Málaskrá lögreglunnar í Kópavogi.
I.
Með bréfi, dags. 4. júlí 2001, óskaði A eftir áliti Persónuverndar á því hvort skráning persónuupplýsinga og notkun þeirra hjá lögreglunni í Kópavogi samrýmdist ákvæðum laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, með áorðnum breytingum. Óskaði A jafnframt eftir afstöðu Persónuverndar til þess hvort lögreglu væri heimilt að varðveita upplýsingar um kæru sem felld hafi verið niður og ef svo væri, þá hve lengi hún mætti varðveita þær upplýsingar. Þá óskaði hann afstöðu Persónuverndar til þess hvort honum bæri ætíð að svara spurningum lögreglu um slík atriði, s.s. þegar hann væri stöðvaður af lögreglu vegna hraðaaksturs eða minni háttar umferðarlagabrots.
Tilefni erindisins er að lögreglan í Kópavogi stöðvaði A þann 1. júlí 2001 vegna gruns um of hraðan akstur og fyrir að aka ljóslausri bifreið. Kom þá í ljós að hann var án ökuskírteinis eða annarra persónuskilríkja. Lögreglumaðurinn fékk staðfest með samtali við lögreglustöðina í Kópavogi að A hefði gilt ökuskírteini en til þess að staðreyna að A væri sá sem hann sagðist vera, var hann spurður um það hvort hann hefði "komið við sögu lögreglunnar" áður. Svaraði A því neitandi. Lögreglumaðurinn leitaði frekari upplýsinga hjá lögreglustöðinni og fékk að vita að A hefði áður verið kærður fyrir líkamsárás á árinu 2000. Segist A þá hafa óskað skýringa á því hvaða máli umrædd kæra kæmi hraðaakstri við. Kæran hafi verið felld niður og sakavottorð sitt væri hreint. Lögreglumaðurinn hafi þá tilkynnt honum að hvenær sem hann væri spurður um fyrri afskipti sín við lögreglu, bæri honum að segja frá umræddri kæru. Í framhaldi af þessum atburði segist A hafa haft samband við lögregluna í Hafnarfirði, þar sem hann á lögheimili, og spurt hvar umrædd kæra væri skráð og honum verið tjáð að það væri á ákæruskrá lögreglu. Um frekari skýringar var honum bent á lögregluna í Keflavík. Þar fékk hann þær upplýsingar að varðveisla upplýsinga um kæruna byggði á vinnureglu lögreglu en engar reglur væri til um hve lengi mætti varðveita slíkar upplýsingar.
II.
Þegar framangreint erindi barst Persónvernd leit hún svo á að í fyrsta lagi væri óskað álits hennar á því hvort lögregla mætti varðveita upplýsingar um kærur sem felldar hafi verið niður og þá hve lengi. Í öðru lagi væri óskað álits á lögmæti þess að slíkum upplýsingum væri miðlað til lögreglumanns á vettvangi og að í þriðja lagi væri óskað álits á því hvort manni, sem grunaður væri um umferðarlagabrot, bæri á vettvangi að svara spurningum lögreglumanns um eldri mál, þ.á m. kærur á hendur sér sem felldar hefðu verið niður.
Ákvað Persónvernd að hefja rannsókn málsins með því að kynna það fyrir ríkislögreglustjóra og sýslumanninum í Kópavogi. Var það gert með bréfum, dags. 4. september 2001. Erindið var ítrekað með bréfum dags. 9. október 2001. Svarbréf ríkislögreglustjóra er dags. 19. október 2001. Með bréfi Persónuverndar, dags. 4. desember 2001 til sýslumannsins í Kópavogi var erindið enn á ný ítrekað og er svarbréf hans dags. 14. janúar 2002. Afrit af svarbréfum ríkislögreglustjóra og sýslumannsins í Kópavogi voru send A með bréfum dags. 25. október 2001 og 17. janúar 2002 og honum gefinn kostur á að koma að athugasemdum sínum. Með bréfi, dags. 21. mars 2002, bárust athugasemdir hans við þær skýringar sem fram komu í bréfi sýslumannsins í Kópavogi.
Í framangreindu svarbréfi Ríkislögreglustjóra, dags. 19. október 2001, segir m.a.:
"Hvað varðar upplýsingaöflun lögreglumanna á vettvangi, þá miðast þær öllu jöfnu við að upplýsa brot og þess vegna eru ökumenn sem lögreglan hefur stöðvað, t.d. við hraðakstur, m.a. spurðir um nafn, kennitölu, heimili, vinnustað og símanúmer, vegna skýrslugerðar, svo hægt sé að ná sambandi við þá síðar ef þurfa þykir, t.d. bjóða þeim að ljúka málum með greiðslu sekta, boða þá til yfirheyrslu o.s.frv. Að öðru leyti vísast til svara b, aðstoðaryfirlögregluþjóns, í bréfi til Persónuverndar, dagsettu 28. júní 2000. Þá óska lögreglumenn á vettvangi oft eftir upplýsingum frá stjórnstöð um það hvort viðkomandi ökutæki hafi e.t.v. verið tilkynnt stolið, hvort ökumaðurinn sé á lista yfir þá sem eru eftirlýstir, eða upplýsingum um hvort viðkomandi sé sviptur ökuleyfi, vakni grunur um slíkt. [................] Eins og fram kemur í kvörtun A, tengist umrædd líkamsárásarkæra á hendur honum á engan hátt því broti sem hann var stöðvaður fyrir í umrætt sinn, þ.e. of hröðum akstri og því engin ástæða fyrir viðkomandi lögreglumann að taka umræðu um líkamsárásarmálið við hann.Umrædd kæra á hendur A fyrir líkamsárás, sem hann minnist á í kvörtun sinni, hlaut mikla rannsókn á sínum tíma. [.............] þar sem það var fellt niður, þann 19. desember 2000, á grundvelli 112. gr. laga um meðferð opinberra mála, vegna ónógra sannana. Kæra var ekki dregin til baka, eins og fram kemur í erindi Persónuverndar, heldur var málið fellt niður eins og áður segir. Sú afgreiðsla er skilmerkilega skráð í málaskrá og átti því að vera þeim ljós sem flettu upp umræddu máli. Að öðru leyti þykir rétt að vísa til svars sýslumannsins í Kópavogi.
Í drögum að reglum um málaskrá lögreglunnar eru ákvæði um eyðingu kærðra aðila úr málaskránni. Þar kemur skýrt fram að ekki sé miðað við slíka eyðingu ef viðkomandi hefur verið formlega kærður til lögreglunnar eða ef tekin hefur verið af honum framburðarskýrsla samkvæmt ákvæðum um sakborninga í lögum um meðferð opinberra mála. Hvort tveggja á við um A í þessu tilviki. Upplýsingar um mál þessi og aðila sem þeim tengjast þarf lögreglan nauðsynlega að geta nálgast, starfa sinna vegna og ekki hvað síst vegna þeirra sem tengjast málinu og vilja síðar nálgast upplýsingar hjá lögreglunni um viðkomandi mál og vinnslu þess."
Hinn 17. janúar 2002, barst Persónuvernd svarbréf sýslumannsins í Kópavogi. Þar segir m.a.:
"Einkum ber að athuga hvers vegna lögreglumaðurinn sem afskipti hafði af A hafi kannað um fyrri brot hans, sem skráð eru í málaskrá lögreglunnar. Lögreglumaðurinn hefur gefið á þessu eftirfarandi skýringu. Hann segir að umræddur ökumaður hafi sagt að hann væri ekki með ökuskírteini meðferðis og ekki nein önnur persónuskilríki.
Lögreglumaðurinn segist hafa hringt inn á lögreglustöðina til að láta skoða ökuskírteinaskrá og hafi nafn og kennitala sem maðurinn gaf upp passað saman. Lögreglumaðurinn sagði jafnframt að það gerðist alloft að ökumenn, einkum þeir sem hafi verið sviptir ökuleyfi, noti nafn og kennitölu annars manns og gefi það upp hjá lögreglu. Til þess að staðreyna hið rétta þurfi því að fara með menn á lögreglustöð til þess að skoða mynd af viðkomandi í ökuskírteinaskrá eða eftir atvikum að fara með mann þangað sem hann getur náð í persónuskilríki eða með öðrum hætti að leiða í ljós að viðkomandi sé sá sem hann segist vera. Í þessu tilviki hafi lögreglumaðurinn spurt viðkomandi hvort hann hafi áður komið við sögu hjá lögreglu og hafi maðurinn neitað því. Lögreglumaðurinn hafi þá beðið um að kannað væri hvort mál væru á viðkomandi í málaskrá lögreglunnar í þeim tilgangi að staðreyna fullyrðingar mannsins og komast þannig hjá því að fara með hann á lögreglustöðina. Þá hafi komið í ljós að kæra var skráð á manninn fyrir líkamsárás er átti sér stað í öðru umdæmi. Hafi lögreglumaðurinn borið þetta undir ökumann sem hafi lýst atvikum svo passaði við málaskrána og hafi lögreglumaðurinn því verið fullviss um að ökumaður skýrði rétt frá um hver hann væri.
Lögreglan þarf mjög oft að hafa afskipti af ökumönnum sem hafa gerst brotlegir við umferðarlög. Þeir eru ætíð spurðir um nafn og nafnnúmer og jafnframt eru þeir beðnir að framvísa persónuskilríkjum til þess að staðreyna framburð viðkomandi að þessu leyti. Ef viðkomandi ökumaður hefur ekki á sér persónuskilríki verður að leita annarra leiða til þess að staðreyna fullyrðingar viðkomandi. Fyrirspurn til ökumanns í greindu tilfelli um fyrri mál hjá lögreglu laut að því að fullnægja þessari rannsóknarskyldu."
Með bréfi dags. 25. október 2001, sendi Persónuvernd A svarbréf ríkislögreglustjórans til umsagnar og með bréfi dags. 17. janúar 2002 sendi Persónuvernd A svarbréf sýslumanns í Kópavogi. Í bréfi A er barst stofnuninni hinn 21. mars sl., segir m.a.:
"Í bréfinu kemur fram að lögreglumaður sá er stöðvaði mig fyrir hraðaakstur hafi gefið þær skýringar á því hvers vegna hann óskaði upplýsinga um hvort ég hefði komið við sögu lögreglunnar, að hann hafi viljað staðreyna hver ég væri til að komast hjá því að fara með mig á lögreglustöðina, þar sem ég var skilríkjalaus.
Tekur sýslumaður undir orð lögreglumannsins og segir fyrirspurn hans um fyrri mál mín hjá lögreglu hafa lotið að því að fullnægja rannsóknarskyldu hans. Af þessu tilefni vil ég ítreka fyrri spurningu mína varðandi það hvort mér beri, ef ég er stöðvaður fyrir hraðakstur eða minni umferðarlagabrot, að tíunda framangreinda kæru verði ég spurður að því hvort ég hafi komið við sögu lögreglunnar áður. Það er, ber mér skylda til við aðstæður sem þessar, að greina frá því að ég hafi hlotið kæru fyrir líkamsárás. Vil ég jafnframt benda á svarbréf ríkislögreglustjórans til Persónuverndar dags, 19. október 2001, en þar segir m.a:
"Eins og fram kemur í kvörtun A tengist umrædd líkamsárásarkæra á hendur honum á engan hátt því broti sem hann var stöðvaður fyrir í umrætt sinn, þ.e. of hröðum akstri og því engin ástæða fyrir viðkomandi lögreglumann að taka um umræðu um líkamsárásarmálið við hann."
Auk ofangreinds vísa ég til bréfs míns til Persónuverndar, dags. 4. júlí 2001, og eru þau sjónarmið sem þar koma fram ítrekuð."
Að loknum framangreindum bréfaskiptum taldi Persónuvernd enn vera þörf frekari skýringa og sendi því Ríkislögreglustjóra og sýslumanninum í Kópavogi bréf dagsett 29. júlí 2002. Segir þar m.a. að í ljósi 1. mgr. 13. gr. reglugerðar nr. 322/2001 um meðferð persónuupplýsinga hjá lögreglu og stofnskrár hópaheimilda Ríkislögreglustjóra, dags. 7. mars 2001, þurfi nánari upplýsingar frá sýslumanninum í Kópavogi um það hvernig staðið hafi verið að uppflettingu og miðlun umræddra upplýsinga, þ.e. hver (stöðuheiti) það hafi verið sem fletti upplýsingunum upp og miðlaði þeim til lögreglumanns á vettvangi. Þá var þess óskað að sýslumaður og ríkislögreglustjóri gerðu grein fyrir afstöðu sinni til þess hvort þeir teldu að brotið hafi verið gegn 1. mgr. 13. gr. reglugerðarinnar og þeim fyrirmælum sem fram koma í hópaheimild Ríkislögreglustjóra. Loks var þess óskað að Ríkislögreglustjóri skýrði með hvaða hætti embættið myndi bregðast við ef í ljós kæmi að brotið hefði verið gegn framangreindum fyrirmælum.
Svarbréf sýslumannsins í Kópavogi er dags. 19. september 2002. Segir þar að í umræddu tilviki hafi vinnsla persónuupplýsinga og miðlun þeirra verið í höndum vakthafandi varðstjóra. Sá varðstjóri hafi haft aðgang að málaskrá lögreglu sem stjórnandi vaktar, en vaktstjóri fellur undir aðgangshóp nr. 4, samkvæmt skilgreiningu ríkislögreglustjóra. Hafi hann því mátt afla umræddra upplýsinga. Þá segir í bréfi sýslumanns:
"Í bréfi yðar er þess farið á leit að sýslumaður geri grein fyrir afstöðu sinni hvort í umræddu tilviki hafi verið brotið gegn 1. mgr. 13. gr. rgl. 322/2001. Í því sambandi er vísað til bréfs embættisins, dags. 14. janúar s.l., þar sem fram koma útskýringar þess lögreglumanns sem hafði afskipti af A á vettvangi í umrætt sinn. Með notkun upplýsinganna á þennan hátt var lögreglumaðurinn að fullnægja tiltekinni rannsóknarskyldu. Í ljósi þessa er það mat mitt að aðgangur og notkun upplýsinganna hafi ekki brotið í bága við fyrrnefnt ákvæði reglugerðarinnar."
Svarbréf Ríkislögreglustjóra er dags. 22. október 2002. Segir þar að ríkislögreglustjórinn hafi ekki sett neina rannsókn í gang vegna þessa máls. Ríkislögreglustjóra sé ekki kunnugt um hvaða svör sýslumaðurinn í Kópavogi hafi gefið og hafi því ekki vitneskju um afstöðu og skýringar þess embættis til málsins. Síðan segir:
"Í 4. gr. áðurnefndar reglugerðar nr. 322/2001 er kveðið á um að ríkislögreglustjóri og lögreglustjórar hver í sínu umdæmi beri ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga og að meðferð samrýmist reglum og stöðlum sem Persónuvernd setur um hvernig tryggja skuli öryggi upplýsinga. Þetta er síðan áréttað í reglum ríkislögreglustjórans um aðgang að landskerfum lögreglu og almennt um notkun þeirra frá 29. janúar 2002. Ríkislögreglustjóri lítur því svo á að það sé á ábyrgð viðkomandi lögreglustjóra hvernig starfsmenn þess embættis meðhöndla persónuupplýsingar sem þeir hafa eða fá vitneskju um.
Ríkislögreglustjóri telur að verði starfsmenn uppvísir að brotum á reglum um málaskrá lögreglu og aðgang að landskerfum lögreglu, þá sé nauðsynlegt að forstöðumenn viðkomandi stofnana, í þessu tilviki viðkomandi lögreglustjórar, bregðist við í samræmi við alvarleika brots í hverju tilviki fyrir sig."
Ríkislögreglustjóri var, þann 11. nóvember sl., símleiðis beðinn að útskýra hvað felist í heimild stjórnenda vakta til fyrirspurna um "kærða aðila í málaskrá" samkvæmt reglum Ríkislögreglustjóra um aðgang að landskerfum lögreglu; einkum í ljósi þess að samkvæmt þeim hafa stjórnendur vakta aðeins heimild til að leita í málaskrá eigin embættis en ekki annarra embætta. Í svarbréfi Ríkislögreglustjóra, sem barst með tölvupósti þann 14. nóvember 2002, segir:
"Þeir sem sinna rannsóknum mála hjá lögreglu, sem og þeir sem stjórna vöktum, eiga að hafa aðgang að því að sjá alla aðila sem skráðir eru í þeim málum sem eru í vinnslu hjá þeirra embættum og að auki til að sjá kærða aðila í málum annarra embætta.
Almennir lögreglumenn hafa ekki aðgang að öðrum en kærðum aðilum í málum eigin embætta.
Í þeim tilvikum sem almennir lögreglumenn eru að störfum úti á vettvangi og þurfa á upplýsingum að halda um mál eða aðila í þeim, hafa þeir ýmist samband við fjarskiptamiðstöð lögreglunnar eða við stjórnanda vaktar í sínu embætti. Viðkomandi lögreglumaður leggur mat á það á vettvangi hvaða upplýsingar hann telur sig þurfa og óskar eftir þeim.
Starfsfólk fjarskiptamiðstöðvarinnar og þeir sem stjórna vöktum hafa oft ekki tíma til að setja sig inn í aðstæður á vettvangi og treysta því á dómgreind lögreglumanna á vettvangi varðandi umbeðnar upplýsingar."
III.
Niðurstaða Persónverndar
1.
Tilgangur laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, með áorðnum breytingum, er m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs ásamt því að tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga. Til að svo megi verða ber að tryggja að öll notkun persónuupplýsinga sé með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti, þær fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi, sbr. 7. gr. laganna. Er í lögunum nánar kveðið á um réttarstöðu hins skráða, skyldur ábyrgðaraðila og hvaða skilyrði uppfylla þurfi til að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil.
Vinnsla persónuupplýsinga telst hver sú aðgerð sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, þ.m.t. söfnun, skráning, varðveisla, leit, breyting og miðlun. Í 8. gr. laganna er kveðið á um almennar reglur um heimildir fyrir vinnslu persónuupplýsinga og í 9. gr. um sérstök skilyrði sem uppfylla þarf þegar um er að ræða vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga. Til viðkvæmra upplýsinga teljast m.a. upplýsingar um hvort maður hafi verið grunaður, kærður, ákærður eða dæmdur fyrir refsiverðan verknað, sbr. b-lið 8. tl. 2. gr. laganna.
2.
Um starfsemi lögreglu gilda ýmsar sérreglur er ýmist ganga framar framangreindum ákvæðum eða standa þeim til fulltyngis. Hlutverk lögreglu er rakið í 1. gr. laga nr. 90/1996, um stofnanir löggæslu og lögreglumenn, með áorðnum breytingum. Skal lögregla m.a. vinna að uppljóstran brota, stöðva ólögmæta háttsemi og fylgja málum eftir í samræmi við það sem mælt er fyrir um í lögum nr. 19/1991, um meðferð opinberra mála, eða öðrum lögum, sbr. c-lið 2. mgr. 1. gr. laga nr. 90/1996. Ríkislögreglustjóri skal halda málaskrá um kærur sem lögreglu berast um afbrot með öllum nauðsynlegum upplýsingum sem mál varða og halda skrá yfir handtekna menn, sbr. i-lið 1. mgr. 5. gr. laga nr. 90/1996, sbr. lög. nr. 15/2000. Skal dómsmálaráðherra setja nánari reglur um þessar skrár. Ákvæði um skráningu persónuupplýsinga hjá lögreglu er jafnframt að finna í 3. mgr. 19. gr. laga nr. 19/1991, um meðferð opinberra mála. Segir þar að dómsmálaráðherra skuli setja fyrirmæli í reglugerð um kerfisbundna skráningu og varðveislu lögreglu á upplýsingum um brotaferil einstakra manna eða atriði sem varða einkahagi þeirra. Samkvæmt 3. mgr. 45. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, skal í reglugerð kveðið á um eftirlitshlutverk Persónuverndar með rafrænni vinnslu persónuupplýsinga hjá lögreglu, ráðstafanir til að tryggja öryggi þeirra og innra eftirlit með þeim ráðstöfunum. Gilda um þessi atriði reglugerð nr. 322/2001, frá 9. apríl 2001, um meðferð persónuupplýsinga hjá lögreglu.
3.
A óskar í fyrsta lagi álits Persónuverndar á því hvort heimild standi til þess að lögum að lögregla varðveiti upplýsingar um kæru sem felld hafi verið niður og ef svo sé, hve lengi megi varðveita slíkar upplýsingar.
Í 1. tl. 2. gr. reglugerðar nr. 322/2001, um meðferð persónuupplýsinga hjá lögreglu, er tilgreint hvað skuli skrá í málaskrá lögreglu. Segir þar að upplýsingar um málsaðila og aðra þá sem mál varðar skuli skráðar, s.s. nöfn þeirra, kennitala, lögheimili og dvalarstaður, upplýsingar um vettvang brots eða atburðar, brotaflokk, lista yfir skýrslur málsins ásamt upplýsingum um rannsóknarferil. Í 1. mgr. 5. gr. segir að vinnsla lögreglu á persónuupplýsingum skuli takmörkuð við upplýsingar sem eru nauðsynlegar vegna lögreglustarfa. Segir ennfremur að eftir því sem frekast er unnt skuli vinnsla persónuupplýsinga bundin við sannreyndar upplýsingar. Í 6. gr. kemur fram að persónuupplýsingum skuli miðla innan lögreglu að því marki sem nauðsynlegt er vegna lögreglustarfa. Af framangreindu er ljóst að lögreglu ber lögum samkvæmt að halda skrár með tilgreindum persónuupplýsingum um þá sem grunaðir eru um refsiverð brot.
Ríkislögreglustjóri vísar til þess í bréfi sínu, dags. 19. október 2001, að í þeim drögum að reglum um málaskrá lögreglunnar sem unnið sé að, sé lögð til varðveisla þeirra upplýsinga sem byggja á formlegri kæru til lögreglu eða á framburðarskýrslu sem tekin hefur verið samkvæmt ákvæðum um sakborninga í lögum nr. 19/1991, um meðferð opinberra mála, en hvort tveggja eigi við í þessu máli. Rökin séu þau að lögregla verði að geta nálgast upplýsingar um slík mál og þá aðila sem þeim tengjast vegna starfa sinna en ekki síður vegna þeirra sem tengjast málinu og vilja síðar nálgast upplýsingar hjá lögreglunni um viðkomandi mál og vinnslu þess.
Sú meginregla laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, um eyðingu persónuupplýsinga þegar ekki telst lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær, sbr. 26. gr. laganna, tekur ekki til upplýsinga hjá lögreglu, sbr. 2. mgr. 3. gr. laganna. Mælt er fyrir um eyðingu slíkra upplýsinga hjá lögreglu í 2. mgr. 13. gr. reglugerðar nr. 322/2001 en þar segir að eyða skuli skráðum persónuupplýsingum sem ekki teljast lengur nauðsynlegar í þágu lögreglustarfa vegna aldurs þeirra eða af öðrum ástæðum. Verður að fallast á það með ríkislögreglustjóra að upplýsingar um mál, sem felld hafa verið niður vegna ónógra sannana, geti haft þýðingu síðar vegna rannsókna annarra mála. Upplýsingarnar séu því enn nauðsynlegar vegna lögreglustarfa, sbr. 1. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 322/2001. Þá er ljóst að slíkar upplýsingar geta haft þýðingu fyrir réttarstöðu annarra, svo sem brotaþola.
Með vísun til framangreinds, og að því virtu að telja verður að varðveisla upplýsinganna eiga sér málefnalegan tilgang í skilningi laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, er það niðurstaða Persónuverndar að fullar heimildir lögreglu hafi staðið til að halda umrædda skrá og varðveita þær persónuupplýsingar sem um er rætt í máli þessu.
4.
A óskar í öðru lagi álits Persónuverndar á lögmæti þess að ofangreindum upplýsingum um hann hafi verið miðlað úr málaskrá lögreglu til lögreglumanns á vettvangi vegna gruns um að hann hafi brotið ákvæði umferðarlaga. Óumdeilt er að A ók umrætt sinn bifreið án þess að hafa meðferðis ökuskírteini eða önnur persónuskilríki.
Í bréfi sýslumannsins í Kópavogi, dags.19. september 2002, kemur fram að leit í málaskrá að upplýsingum um A og miðlun þeirra til lögreglumanns á vettvangi hafi verið í höndum vakthafandi varðstjóra. Samkvæmt 1. mgr. 13. gr. reglugerðar nr. 322/2001 skal aðgangur lögreglumanna að persónuupplýsingum ekki vera rýmri en nauðsynlegt er með hliðsjón af þeim verkefnum sem þeir hafa með höndum. Hefur ríkislögreglustjóri á grundvelli þessa samþykkt sérstaka stofnskrá hópaheimilda, sem flokkar starfsmenn lögreglu í hópa og skilgreinir aðgang hvers hóps að skrám lögreglu og hvaða tilgangur telst lögmætur. Þegar umræddur atburður átti sér stað var í gildi slík stofnskrá frá 7. mars 2001. Samkvæmt henni var heimild stjórnenda vakta og almennra lögreglumanna til aðgangs að gögnum í málaskrá takmörkuð við fyrirspurnir um gögn viðkomandi embættis en tilgreind heimild til fyrirspurna um kærða aðila. Samkvæmt þeirri stofnskrá sem fylgdi tölvupóstsbréfi Ríkislögreglustjóra frá 14. nóvember sl. eru tekin af öll tvímæli um að stjórnendur vakta hafi aðgang að gögnum í málaskrá annarra embætta um kærða aðila. Af framansögðu verður að telja ljóst að umræddur vaktstjóri hafði heimild til aðgangs að gögnum um kærða einstaklinga í málaskrá lögreglu skráðum hjá öðrum embættum samkvæmt skilgreiningu og flokkun embættis ríkislögreglustjóra. Af sömu heimildum má ráða að almennur lögreglumaður hefur ekki þennan aðgang.
Það að leita að persónuupplýsingum í landskerfinu telst vera vinnsla persónuupplýsinga í skilningi laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Samkvæmt 5. gr. reglugerðar nr. 322/2001 skal vinnsla persónuupplýsinga hjá lögreglu takmörkuð við þær upplýsingar sem eru nauðsynlegar vegna lögreglustarfa. Eru fyrirspurnir um einstök mál og aðila þeirra færðar í sérstaka skrá (log-skrá), til að tryggja rekjanleika þeirra. Þá er og af gögnum málsins ljóst að starfsmaður sem gerir fyrirspurn í landskerfið getur búist við því síðar að vera spurður um ástæður fyrirspurnar. Er það því á ábyrgð hvers notanda og eftir atvikum yfirmanns hans að sjá til þess að sérhver fyrirspurn sem gerð er sé í samræmi við notendaheimild og þær reglur sem ríkislögreglustjóri hefur sett, þ.m.t. að sérhver fyrirspurn eigi sér yfirlýstan, skýran og málefnalegan tilgang sbr. 2. tl. 7. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Miðlun upplýsinga úr málaskrá lögreglu um A er ein tegund vinnslu í skilningi laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, með áorðnum breytingum og verður að eiga sér stoð í þeim sérlögum og reglum sem um starfsemi lögreglu gilda. Um miðlun upplýsinga innan lögreglu er fjallað í 1. mgr. 6. gr. reglugerðar nr. 322/2001 en þar segir að upplýsingum skuli einungis miðlað að því marki sem nauðsynlegt er vegna lögreglustarfa. Er ákvæðið í samræmi við ákvæði 7. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, um að sérhver vinnsla sé sanngjörn, málefnaleg og lögmæt og að öll meðferð upplýsinganna sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti, sbr. 1. tl. og að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi, sbr. 2. tl. 7. gr.
Ástæður þess að vaktstjóri miðlaði upplýsingum úr málaskrá lögreglu um A til lögreglumanns á vettvangi eru raktar í bréfi sýslumannsins í Kópavogi, dags. 14. janúar 2002. Af gögnum málsins er ljóst að tilgangur þess að takmarka aðgang að landskerfinu við tiltekna starfshópa er að tryggja öryggi upplýsinganna og skilgreina ábyrgð hvers og eins á að öll notkun, þ.m.t. miðlun, sé í samræmi við lög og þær reglur sem ríkislögreglustjóri hefur sett. Styðst framangreint sjónarmið við þau ákvæði reglna ríkislögreglustjóra um aðgang að landskerfum lögreglu og almennt um notkun þeirra frá 29. janúar 2002 er m.a. bannar notkun notendaheitis, sem öðrum hefur verið úthlutað, bannar að öðrum sé veittur aðgangur að landskerfunum með því að lána notandaheiti og lykilorð, kveður á um að starfsmaður sem gerir fyrirspurn geti búist við því síðar að verða spurður um ástæður fyrirspurnar og að allar fyrirspurnir eru rekjanlegar. Verður að telja að í framangreindum reglum felist skylda þess, sem aðgang hefur, til að staðreyna að lagastoð standi til miðlunar upplýsinga um einstök mál eða einstaka aðila úr landskerfinu.
Óumdeilt er að á lögreglunni hvílir skylda til að staðreyna að sá sem grunaður er um refsiverðan verknaði sé sá sem hann segist vera. Þrátt fyrir heimildir í lögum um skráningu persónuupplýsinga hjá lögreglu er ljóst að hún má ekki ganga lengra í vinnslu persónuupplýsinga en nauðsyn ber til starfs hennar vegna. Ber lögreglu að gæta þar meðalhófs, sbr. 7. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt 12. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 skal stjórnvald því aðeins taka íþyngjandi ákvörðun þegar lögmætu markmiði, sem að er stefnt, verður ekki náð með öðru og vægara móti. Skal þess þá gætt að ekki sé farið strangar í sakirnar en nauðsyn ber til, en ljóst er að slík aðgerð að taka ökumann af vettvangi og flytja hann á lögreglustöðina til þess að skoða af honum mynd í ökuskírteinaskrá eða flytja hann á annan stað þar sem hann getur útvegað persónuskilríki jafngildir í raun tímabundinni frelsisskerðingu.
Að mati Persónuverndar er mikilvægt við slíkar aðstæður sem hér um ræðir að virða framangreinda meðalhófsreglu stjórnsýsluréttarins. Í þessu tilviki voru upplýsingar í málaskrá lögreglu notaðar til að bera kennsl á mann sem lögreglumaður á vettvangi hafði grun um að hefði framið umferðarlagabrot. Ekki hefur verið sýnt fram á að önnur, og eftir atvikum vægari, leið hafi ekki verið fær til þess að bera kennsl á hann. Í ljósi þess og að því virtu að þær upplýsingar sem vaktstjóri miðlaði úr málaskrá voru alls óviðkomandi þeirri rannsókn sem fram fór á vettvangi af tilefni meints umferðarlagabrots, er það mat Persónuverndar að miðlun þeirra til lögreglumanns á vettvangi hafi farið í bága við þær meginreglur um gæði gagna og vinnslu sem kveðið er á um í 1 og 2. tl. 7. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. og einnig 1. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 322/2001, um meðferð persónuupplýsinga hjá lögreglu.
5.
A óskar að lokum álits Persónuverndar á því hvort honum beri skylda til að upplýsa lögreglu um framangreinda kæru ef spurður um fyrri afskipti lögreglu af honum. Úrlausn þessa máls fellur utan valdsviðs Persónuverndar og verður þegar af þeirri ástæðu ekki fjallað nánar um það af hennar hálfu.
Álitsorð
Það er álit Persónuverndar að lögreglu hafi verið heimilt að skrá og varðveita upplýsingar um kæru á hendur A vegna gruns um líkamsárás en að óheimilt hafi verið að miðla þeim til lögreglumanns á vettvangi í því skyni að staðreyna að A væri sá sem hann sagðist vera.
Stjórn Persónuverndar 9. desember 2002