Miðlun mennta- og menningarmálaráðuneytisins á umsóknargögnum til umsækjanda um starf

Mál nr. 2021091706

17.3.2022

Úrskurður

Hinn 17. mars 2022 kvað Persónuvernd upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2021091706:

I. 
Málsmeðferð
1. 
Tildrög máls

Hinn 4. september 2021 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir kvartandi) yfir miðlun persónuupplýsinga um hana frá mennta- og menningarmálaráðuneytinu. Nánar tiltekið laut kvörtunin að miðlun persónuupplýsinga um hana til annars umsækjenda um [starfs stjórnenda á málefnasviði ráðuneytisins] í tengslum við beiðni þess umsækjanda um afrit af málsgögnum vegna ráðningarinnar.

Með bréfi til kvartanda, dags. 4. september 2021, var óskað nánari skýringa á erindinu frá kvartanda. Svar barst með tölvupósti þann 12. s.m. Með bréfi, dags. 5. október s.á., óskaði Persónuvernd eftir frekari afmörkun á kvörtun kvartanda, en svar barst með bréfi, dags. 11. s.m. Með bréfi, dags. 19. s.m., var mennta- og menningarmálaráðuneytinu tilkynnt um kvörtunina, en svar ráðuneytisins barst Persónuvernd með bréfi, dags. 8. nóvember s.á. Með bréfi, dags. 17. nóvember 2021, var kvartanda veittur kostur á að tjá sig um svarbréf mennta- og menningarmálaráðuneytisins, en svar kvartanda barst með bréfi, dags. 21. s.m., auk tölvupósts þann 10. desember s.á.

Við úrlausn málsins hefur verið tekið tillit til allra framangreindra gagna, þó ekki sé gerð sérstaklega grein fyrir þeim öllum í eftirfarandi úrskurði.

2. 
Sjónarmið kvartanda

Að mati kvartanda var ekki þörf á því að miðla persónuupplýsingum um hana til annarra umsækjenda um [starfið] þar sem hún var ekki ráðin í starfið. Sá sem óskar eftir gögnum málsins hafi ekki hagsmuni af því að fá upplýsingar um aðra umsækjendur en þann einstakling sem var talinn hæfastur og ráðinn í starfið. Þá var að mati kvartanda einnig óþarfi að miðla tilteknum gögnum sem hún hafði sent inn með umsókn sinni um [starfið], þ. á m. upplýsingum um námseinkunnir, útskriftarskírteini, skrifleg persónuleg meðmæli, ferilskrá, kynningarbréf og greinargerð um framtíðarsýn fyrir [starfsemina]. Einnig segir að rangt hafi verið haft eftir henni í úrvinnslugögnum ráðuneytisins og að eðlilegt hefði verið að hún hefði fengið að lesa yfir gögnin áður en þeim var miðlað til annarra.

3. 
Sjónarmið mennta- og menningarmálaráðuneytisins

Í svari mennta- og menningarmálaráðuneytisins segir að ákvörðun um ráðningu einstaklings í opinbert starf sé stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og gildi lögin því um meðferð slíkra mála, en umsækjendur um starfið teljist til aðila málsins. Samkvæmt 15. gr. sömu laga eigi aðilar stjórnsýslumála rétt á öllum gögnum er málið varða nema annað leiði af takmörkunum samkvæmt 16. og 17. gr. sömu laga. Einnig segir í svari ráðuneytisins að gögnin hafi verið yfirfarin með tilliti til takmarkana á rétti aðila máls til aðgangs og það hafi verið mat ráðuneytisins að ekki hafi verið rétt að takmarka rétt aðila málsins til aðgangs að upplýsingum um kvartanda.

4.
Gögn sem miðlað var frá mennta- og menningarmálaráðuneytinu

Með kvörtun kvartanda fylgdi afrit gagna málsins sem miðlað var frá mennta- og menningarmálaráðuneytinu til annars umsækjanda um [starfið], en þrír umsækjendur sóttu um starfið. Meðal þeirra gagna sem miðlað var frá ráðuneytinu voru ferilskrá, prófskírteini og kynningarbréf með framtíðarsýn kvartanda fyrir [starfsemina] og úrvinnslugögn úr viðtölum við valnefnd, ásamt stigagjöf

Í gögnunum voru ekki upplýsingar sem falla undir viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt 3. tölul. 1. mgr. 3. gr. laga nr. 90/2018, myndir af kvartanda eða upplýsingar um fjölskylduhagi hennar. Þá verður ekki séð að í gögnunum séu vinnuskjöl sem stjórnvaldið hafi ritað til eigin afnota, sem falli undir undanþágureglu 3. tölul. 1. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga.

II.
Forsendur og niðurstaða
1. 
Gildissvið - Ábyrgðaraðili

Gildissvið laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og reglugerðar (ESB) 2016/679, sbr. 1. mgr. 4. gr. laganna, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. mgr. 39. gr. laganna, nær til vinnslu persónuupplýsinga sem er sjálfvirk að hluta eða í heild og vinnslu með öðrum aðferðum en sjálfvirkum á persónuupplýsingum sem eru eða eiga að verða hluti af skrá.

Mál þetta lýtur að miðlun persónuupplýsinga um kvartanda frá mennta- og menningarmálaráðuneytinu til annars umsækjanda um opinbert starf. Að því virtu og með hliðsjón af framangreindum ákvæðum varðar mál þetta vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 90/2018 er nefndur ábyrgðaraðili. Eins og hér háttar til telst mennta- og menningarmálaráðuneytið vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.

2. 
Lögmæti vinnslu

Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að falla undir eitthvert af heimildarákvæðum 9. gr. laga nr. 90/2018. Í því sambandi er til þess að líta að hér ræðir um vinnslu persónuupplýsinga hjá stjórnvaldi sem af hálfu þess er studd við ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Reynir því hér einkum á heimild til vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt 3. tölul. 9. gr. laga nr. 90/2018, þess efnis að vinna megi með slíkar upplýsingar sé það nauðsynlegt til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila.

Auk heimildar samkvæmt framangreindu verður vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja öllum meginreglum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Er þar meðal annars kveðið á um að persónuupplýsingar skuli unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða (1. tölul. lagaákvæðisins); að þær skuli fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); og að þær skuli vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.).

Við mat á því hvort heimild til vinnslu persónuupplýsinga sé til staðar getur eftir atvikum þurft að líta til ákvæða í öðrum lögum. Eins og hér háttar til reynir þá einkum á stjórnsýslulög nr. 37/1993, en samkvæmt 1. mgr. 1. gr. þeirra taka lögin til stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga þegar stjórnvöld taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna, sbr. 2. mgr. 1. gr., og á það m.a. við um ákvörðun um ráðningu í opinbert starf. Einkum koma þá til skoðunar 15. og 17. gr. laganna, en í 2. mgr. 5. gr. laga nr. 90/2018 kemur fram að persónuverndarlög takmarki ekki þann rétt til aðgangs að gögnum sem mælt er fyrir um í upplýsingalögum og stjórnsýslulögum.

Í 1. mgr. 15. gr. laga nr. 37/1993 segir meðal annars að aðili máls eigi rétt á aðgangi að skjölum og öðrum gögnum er mál varða. Þá er í 17. gr. sömu laga fjallað um takmörkun á þeim rétti vegna mun ríkari almanna- eða einkahagsmuna. Kemur fram í athugasemdum við ákvæðið í því frumvarpi er varð að stjórnsýslulögum að líta beri á það sem þrönga undantekningu og því sé meginreglan sú að málsaðili eigi rétt á því að kynna sér málsgögn. Eins kemur það fram í athugasemdunum að lögð er á það áhersla að við mat á því hvort heimildinni skuli beitt þurfi að vega það og meta hvort hagsmunir málsaðila af því að fá aðgang að gögnum séu ríkari en þeir almanna- eða einkahagsmunir sem kalli á að takmarka þann aðgang. Þar komi til skoðunar tillit til einstaklinga eða lögaðila sem hafi verulega hagsmuni af því að upplýsingar um þá fari leynt.

Umboðsmaður Alþingis hefur fjallað um þetta hagsmunamat í tengslum við það þegar umsækjandi um opinbert starf fer fram á aðgang að umsóknargögnum annarra umsækjenda, m.a. í áliti frá 3. febrúar 2015 í máli nr. 8117/2014. Þar segir að af orðalagi 17. gr. stjórnsýslulaga sé ljóst að stjórnvaldi beri að leggja mat á þau andstæðu sjónarmið sem uppi séu í hverju máli og þá vegna einstakra gagna. Því sé ekki hægt að synja aðila máls um aðgang að gögnum með almennum hugleiðingum þess efnis að upplýsingar af ákveðnu tagi séu almennt til þess fallnar að valda öðrum tjóni eða með þeim rökum að aðili hafi ekki sýnt fram á hvaða hagsmuni hann hafi af því að fá upplýsingar í hendur. Einkahagsmunir annarra verði því að vera mun ríkari en hagsmunir aðila máls af því að notfæra sér vitneskju úr málsgögnum. Þá byggist ákvæðið, samkvæmt því sem fram komi í lögskýringargögnum, m.a. á tilliti til einstaklinga sem hafi verulega hagsmuni af því að upplýsingar um þá fari leynt.

Enn fremur kemur fram í fyrrgreindu áliti umboðsmanns Alþingis að jafnframt kunni að vera eðlilegt að leita eftir afstöðu þess sem upplýsingarnar varða og á hagsmuna að gæta í málinu áður en tekin sé ákvörðun um að veita aðgang að tilteknum gögnum þótt niðurstaða málsins sé ekki háð viljaafstöðu viðkomandi. Stjórnvöld verði sjálf að taka ákvörðun um hvaða upplýsingar beri að veita á grundvelli þess hagsmunamats sem 17. gr. stjórnsýslulaga áskilji. Þá nefnir umboðsmaður Alþingis í dæmaskyni gögn er kunni að falla undir undantekninguna, m.a. upplýsingar í umsögnum og læknisvottorð, og tiltekur í því sambandi persónulegar upplýsingar sem almennt hafa ekki þýðingu við mat á starfshæfni umsækjenda að því gefnu að ekki sé byggt á þeim upplýsingum við úrlausn í viðkomandi máli. Þá segir umboðsmaður að nauðsynlegt sé að hafa í huga að viðkomandi geti átt ríka hagsmuni af því að kynna sér gögn sem ákvörðun hefur byggst á, meðal annars til að meta réttarstöðu sína. Getur það til að mynda átt við ef umsækjandinn vill geta staðreynt hvernig tiltekið hæfisskilyrði, svo sem um menntun eða starfsreynslu, hefur almennt verið metið í ráðningarferlinu, og þá með hliðsjón af rökstuðningi fyrir þeirri ákvörðun að ráða tiltekinn umsækjanda í starfið. Þar hafa ekki eingöngu þýðingu gögn og upplýsingar um þann sem fékk starfið heldur líka um aðra umsækjendur. Jafnframt kemur fram að umboðsmaður Alþingis álítur umsækjendur um störf hjá hinu opinbera ekki eiga að geta treyst því að trúnaðar sé gætt við vinnslu þeirra upplýsinga og gagna sem þeir afhenda stjórnvaldinu að öðru leyti en hvað varði upplýsingar þess eðlis að þær falli undir undantekningarákvæði stjórnsýslulaga.

3.
Niðurstaða

Að framangreindu virtu er það niðurstaða Persónuverndar að mennta- og menningarmálaráðuneytinu hafi verið heimilt á grundvelli 3. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018, með vísan til 15. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að miðla persónuupplýsingum um kvartanda til annarra umsækjenda um [starfið]. Einnig er það mat Persónuverndar að í afhentum gögnum hafi ekki verið gögn sem undanþegin séu upplýsingarétti samkvæmt 16. gr. stjórnsýslulaga eða háð takmörkun á upplýsingarétti samkvæmt 17. gr. sömu laga. Þá verður ekki séð að miðlunin hafi farið í bága við meginreglurnar í 1.-3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018.

Í fyrrnefndu áliti umboðsmanns Alþingis í máli nr. 8117/2014 segir að það kunni að vera eðlilegt að leita eftir afstöðu þess sem upplýsingar varði og eigi hagsmuna að gæta áður en tekin sé ákvörðun um að veita aðgang að tilteknum gögnum. Endanleg ákvörðun um veitingu aðgangs er þó ekki háð viljaafstöðu kvartanda, enda ber stjórnvaldi að taka ákvörðun um hvaða upplýsingar ber að veita á grundvelli þess hagsmunamats sem 17. gr. stjórnsýslulaga áskilur, auk þess sem umsækjendur um störf hjá hinu opinbera geta ekki treyst því að trúnaðar sé gætt um vinnslu upplýsinga og gagna sem afhent eru stjórnvaldi að öðru leyti en hvað varðar upplýsingar sem eru þess eðlis að þær falla undir undantekningarákvæði stjórnsýslulaga. Að mati Persónuverndar verður ekki talið að mennta- og menningarmálaráðuneytinu hafi verið skylt að tilkynna kvartanda um umrædda miðlun og óska eftir afstöðu hennar til miðlunarinnar áður en hún átti sér stað.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Miðlun mennta- og menningarmálaráðuneytisins á persónuupplýsingum um kvartanda til annars umsækjanda um [starfið] samrýmdist lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. reglugerð (ESB) 2016/679.

Persónuvernd, 17. mars 2022,

Helga Sigríður Þórhallsdóttir                                         Gunnar Ingi Ágústsson