Fræðsluskylda um fjarvistasamtöl og varðveisla persónuupplýsinga hjá Rio-Tinto Alcan – mál nr. 2012/1362

6.1.2014

Ákvörðun

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 12. desember 2013 var tekin svohljóðandi ákvörðun í máli nr. 2012/1362:

 

I.

Bréfaskipti

1.

Álitsbeiðni og málsatvik

Persónuvernd barst með bréfi, dags. 15. nóvember 2012, erindi frá Verkalýðsfélaginu Hlíf. Þar segir m.a.:

„Verkalýðsfélagið Hlíf leitar eftir áliti Persónuverndar um það ferli sem er að fara af stað hjá Río Tinto Alcan (ISAL) er varðar:

Í fyrsta lagi Fjarvistastefnu og verklagsreglu. Stefna sem tekur á fjarvistum vegna veikinda og/eða slysa.

Í öðru lagi Fjarvistastefna – Viðauki A. Fjarvistasamtal – leiðbeiningar.

Í þriðja lagi Fjarvistastefna – Viðauki B. Fjarvistasamtal – eyðublað.

Viðtöl um veikindi og fjarveru eru tekin af verkstjórum sem að okkar mati eiga ekkert að fara inn í persónuleg mál starfsmanna er varða veikindi, heldur sé það verk trúnaðarlæknis Río Tinto Alcan sem leitar þá til viðkomandi heimilislæknis sé um óeðlileg veikindi að ræða.“

Í erindinu er leitað eftir áliti Persónuverndar á því hvort framangreint ferli samrýmist lögum og reglum. Sá hluti skjalsins „Fjarvistastefna og verklagsregla – Stefna sem tekur á fjarvistum vegna veikinda og/eða slysa“, sem einkum tengist erindinu, er 5. kafli þess þar sem fjallað er um viðbrögð við síendurteknum fjarvistum. Segir þar að yfirmaður boði starfsmann í fjarvistasamtal sýni niðurstöður síðustu 12 mánaða að hann hafi verið fjarverandi í fimm skipti eða oftar eða einhvern tímann verið fjarverandi í 12 daga eða fleiri. Þá segir:

„Tilgangur fjarvistasamtalsins er að greina orsakir endurtekinna og/eða langra fjarvista og finna lausnir sem taka á ástæðum eða vandamálum sem hugsanlega eru til staðar.

Treysti starfsmaður sér ekki til þess að ræða við næsta yfirmann getur hann óskað eftir að ræða við leiðtoga heilbrigðismála eða leiðtoga starfsmannaþjónustu.“

Einnig kemur fram að ef fjarvistir eru enn yfir viðmiðunarmörkum miðað við síðustu tólf mánuði hálfu ári eftir samtal skuli yfirmaður boða starfsmann í annað fjarvistasamtal ásamt framkvæmdastjóra. Þar skuli m.a. ræddar ástæður fyrir áframhaldandi fjarvistum. Ef fjarvistir séu enn yfir viðmiðunarmörkum hálfu ári eftir síðara samtalið miðað við síðustu tólf mánuði skuli framkvæmdastjóri og næsti yfirmaður óska eftir fundi með trúnaðarlækni og leiðtoga heilbrigðismála þar sem fjarvistir starfsmanns skuli ræddar og mögulegar úrlausnir. Í öllu ferlinu skuli haft í huga að benda starfsmanni á VIRK – starfsendurhæfingarsjóð sem sé ráðgjafi í starfsendurhæfingu hjá Sjúkra- og styrktarsjóði stéttarfélaga.

 

Í skjalinu „Fjarvistastefna – Viðauki A – Fjarvistasamtal – leiðbeiningar“ segir m.a. að starfsmanni beri ekki skylda til að gefa upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál í samtali við yfirmann. Sjúkdómar séu einkamál en veikindafjarvera hafi áhrif á vinnustaðinn og hana þurfi að ræða. Á skjalið „Fjarvistastefna – viðauki B – Fjarvistasamtal – eyðublað“ eru rituð svör starfsmanns við einstökum spurningum, þ. á m. um hvort hann sé haldinn undirliggjandi sjúkdómi sem skýri fjarvistir hans. Tekið er fram á eyðublaðinu að starfsmaður geti neitað að svara þessari spurningu. Aðrar spurningar, sem fram koma á eyðublaðinu, eru m.a. hvort í daglegu lífi utan vinnu séu einhverjir þættir sem trufli starfsmann og geti haft áhrif á störf hans, t.d. svefnvandamál, félagslegar aðstæður, fjárhagsaðstæður, fjölskylduaðstæður o.s.frv., sem og hvort hann sé í öðru starfi. Spurt skuli hvort þessi atriði hafi áhrif á hann í starfinu og hvað sé hægt að gera í því. Eyðublaðið gerir ráð fyrir að bæði starfsmaður og viðkomandi yfirmaður staðfesti það sem þar kemur fram með undirskrift sinni.

 

Auk framangreinds kemur fram í umræddu skjali að starfsmaður er spurður hvort vinnutími eða vinnufyrirkomulag hafi áhrif á starfshæfi eða fjarvistir, hvort eitthvað í vinnuumhverfinu hafi áhrif á fjarvistir, hvernig viðkomandi gangi að vinna með öðrum og hvort einhver vandamál séu í samskiptum við samstarfsmenn eða yfirmann, hvað veki mestan áhuga hjá viðkomandi í vinnunni, hvort einhverjar aðrar aðstæður í vinnunni hafi áhrif á mætingar, hvað viðkomandi sem starfsmaður geti gert til að stuðla að betri heilsu eða betri mætingu, sem og hvort viðkomandi vilji tjá sig um önnur atriði.

 

Með því bréfi f.h. Rio Tinto Alcan hf., sem rakið er í 2. kafla hér að neðan, barst Persónuvernd eintak af eyðublaðinu „Fjarverusamtal vegna skammtímafjarveru“. Á slík eyðublöð munu vera rituð svör starfsmanna, sem hafa verið fjarverandi um skamman tíma, við spurningum um hvaða áhrif fjarveran hafi að þeirra mati á vinnuna og vinnustaðinn; hvort eitthvað tengt verkefnum þeirra eða vinnutíma, aðbúnaði á vinnustaðnum, samskiptum eða samstarfi, stjórnuninni eða eitthvað annað, s.s. utanaðkomandi aðstæður, áhugi fyrir starfinu, álag, streita eða jafnvægi milli vinnu og fjölskyldu hafi áhrif á líðan eða mætingu; hvað viðkomandi geti gert til að stuðla að betri heilsu eða mætingu; og hvað vinnustaðurinn og stjórnendur geti gert í sama skyni. Eyðublaðið gerir ráð fyrir að bæði starfsmaður og yfirmaður staðfesti það sem þar komi fram með undirskriftum sínum.

2.

Skýringar Rio Tinto Alcan hf.

Með bréfi, dags. 17. desember 2012, veitti Persónuvernd Rio Tinto Alcan hf. færi á að tjá sig um umrætt erindi og barst svar f.h. félagsins með bréfi LOGOS lögmannsþjónustu, dags. 24. janúar 2013. Þar segir að umræddu ferli hafi verið komið á að höfðu samráði við VIRK – starfsendurhæfingarsjóð, en hann hafi verið stofnaður sameiginlega af aðilum vinnumarkaðarins, ríki og sveitarfélögum árið 2009 til að draga úr brottfalli af vinnumarkaði vegna örorku sem þá hafði aukist mjög. Í starfi sjóðsins hafi verið lögð áhersla á að atvinnurekendur tileinki sér náið eftirlit með fjarveru starfsmanna á grundvelli svokallaðrar fjarvistastefnu. Í því sambandi er m.a. vísað til skjals frá sjóðnum sem ber heitið „Fjarvistastjórnun og endurkoma til vinnu – Tillögur að stefnu – Skref fyrir skref“. Um það segir nánar í svarbréfinu:

„Í meðfylgjandi fylgiskjali nr. 3 má finna fjarvistastefnu VIRK þar sem segir að slík fjarvistastefna skuli vera hluti af stefnu allra fyrirtækja. Þar eru jafnframt talin upp markmiðin með fjarvistastefnu, en þau eru einkum að:

-     Styrkja ráðningarsamband starfsmanna við vinnuveitanda,

-     Standa vörð um heilsu starfsmanna og tryggja að aðstæður í vinnu og vinnuumhverfi sé heilsusamlegt,

-     Stuðla að farsælli endurkomu til vinnu eftir veikindi og slys,

-     Mótaðir séu skýrir og þekktir ferlar um viðbrögð við fjarvistum starfsmanna,

-     Vera leiðbeinandi og móta lausnamiðað viðhorf starfsmanna og stjórnenda til viðbragða vegna fjarvista og endurkomu til vinnu eftir veikindi eða slys, og

-     Tryggja að vinnustaðurinn komi til móts við einstakling með skerta starfsgetu.

Fjarvistastefna sú sem VIRK mælist til að atvinnurekendur tileinki sér gengur þannig út á að meiri samskipti séu á milli atvinnurekanda og starfsmanna hans og að atvinnurekendur láti sig það varða eigi starfsmenn við einhver veikindi að stríða eða annað sem getur haft áhrif á vinnuframlag viðkomandi. Er tilgangurinn sá að aðilar geti gripið fyrr inn í og aðstoðað starfsmann til þess að koma í veg fyrir að viðkomandi detti út af vinnumarkaði of snemma.“

Í svarbréfinu er vísað til þess sem fyrr greinir um að samkvæmt fjarvistastefnu félagsins teljist upplýsingar um sjúkdóma einkamál starfsmanna. Kemur fram að þar sé tekið mið af umræddu skjali frá VIRK, en þar segir m.a.:

„Starfsmanni ber ekki skylda til að gefa upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál. Sjúkdómar eru einkamál en veikindafjarvera hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða. Hægt er að kanna hvort að vinnustaðurinn getur komið eitthvað til móts við starfsmanninn og hvernig hann vilji að sambandi verði háttað á meðan hann er í veikindafjarveru.“

Einnig segir í bréfinu m.a.:

„Umbjóðandi okkar fylgdi þannig algjörlega fyrirmynd VIRK að umræddri stefnu og studdist við leiðbeiningar VIRK við gerð og innleiðingu á stefnunni. Fulltrúar VIRK veittu þannig fulltrúum umbjóðanda okkar álit sitt við gerð stefnunnar og kynntu fulltrúar VIRK fjarvistastefnu og sínar hugmyndir varðandi fjarvistir fyrir trúnaðarmönnum umbjóðanda okkar sem fengu stefnu umbjóðanda okkar til umsagnar. Er trúnaðarmenn höfðu skilað inn sínum athugasemdum við stefnuna voru gerðar breytingar á stefnu umbjóðanda okkar til samræmis við þær athugasemdir. Þá veittu fulltrúar VIRK yfirmönnum umbjóðanda okkar auk þess þjálfun í því hvernig skuli standa að svokölluðum fjarvistasamtölum, sem eru hluti af fjarvistastefnunni.“

Að auki segir:

„Fjarvistir starfsmanna varða atvinnurekendur miklu máli og er það ekkert nýtt í atvinnurekstri að vinnuveitendur þurfi að fá upplýsingar um ástæður þess að launþegar séu fjarverandi, án þess að eiga rétt til þess að fá nákvæmar upplýsingar um þau veikindi, eða annað, sem hrjáir starfsmenn og er ástæða þess að viðkomandi mætir ekki til vinnu.

Áður en umbjóðandi okkar innleiddi umrædda fjarvistastefnu voru fjarvistir starfsmanna m.a. ræddar í almennum starfsmannaviðtölum og er það í samræmi við það sem almennt tíðkast á vinnumarkaði. Eina breytingin sem hefur átt sér stað núna er sú að samkvæmt stefnunni er gert ráð fyrir því að starfsmaðurinn verði tekinn í sérstök viðtöl, svokölluð fjarvistasamtöl, þar sem farið er yfir fjarvistir hans frá vinnu.“

Um fjarvistasamtöl segir nánar:

„Hlutverk yfirmannsins í fjarvistasamtali er fyrst og fremst að greina orsakir fyrir fjarveru starfsmanns, sýna umhyggju og aðstoða starfsmenn við að finna lausnir.

Starfsmaður fær að vita með góðum fyrirvara hvenær hann á að mæta í fjarvistasamtal. Samtalið byggir á nokkrum kjarnaspurningum og fyrir fundinn fær starfsmaðurinn í hendur eyðublað svo að hann geti kynnt sér fyrirhugað efni samtalsins.

Afrit af eyðublaði þessu má finna í fylgiskjali 5 með bréfi þessu. Eins og þar kemur fram gengur samtalið út á það að greina orsakir fjarveru starfsmanns og að aðilar geri sameiginlega áætlun um úrbætur.“

Það eyðublað, sem samkvæmt framangreindri tilvitnun er fengið starfsmönnum í hendur fyrir fjarvistasamtal, er fyrrnefnt skjal, „Fjarvistastefna – viðauki B – Fjarvistasamtal – eyðublað“. Áréttað er í svarbréfinu að eins og þar komi fram beri starfsmönnum ekki skylda til að veita upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál í fjarvistasamtali. Þá segir m.a. að upplýsingar, sem fram komi í fjarvistasamtali, séu trúnaðarmál.

 

Um meðferð upplýsinga, sem fram koma í fjarvistasamtölum, segir:

„Upplýsingarnar eru skráðar niður á þar til gert eyðublað, í tvíriti. Viðkomandi starfsmaður fær afhent annað eintakið en hitt eintakið er geymt í læstri hirslu viðkomandi yfirmanns. Þar er það geymt í umslagi og er það ekki afhent nokkrum þriðja aðila, nema báðir aðilar samþykki. Þá er ekki unnið með upplýsingarnar með öðrum hætti, hvorki rafrænt né handvirkt. Hvorki eyðublaðið né þær upplýsingar sem þar er að finna verða þannig hluti af skrá.

Eini tilgangur þess að geyma viðkomandi eyðublað er að sömu aðilar, viðkomandi starfsmaður og hans yfirmaður, geti farið yfir eyðublaðið og þær upplýsingar sem þar er að finna í næsta viðtali og séð hvernig aðilum hefur tekist til að ná þeim markmiðum sem sett voru í fyrra viðtali.“

Með vísan til framangreinds segir í svarbréfinu að ekki verði séð að um ræði vinnslu persónuupplýsinga sem falli undir lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna þar sem gildissvið þeirra er afmarkað við annars vegar rafræna vinnslu og hins vegar handvirka vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Komist Persónuvernd hins vegar að þeirri niðurstöðu að um ræði vinnslu persónuupplýsinga geti hún talist heimil samkvæmt 2., 4. og 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000, þess efnis að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt til að efna samning sem hinn skráði er aðili eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur sé gerður, til að vernda brýna hagsmuni hins skráða eða til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Að auki geti vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga átt stoð í 1. tölul. 1. mgr. 9. gr., þess efnis að vinna megi með slíkar upplýsingar á grundvelli samþykkis hins skráða. Grunnkröfum 7. gr. laga nr. 77/2000 um m.a. sanngirni og málefnalegan tilgang við vinnslu persónuupplýsinga sé fullnægt, auk þess sem hinum skráðu hafi verið veitt fullnægjandi fræðsla, sbr. 20. gr. laganna.

 

3.

Athugasemdir Verkalýðsfélagsins Hlífar

Með bréfi, dags. 31. janúar 2013, veitti Persónuvernd Verkalýðsfélaginu Hlíf færi á að tjá sig um framangreint bréf LOGOS lögmannsþjónustu. [B] hrl. svaraði f.h. verkalýðsfélagsins með bréfi, dags. 13. febrúar 2013. Þar segir m.a.:

„Í bréfi lögmanns Rio Tinto Alcan er því haldið fram að persónuverndarlög eigi ekki við í þessu samhengi, nefndir verkferlar, svokölluð fjarvistastefna og viðtöl verði ekki talin vinnsla í skilningi persónuverndarlaga. Hvorki sé um að ræða rafræna né handvirka vinnslu sem verði hluti af skrá. Upplýsingar sem fáist með þessum hætti séu varðveittar á eyðublöðum í lokuðum umslögum í læstri hirslu viðkomandi yfirmanns. Af þessum ástæðum þurfi ekki að líta til persónuverndarlaga í þessum tilvikum. Þessar staðhæfingar fái því ekki staðist að mati umbjóðanda míns.

Í 2. gr. persónuverndarlaga nr. 77/2000 er hugtakið persónuupplýsingar skilgreint sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til einstaklings, látins eða lifandi. Samkvæmt greinargerð með lögunum á hugtakið við þó ekki sé um eiginlega skrá að ræða, þ.e. ef upplýsingunum er safnað og þær varðveittar. Að mati umbjóðanda míns er alveg ljóst að skilyrði laganna hvað þetta varðar eru uppfyllt, upplýsingum er safnað á eyðublað skriflega og þær varðveittar í umslagi þar og þannig að unnt sé að nálgast þær aftur. Þá er í 3. tl. 2. gr. laganna hugtakið skrá skilgreint sem sérhvert skipulagsbundið safn upplýsinga um einstaka menn. Í greinargerð er það hugtak skýrt nánar þannig að hér sé átt við gagnasafn eða upptalningu þar sem persónuupplýsingum er komið fyrir á þann hátt að þar megi á ný finna upplýsingar um einstaka menn, hvort sem þær eru miðlægar eða dreifðar. […] Þá verður ekki litið öðruvísi á en að hér sé um að ræða vinnslu í skilningi 2. mgr. 2. gr. persónuverndarlaga þar sem hér er um að ræða aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar.“

Einnig er þeirri afstöðu lýst í bréfi lögmannsins að Rio Tinto Alcan hf. fari gegn ákvæðum 1.–3. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, en í umræddum ákvæðum er mælt fyrir um grunnreglur um sanngirni, málefnalegan tilgang og meðalhóf við vinnslu persónuupplýsinga. Segir m.a. að þær spurningar, sem lagðar séu fyrir starfsmenn, varði mun fleira en bein veikindi starfsmanna, þ. á m. félagslegar og persónulegar aðstæður utan vinnutíma, og með þeim sé farið gróflega inn á svið einkalífs þeirra með margvíslegum hætti. Þær hafi fæstar bein, málefnaleg tengsl við þau markmið sem fjarvistastefna eigi að þjóna samkvæmt því sem VIRK – starfsendurhæfingarsjóður leggi til grundvallar, en áherslur sjóðsins lúti að ítrekuðum veikindum og langveikum starfsmönnum. Þrátt fyrir það geri Alcan einungis ráð fyrir að spurningum um veikindi sem slík sé óskylt að svara. Í ljósi þessa fari spurningarnar langt fram úr þeim tilgangi sem VIRK geri ráð fyrir að fjarvistasamtöl þjóni, en í því sambandi verði að hafa í huga að samkvæmt almennum reglum vinnuréttar hafi atvinnurekandi margvísleg úrræði og heimildir sem hann geti beitt ef starfsmaður rekur t.d. ekki þá grundvallarskyldu sína að mæta til vinnu og vinna starf sitt. Verður ráðin sú afstaða af bréfi lögmannsins að því sé óþarft að spyrja umræddra spurninga.

 

Þá segir að tilgangur VIRK sé ekki sá að veita atvinnurekendum viðbótarheimildir til þess að afla upplýsinga og skrá um einkahagsmuni starfsmanna eða skoðanir þeirra. Því beri að gæta meðalhófs í öllu því ferli sem hér hér um ræðir og þurfi það að hafa skýr tengsl við áherslur VIRK. Sem dæmi um spurningu, sem ekki hafi slík tengsl, sé fyrrgreind spurning í skjalinu „Fjarverusamtal vegna skammtímafjarveru“ um það hvort eitthvað, sem tengist stjórnuninni á vinnustaðnum, hafi áhrif á líðan starfsmanns eða mætingu, sem og hvað það sé. Segir í bréfi lögmannsins að hér sé allt of langt seilst í skráningu upplýsinga um afstöðu og skoðanir starfsmanna og kunni slíkar upplýsingar t.d. að verða tilefni uppsagnar.

 

Vikið er að því í bréfi lögmannsins að samkvæmt skýringum Rio Tinto Alcan hf. eigi starfsmaður þess ávallt kost að neita að svara spurningum sem fyrir hann eru lagðar og sérstaklega þær sem lúta að heilsufari hans. Í því sambandi segir:

„Hvað þetta atriði varðar verður að vekja sérstaka athygli á því að með aðilum í vinnusambandi ríkir ekki jafnstaða. Starfsmaðurinn er háður atvinnurekanda sínum um aflahæfi sitt. Samkvæmt almennum reglum vinnuréttar er atvinnurekandi frjáls að því hverja hann hefur í starfi hjá sér. Atvinnurekandi getur því almennt sagt starfsmanni upp svo fremi hann virði samningsbundinn rétt til uppsagnarfrests, en er ekki skyldur til þess að gefa upp ástæður uppsagnar. Upplýsingar sem ákveðið hefur verið að afla skv. framlögðum gögnum Rio Tinto Alcan eru flestar mjög persónulegar og geta verið eins og fyrr segir til þess fallnar að atvinnurekandi, hér Rio Tinto Alcan, freistist til þess að nýta rétt sinn til að beita uppsögn.“

Í ljósi þessa er tekið fram í bréfi lögmannsins að veikindaréttur starfsmanna Rio Tinto Alcan hf. sé rúmur. Með vísan til þess gerir lögmaðurinn athugasemd við að starfsmenn séu krafðir um sérstakar skýringar á veikindum ef fjarvistir á tólf mánaða tímabili nái tólf dögum, sem og að spurt sé hvort viðkomandi starfsmaður sé haldinn undirliggjandi sjúkdómi. Þannig geti félagið komið sér undan þorranum af veikindaréttargreiðslum með því að segja starfsmönnum upp ef þeir greina frá því að þeir séu t.d. í rannsóknum vegna alvarlegra sjúkdóma. Það að starfsmaður eigi í orði kveðnu rétt á að synja um að svara spurningum leiði og ekki til þess að fyrir liggi samþykki í skilningi laga nr. 77/2000.

 

Með vísan til framangreinds segir í niðurlagi bréfs lögmannsins að það sé ekki í anda áherslna VIRK að næsti yfirmaður starfsmanna taki svo viðurhlutamikið og persónulegt viðtal og hér um ræðir. Ekkert í samþykktum VIRK gefi tilefni til þess og stór munur sé á slíku viðtali og því að yfirmaður hafi símleiðis samband við starfsmann í því skyni að sýna samúð og samstöðu. Í ljósi eðlis viðtalsins og þeirra upplýsinga, sem afla þurfi, sé eðlilegt að það sé tekið af trúnaðarlækni og ætti slíkt samtal að lúta að veikindum en ekki skoðunum starfsmanna á rekstri eða stjórnun fyrirtækis. Þá segir að með því að fela næsta yfirmanni starfsmanns umrætt viðtal sé sá trúnaður rofinn sem nauðsynlegur sé til þess að það nái tilgangi sínum, auk þess sem hætta sé á að upplýsingar, sem þannig fáist, verði nýttar í öðrum tilgangi en þeim sem VIRK geri ráð fyrir.

 

4.

Frekari skýringar Rio Tinto Alcan hf.

Með bréfi, dags. 27. júní 2013, veitti Persónuvernd LOGOS lögmannsþjónustu f.h. Rio Tinto Alcan hf. færi á að tjá sig um framangreint bréf lögmanns Verkalýðsfélagsins Hlífar, dags. 13. febrúar s.á., í ljósi þess að í því bréfi eru gerðar athugasemdir við fleiri atriði í fjarvistastefnu Rio Tinto Alcan hf. en upphaflegt erindi laut að. Nánar tiltekið laut hið upphaflega erindi einkum að spurningu í fjarvistasamtali um hvort starfsmaður væri haldinn undirliggjandi sjúkdómi sem skýrði fjarvistir hans. Í bréfinu frá 13. febrúar 2013 eru hins vegar einnig gerðar athugasemdir við það að spurt væri um félagslegar og persónulegar aðstæður utan vinnutíma, auk þess sem lýst er þeirri afstöðu að almennt hefðu fæstar spurningarnar bein, málefnaleg tengsl við þau markmið sem fjarvistastefna á að þjóna, sbr. nánari lýsingu í 3. kafla hér að framan.

 

Svar barst f.h. Rio Tinto Alcan hf. með bréfi, dags. 10. júlí 2013. Þar er áréttuð sú afstaða félagsins að ekki sé um að ræða vinnslu persónuupplýsinga þar sem hvorki sé unnið með þær á rafrænan hátt né þær færðar í skrá, sbr. afmörkun 1. mgr. 3. gr. laganna á efnislegu gildissviði. Komist Persónuvernd að annarri niðurstöðu varðandi efnislegt gildissvið laga nr. 77/2000 telji félagið hins vegar 2., 4. og 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. eiga við. Þá er því mótmælt í bréfinu að vinnsla upplýsinganna brjóti gegn 7. gr. laga nr. 77/2000. Um það segir.

„Í fylgiskjali 6 með bréfi umbjóðanda okkar, dags. 24. janúar 2013, er að finna leiðbeiningar VIRK um hvernig taka skuli fjarvistasamtal og hvaða upplýsingar skuli skrá. Ef þær leiðbeiningar og þær spurningar sem þar er að finna eru bornar saman við eyðublað umbjóðanda okkar á fylgiskjali 5 með sama bréfi, má sjá að spurningar eru nánast orðréttar þær sömu. Það er því ekki hægt að halda því fram að spurningar umbjóðanda okkar hafi fæstar bein málefnaleg tengsl við tilgang VIRK verkefnisins og séu því óþarfar.

Allar þær spurningar sem lagt er upp með að starfsmaður sé spurður að í fjarvistasamtali við yfirmann sinn, bæði á grundvelli spurningalista VIRK sem og á grundvelli spurningalista umbjóðanda okkar, hafa það að markmiði að standa vörð um heilsu starfsmanna og tryggja að aðstæður í vinnu og vinnuumhverfi séu heilsusamlegar sem og að styrkja ráðningarsamband starfsmanna og vinnuveitanda. Markmið umbjóðanda okkar með spurningalistanum er að ræða fjarvistir og ástæður þeirra, ekki að fjalla um veikindi starfsmanns.“

Með vísan til framangreinds segir að umræddar upplýsingar séu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, sem og að vinnsla þeirra fari ekki fram úr því sé nauðsynlegt sé miðað við þann tilgang, sbr. 2. og 3. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000. Þá segir:

„Það er fráleitt að halda því fram að það markmið liggi fyrir umbjóðanda okkar að fiska eftir upplýsingum í fjarvistasamtölum við starfsmenn sína sem kunni að réttlæta uppsögn viðkomandi starfsmanna. Eins og tekið er fram í bréfi verkalýðsfélagsins þarf umbjóðandi okkar ekki að skýra frá því á hverju uppsögn byggist og það er því umbjóðanda okkar óþarft að leita einhverra leiða til þess að ná slíkum upplýsingum frá starfsmönnum svo að hægt sé að segja þeim upp.

Með innleiðingu fjarvistastefnu umbjóðanda okkar er umbjóðandi okkar að leita leiða til þess að mæta starfsmönnum sínum og tryggja að umbjóðandi okkar geri allt sem í hans valdi stendur til þess að starfsmönnum líði vel á vinnustaðnum og styðja starfsmenn. VIRK ráðleggur fyrirtækjum að grípa fyrr inn í veikindi til þess að forða starfsmönnum frá langtímaveikindum.“

Hvað það varðar að starfsmenn séu krafðir um skýringar á veikindum ef fjarvistir nái tólf dögum á tólf mánaða tímabili segir að þar sé um að ræða mikla fjarveru. Því vilji Rio Tinto Alcan hf. grípa inn í sem fyrst til þess að komast að því hvort eitthvað í vinnuumhverfinu valdi fjarvistunum svo að hægt sé að bæta úr því. Hvað það varðar að yfirmaður taki fjarvistasamtöl en ekki trúnaðarlæknir segir að fjarvistasamtöl snúi að fjarvistum starfsmanns frá vinnu og sé það ekki tilgangur þeirra að ræða veikindi. Þau séu einkamál starfsmanns, en fjarvistir hans frá vinnu komi vinnuveitanda hans við. Auk þess geti margar ástæður legið að baki fjarveru aðrar en veikindi. Aðaltilgangur fjarvistasamtals sé að fjalla um aðstæður á vinnustað og hvernig vinnustaðurinn geti komið til móts við starfsmann, en það falli ekki undir starfssvið trúnaðarlæknis. Þá geri starfsreglur VIRK beinlínis ráð fyrir því að fjarvistasamtöl séu tekin af yfirmanni starfsmanns, en auk þess geti starfsmaður rætt við leiðtoga heilbrigðismála eða starfsmannaþjónustu treysti hann sér ekki til að ræða við næsta yfirmann. Auk þess beri starfsmanni ekki skylda til að veita upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál.

 

Í símtali við lögmann Rio Tinto Alcan hf. hinn 24. október 2013 óskaði Persónuvernd frekari skýringa varðandi tiltekið atriði. Stofnunin vísaði til þess að samkvæmt fyrrgreindu bréfi lögmannsins til stofnunarinnar, sbr. 2. kafla hér að framan, er tekið fram í skjalinu „Fjarvistastefna – viðauki B – Fjarvistasamtal – eyðublað“, sem starfsmenn fá afhent fyrir fjarvistasamtal, að þeim beri ekki skylda til að veita upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál í fjarvistasamtali. Einnig vísaði stofnunin til þess að athugasemd þessa efnis er hins vegar ekki að finna í umræddu skjali heldur í skjalinu „Fjarvistastefna – Viðauki A – Fjarvistasamtal – leiðbeiningar“. Óskaði stofnunin þess að upplýst yrði hvort það skjal væri afhent starfsmanni í aðdraganda fjarvistasamtals. Lögmaðurinn svaraði með bréfi, dags. 8. nóvember 2013. Þar kemur fram að skjalið er ekki afhent sérstaklega en að starfsmaður hefur aðgang að því, en það megi á finna innra neti fyrirtækisins sem starfsmenn fari mjög reglulega inn á. Þar hafi birst frétt hinn 7. maí 2013 þar sem starfsmönnum hafi verið bent að kynna sér skjalið, en skjámynd af fréttinni fylgdi bréfi lögmannsins. Auk þess sé svokölluðum „fóstrum“, þ.e. starfsmönnum sem fengið er það hlutverk að kynna vinnustaðinn nýjum starfsmönnum, bent á að fræða þá um fjarvistasamtöl. Í samræmi við það sé að finna hlekk á umrædda frétt í gátlista sem „fóstrar“ eigi að kynna sér. Loks segir:

„Með vísan í ofangreint er þannig ljóst að starfsmenn umbjóðanda okkar hafa ávallt haft aðgang að viðauka A sem og viðauka B við fjarvistastefnu og eru viðaukarnir sérstaklega kynntir fyrir starfsmönnum, jafnvel þó svo að viðauki B sé aðeins sérstaklega afhentur starfsmönnum fyrir viðtalið.

Til að tryggja enn frekar rétt starfsmanna til að neita því að svara einstökum spurningum hefur umbjóðandi okkar jafnframt bætt við eftirfarandi orðalagi í spurningalistann í viðauka B: „Starfsmanninum ber ekki skylda til að gefa upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd málefni í samtali við yfirmann“.“

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Þá er hugtakið skrá skilgreint sem sérhvert skipulagsbundið safn persónuupplýsinga þar sem finna má upplýsingar um einstaka menn.

 

Í athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Þá kemur fram í athugasemdum við 3. tölul. 2. gr. að með skrá sé átt við gagnasafn eða upptalningu þar sem persónuupplýsingum er komið fyrir á þann hátt að þar má á ný finna upplýsingar um einstaka menn. Ákvæðið á við hvort sem upplýsingar eru miðlægar eða dreifðar.

 

Fyrir liggur að upplýsingar um tiltekinn starfsmann, sem skráðar eru í fjarvistasamtali, er síðar unnt að nálgast með einföldum hætti. Af því leiðir að það samansafn upplýsinga um starfsmenn, sem til verður í tengslum við samtölin, fellur undir framangreint skrárhugtak. Þá er skilyrðum að öðru leyti fullnægt fyrir því að lög nr. 77/2000 eigi við um upplýsingarnar. Er því ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

2.

Svo að heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar verður ávallt að vera fullnægt einhverju þeirra skilyrða sem mælt er fyrir um í 8. gr. laga nr. 77/2000. Svo að heimilt sé að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar þarf einnig að vera fullnægt einhverju viðbótarskilyrðanna fyrir vinnslu slíkra upplýsinga sem mælt er fyrir um í 9. gr. sömu laga. Þær spurningar, sem lagðar eru fyrir starfsmenn í umræddum viðtölum, lúta m.a. að heilsuhögum þeirra, þótt tekið sé fram að starfsmaður geti neitað að svara þeim hluta spurninganna. Skráning á svörum við slíkum spurningum felur í sér vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga, sbr. c-lið 8. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

 

Í 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 1. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000 er mælt fyrir um heimild til vinnslu á grundvelli samþykkis. Auk þess sem spurt er um heilsuhagi eru við framkvæmd umræddra kannana lagðar fyrir fleiri spurningar um m.a. félagslegar aðstæður, fjölskylduaðstæður, fjárhagsaðstæður og líðan. Þó svo að upplýsingar um slík atriði séu ekki skilgreindar sem viðkvæmar í lögum nr. 77/2000 geta spurningar um þau engu að síður talist nærgöngular. Hið sama á við um fleiri spurningar, m.a. um vandamál í samskiptum og viðhorf til stjórnunar. Af þessu leiðir að gera verður strangar kröfur til samþykkis fyrir skráningu umræddra upplýsinga. Í þeim efnum ber að líta til 7. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000 þar sem hugtakið samþykki er skilgreint sem sérstök, ótvíræð yfirlýsing sem einstaklingur gefur af fúsum og frjálsum vilja um að hann sé samþykkur vinnslu tiltekinna upplýsinga um sig og að honum sé kunnugt um tilgang hennar, hvernig hún fari fram, hvernig persónuvernd verði tryggð, um að honum sé heimilt að afturkalla samþykki sitt o.s.frv. Í þessu felst að hinn skráði þarf að hafa fengið tiltekna fræðslu í aðdraganda yfirlýsingar um samþykki, þ. á m. um atriði sem honum er nauðsynlegt að vita um, með hliðsjón af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við vinnslu upplýsinganna, til að geta gætt hagsmuna sinna, þ. á m. um hvort honum sé skylt eða valfrjálst að veita umbeðnar upplýsingar og hvaða afleiðingar það kunni að hafa veiti hann þær ekki, sbr. 3. tölul. 1. mgr. 20. gr. laga nr. 77/2000.

 

Af hálfu Rio Tinto Alcan hf. hefur verið vísað til annarra vinnsluheimilda en samþykkis, m.a. ákvæðis 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000, þess efnis að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Í ljósi eðlis umræddra upplýsinga og þeirrar staðreyndar að þeirra er aflað frá hinum skráðu sjálfum verður ekki fallist á að vinnsla þeirra geti átt stoð í þessu ákvæði. Þá verður ekki séð að aðrar vinnsluheimildir en samþykki geti að öðru leyti rennt stoðum undir vinnsluna. Það hvort hún sé heimil veltur því á framangreindum kröfum sem gera verður til samþykkis. Af gögnum málsins verður ráðið að sú fræðsla, sem starfsmönnum hefur verið veitt um skráningu umræddra upplýsinga, sé takmörkuð. Fyrir liggur þó að þeir hafa verið upplýstir um að þeim sé óskylt að svara spurningum um undirliggjandi sjúkdóma. Að öðru leyti hefur hins vegar ekki komið fram í þeim gögnum, sem lögð hafa verið fyrir starfsmenn í tengslum við fjarvistasamtöl, að þeim sé frjálst að neita að svara einstökum spurningum.

 

Samkvæmt skýringum lögmanns Rio Tinto Alcan hf. hafa starfsmenn engu að síður átt kost á fræðslu um rétt sinn þar að lútandi, en um hann sé fjallað í skjali sem finna megi á innra neti fyrirtækisins og sem athygli hafi verið vakin á í frétt sem þar birtist hinn 7. maí 2013. Í ljósi þeirra krafna til fræðslu í tengslum við öflun samþykkis, sem raktar hafa verið, álítur Persónuvernd það ekki nægja og verður því ekki talið að skilyrðum til samþykkis sé fullnægt. Af hálfu félagsins hefur komið fram að þegar hafi verið gerðar úrbætur í þeim efnum, en í skjali, sem starfsmenn fá í hendur, sé nú sérstaklega tekið fram að starfsmanni sé óskylt að gefa upp upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd málefni. Eins og fram kemur í áðurnefndu ákvæði 3. tölul. 1. mgr. 20. gr. laga nr. 77/2000 þarf hins vegar einnig að koma fram hvaða afleiðingar það hefur að svara ekki einstökum spurningum. Ekki liggur fyrir að það sé gert og þarf að bæta úr því svo að umrædd vinnsla geti talist heimil. Þá er mikilvægt að farið sé að öllum grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 við vinnsluna, þ. á m. þeim að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga (1. tölul.); að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.); og að þær séu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða aðila lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu (5. tölul.).

 

Persónuvernd telur þær spurningar, sem lagðar eru fyrir starfsmenn í umræddum viðtölum, vera þess eðlis að svör við þeim geti reynst gagnleg í þágu þeirra markmiða sem viðtölin hafa eins og þeim hefur verið lýst af hálfu Rio Tinto Alcan hf., m.a. að standa vörð um heilsu starfsmanna, tryggja heilsusamlegt vinnuumhverfi, stuðla að farsælli endurkomu til vinnu eftir veikindi og slys og tryggja að komið sé til móts við einstaklinga með skerta starfsgetu. Hins vegar verður að gæta að því við skráningu að ekki séu ritaðar upplýsingar sem ekki eru nauðsynlegar í þágu þessara markmiða. Þá verður að gæta að því að upplýsingum sé eytt þegar ekki er lengur nauðsynlegt að varðveita þær.

 

Jafnframt því sem bæta þarf fræðslu til starfsmanna, eins og fyrr greinir, er nauðsynlegt að mörkuð verði stefna um varðveislutíma upplýsinga og að áréttað verði við þá sem hafa skráningu með höndum að upplýsingar skuli ekki skráðar nema þörf sé á. Þá skal virða sjálfsákvörðunarrétt starfsmanna þegar kemur að skráningu um m.a. skoðanir þeirra á samskiptum og stjórnun. Í því sambandi skal bent á að starfsmenn kunna að hafa áhuga á að ræða þau atriði sem spurt er um í viðtölunum, án þess að athugasemdir þeirra, svör og skoðanir séu skrásettar. Slíkt ber að virða, sem og að starfsmenn kunna að vera mótfallnir því að svara spurningum.

 

Með vísan til alls framangreinds, sem og 1. mgr. 41. gr. laga nr. 77/2000, er hér með lagt fyrir Rio Tinto Alcan hf. að bæta fræðslu sem starfsmönnum er veitt í fjarvistasamtölum til þess að hún samrýmist kröfum 7. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000, einkum þannig að fram komi hverjar afleiðingar þess séu að svara ekki einstökum spurningum. Þá er lagt fyrir Rio Tinto Alcan hf. að afmarka varðveislutíma umræddra upplýsinga. Skal félagið upplýsa Persónuvernd um það fyrir 1. febrúar nk. hvernig farið hafi verið að þessum fyrirmælum.

 

Á k v ö r ð u n a r o r ð:

Rio Tinto Alcan hf. skal bæta fræðslu sem veitt er starfsmönnum í fjarvistasamtölum þannig að hún samrýmist kröfum 7. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, einkum þannig að fram komi hverjar afleiðingar þess séu að svara ekki einstökum spurningum. Þá skal félagið afmarka varðveislutíma persónuupplýsinga sem skráðar eru í samtölunum. Skal Rio Tinto Alcan hf. upplýsa Persónuvernd um það fyrir 1. febrúar 2014 hvernig farið hafi verið að framangreindu.