Úrlausnir
Varðveisla lögreglu á persónuupplýsingum
Persónuvernd hefur svarað kvörtun manns yfir varðveislu persónuupplýsinga hjá Lögreglunni á Suðurnesjum. Um var að ræða upplýsingar um slys. Persónuvernd taldi að á lögreglu hvíldi skylda til að varðveita slík gögn og því bæri henni að varðveita þá skýrslu sem erindið laut að.
Efni:
Svar varðandi varðveislu persónuupplýsinga hjá lögreglu
Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 17. ágúst 2011 hefur verið fjallað um mál nr. 2011/681 og ákveðið að veita eftirfarandi svar við erindi um varðveislu persónuupplýsinga í skýrslu lögreglu.
1.
Erindi
Þann 3. júní 2011 barst Persónuvernd kvörtun J (hér eftir nefndur kvartandi) varðandi skráningu upplýsinga um sig í málaskrá lögreglunnar og varðveislu þeirra í 10 ár frá atburði. Um var að ræða upplýsingar um umferðarslys. Í atvikalýsingu í kvörtun segir að tiltekinn lögreglumaður hafi kallað kvartanda „fífl“ og „asna“ þegar hann óskaði eftir aðgangi að lögregluskýrslunni í tengslum við umferðarslysið.
Kvartandi kom á skrifstofu Persónuverndar þann 3. ágúst s.á. og skýrði að erindi sitt lyti ekki að þeim ummælum sem lögreglumaðurinn lét falla, og eru ekki skráð, heldur því að umrædd skýrsla um umferðarslysið verði varðveitt hjá lögreglu í 10 ár frá því að slysið varð. Ekki kom fram að hann teldi efni skýrslunnar vera rangt. Skýrslan er dags. 1. október 2010.
2.
Svar
Efnislegt gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, og þar með valdsvið Persónuverndar, nær til vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. og 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Af athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. er fylgdu frumvarpi því er varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu.
2.1.
Af lögreglulögum nr. 90/1996 leiðir að tiltekin skráning persónuupplýsinga er nauðsynleg til að lögregla geti rannsakað mál og rækt hlutverk sitt að öðru leyti með fullnægjandi hætti. Þá eru í reglum nr. 322/2001, með síðari breytingum, fyrirmæli um að lögregla haldi skrár, þ. á m. málaskrá og dagbók lögreglu. Í 22. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 segir einnig að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál, sem koma til meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Það að upplýsinga sé aflað í tengslum við meðferð einstakra mála sem koma til kasta lögreglu, t.d. vegna umferðarslyss eins og hér um ræðir, og þær skráðar og varðveittar kerfisbundið, getur samrýmst þessum ákvæðum.
2.2.
Í 26. gr. laga nr. 77/2000 er ákvæði um eyðingu og bann við notkun persónuupplýsinga sem hvorki eru rangar né villandi. Segir í 1. mgr. að þegar ekki sé lengur málefnaleg ástæða til að varðveita persónuupplýsingar skuli ábyrgðaraðili eyða þeim. Málefnaleg ástæða til varðveislu persónuupplýsinga getur m.a. byggst á því að ábyrgðaraðili vinni enn með upplýsingarnar í samræmi við upphaflegan tilgang með söfnun þeirra eða að fyrirmæli um varðveislu séu í lögum.
Samkvæmt 7. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands er afhendingarskyldum aðilum óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema með heimild safnsins eða samkvæmt sérstökum reglum um ónýtingu skjala. Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. laganna skulu opinberar stofnanir afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu að tilteknum tíma liðnum. Í greininni eru taldir upp þeir aðilar sem eru skilaskyldir. Það eru forseti Íslands, Alþingi, Hæstaréttur, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu þess, félagasamtök sem fá hluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulega styrks af opinberu fé. Af því leiðir að lögin ná til lögreglunnar.
Samkvæmt framangreindu hvílir á lögreglu varðveislu- og skilaskylda samkvæmt lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þar með telst það málefnalegt og um leið lögmætt, sbr. 26. gr. laga nr. 77/2000, að hún varðveiti persónuupplýsingar tengdar málum sem hún hefur haft til meðferðar. Af því leiðir að Lögreglunni á Suðurnesjum ber að varðveita þá skýrslu sem erindi yðar lýtur að og skila henni til Þjóðskjalasafns Íslands í samræmi við lögum nr. 66/1985, með síðari breytingum.