Vinnsla persónuupplýsinga um dagforeldra

28.9.2011

Efni:

Svar við fyrirspurn, dags. 14. apríl 2011, frá Barnavistun - félagi dagforeldra

 



1.
Fyrirspurn Barnavistunar

Persónuvernd vísar til fyrirspurnar Barnavistunar, dags. 14. apríl 2011, varðandi heimild Reykjavíkurborgar til að óska eftir fjárhagsupplýsingum um dagforeldri. Þar segir:

„Okkur hjá Barnavistun félagi dagforeldra langar að fá álit ykkar á hvað sé löglegt af hálfu Reykjavíkurborgar að gera gagnvart okkur og okkar starfi sem dagforeldrar.
Þar sem samkeppnisstofnun hefur sagt að við megum ekki hafa sameiginlega gjaldskrá hefur Reykjavíkurborg þá heimild til að krefja hvert og eitt okkar um að senda þeim gjaldskrá okkar til sín til að ath hvort við séum að innheimta í samræmi við uppgefin tímafjölda hvers og eins barns sem er í vistun hjá okkur?
Er það löglegt af hálfu Reykjavíkurborgar að geta kallað eftir kvittunum eða reikningum frá okkur til að fylgjast með hver hluti foreldra er vegna vistunar barna hjá okkur til að stemma við uppgefin tímafjölda barnanna sem eru í vistun hjá okkur.?
Er það ekki persónulegt fyrir hvert og eitt dagforeldri hvað það er að taka í greiðslur fyrir dagvistun barna sem hjá þeim dvelja eða er það eitthvað sem Reykjavíkurborg hefur heimtingu á að vita?“

2.
Skýringar Reykjavíkurborgar

Með bréfi, dags. 16. maí 2011, tilkynnti Persónuvernd Reykjavíkurborg um erindi Barnavistunar. Óskaði Persónuvernd sérstaklega eftir annars vegar upplýsingum um hvort það væri réttur skilningur Persónuverndar að Reykjavíkurborg óski eftir fjárhagsupplýsingum tiltekinna einstaklinga en ekki fyrirtækja sem hafi verið stofnuð um starfsemina, s.s. einkahlutafélaga. Hins vegar óskaði Persónuvernd eftir upplýsingum um á hvaða heimild í lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga framangreind vinnsla persónuupplýsinga væri byggð.

Svarbréf D, hdl., f.h. hönd borgarlögmanns, barst með bréfi, dags. 1. júní 2011. Þar segir m.a.:

„Um fyrra atriðið er því til að svara að framlag Reykjavíkurborgar er í öllum tilvikum greitt beint til dagforeldra enda reka dagforeldrar, sem fá greitt framlag frá Reykjavíkurborg, dagforeldraþjónustu á eigin kennitölu. Eftir því sem borgarlögmaður kemst næst hefur ekkert dagforeldri stofnað fyrirtæki um reksturinn. Af þessu leiðir að umræddra upplýsinga er óskað um viðkomandi dagforeldri.
[...]
Mælt er fyrir um daggæslu barna í heimahúsum í 34. gr. laga nr. 40/1991, um félagsþjónustu sveitarfélaga, og er nánari reglur um daggæslu barna að finna í reglugerð, nr. 907/2005, sem sett var samkvæmt heimild í fyrrnefndri 34. gr. laga, nr. 40/1991, með síðari breytingum. Í reglugerðinni, sem öðlaðist gildi 1. nóvember 2005, er m.a. mælt fyrir um í 4. gr. að sveitarfélög beri ábyrgð á því að höfð sé umsjón og eftirlit með starfsemi dagforeldra. Þá skulu sveitarfélög setja nánari reglur um framkvæmd eftirlits sbr. 4. mgr. 35. reglugerðar, nr. 907/2005. Í 42. gr. sömu reglugerðar er kveðið á um heimild sveitarstjórnar til að taka þátt í greiðslu kostnaðar sem hlýst af daggæslu í heimahúsum. Ákveði sveitarstjórn að veita framlag til slíkrar niðurgreiðslu er henni skylt að setja reglur þar að lútandi. Á grundvelli ákvæðis í tilvitnaðri 42. gr. hefur Reykjavíkurborg sett reglur um framlag barna hjá dagforeldrum og tóku þær gildi 1. september 2010 (sjá hjálagt). Í 6. gr. reglnanna kemur fram að leikskólasvið niðurgreiðir hluta af kostnaði vegna vistunar barna í hlutfalli við þann tíma sem þau dvelja hjá dagforeldri. Enn fremur segir í 3. mgr. 6. gr. að fjöldi niðurgreiddra dvalarstunda skuli vera í samræmi við ákvörðun borgarstjórnar og dvalarsamning foreldra við dagforeldri. Þá er í 11. gr. mælt fyrir um eftirlit af hálfu Leikskólasviðs Reykjavíkurborgar með framlögum. Hafa ber hugfast í þessu sambandi að með dvalarsamningi samþykkir foreldri að greiða dagforeldri ákveðið gjald fyrir tiltekinn fjölda dvalarstunda barns í daggæslu. Hluta af þeim kostnaði greiðir Reykjavíkurborg með framlagi sínu en sú niðurgreiðsla verður ávallt að vera í samræmi við skilmála dvalarsamnings. Þá kveða reglur Reykjavíkurborgar um leikskólaþjónustu á um að Reykjavíkurborg niðurgreiði vistun barns á einum stað í senn, sbr. grein 1.c í hjálögðum reglum. Til að unnt sé að sannreyna upplýsingar sem framlag Reykjavíkurborgar byggir á, s.s. vistunarstað barns, réttan fjölda dvalarstunda og rétta fjárhæð framlags þarf Reykjavíkurborg að hafa aðgang að umræddum upplýsingum. Með 11. gr. reglna um framlag barna hjá dagforeldrum er leitast við að tryggja virkni innra eftirlits og að meðferð fjármuna borgarinnar sé í samræmi við lög og reglugerðir og kröfur sem gerðar eru til eftirlits- og fullvissuaðferða hjá stofnunum Reykjavíkurborgar en með samningi um framlag vegna dvalar barns hjá dagforeldri (sjá hjálagt eyðublað) samþykkja aðilar að lúta reglum um framlag vegna barna hjá dagforeldrum. Þá telst skoðun slíkra upplýsinga ennfremur vera til fyllingar því eftirlit[i] sem mælt er fyrir um í 35. gr. reglugerðar nr. 907/2005.

Ljóst er að á Reykjavíkurborg hvílir rík skylda til að hafa fullnægjandi eftirlit með framlögum sínum auk þess sem Reykjavíkurborg ber að gæta ábyrgðar í meðferð fjármuna sveitarfélagsins enda kristallast sú regla í 64. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998. Því ber Reykjavíkurborg að sannreyna upplýsingar sem eru grundvöllur fyrir útreikningi á greiðslum borgarsjóðs til dagforeldra, og þau gögn önnur sem þurfa þykir til samanburðar og fullvissu úttekta.

Að því gefnu að um vinnslu persónuupplýsinga sé að ræða í skilningi laga, nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, er ljóst, m.a. með vísan til framangreinds, að heimild til vinnslu persónuupplýsinga byggist á 3. og 7. tl. 8. gr. laganna, auk þess sem heimild skv. 5. tl. á við. Þá er ljóst að vinnslan er nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að, en með því að móttaka framlag frá Reykjavíkurborg samþykkir dagforeldrið eftirlit með framlaginu. Með vísan til þessa byggist umrædd vinnsla ennfremur á 2. tl. 8. gr. laga, nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.“

Með bréfi, dags. 5. júlí 2011, var Barnavistun - félagi dagforeldra, veitt færi á að koma á framfæri athugasemdum við bréf Reykjavíkurborgar. Svarbréf Barnavistunar barst Persónuvernd þann 8. ágúst s.á. Þar segir:

„Við hjá stjórn  Barnavistunar höfum farið yfir málið og það sem kemur fram hjá Reykjavíkurborg eru aðeins tilvitnanir  í reglur um daggæslu barna í heimahúsi sem við erum alveg meðvituð um. Í reglugerð um daggæslu barna í heimahúsi kemur hvergi fram að dagforeldrum sé skylt að sýna eða afhenda kvittanir vegna greiðslu foreldra til dagforeldra, hinsvegar er okkur skylt eins og lög segja  til um að skila skattaskýrslu  árlega eins og öðrum Íslendingum með upplýsingum um tekjur okkar fyrir árið sem og við gerum. Finnst okkur þetta því ekki vera svör við spurningum okkar í bréfi dagsett þann 14 apríl sl, þar sem við erum verktakar og  samkeppnisaðilar teljum við okkur ekki vera skyldug til að upplýsa um okkar gjaldskrá né opna bankareikninga okkar. Á staðfestingablaði sem sent er daggæsluráðgjafa mánaðarlega kemur fram tímafjöldi hvers og eins barns ásamt því að þegar vistun hefst eru einnig send vistunarblöð með undirskrift foreldra, kemur þar einnig  fram tímafjöldi barnsins.Teljum við að þurfi Reykjavíkurborg frekari staðfestingu á dvalartíma barns geti þau leitað til foreldra barnsins til að fá frekari upplýsingar.“

3.
Svar Persónuverndar

Samkvæmt 6. tölul 3. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000 skal Persónuvernd tjá sig, samkvæmt beiðni eða að eigin frumkvæði, um álitaefni varðandi meðferð persónuupplýsinga. Með vísun til þessa hlutverks tjáir hún sig um það atriði sem erindi Barnavistunar lýtur að - þ.e. um heimild Reykjavíkurborgar til að óska eftir upplýsingum úr gjaldskrá dagforeldra og reikningum til að stemma við uppgefinn tímafjölda hvers barns fyrir sig.

Svo að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil þarf ávallt að vera fullnægt einhverri af kröfunum í 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar um ræðir viðkvæmar persónuupplýsingar verður að auki vera fullnægt einhverri af viðbótarkröfunum fyrir vinnslu slíkra upplýsinga sem taldar eru upp í 9. gr. laganna. Eins og málið liggur fyrir verður ekki talið að hér sé um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða, sbr. 8. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Í 2. tölul. segir að heimil sé vinnsla sem sé nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður. Þá segir í 3. tölul. 8. gr. laganna að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila.

Af hálfu Reykjavíkurborgar hefur verið bent á að hina almennu skyldu sem á henni hvílir samkvæmt 64. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 um að gæta ábyrgðar í meðferð fjármuna sveitarfélagsins. Þá hefur hún bent á ákvæði laga nr. 40/1991 um félagsþjónustu sveitarfélaga. Í 34. gr. þeirra segi að félagsmálanefnd, eða önnur nefnd samkvæmt ákvörðun sveitarstjórnar, skuli veita leyfi til daggæslu barna í heimahúsum og annast rekstur gæsluvalla fyrir börn og ráðherra setja reglugerð um starfsemi og rekstur gæsluvalla og daggæslu í heimahúsum. Slík reglugerð hafi verið sett; nr. 907/2005 - um daggæslu barna í heimahúsum. Í 4. gr. hennar segi að sveitarfélög beri ábyrgð á eftirliti með starfsemi dagforeldra og í 34. og 35. gr. séu ákvæði um eftirlit með starfsemi dagforeldra. Í 4. mgr. 35. gr. segi að sveitarfélag skuli setja nánari reglur um framkvæmd eftirlitsins. Borgin hafi sett slíkar reglur 1. september 2010, þ.e. um framlag vegna barna hjá dagforeldrum. Í 11. gr. þeirra segi að borgin áskilji sér rétt til að kanna hvort farið sé að reglunum. Af framangreindu leiði að Reykjavíkurborg verði að fá umræddar upplýsingar frá dagforeldrum til að rækja skyldu sína samkvæmt framangreindum reglum með því að sannreyna þær upplýsingar sem séu grundvöllur fyrir útreikningi á greiðslum borgarsjóðs til foreldra.

Með vísan til framangreindra ákvæða er það álit Persónuverndar að Reykjavíkurborg sé heimilt að óska eftir kvittunum og reikningum frá dagforeldrum, sbr. 3. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2000.

Vegna athugasemdar Barnavistunar um að í svari Reykjavíkurborgar séu aðeins tilvitnanir í reglur um daggæslu barna í heimahúsi, má einnig benda á það sem segir í svari borgarinnar um þann samning sem dagforeldrar hafi gert. Með fylgdi sýnishorn staðlaðs samnings milli dagforeldra og foreldra um framlag vegna dvalar barns hjá dagforeldrinu. Þar segir að um framlagið gildi reglur borgarinnar. Í ljósi áðurnefndra ákvæða er þannig ljóst að slíkur samningur verður ekki efndur nema Reykjavíkurborg berist umræddar upplýsingar til að haft eftirlit með ráðstöfun fjármuna sinna. Telst vinnslan því, í ljósi þeirra samninga sem viðkomandi dagforeldrar hafa gert, einnig byggjast á 2. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2000.