Ferilvöktun í strætisvögnum

15.11.2011

Úrskurður

Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 12. október 2011 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2011/564:

I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti

1.
Tildrög máls
Þann 29. apríl 2011 barst Persónuvernd kvörtun frá A (hér eftir nefndur kvartandi), yfir uppsetningu ökurita hjá Strætó bs.  Í kvörtuninni segir að kvartað sé yfir:

„Ísetningu, framkvæmd og gerðum kröfum á vagnstjóra við notkun á Gps tækjum í vögnum fyrirtækisins.
[...]
1  Áður en svona vöktun hefst. Ber ekki viðkomandi að kynna þetta og kenna starfsmönnum á þessi tæki ?
2  Á ekki að vera einhver einn ábyrgðaraðili frá fyrirtækinu ?
3  Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hvernig fyrirtækið hyggst nota gögn úr tækinu ?
4  Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum, hverjir hafa aðgang að gögnum úr tækinu ?
(Það hefur borið talsvert á því að starfsfólk í stjórnstöð sé að skoða þetta og setja út á við bílstjóra í gegnum talstöð . En um raunverulegan tilgang vitum við ekki.)
5  Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hversu lengi upplýsingar eru geymdar , og þá hverjir hafi aðgang að þeirri geymslu ?
6   Hverjir sjá um eyðingu gagna og hver fylgist með að það sé gert ?
7  Telst það formleg kynning á svona búnaði þegar hún er gerð skrifleg ?
8  Er forsvaranlegt að ætlast til að fólk kynni sér svona hluti LAUNALAUST í frítíma
[...]
Einn góðan veðurdag var komin klukka á bláum / gulum skjá með hvítum stöfum í nokkra vagna. Þegar á leið var þetta komið í alla vagna. Í millitíðinni spurðist það út ( vegna þess að sumir eru jú forvitnari en aðrir ) að þarna væri komið Gps eftirlitskerfi [s]em enginn af okkur vissi til hvers væri. Um síðir uppgötvaðist það að þarna væri kominn nákvæm gerfitunglatengd klukka. ( Þá aka jú allir á sama tíma. Mjög gott.)

Þessi klukka gefur ökumanni upp nákvæman tíma á hverri biðstöð fyrir sig. ( Mjög gott).

Síðan kemur í ljós að við þessa klukku er tengd kvennmannsrödd, sem les upp nafn á öllum biðstöðvum, “tvisvar” [m]eð tilheyrandi áherslu ding dong hljóm áður en lestur hefst. Þessi aukahávaði varð til þess að sumir vagnstjórar kveiktu ekki á tækinu. Enda hávaðinn mikill og pirrandi í sumum vagnanna. Þetta var þess valdandi að a.m.k. einum vagnstjóra var hótað því að hann yrði að taka afleiðingum gerða (aðgerðaleysis) sinna ef hann ekki kveikti strax á tækinu. Þegar hér var komið var ekki á nokkurn hátt farið að kynna þetta, eða kenna mönnum á þessa nýung.

Síðan skeður það í lok janúar að við fáum afhenta nýja möppu. ( Þær fáum við a.m.k. tvisvar á ári vegna hrærings með vaktirnar okkar, og innihalda þær vaktatöflur og síðan vaktaferla sem við vinnum eftir. ) Í þessum möppum leyndust leiðbeiningar um notkun á þessu nýja tæki. Leiðbeiningar sem enginn vagnstjóri vissi um . Þær uppgötvuðust ekki fyrr en einhver vagnstjóri leitaði uppi einhvern af stjórnendum Strætó b/s , og benti sá honum á að í möppunni væri að finna allt sem við þyrftum að vita um þetta tæki og við gætum bara lesið þetta og lært í okkar frítíma.“

2.
Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 19. júlí 2011, var Strætó bs. veitt færi á að tjá sig um framkomna kvörtun. Var frestur veittur til 5. ágúst s.á.

Svarbréf Strætó bs., dags. 4. ágúst 2011, barst stofnuninni þann 23. ágúst 2011. Þar sagði m.a.:

„Í upphafi skal áréttað að í janúar 2011 barst Persónuvernd annað sambærilegt erindi sem Strætó bs. hefur þegar svarað. Í niðurstöðu Persónuverndar í því máli, dagsettu 4. febrúar 2011, var þeim kvartanda tilkynnt að í ljósi skýringa Strætó bs., m.a. að fræðsla hafi margsinnis átt sér stað um tilgang kerfisins og meðferð upplýsinganna, að ekki þættu efni til frekari meðferðar málsins af hálfu Persónuverndar nema að stofnuninni bærist sérstök rökstudd andmæli frá kvartanda þar um. Afrit af svari Strætó bs. við fyrra erindinu, ásamt tilheyrandi fylgiskjölum, er hér meðfylgjandi og verður í umfjöllun þessari vísað í fyrri svör, þar sem það á við.

Strætó bs. telur einnig mikilvægt að fram komi að ferilvöktunarkerfi Strætó bs. safnar eingöngu rafrænum gögnum um ökutæki fyrirtækisins en engum persónutengdum upplýsingum um vagnstjóra (þ.e. aðeins númer ökutækja og ferla) því vagnstjórar vinna breytilegar vaktir og aka aldrei fast sama ökutækinu.

Hvað viðvíkur kvörtun A er hún sett fram í eftirtöldum átta liðum og eru svör Strætó bs. sett fram á eftir hverjum lið fyrir sig.

1. Áður en svona vöktun hefst. Ber ekki viðkomandi að kynna þetta og kenna starfsmönnum á þessi tæki ?
Kerfið var kynnt ítarlega og löngu áður en uppsetning hófst. (sjá afrit af þremur tilkynningum til starfsmanna, texta úr starfslýsingu og notendahandbók sem hefur verið dreift til allra starfsmanna oftar en einu sinni). Búnaðurinn er einfaldur og auðvelt að læra á hann. Kennsla hefur farið fram með tilkynningum til starfsmanna, notendahandbók og með aðstoð starfsmanna í stjórnstöð. Sjá nánar í svörum við fyrra erindi og meðfylgjandi fylgiskjölum.

2. Á ekki að vera einhver einn ábyrgðaraðili frá fyrirtækinu?
Hvað er átt við með þessum þætti? Varðandi tæknibúnaðinn, upplýsingar um búnaðinn, meðferð gagna eða annað? Það eru nokkrir stjórnendur hjá Strætó bs. og tilheyra mismunandi þættir hverju sviði. T.d. ber sviðsstjóri Rekstrarsviðs (og þar með verkstæðis) ábyrgð á ísetningu búnaðarins og viðgerðum. Sviðsstjóri Skipulags- og þróunarsviðs ber ábyrgð á uppfærslu gagnanna, samhliða uppfærslu annarra gagna. Sviðssstjóri Farþegaþjónustusviðs ber ábyrgð á miðlun upplýsinga til farþeganna okkar. Fyrirtækið Strætó bs. er ábyrgt fyrir kerfinu en innan fyrirtækisins eru nokkrir ábyrgðaraðilar. Þegar leitað var til Persónuverndar áður en búnaðurinn var tekinn í notkun var aldrei minnst á neina slíka kröfu.

3. Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hvernig fyrirtækið hyggst nota gögn úr tækinu?
Undirrituð vísar í svör við fyrra erindi frá Persónuvernd. Í starfslýsingu, tilkynningum til starfsmanna og notendahandbók kemur skýrt fram hver tilgangurinn er með búnaðinum.

4. Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum, hverjir hafa aðgang að gögnum úr tækinu ?(Það hefur borið talsvert á því að sarfsfólk í stjórnstöð sé að skoða þetta og setja út á við bílstjóra í gegnum talstöð. En um raunverulegan tilgang vitum við ekki.)
 Eins og kom fram í þriðja lið hér ofar kom tilgangur búnaðarins skýrt fram í kynningum til starfsmanna. (sjá einnig svör við fyrra erindi). M.a. hefur verið kynnt að einn aðaltilgangur kerfisins sé að starfsmenn stjórnstöðvar hafi góða yfirsýn yfir að vagnar séu á áætlun, geti lágmarkað þjónustubresti og gefið viðskiptavinum skýringar. Þar að auki er kerfið aðgangsstýrt og hefur það fyrirkomulag verið kynnt fyrir starfsmönnum. Engir aðilar utan Strætó bs. hafa aðgang, með beinum eða óbeinum hætti, að upplýsingum um vagna Akstursdeildar Strætó bs. úr kerfinu.
5. Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hversu lengi upplýsingar eru geymdar , og þá hverjir hafi aðgang að þeirri geymslu ?
Gögn eru vistuð til samræmis við leyfisveitingu til ferilvöktunar sem Persónuvernd veitti. Starfsmenn hafa verið upplýstir um það. (sjá tilkynningu til starfsmanna).
6.  Hverjir sjá um eyðingu gagna og hver fylgist með að það sé gert ?
Samstarfsaðili Strætó bs. sér um eyðingu gagna að tilskyldum tíma liðnum. Stjórnendur Strætó fylgjast með að eyðing gagna fari fram með tilskyldum hætti. Rétt er að taka fram að umræddur samstarfsaðili getur eingöngu séð upplýsingar um ökutæki og hefur enga möguleika á að persónugreina gögnin.
7.  Telst það formleg kynning á svona búnaði þegar hún er gerð skrifleg ?
Þegar leitað var til Persónuverndar áður en búnaðurinn var tekinn í notkun var nefnt að kynningar til starfsmanna yrðu í formi límmiða í vögnunm og skriflegar í gegnum tölvupóst og upplýsingatöflur á kaffistofum. Undirrituð var fullvissuð um að það væri talið fullnægjandi. Til viðbótar skal þess getið að vagnstjórum hefur ávallt staðið til boða nánari kennsla og fræðsla, bæði hjá sínum yfirmanni og hjá starfsmönnum stjórnstöðvar. (afrit af skriflegum kynningum má sjá í svari við fyrra erindi til Persónuverndar.)
8  Er forsvaranlegt að ætlast til að fólk kynni sér svona hluti LAUNALAUST í frítíma“
Væntanlega hefur Persónuvernd ekkert með þennan þátt málsins að gera. Rétta ferlið við þessa ábendingu er að starfsmaður ræði við sinn yfirmann og/eða trúnaðarmann. Ef málið fær ekki fullnægjandi úrvinnslu innan fyrirtækisins er hægt að fá það tekið upp hjá starfskjaranefnd. Laun vagnstjóra eru metin samkvæmt hefðbundnu starfsmati. “

Með svarbréfi Strætó bs. fylgdi enn fremur afrit af eldra svarbréfi Strætó bs., ódags., en þar segir m.a.:

„- Engin gögn í ferilvöktunarkerfi Strætó bs. eru persónutengd. Eingöngu er verið að staðsetja ökutæki, aldrei persónur.
- Límmiði var settur í alla vagna sem aka á vegum Strætó bs. áður en búnaðurinn var settur upp. Texti á límmiða segir: „Ferilvöktun – ökutæki með búnað sem skráir tíma, staðsetningu, stefnu og ökuhraða.“
- Starfsmenn hafa margsinnis fengið upplýsingar og fræðslu um tilgang kerfisins og meðferð upplýsinganna. Í starfslýsingu vagnstjóra, sem dreift var útprentaðri í möppu, til allra starfandi vagnstjóra bæði í ágúst 2010 og aftur fyrir 27. janúar 2011, segir orðrétt:

„Kafli 3.6.     Upplýsingakerfi vagnsins  
Upplýsingakerfi hefur verið sett í alla vagna sem aka á vegum Strætó bs. Kerfið stýrir m.a. eftirtöldum þáttum:
Ein samhæfð, gervihnattastýrð klukka á tölvuskjá vagnstjóra og á upplýsingaskilti í farþegarými vagnsins.
Birting „“rafræns akstursferils fyrir vagnstjórann.
Ferilvöktun sem skráir tíma, stefnu, staðsetningu og hraða vagnsins.
Söfnun gagna fyrir rauntímaupplýsingar. Rauntímaupplýsingar munu í framtíðinni fræða farþega á því hversu langur tími er þar til valinn strætisvagn kemur á tilgreindan stað. Gögnin mun mögulega verða hægt að nálgast gegnum netið, gsm síma eða á völdum skiltum á stærri skiptistöðvum.
Leiðsögukerfi fyrir farþega. Biðstöðvar eru kynntar með upplestri og á skilti í vögnunum.  
Greiðslumóttaka fyrir kortagreiðslur (greitt fyrir stakt staðgreiðslufargjald með debet- eða kreditkorti).  
Prentun skiptimiða og greiðslukvittana.
Kerfið samanstendur af tveimur tölvueiningum; snertiskjá og stjórntölvu. Stjórntölvan er staðsett í tæknirými vagnsins en snertiskjárinn á mælaborði vagnsins. Á honum er sýnd einföld skjámynd sem vagnstjórinn notar til að stýra völdum aðgerðum. M.a. er hægt að fylgjast með ástandi kerfisins, prenta skiptimiða eða kvittun, stýra leiðsögukerfi fyrir farþega, o.fl.  Rétt er að ítreka að kerfið er hannað með einfaldleika og fljótvirkni í huga. Kortagreiðslur verða ekki sendar eftir hverju færslu heldur safnað saman í móðurstöð í bakgrunni og eiga því ekki að tefja afgreiðslu farþega.   
Rétt er að taka fram að ferilvöktunarhluti kerfisins var unnin í fullu samráði við Persónuvernd og tryggt að lögum og reglum um meðferð og vistun rafrænna upplýsinga væri fylgt. Aðgangsstýring er hluti af kerfinu og verða engar upplýsingar veittar til þriðja aðila nema að viðhöfðu samráði við vagnstjóra. Engar upplýsingar verða veittar úr kerfinu um starfsmenn sem hafa látið af störfum.    
Nánari upplýsingar um kerfið er að finna í viðauka 2 - Notendahandbók kerfisins.“

Allir starfsmenn fengu einnig afhenta útprentaða 5 bls. notendahandbók með starfslýsingunni sinni þar sem kerfið var enn betur kynnt, bæði myndrænt og í textaformi.  (sjá viðhengi, Upplýsingakerfi_notandahandbók).
Í starfslýsingu vagnstjóra hér að ofan er texti sem segir: „Rétt er að taka fram að ferilvöktunarhluti kerfisins var unnin í fullu samráði við Persónuvernd og tryggt að lögum og reglum um meðferð og vistun rafrænna upplýsinga væri fylgt.“. Þar er verið að vitna til þess að undirrituð hafði nokkrum sinnum samband við starfsmenn Persónuverndar í undirbúningi og aðdraganda ferilvöktunar Strætó. Var þá aflað ítarlegra upplýsinga um hvernig staðið skyldi að málum varðandi framsetningu límmiða í vögnunum, tilkynningar og fræðslu til starfsmanna, o.þ.h. Þeim leiðbeiningum var síðan fylgt til hins ítrasta.
Nokkrar tilkynningar hafa verið sendar til allra vagnstjóra varðandi kerfið. Slíkar tilkynningar hafa bæði verið sendar með tölvupósti til þeirra sem eru með netföng og einnig prentaðar út og hengdar upp á öllum kaffistofum fyrirtækisins. Dæmi um þrjár slíkar tilkynningar eru sendar með greinargerð þessari sem viðhengi. (sjá  Tilkynning til vagnstjóra_ferilvöktun frá október 2008, Nýtt upplýsingakerfi_tilkynning frá júlí 2010 og Ferilvöktun_önnur tilkynning frá desember 2010.)
Hvað varðar fræðslu um tilgang kerfisins tel ég tilganginn koma mjög skýrt fram, bæði í starfslýsingunni og öðrum tilkynningum sem fylgja hér með.  
Í kvörtuninni er sérstaklega minnst á skjá á vegg stjórnstöðvar og að starfsmenn kalli yfir talstöð hvort vagnar séu of seinir eða of fljótir. Það er alveg rétt. Eins og kemur fram í fleiri en einni tilkyningu til starfsmanna er einn aðal tilgangur kerfisins að uppgötva og koma í veg fyrir þjónustubresti. Ef vagnar aka á undan áætlun eru augljóslega farþegar sem ekki ná vagninum. Ef vagnar eru mikið á eftir áætlun riðlast mætingar við aðra vagna og þarf stjórnstöð því augljóslega að hafa góða yfirsýn yfir slík tilfelli svo hægt sé að lágmarka skaðann fyrir farþegana okkar.  
Yfirmenn Strætó bs. hafa fundað bæði með trúnaðarmönnum og fulltrúum starfsmannafélagsins vegna ferilvöktunarkerfisins. Góðar ábendingar hafa borist varðandi þætti sem ekki þóttu nógu skýrir og var strax brugðist við þeim ábendingum með meiri upplýsingagjöf til sttarfsmanna. (sjá viðauka, tilkynningar til starfsmanna).  
Rétt er að árétta að ísetningu búnaðar í vagnana lauk mjög nýlega, eða í desember 2010. Uppsetningu skilta í farþegarými er ekki lokið en það verður klárað á næstu vikum.  Notendaviðmót stjórnenda og starfsmanna í stjórnstöð er ennþá í þróun og prufu í þjónustuveri. Áætlað er að ljúka þeim hluta á næstu vikum. Um leið verður lokahönd lögð á aðgangsstýringar þar sem m.a. hraði ökutækja verður aðeins sýnilegur yfirmönnum vagnstjóra. (þ.e. deildarstjóra og sviðsstjóra Rekstrarsviðs).“

Þá fylgdu einnig bréfi Strætó bs. afrit af eftirfarandi skjölum:

Notendahandbók Strætó bs. sem fjallar um ferilvöktun, dags. 5. desember 2010.
Bréf sem ber heitið „Nýtt upplýsingakerfi í alla vagna“, dags. 2. júlí 2010. Þar kemur fram að fyrirhugað sé að taka upp nýtt upplýsingakerfi eða ferilvöktun hjá fyrirtækinu.
Bréf sem ber heitið „Ferilvöktun Strætó bs.“, ódags., þar sem fram kemur að fyrirhugað sé að setja upp nýtt ferilvöktunarkerfi hjá fyrirtækinu í kjölfar prófana.
Bréf sem ber heitið „Ferilvöktun - Til upplýsinga fyrir vagnstjóra“, dags. 21. desember 2010. Þar kemur fram að ísetningu ferilvöktunarbúnaðar sé svo til lokið.

Svarbréf Strætó bs., ásamt fylgigögnum, var borið undir kvartanda með bréfi, dags. 12. ágúst 2011. Svarbréf kvartanda, dags. 19. ágúst 2011, barst Persónuvernd þann 20. ágúst s.á. Þar segir m.a.:

„ Í bréfi sem ég sendi ykkur þann 29.04.11. varðandi ferilvöktunar kerfi sem sett var í vagna Strætó b/s. Þar óskaði ég eftir áliti Persónuverndar á  framkvæmd  ísetningar og síðan notkunar  Strætó b/s  á þessum búnaði. Þetta er talsvert deilumál innan vébanda vagnstjóra  vegna mjög slælegrar kynningar á uppsetningu og síðar notkun kerfisins eins og þið getið ímyndað ykkur því að við lestur svarbréfs frá Strætó b/s kemur fram að ég er ekki fyrstur til að óska eftir áliti Persónuverndar á þessu máli.
[...]
Svarbréfið barst mér þann 15.08.11. Svörin sem þar birtast eru að mínu áliti mjög vafasöm  og jafnvel skondin. Ég ætla nú að reyna eftir því sem hægt er að svara þessu bréfi á eins málefnalegan hátt og ég get.
Sp. 1 : Áður en vöktun hefst. Ber ekki viðkomandi að kynna starfsmönnum þetta og kenna á þessi  tæki ?
Er hægt að kalla það ítarlega kynningu þegar hengt er upp A4 blað innan um allar aðrar tilkynningar og auglýsingar frá fyrirtækinu og öðrum.  Starfslýsing og notendahandbók er eitthvað sem sett er í möppu upp á nokkur hundruð blaðsíður og við fáum afhenta a.m.k. tvisvar á ári og inniheldur vaktakerfi okkar og vaktaferla. Þetta hverfur þar í bunka sem mjög fáir nenna að lesa enda ætlast til að menn geri það í eigin tíma án greiðslu. Þar af leiðandi veit ég að fæstir hafa nokkra hugmynd um tilvist þessara blaða í möppunni.

Sp.2 : Á ekki að vera einhver einn ábyrgðaraðili frá fyrirtækinu ?
Sviðstjóri þetta, sviðstjóri hitt. Væri nokkuð vitlaust í ljósi þess að það virðist alltaf vera þörf fyrir allskonar sviðsstjóra að einn af þeim gæti tekið að sér að sjá um þetta Gps kerfi. Þ.e. allt sem snýr að okkur vagnstjórum. Hann gæti síðan miðlað til hinna sem þyrftu þá ekki að láta truflast við önnur sviðsstörf. Vagnstjórar gætu þá snúið sér beint til viðkomandi með spurnungar sem vakna í þessu sambandi.  Hann gæti meira að segja boðað til kynningarfundar, því hann hefur jú aldrei verið haldinn.
Mér finnst mjög skrítið að fyrirtæki geti sett upp eftirlitskerfi með starfsfólki án þess að tala um það við nokkurn af þeim sem málið snýr að. Einnig finnst mér mjög skrítið að fjöldi folks sem vinnur eða á leið um stjórnstöð geti þar fylgst með vögnunum, því þessu er öllu varpað upp á vegg. Þetta er allt eftirlitslaust og að ég best veit án ábyrgðar“

Sp 3 :  Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hvernig fyrirtækið hyggst nota gögn úr tækinu?
Að okkar mati er það mjög ófullnægjandi að útskýra svona hluti á blöðum í möppu sem fæstir hafa áhuga á að skoða. Ástæða þess að svo fáir lesa þetta er væntanlega sú að menn telja það vera hluta af starfinu og ef ekki fæst greitt fyrir unna vinnu þá hættir fólk fljótt að sinna henni.

Sp 4 : Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hverjir hafi aðgang að gögnum úr tækinu ?  ( Það hefur talsvert borið á því að starfsfólk í stjuórnstöð sé að skoða þetta og setja síðan út á við bílstjóra í gegnum talstöð sem jafnvel glymur yfir allan flotann. En um raunverulegan tilgang vitum við ekki.)
Til eru þau svæði í aksturskerfi Strætó b/s eins og t.d í Hafnarfirði þar sem ekki er hægt að tímajafna (vegna plássleysis í götunum. Það vantar útskot). Til að bjarga þessu hafa menn beðið aðeins lengur sitt hvoru megin við þessi svæði. Þá skeður það að við erum komnir með óánægða farþega á bakið svo það er farið af stað og þá glymur stjórnstöð og bendir á (réttilega) að við séum á undan áætlun. Hvað getum við gert? Við erum bara í vondum málum.

Sp 5 : Ber ekki að kynna fyrir starfsmönnum hversu lengi upplýsingar eru geymdar, og þá hverjir hafi aðgang að þeirri geymslu ?
Tilkynning, tilkynning. Hvers vegna í ósköpunum er ekki hægt að halda fund með þeim sem málið varðar. Maður freistast til að ætla að stjórnendur hafi eitthvað að fela , eða þori einfaldlega ekki að mæta okkur á opnum fundi. ( Gætu kannski fengið óþægilegar spurningar.)

Sp 6 : Hverjir sjá um eyðingu gagna og hver fylgist með að það sé gert ?
Hver er hann þessi samstarfsaðili?  Ég leyfi mér að fullyrða að hver sá sem kemst yfir möppu með vaktaferlum og hefði áhuga á því getur persónugert alla vagna.

Sp 7 : Telst það formleg kynning á svona búnaði þegar hún er gerð skrifleg ?
Þessari spurningu er beint beint til Persónuverndar.
Límmiðinn sem settur var í vagnana er nú ekki stór. Þar að auki var hann settur á svo lítt áberandi stað að það þurfti að leita að honum og fannst hann þá upp undir þaki vagnanna ofan við sæti vagnstjóra.  Varðandi kennslu sem er svo sem ekki stórmál í þessu sambandi, fæst örugglega ekki greitt fyrir hana.  Svo að enn og aftur af hverju ættum við að vera að þessari launalausu vinnu meira heldur en gengur og gerist dags daglega ?  Varðandi yfirmanninn. Þá eru þeir orðnir svo margir að sjálfsagt myndum við móðga einhverja þeirra ef við færum að spyrja einhvern einn.

Sp 8 : Er forsvaranlegt að ætlast til að fólk vinni svona hluti LAUNALAUST í sínum frítíma.
Sennilega er þetta eina svarið sem er nálægt því að vera rétt. Þó þætti okkur ekki verra að fá álit Persónuverndar á því.
[...]“

II.
Forsendur og niðurstaða

1.
Gildissvið laga nr. 77/2000
Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.

Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Ferilvöktunarkerfi Strætó bs. safnar rafrænum gögnum um ökutæki fyrirtækisins, þ.e. númer ökutækja og ferla. Þótt vaktstjórar vinni breytilegar vaktir, og aki ekki alltaf sama ökutækinu, eru til gögn er sýna hvenær hver starfsmaður ók því. Þannig er unnt að rekja þær upplýsingar sem til verða í ferilvöktunarkerfinu til þeirra. Teljast þær því vera persónuupplýsingar í skilningi laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt framansögðu fellur undir úrskurðarvald Persónuverndar að svara því hvort umrædd vinnsla persónuupplýsinga hafi samrýmst ákvæðum laga nr. 77/2000.

Það fellur hins vegar ekki undir verksvið Persónuverndar að úrskurða um á hvaða tíma starfsmenn skuli kynna sér umrædda vinnslu, þ.e. á vinnutíma eða ekki. Sama á við um notkun á hljóðkerfi í strætisvögnum fyrirtæksisins. Tekur úrskurður þessi því ekki til þeirra atriða. Þá er, vegna athugasemdar í svarbréfi Strætó bs. um að gögn séu vistuð til samræmis við leyfisveitingu Persónuverndar, sérstaklega leiðrétt að Persónuvernd hefur ekki gefið út leyfi vegna hennar.

2.
Ábyrgðaraðili
Erindi kvartanda lýtur í fyrsta lagi að því hvort ekki eigi „að vera einhver einn ábyrgðaraðili frá fyrirtækinu.“ Ábyrgðaraðili er sá nefndur sem ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga. Hann ákveður tilgang vinnslunnar, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Það er jafnan lögaðili sem er ábyrgðaraðili en ekki einhver starfsmaður lögaðilans jafnvel þótt þeim starfsmanni hafi verið falið að koma fram fyrir hans hönd. Markmiðið er að gera það skýrt fyrir hinn skráða hvert hann getur snúið sér og auðvelda honum að leita réttar síns. Í því ljósi  telst Strætó bs. vera ábyrgðaraðili framangreindrar vinnslu, en ekki einstakir starfsmenn fyrirtækisins - hvorki þeir sem hafa umsjón með ferilvöktunarkerfinu né aðrir.

3.
Heimild til vinnslu
Vinnsla persónuupplýsinga, bæði sú sem fram fer með rafrænni vöktun og með öðrum aðferðum sem falla undir gildissvið laga nr. 77/2000, verður ávallt að fullnægja einhverju af skilyrðum 8. gr. laganna. Í framkvæmd hefur rafræn vöktun á vinnustöðum verið talin geta stuðst við 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. Samkvæmt því ákvæði er vinnsla heimil ef hún er nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna – nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Strætó bs. hefur lýst því yfir að ferilvöktunin fari fram til að koma í veg fyrir þjónustubresti og bæta gæði í akstursþjónstu. Einnig að afla rauntíma upplýsinga til að varpa yfir á ýmsa upplýsingamiðla til farþega - á vefinn, upplýsingaskjái, í farsíma o.s.frv.  Telst slík vinnsla fara fram í þágu lögmætra hagsmuna í skilningi ákvæðis 7. töluliðar.

Hins vegar er skilyrði að grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi ekki þyngra en framangreindir hagsmunir ábyrgðaraðila. Við mat á því hvort svo sé skiptir máli að hér er um að ræða strætisvagna sem eingöngu eru nýttir sem vinnutæki, þ.e. starfsmenn aka þeim aðeins við vinnu en ekki við athafnir sem tilheyra heimilum þeirra eða einkalífi að öðru leyti. Þá verður ekki ráðið af erindi kvartanda að umrædd ferilvöktun strætisvagna hafi ógnað eða getað ógnað grundvallarréttindum og frelsi hans þannig að telja megi hagsmuni hans vega þyngra en framangreindir hagsmunir Strætó bs. af því að vöktunin fari fram. Er það því mat Persónuverndar að umrædd vinnsla Strætó bs. samrýmist  7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.

Að auki verður, eins og ávallt þegar unnið er með persónuupplýsingar, að vera farið að öllum grunnkröfum 7. gr. laga nr. 77/2000,  þ. á m. að persónuupplýsingar skulu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og í samræmi við vandaða vinnsluhætti slíkra upplýsinga (1. tölul.); að persónuupplýsingar skulu fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); að persónuupplýsingar skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.); og að þær skulu vera áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum, en persónuupplýsingar, sem séu óáreiðanlegar eða ófullkomnar, miðað við tilgang vinnslu þeirra, skal afmá eða leiðrétta (4. tölul.). Að mati Persónuverndar hefur ekkert komið fram um að vinnslan fari í bága við framangreind ákvæði 7. gr.

4.
Fræðsla
Í máli þessu er kvartað yfir því að Strætó bs. hafi ekki rækt fræðsluskyldu sína gagnvart kvartanda. Í 20. gr. laga nr. 77/2000 segir m.a. að þegar ábyrgðaraðili aflar persónuupplýsinga hjá hinum skráða sjálfum skuli hann m.a. fræða hinn skráða um þau atriði sem hann þarf að vita, með hliðsjón af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við vinnslu upplýsinganna, svo að hinn skráði geti gætt hagsmuna sinna. Í 10. gr. reglna nr. 837/2006 um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun er sömuleiðis að finna ákvæði um fræðslu sem veita ber þeim sem sæta rafrænni vöktun.  Þar segir:

Ábyrgðaraðili að rafrænni vöktun skal setja reglur og/eða veita fræðslu til þeirra sem henni sæta, sbr. þó að ekki er átt við tilkynningu í samræmi við 48. gr. laga nr. 81/2003 um fjarskipti. Áður en slíkum reglum er beitt skal kynna þær með sannanlegum hætti, s.s. við gerð ráðningarsamnings.
Reglur eða fræðsla samkvæmt 1. mgr. skulu taka til tilgangs vöktunarinnar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að upplýsingum sem safnast og hversu lengi þær verði varðveittar. Ef kjarasamningur eða samkomulag, sem telja verður bindandi milli aðila, felur í sér ríkari rétt en leiðir af slíkum reglum þá víkja þær síðarnefndu.
Að öðru leyti skal, eftir því sem við á, tilgreina eftirfarandi:
a.    Hvaða búnaður er notaður, t.d. stafrænar myndavélar, ökusíritar eða hljóðupptökutæki.
b.    Rétt til að andmæla vöktuninni og hverjar geti verið afleiðingar þess.
c.    Rétt viðkomandi til að fá að vita hvaða upplýsingar verða til um hann og um rétt hans til að fá upplýsingar leiðréttar eða þeim eytt.
d.    Að hvaða marki netnotkun sé heimil, s.s. hvort bannað sé að sækja á netið ólöglegt og/eða kynlífstengt efni og/eða senda slíkt með tölvupósti.
e.    Hvernig farið sé með einkatölvupóst og annan tölvupóst.
f.    Hvort símvöktun fari fram og hvort takmarkanir, og þá hvaða, séu á heimild til einkanota á tilgreindum símtækjum.
g.    Afleiðingar þess ef brotið er gegn fyrirmælum, s.s. um notkun síma eða internets.
h.    Önnur atriði, að því marki sem þörf krefur með hliðsjón af aðstæðum hverju sinni, svo að starfsmenn geti gætt hagsmuna sinna.

Af hálfu ábyrgðaraðila hafa verið lagðar fram þrjár tilkynningar sem bera með sér veitta fræðslu. Við samanburð á þeim og ákvæði 10. gr. reglna nr. 837/2006 er ljóst að nokkuð vantar á að fræðslan hafi náð til allra þeirra atriða sem þar eru talin upp. M.a. kemur ekki fram að starfsmönnum hafi verið gerð grein fyrir rétti sínum til að andmæla vöktuninni og hvaða afleiðingar slík andmæli gætu haft. Er nauðsynlegt að úr því verði bætt.

Ú r s k u r ð a r o r ð:
Vinnsla Strætó bs. á persónuupplýsingum um A, með notkun ferilvöktunarbúnaðar í strætisvögnum, var heimil. Strætó bs. skal hins vegar gera úrbætur á fræðslu þannig að hún verði í samræmi við 10. gr. reglna nr. 837/2006 og 20. gr. laga nr. 77/2000.