hjá [X] [dags.] 2020 og hafi strax legið fyrir að kvartandi hygðist leita réttar síns ef samkomulag við hann um starfslokasamning næðist ekki. [X] hafi því haft augljósa hagsmuni af því að veita ekki upplýsingar um fundargerðir stjórnar þar sem fjallað var um mál kvartanda enda hafi þær verið liður í því að gæta hagsmuna [X] og gæta að skyldum samtakanna. Hagsmunum samtakanna væri stefnt í verulega og óafturkræfa hættu ef þeim yrði gert skylt að afhenda fundargerðir stjórnar þar sem fjallað er um aðdraganda eða einstaka ráðstafanir og ákvarðanir sem teknar eru í aðdraganda máls, sem síðar gæti verið höfðað dómsmál um. [X] telja jafnframt að bókanir í fundargerðum stjórnar sem varði mál kvartanda, þ.m.t. persónuupplýsingar, falli undir vinnuskjöl og að heimilt hafi verið að undanþiggja þær aðgangi, sbr. 5. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018.

Þá áréttar [X] að heimild samtakanna til að takmarka aðgang kvartanda að fundargerðum stjórnar [X] varði grundvallarréttindi lögaðila og eina meginforsendu þess að samtökin geti yfirhöfuð starfað samkvæmt tilgangi sínum, sbr. 1. mgr. 74. stjórnarskrár lýðveldisins Íslands, nr. 33/1944.

II.

Niðurstaða

1.

Lögmæti vinnslu og niðurstaða

Mál þetta lýtur að því hvort [X] afgreiddi beiðni kvartenda um aðgang að persónuupplýsingum hans í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679. [X] teljast vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu samkvæmt lögunum og reglugerðinni.

Ein af meginreglum persónuverndarlöggjafarinnar mælir fyrir um gagnsæi við vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018 og a-lið 1. mgr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Aðgangsréttur samkvæmt 17. gr. laga nr. 90/2018 og 15. gr. reglugerðarinnar er þáttur í því að tryggja gagnsæi við vinnslu persónuupplýsinga og er forsenda þess að hinn skráði geti nýtt sér ýmis réttindi sín samkvæmt löggjöfinni. Aðgangsréttinn verður að skoða í því ljósi. Samkvæmt 1. mgr. 15. gr. reglugerðarinnar, sbr. 2. mgr. 17. gr. laganna, skal skráður einstaklingur eiga rétt á að fá staðfestingu á því frá ábyrgðaraðila hvort unnar eru persónuupplýsingar um hann og, ef svo er, rétt til aðgangs að persónuupplýsingunum. Samkvæmt 3. mgr. sömu greinar reglugerðarinnar skal ábyrgðaraðili láta hinum skráða í té afrit af þeim persónuupplýsingum sem eru í vinnslu. Samkvæmt 4. mgr. greinarinnar skal rétturinn til að fá afrit, sem um getur í 3. mgr., ekki skerða réttindi og frelsi annarra.

Enn fremur er mælt fyrir um það í 3. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 1. mgr. 23. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, að ákvæði 15. gr. reglugerðarinnar, um réttindi hins skráða, gildi ekki ef brýnir hagsmunir einstaklinga tengdir upplýsingunum, þar á meðal hins skráða sjálfs, vega þyngra.

Í málinu liggur fyrir að ákvörðun [X] um að synja aðgangsbeiðni kvartanda að persónuupplýsingum hans í fundargerðum stjórnar samtakanna, frá áramótum 2019-2020 til júlí 2020, var byggð á því að nauðsynlegt væri að takmarka rétt kvartanda til að gæta lögmætra hagsmuna og grundvallarréttinda samtakanna og tryggja hagsmuni þeirra í tengslum við einkaréttarlegan ágreining við kvartanda fyrir dómstólum, sbr. 6. og. 7. tölul. 4. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018. [X] hefur einnig vísað til þess að heimilt hafi verið að synja aðgangsbeiðni kvartanda þar sem bókanir í fundargerðum stjórnar samtakanna sem varði mál kvartanda séu vinnuskjöl og falli þar með undir undanþágu 5. mgr. 17. gr. laganna. Þar sem málsmeðferð vegna máls kvartanda á hendur [X] er nú lokið fyrir dómstólum er það mat Persónuverndar að framangreind undanþáguákvæði geti ekki lengur átt við.

Við skoðun starfsmanna Persónuverndar á þeim gögnum sem undanskilin voru aðgangi kvartanda, þ.e. fjórum fundargerðum stjórnar [X] vegna stjórnarfunda sem fóru fram í janúar, febrúar, maí og júní 2020, kom í ljós að í þeim var helst að finna umræður, hugleiðingar og röksemdir stjórnarmanna varðandi erindi sem tengjast málefnum [X]. Leiddi skoðunin jafnframt í ljós að í fundargerðunum er vísað til kvartanda á stöku stað en ekki fjallað um sérstök mál tengd honum. Að því virtu að gæta þarf hagsmuna annarra, bæði þeirra sem tjáðu sig á umræddum fundum en einnig þeirra sem rætt var um, telst kvartandi ekki geta átt rétt til aðgangs að fundargerðunum í heild sinni, sbr. 3. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018, 4. mgr. 15. gr. og 1. mgr. 23. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679.

Á hinn bóginn er það mat Persónuverndar að hinn skráði eigi nú rétt til aðgangs að upplýsingum sem koma fram í þeim fundarliðum þar sem fjallað er um hann, nánar tiltekið upplýsingum sem koma fram í [tilteknum fundarliðum á fundum stjórnar árið] 2020 [...]. Einnig er það mat Persónuverndar að kvartandi eigi rétt til aðgangs að upplýsingum um nöfn þeirra fundarmanna sem sátu framangreinda stjórnarfundi [á árinu].

Að framangreindu virtu beinir Persónuvernd því til [X] að veita kvartanda framangreindar upplýsingar, sbr. 3. tölul. 42. gr. laga nr. 90/2018. Skal staðfesting á því að það hafi verið gert send Persónuvernd í síðasta lagi 3. apríl 2024.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

[X] skal veita [A] eftirfarandi upplýsingar úr fundargerðum stjórnar [X] sem hann varða:

Nöfn fundarmanna og upplýsingar úr [tilteknum fundarliðum á fundum sem haldnir voru á árinu 2020].

Skal staðfesting á því að það hafi verið gert send Persónuvernd í síðasta lagi 3. apríl 2024.

Persónuvernd, 6. mars 2024

Valborg Steingrímsdóttir                                Edda Þuríður Hauksdóttir