Samanburður á stimpilklukku og ökurita

7.7.2011

Úrskurður

Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 22. júní 2011 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2011/147:

I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti

Þann 3. febrúar 2011 barst Persónuvernd kvörtun frá G(hér eftir nefndur kvartandi) yfir því að Olíudreifing hf. hafi borið upplýsingar úr ökuritum fyrirtækisins saman við upplýsingar um hann úr stimpilklukku, þ.e. um unna tíma. Segir að hann hafi ekki verið látinn vita að slíkur samanburður færi fram, þ.a. að upplýsingar úr stimpilklukkum yrðu bornar saman við upplýsingar úr SAGA ökuritum.

Með bréfi, dags. 15. febrúar 2011, gerði Persónuvernd Olíudreifingu ehf. grein fyrir kvörtuninni og bauð félaginu að koma sínum sjónarmiðum á framfæri til samræmis við 13. og 14. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Svarbréf Olíudreifingar hf., dags. 7. mars 2011, barst stofnuninni þann 9. mars 2011. Þar segir m.a.:

„Olíudreifing notar ökurita frá Trackwell (voru áður notaðir Saga ökuritar). Olíudreifing hefur sett sér reglur um notkun búnaðarins, síðast endurskoðaðar 12.8.2008. Þar kemur fram hvað er hægt að sjá úr kerfinu og hver markmið með notkun hans eru.

Þegar notkun ökurita hófst hjá Olíudreifingu var það í samstarfi við ND á Íslandi. ND sótti um notkunina til persónuverndar. Afrit af þeirri umsókn finnst ekki hjá félaginu en ætti að vera til hjá Persónuvernd.

Engin sjálfvirk samkeyrsla er á gögnum úr ökuritanum við aðrar skrár, hvorki stimpilklukku eða önnur kerfi. Engum öðrum gögnum en staðsetningu bílsins og upplýsingum um hann er safnað í kerfi. Enginn tengsl eru við ökumann í trackwell kerfinu.

Í því tilfelli sem um ræðir var vinnutími viðkomandi starfsmanns óvenju langur samkvæmt stimpilklukku og því var skoðað í kerfið hver ferill bílsins hefði verið, hvenær hann hafði lagt af stað, hvar hann hefði stoppað og hvenær hann kom í heimabækistöð, og leitað skýringa hjá starfsmanni. Við teljum þetta vera í samræmi við þær reglur sem við settum okkur og reglur 837/2006 enda er ekki hæg[t] að koma við annarri verkstjórn. Bæði þar sem enginn starfsmaður er á skrifstofu á þeim tíma sem rætt var um við viðkomandi starfsmann og að ekki er hægt að fylgjast með notkun bílsins með öðrum hætti.

Viðkomandi starfsmaður fékk afrit af gögnunum og var gefinn kostur á að tjá sig um þau. Starfsmanni mátti vera ljóst að fyrir lágu gögn um innstimplun og hvaða gögn lágu fyrir í kerfinu um ferðir bílsins samkvæmt reglum félagsins. Viðkomandi bíll er olíubíll og eingöngu til nota í þágu vinnuveitanda og því eiga ekki við sjónarmið um að vöktunin beinist að ferðum einstaklingsins í eigin þágu.

Við innleiðingu var notkun ökuritanna kynnt fyrir trúnaðarmanni starfsmanna, kynnt fyrir bílstjórum á starfsmannafundi, reglum um notkun dreift á bílstjóra og límmiði settur í bíla með ökurita.

Það er skoðun félagsins að notkun félagsins á búnaðinum uppfylli lög 77/2000 um persónuvernd og reglur nr. 837/2006.“

Svarbréf Olíudreifingar hf. var borið undir kvartanda með bréfi, dags. 19. apríl 2011, og honum gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum. Engin svör bárust.


II.
Forsendur og niðurstaða

1.
Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.

Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.
Vinnsla persónuupplýsinga með samanburði á ökurita og stimpilklukku, þ.e. unnum tímum kvartanda, fellur því undir úrskurðarvald Persónuverndar.

2.
Í fyrsta lagi lýtur erindi kvartanda að því að Olíudreifing hf. hafi borið upplýsingar úr ökurita í olíubifreið félagsins saman við persónuupplýsingar um unna tíma kvartanda, þ.e. samkvæmt stimpilklukku.

Svo vinnsla persónuupplýsinga sé heimil verður ávallt að fullnægja einhverju af skilyrðum 8. gr. laga nr. 77/2000. Í  7. tölul. 1. mgr. 8. gr. segir að heimil sé vinnsla sé hún nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Í þessu felst að meta skal þá hagsmuni sem vegast á. Bæði þarf að líta til réttinda og frelsis hins skráða og þeirra lögmætu hagsmuna annarra af því að vinnslan fari fram.

Af hálfu ábyrgðaraðila, Olíudreifingar hf., hefur verið bent á að í umræddu tilviki hafi unnir tímar kvartanda verið óvenju margir og því hafi verið nauðsynlegt að kanna málið. Hafi upplýsingar úr ökurita verið notaðar enda ekki hægt að koma við annarri verkstjórn. Enginn starfsmaður hafi verið á skrifstofu á þessum tiltekna tíma og ekki verið unnt að fylgjast með notkun bílsins með öðrum hætti.  Að mati Persónuverndar eru þetta lögmætir hagsmunir í skilningi ákvæðis 7. töluliðar 1. mgr. 8. gr. Að því er varðar hagsmuni hins skráða hins vegar verður ekki séð að hann hafi fært fram rök er styðji þá niðurstöðu að vinnslan hafi raskað grundvallarréttindum hans eða frelsi. Þá skiptir máli að sú bifreið sem ökuritinn er í er olíubíll og eingöngu til nota í þágu vinnuveitanda. Verður því ekki séð að einkalífshagsmunir kvartanda af því að vinnslan færi ekki fram hafi vegið þyngra en framangreindir hagsmunir ábyrgðaraðila.

3.
Í öðru lagi er kvartað yfir því að kvartandi hafi ekki fengið fræðslu frá ábyrgðaraðila um að upplýsingar úr ökurita yrðu hugsanlega bornar saman við persónuupplýsingar um unna tíma, þ.e. samkvæmt stimpilklukku. Í 20. gr. laga nr. 77/2000 segir að þegar ábyrgðaraðili aflar persónuupplýsinga hjá hinum skráða sjálfum skuli hann meðal annars fræða hann um þau atriði sem hann þarf að vita, með hliðsjón af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við vinnslu upplýsinganna, svo að hann geti gætt hagsmuna sinna.  Í 10. gr. reglna um rafræna vöktun nr. 837/2006 er sömuleiðis að finna ákvæði um fræðslu sem veita ber þeim sem sæta rafrænni vöktun. Segir þar að starfsmönnum skuli veitt fræðsla um tilgang vöktunar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að þeim upplýsingum sem safnast og hversu lengi þær verði varðveittar.

Í máli þessu hefur komið fram að við innleiðingu á notkun ökurita hafi þeir verið kynntir fyrir trúnaðarmanni starfsmanna. Þá hafi notkunin verið kynnt fyrir bílstjórum á starfsmannafundi, reglum um notkun hafi verið dreift til bílstjóra og límmiði settur í bíla með ökurita til að minna á tilvist þeirra. Af hálfu kvartanda hefur engum athugasemdum við þetta verið komið á framfæri. Að mati Persónuverndar liggur því ekki fyrir að ábyrgðaraðili hafi vanrækt fræðsluskyldu sína samkvæmt 20. gr. laga nr. 77/2000 og 10. gr. reglna um rafræna vöktun nr. 837/2006.


Ú r s k u r ð a r o r ð:

Samanburður  Olíudreifingar hf. á persónuupplýsingum um G, sem sóttar voru í stimpilklukku, við upplýsingar um notkun olíubifreiðar, þ.e. samkvæmt ökurita, fór ekki í bága við lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.