Heilsufarsupplýsingar um starfsmenn hjá Reykjanesbæ

2011/1

26.4.2011

Efni: Skráning heilsufarsupplýsinga hjá Reykjanesbæ

1.
Aðdragandi máls og bréfaskipti

Persónuvernd vísar til fyrri samskipta af tilefni ábendingar Þ, framkvæmdastjóra Stéttarfélags í almannaþjónustu (SFR), varðandi veikindaskráningu starfsmanna hjá Reykjanesbæ.

Með bréfi, dags. 14. febrúar 2011, óskaði Persónuvernd eftir upplýsingum frá Reykjanesbæ um veikindaskráningu hjá Reykjanesbæ. Svarbréf G, starfsþróunarstjóra hjá bænum, dags. 28. janúar 2011, barst Persónuvernd þann 31. janúar s.á. en þar kom meðal annars fram:

„Eðli málsins samkvæmt heldur Reykjanesbær sem atvinnurekandi skrá um starfsmenn sína sem innihalda persónuupplýsingar. Telja verður augljóst að hver og einn starfsmaður hafi ótvírætt samþykkt vinnsluna með því að ráða sig til starfa hjá Reykjanesbæ. [...] Án slíkrar vinnslu gæti Reykjanesbær ekki uppfyllt skyldur sínar sem atvinnuveitandi bæði gagnvart starfsmönnum sínum, ríkisvaldinu, stéttarfélögum og öðrum sem eiga hlut að máli.

[...] Hvað varðar ábendingu þá er þér vísið til, þá er því til að svara að umfangsmikil vinnsla persónuupplýsinga er varða veikindi starfsmanna og barna þeirra fer ekki fram hjá Reykjanesbæ. Engin vinnsla eða utanumhald um veikindi starfsmanna fer fram, önnur en sú sem eðlilegt getur talist að fari fram í eðlilegu sambandi vinnuveitanda og starfsmanns. Þannig heldur yfirmaður hvers sviðs, deildar eða stofnunar sveitarfélagsins utan um forföll sinna starfsmanna. Þessir aðilar gefa síðan skýrslu mánaðarlega til trúnaðarlæknis, sem heldur utan um skráningarnar heildstætt. Enginn starfsmaður Reykjanesbæjar hefur beinan aðgang að þeim gögnum. [...]

[Þ]að er á ábyrgð yfirmanns hverrar deildar, sviðs eða stofnunar að halda skráningu um sitt starfsfólk og forföll þess. Í því felst m.a. að senda trúnaðarlækni skýrslu um veikindi starfsmanna. Trúnaðarlæknir er bundinn þagnarskyldu samkvæmt 15. gr. læknalaga. Sú vinnsla sem á sér stað með upplýsingarnar hjá trúnaðarlækni getur falist í því að bera saman forföll vegna veikinda milli sviða eða deilda. [...] Komi í ljós að veikindaforföll eru óeðlilega mikil á einum stað umfram aðra, þá getur það gefið ákveðnar vísbendingar um að bregðast þurfi við með einhverjum hætti. Þessar upplýsingar eru aldrei persónugreindar, heldur er einungis um tölfræðiupplýsingar að ræða. [...] Enginn starfsmaður Reykjanesbæjar hefur aðgang að upplýsingum trúnaðarlæknis,og engin miðlæg söfnun á þeim upplýsingum sem honum eru veittar fer fram hjá Reykjanesbæ.

[...]Skriflegur samningur er í gildi milli aðila. Ekki verður annað af þeim samningi ráðið en að hann uppfylli öll lagaskilyrði sem slíkur samningur þarf að uppfylla.“

Með bréfi, dags. 2. febrúar 2011, óskaði Persónuvernd eftir frekari upplýsingum um eftirfarandi:

1. Hvaða persónuupplýsingar væru skráðar hverju sinni, þ.e. hvort eðli veikinda væri skráð, nafn viðkomandi og/eða staða.
2. Hver hefði umsjón með skráningu framangreindra persónuupplýsinga, þ.e. yfirmaður eða trúnaðarlæknir.
3. Hvort þær upplýsingar sem sendar væru milli yfirmanna og trúnaðarlæknis væru persónugreinanlegar eða ópersónugreinanlegar.
4. Hvort vinnslusamningur hafi verið gerður samkvæmt 13. gr. laga nr. 77/2000 milli Reykjanesbæjar og trúnaðarlæknis bæjarins, ásamt afriti af þeim samningi.

Svarbréf G, starfsþróunarstjóra hjá Reykjanesbæ, dags. 7. febrúar 2011, barst stofuninni þann 9. febrúar s.á. Þar sagði meðal annars:
„Eins og fram kom í bréfi okkar [...] þá er skráning veikinda hjá starfsmönnum Reykjanesbæjar á hendi margra aðila, þ.e. yfirmanna sviða, deilda og stofnana bæjarins. Reykjanesbær heldur ekki miðlægt utan um þessar upplýsingar, heldur eru þær sendar trúnaðarlækni Reykjanesbæjar. Reykjanesbær hefur ekki aðgang að gögnum trúnaðarlæknis. Að afla upplýsinga um það sem þér farið fram á í bréfi yðar mun taka nokkurn tíma, þar sem að málinu koma tugir aðila. Því er útilokað að svör geti borist fyrir 11. febrúar eins og þér óskið.“

Þann 3. mars 2011 barst stofnuninni bréf G, hdl., f.h. Reykjanesbæjar, dags. sama dag. Þar sagði meðal annars:
„1. Þær upplýsingar sem skráðar eru um veikindi starfsmanna eru hvort starfsmaður hafi tilkynnt veikindi, annað hvort eigin veikindi eða veikindi barns. Ekkert er skráð um eðli veikinda nema til komi langtímaveikindi. Slík veikindi eru skilgreind sem veikindi sam vara 4 vikur eða lengur. Eðli máls samkvæmt er haldið utan um það á hverju sviði hvaða starfsmenn tilkynna veikindi. Þessar upplýsingar sendir yfirmaður hvers sviðs eða deildar til trúnaðarlæknis í hverjum mánuði. Trúnaðarlæknir hefur yfir að ráða lista yfir alla starfsmenn sveitarfélagsins, og starfsdeild þeirra. Trúnaðarlæknir sendir starfsmannastjóra Reykjanesbæjar skýrslu um veikindi starfsmanna ársfjórðungslega. Engin persónugreinanleg gögn eru í þeim skýrslum. [...]
2. [...] [Y]firmaður á hverju sviði sem hefur umsjón með skráningu veikinda og sendir þær til trúnaðarlæknis.
3. [...] [U]pplýsingar [eru] persónugreinanlegar eftir nöfnum viðkomandi starfsmanna.
4. Samstarfssamningur Reykjanesbæjar og Sigurjóns Kristinssonar, trúnaðarlæknis, er hjálagður. Samningur þessi er í raun útrunninn, en aðilar eru sammála um að framlengja honum. Undirritaður hefur verið fenginn til þess að gera breytingar á samningi aðila er lúta að nokkrum atriðum. Óskar undirritaður eftir því að Persónuvernd komi á framfæri athugasemdum við núgildandi samning aðila með tilliti til persónuverndarsjónarmiða.“

2.
Svar Persónuverndar

Með vísan til framangreindrar óskar lögmannsins, og af tilefni erindis Stéttarfélags í almannaþjónustu (SFR), hefur verið ákveðið að útskýra eftirfarandi atriði sem lúta að lögmæti umræddrar vinnslu :

2.1. Skráning heilsufarsupplýsinga
Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirka vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna. Gerður er greinarmunur á almennum upplýsingum og þeim sem viðkvæmar teljast. Samkvæmt c-lið 8. tölul. 2. gr. laganna teljast upplýsingar um heilsuhagi til viðkvæmra persónuupplýsinga. Vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr.

Af framangreindu er ljóst að efni máls þessa, skráning upplýsinga um fjarvistir einstaklings frá vinnu vegna veikinda og eðli þeirra veikinda, er „vinnsla persónuupplýsinga“ í skilningi laga nr. 77/2000.

Í 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. og  2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000 kemur fram að vinnsla er heimil ef til hennar stendur lagaheimild. Í 4.-6. gr. laga nr. 19/1979 um rétt verkafólks til uppsagnarfrests frá störfum og til launa vegna sjúkdóms- og slysaforfalla er fjallað um rétt til launa í veikindum. Af þeim ákvæðum er ljóst að viss vinnsla heilsufarsupplýsinga af hálfu vinnuveitenda er óhjákvæmileg til að launþegi geti nýtt sér þann rétt. Samkvæmt 8. gr. laganna skal launþegi, sem vill neyta þessa réttar, afhenda atvinnurekanda vottorð læknis um veikindi eða slys er sýni að hann hafi verið óvinnufær vegna veikindanna eða slyssins.

Samkvæmt 3. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000 er vinnsla heimil beri ábyrgðaraðila skylda til hennar samkvæmt samningi aðila vinnumarkaðarins. Hér ber að líta til kjarasamnings Stéttarfélags í almannaþjónustu við fjármálaráðherra f.h. ríkissjóðs. Í 12. kafla hans segir m.a. um rétt starfsmanna vegna veikinda og slysa:

„12.1 Tilkynningar, vottorð og útlagður kostnaður
12.1.1 Ef starfsmaður verður óvinnufær vegna veikinda eða slyss, skal hann þegar tilkynna það yfirmanni sínum sem ákveður hvort læknisvottorðs skuli krafist og hvort það skuli vera frá trúnaðarlækni hlutaðeigandi stofnunar. Krefjast má læknisvottorðs af starfsmanni vegna óvinnufærni hvenær sem forstöðumanni /yfirmanni stofnunar þykir þörf á.
12.1.2 Ef starfsmaður kemur ekki til starfa vegna veikinda eða slyss í meira en 5 vinnudaga samfleytt, skal hann sanna óvinnufærni sína með læknisvottorði.  Ef um er að ræða endurteknar fjarvistir starfsmanns, skal hann sanna óvinnufærni sína með læknisvottorði eftir nánari ákvörðun forstöðumanns/yfirmanns.
12.1.3 Ef starfsmaður er óvinnufær vegna veikinda eða slyss um langan tíma, skal hann endurnýja læknisvottorð sitt eftir nánari ákvörðun forstöðumanns­/yfirmanns en þó ekki sjaldnar en mánaðarlega.  Frá þessu má þó veita undanþágu eftir tillögu trúnaðarlæknis ef hann telur auðsætt að um lengri veikindafjarvist verði að ræða.
12.1.4 Skylt er starfsmanni sem er óvinnufær vegna veikinda eða slyss að gangast undir hverja þá venjulega og viðurkennda læknisrannsókn sem trúnaðarlæknir kann að telja nauðsynlega til þess að skorið verði úr því hvort forföll séu lögmæt, enda sé kostnaður vegna viðtals við lækni og nauðsynlegra læknisrannsókna greidd af vinnuveitanda.
12.1.5 Endurgreiða skal starfsmanni gjald vegna læknisvottorða sem krafist er skv. gr. 12.1.1-12.1.4. Sama gildir um viðtal hjá lækni vegna öflunar vottorðs.
12.1.6 Vinnuveitandi greiði starfsmanni þau útgjöld sem starfsmaður hefur orðið fyrir af völdum slyss á vinnustað og slysatryggingar almannatrygginga bæta ekki skv. 27. gr. laga nr. 117/1993 um almannatryggingar.“

Samkvæmt framanrituðu samningsákvæði er starfsmanni, sem verður óvinnufær vegna veikinda eða slyss, skylt að greina frá því og jafnvel afhenda læknisvottorð.

Af framangreindu leiðir að skráning upplýsinga um fjarvistir vegna veikinda starfsmanna Reykjanesbæjar, eins og henni hefur verið lýst í bréfaskiptum, samrýmist 3. tölul.  1. mgr. 8. gr. og 2. og 3. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000.

2.2. Vinnslusamningur
Fyrir liggur hins vegar að skráningarnar eru sendar frá yfirmönnum deilda, sviða eða stofnana Reykjanesbæjar til trúnaðarlæknis bæjarins samkvæmt samningi við hann. Tilgangur þess er að útbúa tölfræði og veita forstöðumönnum og stjórnendum ráðgjöf varðandi læknisfræðileg málefni starfsmanna. Samkvæmt 13. gr. laga nr. 77/2000 er ábyrgðaraðila heimilt að fela vinnsluaðila þá vinnslu sem honum sjálfum er heimil, að uppfylltum tilgreindum skilyrðum. Ákvæðið byggir á reglum 16. gr. og 2.–4. mgr. 17. gr. tilskipunar nr. 95/46/EB sem fela í sér tvo meginþætti, þ.e. (a) að vinnsluaðili megi eingöngu meðhöndla persónuupplýsingar í samræmi við lög og fyrirmæli ábyrgðaraðila og (b) að ábyrgðaraðili skuli gera við vinnsluaðila skriflegan samning - svonefndan vinnslusamning, þar sem afmarka skuli skyldur vinnsluaðila við meðferð umræddra persónuupplýsinga.

Sá samningur sem lagður hefur verið fyrir í málinu er útrunninn auk þess sem hann uppfyllir ekki fyrirmæli 13. gr. laga nr. 77/2000. Af þeim ástæðum, og með vísan til 37. gr. laga nr. 77/2000, beinir Persónuvernd þeim tilmælum til Reykjanesbæjar að gera nýjan vinnslusamning þar sem fram komi að vinnsluaðila sé einungis heimilt að starfa í samræmi við fyrirmæli ábyrgðaraðila og að ákvæði laga nr. 77/2000 um skyldur ábyrgðaraðila gildi einnig um þá vinnslu sem vinnsluaðili annast.

2.3. Fræðsluskylda
Þá bendir Persónuvernd á að í 20. gr. laga nr. 77/2000 er fjallað um fræðsluskyldu þegar persónuupplýsinga er aflað hjá hinum skráða. Kemur fram að þá skuli ábyrgðaraðili veita fræðslu um ýmis atriði, m.a. atriði sem hinn skráði þarf að vita til að geta gætt hagsmuna sinna. Það á t.d. við um það hvort honum sé skylt eða valfrjálst að veita umbeðnar upplýsingar og hvaða afleiðingar það kunni að hafa veiti hann þær ekki. Af hálfu Reykjanesbæjar hefur ekki komið fram að við ráðningu starfsmanna sé þeim veitt tiltekin fræðsla um þá vinnslu sem fram fer og lýst hefur verið í bréfaskiptum.

Við túlkun á ákvæði 20. gr. laga nr. 77/2000 ber m.a. að líta til þess hún byggir á 10. gr. tilskipunar 95/46 frá Evrópusambandinu. Er þar sérstaklega tilgreint að við mat á því hvort og að hvaða marki skuli veita hinum skráða fræðslu skuli taka mið „af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við söfnunina, til að tryggja hinum skráða að vinnslan fari fram á sanngjarnan hátt gagnvart honum“. Í ljósi þessa, og að virtri meginreglu 7. gr. laga nr. 77/2000 um sanngirni við vinnslu persónuupplýsinga, er mikilvægt að veitt fræðsla sé skýr, sérstaklega  um valfrelsi manns til að veita viðkvæmar persónuupplýsingar um sig.

Í ljósi framangreinds beinir Persónuvernd því þeim tilmælum til Reykjanesbæjar að starfsmönnum sé veitt fullnægjandi fræðsla um tilhögun á veikindaskráninga. Er æskilegt að það sé gert þegar við ráðningu.

3.
Niðurstaða

Með vísan til framangreinds beinir Persónuvernd þeim tilmælum, sbr. 37. gr. laga nr. 77/2000, til Reykjanesbæjar að bærinn hagi skráningu fjarvista starfsmanna þannig að fullnægt sé ákvæðum laga nr. 77/2000 um vinnslusamning og fræðslu til starfsmanna.