Framvísun umboðs hjá sýslumanni - mál nr. 2012/367

14.9.2012

Persónuvernd hefur þann 21. ágúst 2012 tekið eftirfarandi ákvörðun í máli nr. 2012/367:

 

I.

Efni máls

1.

Upphaf máls; kvörtun

Þann 14. mars 2012 barst Persónuvernd kvörtun frá [A], yfir miðlun upplýsinga um sig frá sýslumanninum í Reykjavík. Nánar tiltekið kvartar A (hér eftir nefnd kvartandi) yfir því að sýslumaðurinn hafi sent tölvubréf, sem innihéldu persónuupplýsingar um hana og barnið hennar, til [K]. Umræddar persónuupplýsingar voru unnar í tengslum við meðferð ágreiningsmáls kvartanda og barnsföður hennar, [M].

Með kvörtuninni fylgdu afrit af tölvubréfi sýslumannsins í Reykjavík til [K], dags. [...], þar sem segir eftirfarandi:

„[M]óðir barnsins hefur ekki mætt til að undirrita samning um umgengni föður við barnið en embættið hefur verið í sambandi við hana þar um. Geri hún það ekki á allra næstu dögum verður báðum foreldrum gefinn kostur á að tjá sig skriflega um málið og þá þarf að úrskurða í ágreiningsefninu.“

Þá fylgdi einnig afrit af tölvubréfi sýslumannsins í Reykjavík til kvartanda, dags. [...], þar sem segir:

„...[F]aðir barnsins rak sitt mál sjálfur og hafði engan umboðsmann þó nafngreind [K] hafi komið með honum til fyrirtöku málsins sem er allvanalegt.“

 

2.

Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 15. mars 2012, var sýslumanninum í Reykjavík veittur kostur á að koma á framfæri skýringum sínum til samræmis við ákvæði 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í svarbréfi sýslumanns, dags. 29. mars 2012, segir m.a.:

„Forsaga máls þessa er sú að sýslumaðurinn í Reykjavík móttók þann [...] beiðni föður barns, (hér eftir nefndur málshefjandi), um ákvörðun um umgengni hans við barn sitt. Lögmaður móður barnsins, sem lagt hefur fram fyrrnefnda kvörtun, (hér eftir nefnd gagnaðili), sendi embættinu greinargerð með tillögum um tilhögun umgengni málshefjanda við barnið.[...] [K] hafði samband við embættið með tölvubréfum þann [...] með fyrirspurn um hvort unnt væri að færa [ákveðinn] fundartíma, sem var svarað með tveimur tölvubréfum þar sem tími til fyrirtöku málsins með málshefjanda var ákveðinn og hann staðfestur. Engin gögn voru send með þeim tölvubréfum. Tekið er fram að algengt er að aðili máls eða einhver fyrir hans hönd óski eftir breytingum á tíma til fyrirtöku máls og er reynt að verða við því ef kostur er.

Málshefjandi mætti til fyrirtöku málsins þann [...] og með honum mætti [K] og er það bókað í sifjamálabók sýslumanns. Málshefjandi samþykkti tillögur gagnaðilans með tveimur fyrirvörum sem sýslumaður mat að væru minniháttar og vörðuðu ekki inntak umgengni málshefjanda við barnið. Tekið er fram að það er algengt, ekki síst í umgengnismálum, að aðili máls komi með einhvern sér nákominn, s.s. maka, foreldra eða vin, til fyrirtöku máls og standa engin rök til þess að sýslumaður geri athugasemdir við það nema atvik bendi til að annarlegar eða ómálefnalegar ástæður liggi að baki. Svo var ekki í því tilviki sem hér um ræðir. Einnig er algengt að aðili mæti með lögmanni sínum eða öðrum umboðsmanni.[...]

Fyrrnefnd [K] spurðist fyrir um stöðu málsins þann [...] sem var svarað sama dag sem varð til að hún sendi embættinu annað tölvubréf þann sama dag sem var svarað [...] en engin gögn voru send með tölvubréfunum. Greinargerð málshefjandans barst embættinu úr tölvunetfangi [K] þann [...] en frumrit hennar, undirritað af málshefjanda sjálfum, barst embættinu þann [...]. Dagana [...] voru [K] send afrit af tölvubréfum sýslumanns til gagnaðila málsins sem voru svör við frestbeiðnum. Þann [...] spurðist [K] enn fyrir um framgang málsins með tölvubréfi sem svarað var sama dag.

Að ofan er rakið hvaða samskipti embættið hefur haft við [K] og byggja á því að aðili málsins, málshefjandinn, kaus að hafa [K] með sér við fyrirtöku málsins þann [...]. [K] hafa ekki verið send nein gögn en tölvubréfum [K] um hentugan tíma fyrir fyrirtöku málsins og um stöðu þess hefur verið svarað. Málshefjandi sendi allar greinargerðir undirritaðar af honum sjálfum, mætti sjálfur til einnar fyrirtöku málsins þó hann hafi haft einstakling með sér sem hann kaus sjálfur. Það var mat sýslumanns að fyrirspurnir um framgang málsins hafi verið eðlilegar í ljósi þess dráttar sem varð á úrlausn málsins þrátt fyrir að málshefjandi hafi viljað ganga að öllum tillögum gagnaðila málsins. Með vísan til ofanritaðs er því alfarið hafnað að sýslumaðurinn í Reykjavík hafi miðlað persónuupplýsingum um þann aðila sem kvartað hefur til Persónuverndar um að það hafi verið gert.“

Með framangreindu svarbréfi sýslumanns fylgdu afrit af tölvubréfum [K] til sýslumanns, dags. [...], [...], og [...], sem og svör sýslumanns til sama aðila, send sömu daga, og [...]. Þá fygdu með afrit af tölvubréfum sýslumanns til kvartanda, dags. [...], en afrit af þeim voru jafnframt send til [K]. Loks fylgdu afrit af greinargerð [M] sem send hafði verið með tölvubréfi til sýslumanns þann [...], og endurrit úr sifjamálabók Reykjavíkur, dags. [...].

Með bréfi, dags. 3. apríl 2012, var kvartanda veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við framangreint svarbréf sýslumannsins í Reykjavík. Svarbréf kvartanda barst Persónuvernd með tölvubréfi þann 17. apríl 2012. Þar segir að kvartandi telji sýslumann hafa, með framangreindu svarbréfi, sent Persónuvernd fylgigögn sem innihéldu persónuupplýsingar sem [ekki] tengdust kvörtuninni til Persónuverndar. Telur kvartandi að með því hafi sýslumaður miðlað persónuupplýsingum án heimildar og þar með brotið gegn lögum nr. 77/2000. Þá er því mótmælt sem segi í bréfi sýslumanns um að hann hafi ekki sent nein gögn með umræddum tölvubréfum, enda hafi þar komið fram nöfn sín og [barns hennar]. Þá áréttar kvartandi ósk sína um að Persónuvernd taki afstöðu til þess hvort sýslumaður hafi mátt senda umræddar upplýsingar til [K], án þess að fyrir lægi löglegt umboð frá [M] til [K]. .

Með bréfi, dags. 26. apríl 2012, óskaði Persónuvernd svara sýslumanns um hvers vegna hann hefði sent sér greinargerð föður og endurrit úr sifjamálabók. Í svari sýslumanns, dags. 16. maí s.á., segir m.a.:

 

„[Faðirinn] kaus að hafa [K] með sér við fyrirtöku málsins þann [...], þar sem rætt var um efnisatriði málsins. [K] hafði raunar samið við sýslumann um tímasetningu fundarins eins og sjá má af tölvupóstum [...]. Með því að [K] mætti með aðila málsins til fundarins, var sýnt að [K] ætti trúnað hans í þeim persónulegu málum sem þar voru til umfjöllunar. Framangreind fyrirtaka var send Persónuvernd í ljósriti með bréfi sýslumanns frá 29. mars sl. til staðfestingar á þessu.

Þessi staða [K] staðfestist enn frekar þann [...] þegar hún sendir sýslumanni í tölvupósti, greinargerð [M] sem innihélt persónulegar upplýsingar vegna umgengnismálsins. Samhljóða greinargerð barst síðar í frumriti undirrituð af [M]. Framangreind gögn, þ.e. tölvupóstur, viðhengi hans og frumrit þess skjals sem sent var sem viðhengi, voru send Persónuvernd í ljósriti með bréfi sýslumanns frá 29. mars sl. til staðfestingar á þessu.

Því er haldið fram í kvörtun til Persónuverndar að sýslumaður hafi sent upplýsingar til „óviðkomandi aðila“. Á þetta getur sýslumaður ekki fallist. Samkvæmt því sem að framan er rakið verður ekki litið á [K] sem óviðkomandi aðila enda hafði [M] leitt [K] að málinu með þeim hætti að ótvírætt var að [K] var honum til aðstoðar og átti trúnað hans vegna málsins. Ástæðulaust og óþarft var því að krefja um skriflegt umboð vegna þeirra samskipta sem sýslumaður átti við [K], sem voru til þess að greiða fyrir meðferð málsins. Aðili málsins hafði í verki sýnt að [K] væri hans aðstoðarmanneskja og hafði hann rétt til að hafa slíka sér til fulltingis. Ekkert bendir til þess að sú aðkoma [K] að málinu sem fólst í viðtöku [...] á tölvupóstum hafi verið í heimildarleysi af hálfu [M].

Í tölvupósti kvartanda til sýslumanns þann [...] segir: „[K][...] skrifaði bréfið sem lagt var inn til embættisins og samdi bæði það fyrra árið [...] og svo einnig það seinna sem barst embætti sýslumanns þann [...]“. Þarna má sjá að kvartandinn sjálfur gerði sér ljóst að [K] var [M] til aðstoðar. Í tölvupósti [...] til sýslumanns segir kvartandinn: „[…H]vort ég megi kalla [K] umboðsmann eður ei, [er] ófrávíkjanlegt að [K] er að vinna fyrir [M]“. Þarna má einnig sjá vitneskju kvartandans um að [K] sé að vinna í málinu fyrir [M].

Framangreindar yfirlýsingar kvartandans stangast á við fullyrðingu hans í kvörtun til Persónuverndar um „óviðkomandi aðila“. Kvartandinn byggir kvörtun sína á því að sýslumaður hafi ekki krafist þess að lagt yrði fram skjal sem sýndi skriflega fram á heimild [K] til að taka við tölvupóstum. Hér að framan er rakið að skilningur sýslumanns og kvartandans á stöðu [K] í málinu var sá sami og [K] verður ekki að „óviðkomandi aðila“ við það eitt að upplýst er að hún hafi ekki framvísað skriflegu umboði.

Spurt er af hverju sýslumaður sendi Persónuvernd svo ítarleg fylgiskjöl [á] borð við greinargerð [M] og endurrit úr sifjamálabók með bréfi sínu 29. mars sl. Eins og að framan er rakið gat sýslumaður ekki sýnt fram á réttmæti þess að [K] mætti fá þær upplýsingar sem henni voru sendar fyrir [föður], nema að rekja aðkomu hennar að málinu. Hún var bókuð mætt við fyrirtöku [...] og vitaskuld nauðsynlegt að sýna Persónuvernd fram á það með sendingu skjalsins. Hún sendi embættinu greinargerð af hálfu [föður] sem barst síðar samhljóða í frumriti, undirrituð af honum, og voru send afrit beggja skjalanna svo Persónuvernd gæti sannreynt þá fullyrðingu. Vandséð er hvernig sýslumaður hefði átt að geta svarað þeim alvarlegu ásökunum sem á hann voru bornar án þess að leggja fram með svarinu einhver gögn málsins til staðfestingar.[...]

Það er rétt að taka fram að samhliða kvörtun til Persónuverndar er til meðferðar í innanríkisráðuneytinu kæra kvartanda á úrskurði sýslumanns frá [...] og er í kærunni m.a. gerð athugasemd við meint brot sýslumanns á 8. og 11. gr. laga um persónuvernd.“

Í ljósi framangreinds svarbréfs sýslumanns, óskaði Persónuvernd eftir upplýsingum frá innanríkisráðuneytinu um hvort framangreint ágreiningsmál, n.t.t. mögulegt brot sýslumannsins í Reykjavík á ákvæðum 8. og 11. gr. laga nr. 77/2000, væri til meðferðar hjá ráðuneytinu. Með símtali, dags. 20. júní 2012, upplýsti innanríkisráðuneytið að kæra kvartanda væri til úrlausnar hjá innanríkisráðuneytinu, en það myndi aftur á móti ekki leggja formlegt mat á lögmæti miðlunar persónuupplýsinga til þriðja aðila.

Með bréfi, dags. 15. júní 2012, var kvartanda veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við framangreint svarbréf sýslumannsins í Reykjavík, dags. 16. maí 2012. Í svarbréfi sínu, dags. 18. júlí 2012, vísar kvartandi til fyrri bréfa sinna til Persónuverndar. Þá er bent á að framvísa þurfi skriflegu umboði, sé mál sótt fyrir hönd málsaðila hjá opinberri stofnun, líkt og hún gerði sjálf þegar lögmaður hennar kom fram fyrir hennar hönd hjá sýslumanninum í Reykjavík vegna umrædds umgengnismáls. Því hafi sýslumaður látið aðrar reglur gilda um [K] og barnsföður hennar. Þá telur kvartandi að sýslumaður hafi ekki veitt fullnægjandi skýringar né sýnt fram á neina heimild fyrir umræddri miðlun til [K]. Með svarbréfi kvartanda fylgdu afrit af tölvubréfum milli sýslumanns og [K] þann [...] og þann [...], um mögulegan fundartíma. Einnig tölvubréf frá sýslumanni til [K], dags. [...], sem kvartandi kveðst ekki hafa haft vitneskju um fyrr en Persónuvernd sendi sér afrit af svarbréfi og fylgigögnum frá embættinu, dags. 29. mars 2012.

II.

Forsendur og ákvörðun

 

1.

Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

 

Að þessu sinni afmarkast úrlausnarefnið við miðlun persónuupplýsinga frá embætti sýslumannsins í Reykjavík til [K] í tengslum við meðferð ágreiningsmáls kvartanda og [M] um umgengni við barn þeirra. Sú aðgerð sýslumanns telst samkvæmt framangreindu vera vinnsla persónuupplýsinga sem fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000 og þar með valdsvið Persónuverndar.

 

2.

Í málinu er um það deilt hvort sýslumanninum í Reykjavík hafi verið heimilt að senda upplýsingar um [A] til [K], í tengslum við rekstur ágreiningsmáls [A] og [M]. Fyrir liggur sú afstaða sýslumanns að hann hafi litið á [K] sem umboðsmann [M]. Sýslumaður vísar til þess að [M] hafi haft [K] með sér við fyrirtöku málsins þann [...], þar sem rætt hafi verið um efnisatriði málsins, og með því hafi sýslumaður talið sýnt að [K] ætti trúnað [M] í þeim persónulegu málum sem þar voru til umfjöllunar. Auk þess hefur sýslumaður vísað til þess að [kvartanda] hafi verið kunnugt um aðkomu K[]. Til marks um það bendir hann á að í tölvupósti [kvartanda] til sýslumanns þann [...] vísi hún til þess að [K] sé […] og hafi skrifað bréf til embættisins, bæði árið [...] og það sem hafi borist embætti sýslumanns þann [...]. Þar megi sjá að [A] hafi sjálf gert sér ljóst að [K] var [M] til aðstoðar. Loks vísar sýslumaður í tölvupóst frá [...] er beri með sér að [A] hafi vitað um [K], enda segi [A] þar vera ófrávíkjanlegt að [K] vinni fyrir [M].

 

3.

Öll vinnsla persónuupplýsinga þarf að samrýmast einhverju af heimildarákvæðum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Í 4. tölul. hennar er ákvæði um vinnslu sem er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila. Með lagaskyldu er átt við hvers konar skyldu sem leiðir af lagasetningu. Í settum lögum eru ýmis bein fyrirmæli um vinnslu persónuupplýsinga á vegum sýslumanns. Þau eru m.a. í sérlögum, þ. á m. í barnalögum nr. 76/2003, og í hinum almennu ákvæðum stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í 13. gr. þeirra segir að aðili máls skuli eiga þess kost að tjá sig um efni þess áður en stjórnvald tekur ákvörðun í því og í 15. gr. er sú regla að aðili máls eigi rétt á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er málið varða. Af bréfum sýslumanns má ráða að hann telur sig hafa mátt ætla að [K] kæmi fram fyrir hönd aðila máls í framangreindum skilningi stjórnsýslulaga nr. 76/2003. Sýslumaður hafi þar með talið sig mega senda [K] umrædd gögn í þeim tilgangi að rækja skyldur sínar sem stjórnvald til að fara með málið og leysa úr því í samræmi við fyrirmæli laga og lögboðið hlutverk sitt.

 

Hins vegar þarf öll vinnsla persónuupplýsinga einnig að samrýmast meginreglum 7. gr. laga nr. 77/2000 um gæði gagna og vinnslu. Samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. skal haga allri meðferð þeirra í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga. Við mat á því hvort það hafi verið gert í því tilviki sem hér um ræðir, svo líta megi þannig á að farið hafi verið að reglum 7. gr. um vandaða vinnsluhætti, þarf m.a. að líta til reglugerðar nr. 231/1992 um stjórnsýslumeðferð mála samkvæmt barnalögum. Í 5. gr. hennar segir: „Umboðsmenn aðila skulu hafa skriflegt umboð til erindisrekstursins, ef því er að skipta“.

 

4.

Fyrir liggur að við meðferð þess máls sem hér er til úrlausnar var ekki aflað sérstaks skriflegs umboðs í samræmi við 5. gr. reglugerðar nr. 231/1992, um stjórnsýslumeðferð mála samkvæmt barnalögum. Persónuvernd telur að með því hafi meðferð upplýsinganna ekki uppfyllt þær meginreglur sem að framan er getið og þar með samrýmst lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Með vísan til 1. tölul. 3. mgr. 37. gr. og 1. mgr. 40. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga er hér með lagt fyrir Sýslumanninn í Reykjavík að gæta þess eftirleiðis að umboðsmenn aðila hafi skrifleg umboð til erindisreksturs, ef því er að skipta, svo vinnslu verði hagað í samræmi við 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000.

Ákvörðunarorð

 

Sýslumanninum í Reykjavík bar að afla skriflegs umboðs í samræmi við 5. gr. reglugerðar nr. 231/1992. Með vísan til 1. tölul. 3. mgr. 37. gr. og 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000 er lagt fyrir Sýslumanninn í Reykjavík að gæta þess að umboðsmenn aðila hafi skriflegt umboð til erindisrekstursins, ef því er að skipta.