Birting lista á netinu yfir próftaka - mál nr. 2012/764

6.11.2012

Ákvörðun

Persónuvernd hefur tekið eftirfarandi ákvörðun í máli nr. 2012/764:


I.
Upphaf máls
Málavextir og bréfaskipti

1.
Forsaga málsins er sú að hinn 11. júní 2012 barst Persónuvernd erindi frá lögmanni, f.h. umbjóðanda síns, þar sem kvartað var yfir birtingu lista á heimasíðu Háskóla Íslands (HÍ) yfir alla þá sem hugðust þreyta inntökupróf í læknisfræði. Í bréfaskiptum við lögmanninn kom fram að umbjóðandi hennar hefði óskað þess að koma ekki fram undir nafni. Af þeirri ástæðu ákvað stofnunin að taka upp málið að eigin frumkvæði í samræmi við 6. tölul. 3. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Í erindi lögmannsins kom fram að umræddur listi, sem innihélt full nöfn og kennitölur einstaklinga, hafi verið birtur á heimasíðu HÍ í þeim tilgangi að fólk gæti séð hvar það ætti að sitja.

2.
Með bréfi, dags. 10. júlí 2012, óskaði Persónuvernd eftir upplýsingum frá HÍ hvernig skólinn teldi umrædda vinnslu vera í samræmi við lög nr. 77/2000. Var frestur veittur til 3. ágúst 2012. Með tölvubréfi, dags. 17. júlí s.á. óskaði kennslustjóri læknadeildar HÍ eftir fresti til að svara erindi stofnunarinnar. Var frestur veittur til 3. september s.á.

Svarbréf forseta læknadeildar og kennslustjóra hennar hjá HÍ, dags. 24. ágúst 2012, barst Persónuvernd þann 29. s.m. Í bréfinu er fyrst vikið að notkun kennitölu við almenn próf hjá HÍ. Þar segir:

„Hver nemandi á sér heimasvæði á innra neti skólans, Uglu, sem hann getur einungis nálgast með sérstöku notendanafni og aðgangsorði sem hann getur breytt að vild. Á þessu svæði fá nemendur upplýsingar um hvar próf fara fram; um hús, stofu og við hvaða borð þeir eiga að sitja. Þeir sjá ekki hvar félagar þeirra eiga að sitja. Fjöldi próftaka skiptir iðulega hundruðum og skipta þarf sama hópi í allt að þrjú hús og talsverð fjarlægð getur verið á milli húsanna. Ofangreint fyrirkomulag hefur reynst vel. Engu að síður eru nafnalistar (nafn, kennitala, stofa og borðanúmer) hengd upp fyrir utan hverja prófstofu u.þ.b. 30 mínútum áður en að próf hefst og þeir fjarlægðir strax að loknu prófi. Þótt próftakar hafi áður fengið upplýsingarnar hafa sumir gleymt þeim við upphaf prófs og því er tilgangur þessara lista að upplýsa próftaka um nákvæmlega hvar þeim hefur verið skipað til sætis og nauðsynlegt er að kennitalan komi fram vegna þess að alnefni prófmanna eru algeng.“

Hvað varðar birtingu lista yfir þá sem hyggjast þreyta inntökupróf í læknisfræði segir:

„Þegar kemur að framkvæmd inntökuprófs við Læknadeild er hún hliðstæð framangreindri framkvæmd nema að því leyti að listarnir eru birtir á netinu örfáum dögum fyrir próf og síðan fjarlægðir strax og það er hafið. Ástæða þess er sú að þeir sem þreyta inntökuprófið hafa ekki fengið inngöngu í HÍ og hafa þar af leiðandi ekki aðgang að vefkerfi skólans og því er ekki hægt að nota alfarið sama verklag og við önnur próf. Hópurinn er fjölmennur (um 300-400) og öllu skiptir að skipulag og framkvæmd á prófdegi sé sem best.

Listinn sem Persónuvernd gerir athugasemd við er hluti af upplýsingum til skráðra þátttakenda (próftaka) í fyrirhuguðu inntökuprófi í læknisfræði. Á framangreindum listum eru nöfn, kennitölur og númer borðs sem viðkomandi einstaklingur á að sitja við. Tekið skal fram að nafnalistarnir eru ekki birtir á vefsíðu læknadeildar heldur eingöngu tenglar á PDF-skjöl sem geyma nafnalistana. Tenglarnir og PDF-skjölin eru fjarlægð af vefnum þegar próf er hafið. Þetta fyrirkomulag hefur tíðkast í einhvern tíma og er hugsað til hægðarauka fyrir próftaka, þ.e. þannig að þeir geti kynnt sér fyrirfram við hvaða borð þeir eiga að sitja og að ekki myndist örtröð á einum stað fyrir framan prófsali, enda leita nemendur jafnan upplýsinga á netinu nú til dags. Jafnframt hafa þátttakendur með þessu móti getað staðreynt að þeir væru skráðir til inntökuprófs. Ekki var leitað sérstakra heimilda hjá hverjum og einum fyrir birtingu kennitalna og er það væntanlega ekki í anda laganna um persónuvernd og meðferð perósnuupplýsinga. Hvað varðar tilvitnun til tiltekinna lagaákvæða nr. 77/2000, má segja að í þessu tilfelli sé um málefnalegan tilgang að ræða og að notkun og birting kennitalna sé nauðsynleg til að tryggja örugga persónugreiningu og ekki um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða  í skilningi laganna.“

II.
Niðurstaða

1.

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Af þessu öllu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

2.
Læknadeild Háskóla Íslands hefur gefið skýringar á því hvers vegna hún birtir á netinu kennitölur allra sem hyggjast þreyta inntökupróf í læknisfræði. Deildin telur það vera til hægðarauka fyrir próftaka, að ekki myndist örtröð á einum stað fyrir framan prófsali og að próftakar hafi getað staðreynt að þeir væru skráðir til inntökuprófs. Þá hefur komið fram að ekki hafi verið leitað eftir samþykki próftaka fyrir birtingu kennitalna á heimasíðu deildarinnar.

Öll vinnsla persónuupplýsinga þarf að uppfylla eitthvert af skilyrðum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Í 7. tölul. hennar er ákvæði um vinnslu persónuupplýsinga sem er nauðsynleg til að ábyrgðaraðili, þriðji maður eða aðilar sem miðlað er til geti gætt lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem vernda ber samkvæmt lögum vegi þyngra. Þá er í 10. gr. það ákvæði að til að notkun kennitölu teljist heimil verði hún að eiga sér málefnalegan tilgang og vera nauðsynleg til að tryggja örugga persónugreiningu, sbr. 10. gr. laganna.

Persónuvernd dregur ekki í efa að netbirtingin þjóni málefnalegum tilgangi. Hins vegar þarf hún einnig að vera nauðsynleg vegna öruggrar persónugreiningar. Að mati Persónuverndar liggur ekki fyrir að framangreindu skilyrði 10. gr. sé uppfyllt.  Að því er varðar birtingu á nöfnum prófmanna er bent á að öll vinnsla persónuupplýsinga þarf að samrýmast grunnkröfum 7. gr. laganna, þ. á m. kröfu 3. tölul. um að ekki sé gengið lengra í vinnslu en nauðsynlegt er miðað við tilgang hennar. Vinnslan þarf m.ö.o. að vera í réttu hlutfalli við tilganginn.

Að svo stöddu verður ekki lagður efnislegur úrskurður á lögmæti þess að birta á netinu nöfn og kennitölur einstaklinga sem þreyta vilja umrædd inntökupróf. Hins vegar hefur, með vísun til 5. tölul. 3. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000, verið ákveðið að leiðbeina Læknadeild HÍ um að leita leiða til komast hjá óþarfri nafna- og kennitölubirtingu á netinu. Má í því sambandi hugsa sér að þeim, sem skrá sig í inntökupróf sé um leið úthlutað sérstöku númeri, sem birt verði ásamt staðsetningu viðkomandi í prófinu, á heimasíðu deildarinnar. Þá er, með vísun til 1. tölul. 3. mgr. 37. gr., lagt fyrir deildina að skila Persónuvernd greinargerð um hvernig hún muni bregðast við framangreindu fyrir 1. janúar 2013.

Niðurstöðuorð:
Læknadeild Háskóla Íslands er leiðbeint um að leita leiða til að komast hjá því að birta á netinu nöfn og kennitölur manna sem hyggjast þreyta inntökupróf í læknisfræði. Er lagt fyrir hana að upplýsa Persónuvernd um viðbrögð sín og fyrirhugaða vinnsluaðferð fyrir 1. janúar 2013.