Óheimil miðlun umboðsmanns skuldara - mál nr. 2012/831

1.2.2013

Úrskurður

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 25. janúar 2013 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2012/831:

I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti

1.
Tildrög máls
og bréfaskipti
Þann 27. júní 2012 barst Persónuvernd kvörtun frá A (hér eftir nefndur kvartandi), vegna miðlunar persónuupplýsinga frá umboðsmanni skuldara til félagsþjónustunnar í Hafnarfirði. Í kvörtuninni kom m.a. fram að starfsmaður umboðsmanns skuldara hefði sent starfsmanni Fjölskylduþjónustunni í Hafnarfirði tölvupóst sem innihélt upplýsingar um að kvartandi hefði hlotið greiðslu fyrir tímabundna örorku frá Tryggingarstofnun ríkisins á sérstaklega tilgreindu tímabili, upphæð greiðslu og heildarupphæð greiðslna. Kvartandi var ósáttur við þessa miðlun og taldi hana óheimila.

Með bréfi, dags. 27. júlí 2012, var umboðsmanni skuldara boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Svarbréf umboðsmanns skuldara, dags. 10. ágúst 2012, barst Persónuvernd þann 13. s.m. Þar segir m.a.:

„Málavextir eru þeir að umboðsmaður skuldara hefur til meðferðar umsókn A um greiðsluaðlögun á grundvelli laga nr. 101/2010 um greiðsluaðlögun einstaklinga. Í tengslum við afgreiðslu umsóknarinnar hefur umboðsmaður aflað gagna í samræmi við ákvæði laga nr. 101/2010 og í samræmi við hlutverk og skyldu umboðsmanns skuldara skv. 2. mgr. 1. gr. laga nr. 100/2010. Vegna framangreindrar gagnaöflunar sendi starfsmaður umboðsmanns skuldara tölvupóst til félagsþjónustu Hafnarfjarðar, þar sem óskað var upplýsinga um hvort að A fengi áframhaldandi fjárhagsaðstoð frá bænum. Fyrir mannleg mistök starfsmanns umboðsmanns kom fram í tölvupóstinum að umsækjandi hefði fengið endurhæfingarlífeyri frá Tryggingastofnun ríkisins á ákveðnu tímabili.

Tölvupósturinn var svohljóðandi:„Sæl B, A hefur fengið aðstoð frá bænum auk endurhæfingarlífeyris sl. 3-4 mánuði en þær greiðslur hafa nú fallið niður. Mun hann þá fá fjárhagsaðstoð frá Hafnarfjarðarbæ á næstunni og þá hversu mikla á mánuði?“

Vegna kvörtunarinnar vill umboðsmaður taka fram að það er forsenda fyrir því að umboðsmaður skuldara geti samþykkt umsókn um greiðsluaðlögun að fyrir liggi nauðsynlegar fjárhagsupplýsingar um umsækjendur og er það skylda embættisins að afla upplýsinga og kanna hvort að uppgefnar upplýsingar séu réttar.

Umræddur tölvupóstur starfsmanns umboðsmanns skuldara var liður í því að afla upplýsinga um líklegar framtíðartekjur A. Því miður urðu starfsmanni umboðsmanns á mistök við sendingu tölvupóstsins og komu þar fram upplýsingar sem starfsmanninum var ekki heimilt að veita utanaðkomandi aðila.

Umboðsmaður vill þó vekja athygli á því að í kvörtun A er ranglega hermt að í umræddum tölvupósti hafi starfsmaður umboðsmanns gefið nákvæmar upplýsingar um greiðslur á endurhæfingarlífeyri frá Tryggingastofnun, þ.e. að tilgreindir hafi verið þeir mánuðir þar sem A fékk lífeyrinn, upphæð lífeyris sem hann fékk hvern mánuð auk heildarupphæðar greiðslna frá Tryggingarstofnun. Í tölvupóstinum komu hvorki fram tölulegar upplýsingar né var tímabil það sem endurhæfingarlífeyrir var greiddur nákvæmlega tilgreint.

Þrátt fyrir að upplýsingarnar í tölvupóstinum hafi ekki verið eins nákvæmar og kvörtun ber með sér harmar umboðsmaður það mjög að umræddar upplýsingar hafi verið sendar til starfsmanns Hafnarfjarðarbæjar. Hefur umboðsmaður beðið A velvirðingar á mistökunum og boðið honum aðstoð við samskipti við Hafnarfjarðarbæ. Þá hefur verið farið yfir verkferla hjá umboðsmanni og fundað með starfsmönnum stofnunarinnar vegna málsins og þeim kynntir verkferlar með ítarlegum hætti til að reyna að tryggja að sambærileg mistök verði ekki gerð aftur.“

Með bréfi, dags. 5. september 2012, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar umboðsmanns skuldara til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í bréfi kvartanda segir m.a. eftirfarandi:

„Félagsráðgjafi Hafnarfjarðarbæjar: C hringdi í mig varðandi þetta mál á sínum tíma. [...] Hún upplýsir mig fyrst um að fyrirspurnin lúti að því að umboðsmaður vilji fá [v]itneskju um áframhaldandi fjárhagsaðstoð frá bænum í framtíðinni. [...]. Að því loknu nefndi C að fram hafi komið í tölvupóstinum að ég hafi líka hlotið endurhæfingarlífeyri fyrir mánuðina mars, apríl og maí. og rakti það svo að ég hefði þegið fjárhagsaðstoð yfir sama tímabil. Það var alveg skýrt í símtalinu að hún vissi nákvæmlega yfir hvaða tímabil ég þáði greiðslur frá TR og vitnaði beint í tölvubréf umboðsmanns hvað það varðar. [...] Því er ljóst að vitneskja sem C fékk er mun meiri heldur en þessi tölvupóstur sem umboðsmaður framvísar nú inniheldur. [...]

Ég hef því rökstuddan grun að áætla að tölvupóstar sem láku til Hafnarfjarðarbæjar hafi verið fleiri en þessi eini sem umboðsmaður framvísar í málinu. [...]“

Með bréfi, dags. 2. október 2012, óskaði Persónuvernd eftir því við umboðsmann skuldara að stofnuninni yrðu send afrit af öllum samskiptum við Hafnarfjarðarbæ vegna máls kvartanda hjá honum, ef um hefði verið að ræða meiri samskipti en þennan eina tölvupóst. Svarbréf umboðsmanns, dags. 16. s.m. barst Persónuvernd þann 19. s.m. Þar kemur m.a. fram að framangreindur tölvupóstur, og svarpóstur félagsráðgjafans séu einu samskiptin sem að starfsmaður umboðsmanns skuldara hafi átt við Hafnarfjarðarbæ vegna máls kvartanda.

Með bréfi, dags. 6. nóvember 2012, óskaði Persónuvernd eftir upplýsingum frá Fjölskylduþjónustu Hafnarfjarðar um það hvort borist hefðu fleiri tölvupóstar frá umboðsmanni skuldara. Ef ekki væri um fleiri tölvupósta að ræða, væri þess óskað að skýringar væru veittar á því hvers vegna félagsráðgjafinn hefði talið upp mánuðina mars, apríl og maí.

Svarbréf Hafnarfjarðarbæjar, dags. 28. s.m., barst Persónuvernd þann 29. s.m. Þar segir m.a. að samkvæmt upplýsingum frá framangreindum félagsráðgjafa væri umrætt tölvubréf, frá 11. júní 2012, það eina sem henni hefði borist um þetta mál frá umboðsmanni skuldara. Samkvæmt dagál sem hún ritaði þann sama dag, hafi hún haft samband símleiðis við Tryggingastofnun ríkisins og fékk þar upplýsingar um greiðslur endurhæfingarlífeyris til kvartanda í mars, apríl og maí.

Með bréfi, dags. 10. desember 2012, var kvartanda tilkynnt um framkomin svör umboðsmanns skuldara og Hafnarfjarðarbæjar. Var honum gefinn kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum en að öðrum kosti teldist málið að fullu upplýst. Kvartandi hafði samband símleiðis við starfsmann Persónuverndar þann 8. janúar 2013. Taldi hann ekki ástæðu til að koma að frekari athugasemdum hvað þetta mál varðaði.
 

II.
Forsendur og niðurstaða

1.
Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

2.
Svo að vinna megi með persónuupplýsingar verður ávallt að vera fullnægt einhverju skilyrðanna í 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Sé um að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar, sbr. 8. tölul. 2. gr. sömu laga, þarf að auki að vera fullnægt einhverju þeirra viðbótarskilyrða sem greind eru í 9. gr. sömu laga.

Í 1. tölul. 8. gr. segir að vinnsla sé heimil hafi hinn skráði samþykkt vinnsluna. Þá segir í 3. tölul. að vinnsla sé heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvíli á ábyrgðaraðila. Í því máli sem hér um ræðir var hvorki til staðar samþykki hins skráða né hvíldi lagaskylda á ábyrgðaraðila. Var því ekki til staðar heimild í 8. gr. laga nr. 77/2000 til að miðla umræddum upplýsingum til Fjölskylduþjónustu Hafnarfjarðar.

Umboðsmaður skuldara hefur viðurkennt að starfsmanni hans hafi ekki verið heimilt að senda umræddar upplýsingar til starfsmanns Fjölskylduþjónustu Hafnarfjarðar. Þá hafi umboðsmaður farið yfir verkferla sína og fundað með starfsmönnum sínum vegna málsins og þeim verði kynntir verkferlar með ítarlegum hætti til að koma í veg fyrir að sambærileg mistök verði gerð aftur.

Þegar litið er til framangreindra skýringa umboðsmanns skuldara telur Persónuvernd, eins og á stendur, ekki tilefni til frekari umfjöllunar. Stofnunin vill hins vegar ítreka mikilvægi þess að eftirleiðis verði þess gætt að starfsmenn sendi ekki meiri upplýsingar til þriðja aðila en þörf er á hverju sinni.  


Úrskurðarorð

Umboðsmanni skuldara var ekki heimilt að miðla upplýsingum til Félagsþjónustu Hafnarfjarðar um að A hefði fengið endurhæfingarlífeyri frá Tryggingarstofnun á tilteknu tímabili.