Áheyrn fjarstadds félagsmanns á húsfundi í gegnum síma
Mál nr. 2020102521
Persónuvernd úrskurðaði í máli þar sem kvartað var yfir því að húsfundur hafi verið tekinn upp og sendur út í heimildarleysi án vitundar fundarmanna.
Samkvæmt húsfélaginu var um símtal með farsíma að ræða þar sem einum félagsmanni, sem hafði ekki tök á að mæta, hafi verið gefinn kostur á að hlusta á fundinn. Einnig fullyrti húsfélagið að fundarmönnum hefði verið tilkynnt um símatalið í upphafi fundar og það skráð í fundargerð án athugasemda.
Persónuvernd komst að þeirri niðurstöðu að vinnslan hefði ekki brotið gegn lögum nr. 90/2018 og reglugerð (ESB) 2016/679.
Úrskurður
Hinn 23. mars 2022 kvað Persónuvernd upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2020102521.
I.
Málsmeðferð
1.
Tildrög máls
Hinn 4. október 2020 barst Persónuvernd kvörtun frá [A](hér eftir kvartandi) yfir óheimilli upptöku og útsendingu húsfundar með fjarfundarbúnaði, þann 18. júní 2020. Einnig er kvartað yfir að umrædd upptaka/útsending hafi ekki verið kynnt fundarmönnum eða þeir fræddir um hana. Með kvörtun fylgdi dagskrá fundarins ásamt afriti af handskrifaðri fundargerð.
Með bréfi, dags. 1. júní 2021, var Húsfélaginu [X] tilkynnt um kvörtunina og veittur kostur á að tjá sig um hana. Hinn 4. júlí s.á. barst Persónuvernd bréf húsfélagsins ásamt sjö fylgiskjölum.
Við úrlausn málsins hefur verið tekið tillit til allra framangreindra gagna, þó ekki sé gerð sérstaklega grein fyrir þeim öllum í eftirfarandi úrskurði.
Meðferð málsins hefur tafist vegna mikilla anna hjá Persónuvernd.
2.
Sjónarmið kvartanda
Kvartandi byggir á því að hinn 18. júní 2020, á húsfundi Húsfélagsins [X] í Reykjavík, hafi farið fram óheimil útsending og upptaka fundarins með fjarfundarbúnaði. Einnig er vísað til þess að umrædd upptaka og útsending hafi ekki verið kynnt fundarmönnum. Í fundargerðinni hafi verið skráð „Fjarfundur [B] “. Kvartandi kveðst ósáttur við að tjáning hans á umræddum fundi hafi verið í beinni útsendingu og á samhliða upptöku og að hann viti ekki hvert hún hafi farið eða hverjir hafi hlýtt á hana.
3.
Sjónarmið Húsfélagsins [X]
Húsfélagið [X] hafnar því alfarið að á aðalfundi húsfélagsins, þann 18. júní 2020, hafi verið notast við fjarfundarbúnað. Áður en fyrrgreindur húsfélagsfundur hófst hafi fundargestum hins vegar verið tilkynnt um að einn eigandi íbúðar í [X], [B], yrði viðstaddur fundinn í gegnum farsíma þar sem hann væri staddur erlendis. Um hefðbundið símtal í farsíma, milli þáverandi formanns húsfélagsins og umrædds eiganda, hafi verið að ræða og því einfaldlega um áheyrn að ræða en ekki myndsímtal. Fundargestir, þ.m.t. kvartandi, hafi ekki hreyft við mótmælum eða athugasemdum vegna áheyrnar hins fjarstadda eiganda og þá hafi viðvera [B] verið bókuð í fundargerð aðalfundar orðrétt „fjarfundur [B] “. Þá hafi [B], að undanskilinni áheyrn, ekki tekið þátt í fundarhöldunum, hvorki með þátttöku í umræðum eða atkvæðagreiðslum. Í lok fundar hafi fundargerðin verið lesin upp fyrir fundargesti og þeir því næst lagt nafn sitt við hana með undirskrift, þ.m.t. kvartandi.
Í andmælum sínum fjallaði Húsfélagið [X] jafnframt um önnur ágreiningsefni aðila máls þessa sem voru til meðferðar í aðskildum kvörtunarmálum hjá Persónuvernd. Þau mál hafa ekki áhrif á niðurstöðu máls þessa og verður því ekki fjallað frekar um þau hér.
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Gildissvið – Ábyrgðaraðili
Gildissvið laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og reglugerðar (ESB) 2016/679, sbr. 1. mgr. 4. gr. laganna, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. mgr. 39. gr. laganna, nær til vinnslu persónuupplýsinga sem er sjálfvirk að hluta eða í heild og vinnslu með öðrum aðferðum en sjálfvirkum á persónuupplýsingum sem eru eða eiga að verða hluti af skrá.
Til persónuupplýsinga teljast upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling og telst einstaklingur persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, með tilvísun í auðkenni hans eða einn eða fleiri þætti sem einkennandi eru fyrir hann, sbr. 2. tölul. 3. gr. laganna og 1. tölul. 4. gr. reglugerðarinnar.
Með vinnslu er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort heldur sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki, sbr. 4. tölul. 3. gr. laganna og 2. tölul. 4. gr. reglugerðarinnar.
Mál þetta lýtur að mögulegu streymi eða upptöku húsfélagsfundar 18. júní 2020. Að því virtu og með hliðsjón af framangreindum ákvæðum varðar mál þetta vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.
Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 90/2018 og reglugerð (ESB) 2016/679 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 6. tölul. 3. gr. laganna er þar átt við einstakling, lögaðila, stjórnvald eða annan aðila sem ákveður einn eða í samvinnu við aðra tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 7. tölul. 4. gr. reglugerðarinnar. Eins og hér háttar til myndi Húsfélagið [X] teljast ábyrgðaraðili að meintri vinnslu.
2.
Lögmæti vinnslu og niðurstaða
Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að falla undir eitthvert af heimildarákvæðum 9. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 6. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Samkvæmt 1. tölul. 9. gr. er vinnsla persónuupplýsinga heimil hafi hinn skráði gefið samþykki sitt fyrir vinnslu á persónuupplýsingum sínum í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða. Þá má nefna að heimilt er að vinna með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt vegna lögmætra hagsmuna sem ábyrgðaraðili eða þriðji maður gætir nema hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem krefjast verndar persónuupplýsinga vegi þyngra, sbr. 6. tölul. sama ákvæðis.
Kvartandi telur að farið hafi fram streymi eða upptaka umrædds húsfundar og kveðst ekki hafa verið upplýstur um vinnsluna eða veitt samþykki sitt fyrir henni. Húsfélagið [X] hefur hins vegar hafnað því en upplýst að um símtal með farsíma hafi verið að ræða þar sem einum félagsmanni húsfélagsins hafi verið gefinn kostur á að hlusta á fundinn. Húsfélagið fullyrðir jafnframt að fundarmönnum hafi verið tilkynnt um símtalið í upphafi fundar og að það hafi verið skráð í fundargerð án athugasemda fundarmanna.
Samkvæmt framangreindu stendur orð gegn orði um það hvort sú vinnsla persónuupplýsinga sem kvartað er yfir og fræðsla um hana hafi farið fram.
Með vísan til þessa hefur Persónuvernd ekki forsendur til að taka afstöðu til þess hvort Húsfélagið [X] hafi unnið með umræddar persónuupplýsingar kvartanda á þann hátt sem greinir í kvörtun og þá jafnframt hvort kvartandi hafi fengið um hana fræðslu. Ekki er því unnt að fullyrða að brotið hafi verið gegn rétti kvartanda samkvæmt lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Ekki liggur fyrir að átt hafi sér stað vinnsla persónuupplýsinga um [A] hjá Húsfélaginu [X] sem braut gegn rétti hans samkvæmt lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Persónuvernd, 23. mars 2022
Helga Sigríður Þórhallsdóttir Rebekka Rán Samper