Miðlun og varðveisla persónuupplýsinga hjá opinberum aðilum

6.12.2013

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 12. nóvember 2013 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2013/369:

 

I.

Grundvöllur máls

Málavextir og bréfaskipti

1.

Tildrög máls og

bréfaskipti

Þann 11. mars 2013 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefndur kvartandi), vegna varðveislu og miðlunar persónuupplýsinga um hann frá Tryggingastofnun ríkisins (TR) og sýslumanninum í Kópavogi til þriðja aðila.

 

Með bréfi, 22. mars 2013, var TR og sýslumanninum í Kópavogi boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

 

Barst Persónuvernd svarbréf TR þann 16. apríl 2013, dags. þann 12. s.m., þar sem segir að engin persónugreinanleg gögn séu varðveitt í kerfum stofnunarinnar um kvartanda. Hafi TR svarað kvartanda því með tölvupósti þann 7. febrúar 2011.

 

Í svarbréfi sýslumannsins í Kópavogi, dags. 30. apríl 2013, segir að kvartandi hafi með bréfi, dags. 22. febrúar 2012 sent sams konar kvörtun til innanríkisráðuneytisins. Vísar loks sýslumaður á bug ásökunum kvartanda um miðlun persónuupplýsinga um hann til þriðja aðila.

 

Með svarbréfi sýslumanns fylgdi m.a. afrit af bréfi hans til innanríkisráðuneytisins, dags. 26. júlí 2012, en þar segir m.a. að öll gögn sem kvartandi sendi ráðuneytinu með kvörtun sinni komi frá öðrum embættum og stofnunum en sýslumanninum í Kópavogi vegna fjárnámsgerðar. Hafi sýslumaðurinn ekki verið aðili að þeirri fjárnámsgerð. Þá fylgdi jafnframt með afrit af bréfi innanríkisráðuneytisins til kvartanda, dags. 28. ágúst 2012, þar sem vísað er [til] framangreindra skýringa sýslumanns til ráðuneytisins og kvartanda tilkynnt um að málinu væri lokið af hálfu ráðuneytisins.

 

Með bréfi, dags. 22. maí 2013, var kvartanda tjáð að skilningur Persónuverndar af svarbréfum TR og sýslumannsins í Kópavogi væri sá að hvorugur þeirra hafði miðlað persónuupplýsingum um hann til þriðja aðila. Í ljósi þessa taldi stofnunin ekki forsendur til að rannsaka málið frekar og yrði það fellt niður nema rökstudd beiðni bærist um annað fyrir þann 7. júní 2013.

 

2.

Frekari afmörkun kvörtunarefnis

Barst Persónuvernd svarbréf kvartanda, dags. 1. júní 2013, þann 4. s.m. Í því segir m.a. að kvörtunin beinist nú að innanríkisráðuneytinu og sýslumanninum í Kópavogi fyrir vörslu og dreifingu á tilteknum skjölum sem vörðuðu kvartanda. Með bréfi kvartanda fylgdu afrit af umræddum skjölum. Vísar kvartandi til þess að sýslumaðurinn í Kópavogi hafi lagt fram skjölin við boðun fjárnáms árið 2001. [...]. Bera skjölin með sér að þau stafi frá dóms- og kirkjumálaráðuneytinu, sakadómi Reykjavíkur, yfirsakadómara í Reykjavík, [...] og sýslumanninum í Hafnarfirði. [...]

 

Með bréfi til kvartanda, dags. 18. júlí 2013, var kvartanda tilkynnt að stofnunin hefði með bréfum, dags. sama dag, óskað nánari skýringa frá sýslumanninum í Kópavogi annars vegar, um gögn sem hann er sagður hafa framvísað vegna fjárnámsaðgerða á árinu […], og frá innanríkisráðuneytinu hins vegar um vörslu og miðlun skjala um kvartanda. Var einnig í bréfunum óskað eftir afstöðu aðilanna til eyðingu gagna um kvartanda, ef slík gögn væru varðveitt hjá þeim. Fylgdu afrit af framangreindum bréfum með bréfi Persónuverndar til kvartanda.

 

3.

Svör sýslumannsins í Kópavogi,

 innanríkisráðuneytisins og kvartanda

Í svarbréfi sýslumannsins í Kópavogi, dags. 9. ágúst 2013, segir að einungis hafi orðið til gögn hjá embættinu um kvartanda vegna tveggja aðfarargerða á árunum [...]. Lögum samkvæmt leggi gerðarbeiðendur fram ýmis skjöl beiðni sinni til stuðnings. Þessi skjöl varðveitir embættið í málaskrá samkvæmt ákvæðum 18. gr. aðfararlaga nr. 90/1989 og reglugerðar nr. 17/1992 um málaskrár og gerðarbækur vegna aðfarargerða, kyrrsetningar, löggeymslu og lögbanns. Samkvæmt 10. gr. reglugerðarinnar skulu framlögð skjöl varðveitt í skjalasafni hlutaðeigandi sýslumannsembættis þar til þau verða afhent Þjóðskjalasafni. Jafnframt sagði í svarbréfi sýslumanns að hann hafði með bréfi, dags. 13. júní 2013, gert kvartanda grein fyrir framangreindu og sent honum ljósrit allra gagna, í samræmi við beiðni kvartanda til sýslumannsins, dags. 6. júní 2013. Fylgdu afrit af báðum bréfum með svarbréfi sýslumanns til Persónuverndar.

 

Þann 17. september 2013 barst Persónuvernd svarbréf innanríkisráðuneytisins, dags. þann 12. s.m. Í því segir m.a. að kvartandi hafi sent ráðuneytinu erindi þann 24. febrúar 2012 þar sem hann kvartaði yfir því að sýslumaðurinn í Kópavogi dreifði gögnum um hann og varðveitti slík gögn. Sagði hann að á grundvelli gagnanna hafi verið gert árangurslaust fjárnám. Með erindi kvartanda til ráðuneytisins lét hann fylgja afrit af þeim gögnum sem hann taldi þetta eiga við um. Þá vísar ráðuneytið til þess að öll erindi sem því berast séu skráð í málaskrá ráðuneytisins. Eru þau gögn sem fylgdu erindi kvartanda í þeim skilningi geymd í málaskrá stofnunarinnar, að frumkvæði kvartanda sjálfs. Verði að líta svo á að ráðuneytinu sé skylt að geyma þau erindi sem því berast með skipulögðum hætti, auk gagna um meðferð og lyktir málanna, m.a. með tilliti til laga um Þjóðskjalasafn Íslands, upplýsingalaga, stjórnsýslulaga og laga um umboðsmann Alþingis. Líti ráðuneytið svo á, einkum með tilliti til laga um Þjóðskjalasafn Íslands, að því beri skylda til að geyma þau gögn sem því berast og niðurstöður í þeim málum og hafi ráðuneytið því ekki heimildir til eyðingar gagna sem því berast.

 

Með bréfi, dags. 20. september 2013, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar sýslumannsins í Kópavogi og innanríkisráðuneytisins til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

 

Í svarbréfi kvartanda, dags. 4. október 2013, segir að öll gögn sem kvörtun hans lúti að hafi áður verið skráð hjá öðrum embættum, t.d. sýslumönnum, lögreglustjórum, saksóknara og dómsmálaráðuneytinu og hafi því þegar verið send Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu. Telur kvartandi að það leysi sýslumanninn í Kópavogi ekki undan ábyrgð á varðveislu og miðlun skjala um hann að þau komi frá öðrum embættum ef þau eru að efni til vernduð af lögum um friðhelgi einkalífs einstaklings og opinberra starfsmanna. Því beri að eyða skjölum sem gerðarbeiðendur leggja fram sem séu að efni og formi til ólögmæt. Þá krefst kvartandi þess að innanríkisráðuneytið eyði þeim fylgigögnum er fylgdu með erindi hans til ráðuneytisins, og að sýslumaðurinn í Kópavogi eyði einnig sömu gögnum, enda hafi önnur stjórnvöld þegar afhent Þjóðskjalasafni Íslands sömu gögn til varðveislu.

 

Með tölvupósti til Persónuverndar þann 31. október 2013 benti kvartandi á að hann hafi aflað upplýsinga frá Þjóðskjalasafni Íslands um aðgang að gögnum um hann, og hafi safnið svarað því að öll gögn þar væru varðveitt í 80 ár og engum veittur aðgangur að þeim nema þeir sem skráðir eru með nafni í skjölunum sem aðilar að efni þeirra, í samræmi við lög um Þjóðskjalasafn Íslands. Um aðgang að skjölunum færi samkvæmt upplýsingalögum. Telji kvartandi að það sé mikið slys að skjölin séu „komin í umferð“ því hann hafi ekki gefið heimild fyrir aðgangi annarra að þeim, eins og kveðið sé á um í upplýsingalögum.

 

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Afmörkun úrlausnarefnis

Í ljósi þess að kvartandi féll frá þeim hluta kvörtunarinnar er varðaði meðferð persónuupplýsinga hjá TR, og beindi kvörtun sinni þess í stað gegn innanríkisráðuneytinu og sýslumanninum í Kópavogi, mun eftirfarandi úrlausn Persónuverndar einungis taka til meðferðar persónuupplýsinga hjá sýslumanninum í Kópavogi og innanríkisráðuneytinu.

2.

Gildissvið laga nr. 77/2000

Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Af framangreindu er ljóst að meðferð innanríkisráðuneytisins og sýslumannsins í Kópavogi á persónuupplýsingum um kvartanda fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000.

 

3.

Lögmæti vinnslu persónuupplýsinga

Samkvæmt lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga verður vinnsla, þ.á m. miðlun og varðveisla slíkra upplýsinga, ávallt að falla undir einhverja af heimildum 8. gr. laganna. Þegar um ræðir vinnslu persónuupplýsinga, sem fram fer á vegum stjórnvalda, geta einkum átt við 3. og 6. tölul. 1. mgr. ákvæðisins, þess efnis að vinnsla persónuupplýsinga er heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu eða við beitingu opinbers valds. Sé um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða verður einnig að uppfylla eitthvert af skilyrðum 9. gr. sömu laga.

 

Þær persónuupplýsingar um kvartanda sem mál þetta lýtur að er að finna í eftirtöldum tegundum af skjölum: Meðlags- og umgengnisúrskurðir, úrskurðir um framlag til barns vegna menntunar og lögskilnaðarleyfi. Upplýsingar um hvort maður greiði meðlag, njóti umgengnisréttar við barn sitt eða hafi fengið lögskilnað eru ekki taldar viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 8. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

4.

Um miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

4.1.

Frá sýslumanninum í Kópavogi

Fyrir liggur að sýslumaðurinn í Kópavogi varðveitti þau gögn sem kvörtunin lýtur að vegna fjárnámsgerða hjá kvartanda á árunum […] og […]. Aftur á móti hefur embættið neitað að hafa miðlað þeim upplýsingum til þriðja aðila.

 

Þá hefur kvartandi ekki lagt fram nein gögn eða aðrar upplýsingar, t.d. um til hvaða aðila sýslumaðurinn hafi miðlað persónuupplýsingum um hann, sem leiða að því líkur að sýslumaðurinn hafi miðlað persónuupplýsingum um hann til þriðja óviðkomandi aðila. Um framangreindan þátt kvörtunarinnar fæst ekki séð að sýslumaðurinn í Kópavogi hafi miðlað umræddum persónuupplýsingum til þriðja aðila. Er sá þáttur kvörtunarinnar felldur niður.

4.2.

Frá innanríkisráðuneytinu

Þau gögn sem kvörtun [A] lýtur að bárust innanríkisráðuneytinu frá honum sjálfum með bréfi hans til ráðuneytisins þann 24. febrúar 2012. Með bréfinu kvartaði hann yfir meðferð sýslumannsins í Kópavogi á persónuupplýsingum um sig og framkvæmd aðfarargerðar hjá honum. Ráðuneytið mun í kjölfar móttöku erindisins hafa óskað skýringa frá sýslumanninum í Kópavogi og munu afrit af erindi kvartanda til ráðuneytisins sem og fylgiskjölum er fylgdu með því, nánar tiltekið þau skjöl sem kvörtun þessi lýtur að, hafa verið lögð með bréfi ráðuneytisins til sýslumanns.

Af framangreindu leiðir að innanríkisráðuneytið miðlaði umræddum gögnum til sýslumanns vegna meðferðar á erindi sem stafaði frá kvartanda sjálfum.

Samkvæmt ákvæði 1. mgr. 5. gr. laga nr. 92/1989 um framkvæmdarvald ríkisins í héraði heyra málefni sýslumanna undir innanríkisráðherra. Þá hefur innanríkisráðuneytið eftirlit með stjórnsýslu sýslumannsembætta, skipulagi og störfum, m.a. aðfarargerðum, sem og meðferð kærumála og kvartana vegna starfa sýslumanna.

Í því máli sem hér um ræðir hafði kvartandi kvartað til ráðuneytisins vegna meðferðar sýslumannsins á umræddum upplýsingum og störfum hans. Við meðferð stjórnsýslumála hjá stjórnvöldum, þar á meðal ráðuneytum, ber að fara meðal annars að stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Svo að ákvarðanir stjórnvalda verði taldar löglegar og réttar verður meðal annars að gæta að andmælarétti í samræmi við stjórnsýslulög.

Í ljósi framangreinds hlutverks ráðuneytisins, og þar sem það hafði til meðferðar stjórnsýslumál kvartanda gegn sýslumanninum í Kópavogi þegar það miðlaði umræddum persónuupplýsingum til sýslumannsins, er það mat Persónuverndar að miðlun upplýsinganna hafi verið nauðsynleg vegna meðferðar stjórnsýslumáls hjá ráðuneytinu, enda varðaði kvörtun [A] til ráðuneytisins þau gögn sem ráðuneytið miðlaði til sýslumannsins. Var miðlun persónuupplýsinga um kvartanda frá innanríkisráðuneytinu til sýslumannsins í Kópavogi heimil í því tilviki sem hér um ræðir samkvæmt ákvæði 3. og 6. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.

5.

Um varðveislu og eyðingu persónuupplýsinga

hjá sýslumanninum í Kópavogi

og innanríkisráðuneytinu

Varðveisla persónuupplýsinga um kvartanda hjá sýslumanninum í Kópavogi og innanríkisráðuneytinu verður að fullnægja einhverju af skilyrðum í 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000, eins og áður segir. Þá segir í 1. mgr. 26. gr. laga nr. 77/2000 að þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita persónuupplýsingar skuli ábyrgðaraðili eyða þeim. Málefnaleg ástæða til varðveislu upplýsinga getur m.a. byggst á fyrirmælum í lögum.

 

Í ljósi áðurnefnds ákvæðis 1. mgr. 26. gr. laga nr. 77/2000 er það lagt í hendur ábyrgðaraðila að meta hvenær ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita upplýsingar. Aftur á móti hvíla auknar skyldur á stjórnvöldum um varðveislu gagna sem það fær í hendur, á grundvelli laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

 

Samkvæmt 5. gr. laga nr. 66/1985 skulu m.a. stofnanir sem heyra undir stjórnarráðið og aðrar stofnanir í eigu ríkisins afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu. Þá segir í 7. gr. laganna að afhendingarskyldum aðilum sé óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala. Er framangreint loks áréttað í 26. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, þar sem segir að um skráningu mála, skjalaskrár og aðra vistun gagna og upplýsinga fari að ákvæðum laga um Þjóðskjalasafn Íslands, sem og í einstökum reglugerðarákvæðum eins og ákvæði 10. gr. reglugerðar nr. 17/1992 um málaskrár og gerðarbækur vegna aðfarargerða, kyrrsetningar, löggeymslu og lögbanns, þar sem segir að framlögð skjöl með t.d. aðfararbeiðni skuli varðveitt í skjalasafni hlutaðeigandi sýslumannsembættis þar til þau verða afhent Þjóðskjalasafni.

Með vísun til alls framangreinds telur Persónuvernd að ákvæði laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands hafi að geyma fyrirmæli um varðveislu gagna hjá stjórnvöldum og stofnunum. Því falli það í hlut Þjóðskjalasafns Íslands, en ekki Persónuverndar, að túlka skilyrði 5. og 7. gr. laga nr. 66/1985, m.a. um heimild stjórnvalds til eyðingu gagna. Þar sem ekki liggur fyrir sérstök heimild frá Þjóðskjalasafni Íslands fyrir ónýtingu þeirra skjala sem mál þetta varðar verður að telja að í þessu máli liggi fyrir málefnaleg ástæða fyrir varðveislu, sbr. 1. mgr. 26. gr. laga nr. 77/[2]000.

Af framangreindu leiðir að ekki er unnt að verða við beiðni kvartanda um eyðingu þeirra upplýsinga sem hér um ræðir.

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Innanríkisráðuneytinu var heimilt að miðla upplýsingum um kvartanda til sýslumannsins í Kópavogi vegna meðferðar stjórnsýslumáls. Innanríkisráðuneytinu og sýslumanninum í Kópavogi er heimilt að varðveita þau gögn sem mál þetta varðar, nema Þjóðskjalasafn Íslands veiti heimild fyrir ónýtingu þeirra.