Afgreiðsla sveitarfélags á aðgangsbeiðni
Mál nr. 2020051598
Persónuvernd barst kvörtun yfir efnislegri afgreiðslu sveitarfélags á beiðni fyrrverandi starfsmanns þess um aðgang að persónuupplýsingum hans sem sveitarfélagið hafði til vinnslu á tilteknu tímabili meðan hann starfaði þar.
Taldi Persónuvernd að sveitarfélagið hefði veitt kvartanda aðgang að öllum fyrirliggjandi persónuupplýsingum sem aðgangsbeiðni hans tók til, eins og beiðnin hafði verið afmörkuð. Komst stofnunin því að þeirri niðurstöðu að ekki lægi annað fyrir en að efnisleg afgreiðsla sveitarfélagsins á beiðni kvartanda hefði samrýmst persónuverndarlöggjöfinni.
Úrskurður
um kvörtun yfir afgreiðslu aðgangsbeiðni af hálfu [sveitarfélags] í máli nr. 2020051598:
I.
Málsmeðferð
Hinn 9. maí 2020 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir kvartandi) yfir afgreiðslu [sveitarfélags] á beiðni hans um afrit af þeim persónuupplýsingum hans sem sveitarfélagið hafði til vinnslu.
Persónuvernd bauð [sveitarfélaginu] að tjá sig um kvörtunina með bréfi, dags. 25. september 2020, ítrekuðu 27. október s.á., og bárust svör sveitarfélagsins 2. desember s.á. Þá var kvartanda veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við svör [sveitarfélagsins] með bréfi, dags. 30. apríl 2021, og bárust þær með tölvupósti 19. maí s.á. Persónuvernd bauð [sveitarfélaginu] að tjá sig um athugasemdir kvartanda með bréfi, dags. 9. júní s.á., og bárust svör sveitarfélagsins 8. júlí s.á. Með bréfi, dags. 10. ágúst s.á., óskaði Persónuvernd eftir því að kvartandi upplýsti stofnunina um hvort hann teldi enn þörf á úrlausn vegna kvörtunarinnar, með hliðsjón af efni svars [sveitarfélagins]. Þann 14. desember s.á. óskaði kvartandi símleiðis eftir úrlausn Persónuverndar.
Við úrlausn málsins hefur verið tekið tillit til allra framangreindra gagna, þó ekki sé gerð sérstaklega grein fyrir þeim öllum í eftirfarandi úrskurði.
Meðferð málsins hefur tafist vegna mikilla anna hjá Persónuvernd.
___________________
Ágreiningur er um efnislega afgreiðslu [sveitarfélags] á beiðni kvartanda um aðgang að persónuupplýsingum hans sem sveitarfélagið hafði til vinnslu.
Í kvörtun segir að kvartandi hafi ekki fengið afrit af persónuupplýsingum sínum sem [sveitarfélagið] hefur til vinnslu, að frátöldum launaseðlum og ráðningarsamningum, þrátt fyrir ítrekaðar beiðnir. Örðugt sé fyrir kvartanda að tilgreina nákvæmlega þau gögn sem aðgangsbeiðni taki til í ljósi þess að hann hafi lengi starfað hjá sveitarfélaginu. Þrátt fyrir framangreint afmarkaði kvartandi beiðni sína frekar undir rannsókn málsins. Þannig miðaðist beiðnin við persónuupplýsingar sem til urðu hjá sveitarfélaginu í tíð [B] í starfi sveitarstjóra […]. Sérstaklega óskaði kvartandi eftir upplýsingum um sig og sín störf frá þeim tíma sem kynnu að hafa verið færðar í svonefnda trúnaðarbók sveitarfélagsins, svo og samskiptum sveitarfélagsins við utanaðkomandi aðila varðandi kvartanda og störf hans, þ.m.t. tölvupóstum, bréfum, fundargerðum, skýrslum og dagbókarfærslum.
Í fyrra svari [sveitarfélagsins] er á því byggt að sveitarfélagið hafi aldrei synjað aðgangsbeiðni kvartanda heldur hafi það ítrekað óskað eftir afmörkun beiðninnar. Með hliðsjón af starfsaldri og umfangi starfa kvartanda hjá sveitarfélaginu hafi það álitið aðgangsbeiðni hans tilefnislausa og óhóflega, að teknu tilliti til umfangs vinnu við afgreiðslu hennar og hve kostnaðarsöm afgreiðslan yrði, án afmörkunar beiðninnar. Í síðara svari sveitarfélagsins segir að beiðni kvartanda, eins og hún var afmörkuð undir rannsókn málsins, hafi verið afgreidd. Flest gögn sem beiðnin hafi varðað séu ekki til. Þannig sé engum dagbókarfærslum til að dreifa auk þess sem engin samskipti við utanaðkomandi aðila um kvartanda eða störf hans fyrir sveitarfélagið hafi átt sér stað. Þá hafi upplýsingar um kvartanda aðeins einu sinni komið fyrir í fundargerð sem skráð væri í trúnaðarbók og honum hafi verið afhent afrit fundargerðarinnar. Kvartanda hafi því verið afhent öll umbeðin gögn sem fyrir liggi hjá sveitarfélaginu og aðgangsbeiðni hans hafi tekið til.
II.
Niðurstaða
Undir rannsókn þessa máls afmarkaði kvartandi aðgangsbeiðni sína, sem málið er risið af, við tilgreint tímabil og tilteknar persónuupplýsingar. [Sveitarfélagið] hefur afgreitt beiðnina með hliðsjón af þeirri afmörkun. Með vísan til þessa er það mat Persónuverndar að ágreiningur málsaðila takmarkist við efnislega afgreiðslu sveitarfélagsins og tekur úrskurður þessi því aðeins til hennar.
Samkvæmt 2. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga á skráður einstaklingur rétt til aðgangs að persónuupplýsingum um sig samkvæmt fyrirmælum 15. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Í 1. mgr. 15. gr. reglugerðarinnar er meðal annars kveðið á um að skráður einstaklingur skuli hafa rétt til að fá staðfestingu á því frá ábyrgðaraðila hvort unnar séu persónuupplýsingar sem varða hann sjálfan og, sé svo, rétt til aðgangs að persónuupplýsingum. Þá segir í 1. máls. 3. mgr. sömu greinar að ábyrgðaraðili skuli láta í té afrit af þeim persónuupplýsingum sem séu í vinnslu.
Í framkvæmd sinni hefur Persónuvernd litið svo á að réttur hins skráða til aðgangs að gögnum samkvæmt áðurnefndum ákvæðum nái eingöngu til fyrirliggjandi persónuupplýsinga, sbr. úrskurð stofnunarinnar frá 28. nóvember 2019 í máli nr. 2018/1443.
Af málsgögnum verður ráðið að [sveitarfélagið] hafi veitt kvartanda aðgang að öllum þeim persónuupplýsingum hans sem voru fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu og hin afmarkaða aðgangsbeiðni tók til, þrátt fyrir staðhæfingu hans um hið gagnstæða. Eins og hér háttar til telur Persónuvernd ekki tilefni til að stofnunin beiti frekari valdheimildum, sem henni eru fengnar í lögum nr. 90/2018, til þess að rannsaka það nánar. Er það því niðurstaða Persónuverndar að ekki liggi annað fyrir en að efnisleg afgreiðsla [sveitarfélagsins] á beiðni kvartanda hafi samrýmst áðurnefndum ákvæðum laga nr. 90/2018 og reglugerðar (ESB) 2016/679.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Ósannað er að efnisleg afgreiðsla [sveitarfélagins] á aðgangsbeiðni [A] hafi brotið gegn lögum nr. 90/2018 og reglugerð (ESB) 2016/679.
Persónuvernd, 28. febrúar 2022
Helga Sigríður Þórhallsdóttir Bjarni Freyr Rúnarsson