Ákvörðun um miðlun leiðshafaskráar til nota í tengslum við markaðssetningarstarfsemi
Ákvörðun
Hinn 3. mars 2011 tók stjórn Persónuverndar svohljóðandi ákvörðun í máli nr. 2010/925:
I.
Bréfaskipti
Mál þetta á rætur að rekja til ábendinga ástvina látinna um að ekki sé gætt andmælaréttar samkvæmt 28. gr. laga nr. 77/2000 við notkun á leiðishafaskrá í þágu markaðssetningar. Er málið efnislega tengt fyrra máli nr. 2005/480 og svari Persónuverndar dags. 28. maí 2008.
Persónuvernd ritaði Kirkjugörðum Reykjavíkurprófastsdæma bréf, dags. 19. október 2010, af tilefni umræddra athugasemda ástvina og óskaði þess að kirkjugarðarnir upplýstu hvernig þeir uppfylla kröfur 5. mgr. 28. gr. laga nr. 77/2000 við afhendingu lista yfir leiðishafa í þágu markaðssetningar svo markpóstur berist ekki til þeirra sem vilja losna undan honum. Í svari kirkjugarðanna, dags. 16. nóvember s.á., segir:
„Um er að ræða þrjá aðila sem fá skrár afhentar frá okkur og tengist það í öllum þremur tilfellum sölu jólaraflýsinga á leiði ástvina. Fyrir Gufuneskirkjugarð er það Rafþjónustan Ljós, fyrir Fossvogskirkjugarð er það Rafheimur og fyrir Kópavogskirkjugarð er það JS ljósasmiðjan, en hinir síðastnefndu hafa tiltölulega nýlega hafið þessa þjónustu.
Tveir hinir fyrstnefndu senda út valkvæða gíróseðla sem mótttakendur geta greitt og fá þá uppsetta jólalýsingu á viðkomandi leiði. Á gíróseðlunum kemur fram að óski viðkomandi ekki eftir að fá slíka þjónustu er þeim bent á að hafa samband við skrifstofu Kirkjugarðanna og láta taka nafn sitt af lista. JS ljósasmiðjan sendir hins vegar út bréf til viðtakenda þar sem boðin er viðkomandi þjónusta.
Þar sem tenging skrifstofu kirkjugarðanna við aðstandendur er ekki bein (þ.e.a.s. aðstandendur hafa í upphafi samband við útfararstofur, þegar andlát ber að höndum) höfum við í raun ekki mikla möguleika á að kynna þessa þjónustu fyrirfram.
Einum til tveimur mánuðum eftir útför, sendum við út svokölluð leiðishafabréf til aðstandenda þeirra sem grafnir eru í görðum okkar. Þar hefðum við e.t.v. möguleika á að koma inn athugasemd vegna þessa máls. Við myndum í það minnsta geta upplýst dágóðan hóp nýrra leiðishafa um þessi mál. Hinsvegar gerist það líka að breytingar verða á skráningu leiðishafa t.d. þegar leiðishafi fellur frá þá eru viðkomandi leiði skráð á aðstandanda hins látna, án þess að sérstaklega sé haft samband við þann aðila.
Okkur langar að gera fyrrirspurn um það hvort þið gætuð fallist á að sá fyrirvari sem gerður er á útsendum gögnum ofangreindra verktaka til leiðishafa, þ.e. að þeir geti látið taka sig af útsendingarlista með því að hafa samband við okkur væri ásættanlegur fyrir ykkur hjá Persónuvernd.
Vissulega höfum við fullan hug á að fara að settum lögum hvað þetta varðar. Það má gjarnan upplýsa ykkur hjá Persónuvernd að miklar ánægjuraddir eru almennt með viðkomandi þjónustu.“
II.
Niðurstaða Persónuverndar
1.
Fjallað er um miðlun skráa í þágu markaðssetningar í ákvæði 5. mgr. 28. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Þar segir:
„Ábyrgðaraðila er heimilt að afhenda félaga-, starfsmanna- eða viðskiptamannaskrár til nota í tengslum við markaðssetningarstarfsemi. Þetta á þó aðeins við ef:
1. ekki telst vera um afhendingu viðkvæmra persónuupplýsinga að ræða,
2. hinum skráðu hefur, áður en afhending fer fram, verið gefinn kostur á að andmæla því, hverjum fyrir sitt leyti, að upplýsingar um viðkomandi birtist á hinni afhentu skrá,
3. slíkt fer ekki gegn reglum eða samþykktum viðkomandi félags,
4. ábyrgðaraðili kannar hvort einhver hinna skráðu hefur komið andmælum á framfæri við Þjóðskrá Íslands, sbr. 2. mgr., og eyðir upplýsingum um viðkomandi áður en hann lætur skrána af hendi.“
2.
Í mörgum tilvikum hafa leiðishafar greitt fyrir þá þjónustu sem Kirkjugarðar Reykjavíkurprófastsdæma veita þeim, s.s. fyrir viðgerðir á legsteinum eða gróðursetningu sumarblóma. Í öðrum tilvikum hafa þeir ekki gert það. Óháð því telur Persónuvernd að líta beri á þá sem viðskiptamenn í skilningi 5. mgr. 28. gr. Er þar m.a. tekið mið af markmiðsákvæði 1. mgr. 1. gr. laganna en samkvæmt því hafa lögin það markmið að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé unnið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Er ljóst að þrengri túlkun gæti komið í veg fyrir að verndarmarkmið laganna næðist. Af þessu leiðir að afhending persónuupplýsinga úr skránni í þágu markaðssetningar verður að samrýmast 5. mgr. 28. gr.
3.
Áður en afhent er skrá í þágu markaðssetningar skal, samkvæmt 2. tölulið 5. mgr. 28. gr., gefa hinum skráðu kost á að andmæla því að upplýsingar um sig birtist þar. Slíkan kost skal veita hverjum fyrir sitt leyti. Tillaga Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma er sú að þetta verði gert við útsendingu leiðishafabréfa og eftir atvikum við útsendingu gagna frá verktökum til leiðishafa. Þar myndi koma fram að þeir sem það vilji geti látið taka sig af útsendingarlista með því að hafa samband við Kirkjugarðana.
Persónuvernd fellst á það með Kirkjugörðunum að með slíkri aðferð megi uppfylla skyldu þeirra, sem ábyrgðaraðila skráarinnar, til að gefa hinum skráðu kost á að andmæla því að fá markpóst. Persónuvernd gerir því ekki athugasemd við það en minnir hins vegar á að ef garðarnir fela öðrum (s.s. undirverktökum) að uppfylla þessa skyldu yrðu þeir að gera við þá sérstaka vinnslusamninga í samræmi við 13. gr. laga nr. 77/2000.
Minnt er á að auk þess sem kanna þarf hverjir hinna skráðu hafi komið andmælum sínum á framfæri beint við skrárhaldara þarf að kanna hverjir þeirra hafa komið andmælum sínum á framfæri við Þjóðskrá Íslands. Samkvæmt 4. tölulið 5. mgr. 28. gr. skal bæði eyða af skránni upplýsingum um þá sem hafa komið andmælum sínum á framfæri beint við skrárhaldara og við Þjóðskrá Íslands.
Niðurstaða
Kirkjugörðum Reykjavíkurprófastsdæma ber, áður en þeir afhenda leiðishafaskrá til nota í tengslum við markaðssetningarstarfsemi, að gæta þess að gefa hinum skráðu kost á andmælum gegn því að fá markpóst. Skal afmá af listum nöfn þeirra sem hafa andmælt, annað hvort beint við garðana eða við Þjóðskrá Íslands.