Vinnsla upplýsinga um starfsumsækjendur hjá slökkviliði höfuðborgarsvæðisins

21.3.2014

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 13. febrúar 2014 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2013/1014:

 

I.

Málavextir og bréfaskipti

Hinn 2. september 2013 barst Persónuvernd erindi frá Landssambandi slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna, dags. 30. ágúst s.á., þar sem kvartað er undan því að Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins afli tiltekinna persónuupplýsinga um starfsumsækjendur, þ.e. um neyslu á ólöglegum vímu- eða fíkniefnum og úr ökuferilsskrá. Nánar tiltekið gerir Landssambandið athugasemdir við eftirfarandi spurningar á starfsumsóknareyðublaði:

„Ég hef ekki neytt ólöglegra fíkni- eða vímuefna um ævina.“

„Slökkviliði höfuðborgarsvæðisins er heimilt að óska eftir ökuferilsskrá minni, bæði í upphafi ráðningar og eftir því sem þurfa þykir á meðan á ráðningarsambandi stendur.“

Einnig segir í erindinu:

„Landssamband slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna telur að framangreindar spurningar brjóti í bága við 3. tölulið 1. mgr. 7. gr. [laga nr. 77/2000] þar sem með þeim sé brotið gegn meðalhófi. Þó vissulega geti skipt máli hvort starfsmaður eigi við áfengis- eða fíkniefnavanda að stríða er með öllu óljóst af hverju starfsmanni er gert að upplýsa um það hvort hann hafi á einhverjum tímapunkti ævi sinnar prófað vímuefni. Enn fremur er erfitt að sjá af hverju Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins vill geta óskað eftir ökuferilsskrá allra nýrra starfsmanna þar sem einungis ákveðinn hluti þeirra sér um akstur.

Má í þessu samhengi einnig nefna að óljóst er hver sé málefnalegur tilgangur framangreindra spurninga en slíkur tilgangur er áskilinn í 2. tölul. 1. mgr. 7. gr. [laga nr. 77/2000].“

 

Með bréfi, dags. 15. nóvember 2013, var Slökkviliði höfuðborgarsvæðisins veitt færi á að tjá sig um framangreint erindi. Svarað var með bréfi, dags. 11. desember 2013. Þar segir að við gerð umrædds eyðublaðs hafi verið haft samráð við trúnaðarmenn á vinnustað sem ekki hafi hreyft andmælum en lýst sig sammála inntaki umsóknareyðublaðsins. Jafnframt hafi þeir lýst því að þeir hygðust bera efni þess undir Landssamband slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna. Engar ábendingar hafi borist frá framangreindum aðilum og sé því um stefnubreytingu að ræða.

 

Í bréfinu er lögð áhersla á það hlutverk slökkviliðsins að veita bráðaþjónustu, oft og tíðum við erfiðar aðstæður, þ. á m. þegar bráð hætta steðjar að eða alvarleg slys hafa orðið. Við slíkar aðstæður sé brýnt að slökkviliðið njóti óskoraðs trausts og trúnaðar almennings. Þá sé mikilvægt að þeir liðsmenn, sem eru á vakt hverju sinni, séu tilbúnir, jafnt líkamlega sem andlega, til að takast á við mjög krefjandi verkefni á örlagastundu og undir miklu álagi. Því verði aldrei liðið að starfsmaður sé undir áhrifum áfengis eða vímuefna við vinnu sína. Eina leiðin til að koma í veg fyrir slíkt séu fyrirbyggjandi aðgerðir og eftirlit. Upplýsingar sem starfsmaður gefi og varða persónu hans, hvort sem þær eru almenns eðlis eða teljast viðkvæmar, s.s. upplýsingar um vímuefnavanda, gegni afar mikilvægu hlutverki í því sambandi. Þó megi fallast á með Landssambandi slökkviliðsmanna að sá tími, sem tilgreindur sé á umræddu eyðublaði, sé of langur. Um það segir nánar:

„Þá er vandséð að vímuefnanotkun starfsmanns einhvern tímann á lífsleiðinni sé næg átylla til að útiloka hann frá starfi eða ráðningu hans í það. Getur þetta atriði, óbreytt, orkað tvímælis og verið til þess fallið að skapa réttaróvissu. Til að eyða allri slíkri óvissu mun upplýsingagjöf varðandi þetta atriði framvegis miðast við 36 mánuði aftur í tímann og/eða hvort viðkomandi hafi átt við vímuefnavanda að etja.“

 

Einnig segir í bréfi Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins að rangt sé að einungis tiltekinn hluti starfsmanna sinni akstri. Hið rétta sé að allir starfsmenn varðliðsins, án nokkurra undantekninga, verði að vera undir það búnir, hvort sem um sé að ræða sjúkraflutninga- eða slökkvibifreiðar. Þá segir meðal annars:

„Ljóst er að upplýsingar sem starfsmaður samþykkir að veita úr ökuferilsskrá eru því afar þýðingarmiklar, ekki síst út frá almannahagsmunum. Þá skiptir ásýnd og trúverðugleiki slökkviliðsins ekki síður máli í þessu sambandi. Telur slökkviliðið í raun ástæðulaust að útskýra nánar hversu skelfilegar afleiðingar það myndi hafa í för með sér ef starfsmenn yrðu uppvísir að því að valda líkams- eða eignatjóni, eða eftir atvikum alvarlegri skaða, sem rekja mætti beint til óvarlegs eða gáleysislegs aksturlags og í ljós kæmi að viðkomandi hefði ekki gilt ökuskírteini af einhverjum ástæðum, t.d. láðst að endurnýja það eða verið sviptur því. Á því er byggt að við mat á upplýsingagjöf varðandi þetta atriði vegi það sjónarmið þyngra á vogarskálunum að enginn vafi eða óvissa leiki á því hvort starfsmaður sé með gilt ökuskírteini í starfi sínu heldur en réttur starfsmanns til að halda upplýsingunum út af fyrir sig.“

 

Með bréfi, dags. 18. desember 2013, var Landssambandi slökkviliðsmanna veitt færi á að tjá sig um framangreint bréf Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins. Svarað var með bréfi, dags. 7. janúar 2014. Þar segir:

„Í bréfi SHS dagsettu 11.12.2013 kemur fram eftirfarandi fullyrðing: „Hér er því um afstöðubreytingu að ræða“.

LSS mótmælir þessari fullyrðingu, og tekur fram að hér er fyrst og fremst verið að óska eftir afstöðu Persónuverndar í málinu, um hvað sé heimilt í umræddu ráðningarferli.“

 

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við það ákvæði í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að hér ræðir um meðferð persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

 

2.

Svo að heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar verður ávallt að vera fullnægt einhverju skilyrðanna í 8. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Svo að heimilt sé að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar verður að auki að vera fullnægt einhverju skilyrðanna í 9. gr. sömu laga. Upplýsingar um vímuefnanotkun eru viðkvæmar, sbr. c-lið 8. tölul. 2. gr. laganna. Hinu sama gegnir um upplýsingar um refsiverða háttsemi, sbr. b-lið sama töluliðar, en ljóst er að slíkar upplýsingar er að finna í ökuferilsskrá.

 

Samkvæmt 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000 er vinnsla persónuupplýsinga heimil sé hún nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna sem vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi hins skráða, sbr. 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. Þá segir í 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. að vinna megi með viðkvæmar persónuupplýsingar sé vinnslan nauðsynleg til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja. Samkvæmt athugasemdum við ákvæðið í greinargerð með því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, getur vinnuveitanda t.d. verið nauðsynlegt að vinna með upplýsingar um heilsufar starfsmanns til að geta sýnt fram á lögmætar forsendur fyrir uppsögn. Segir að ekki sé gert að skilyrði að mál verði lagt fyrir dómstóla heldur nægi að vinnslan sé nauðsynleg til að styðja kröfu fullnægjandi rökum, enda verði krafa hvorki afmörkuð né staðreynd með öðrum hætti.

 

Í ljósi eðlis þess starfs, sem slökkviliðs- og sjúkraflutningamenn sinna, má telja ljóst að öflun upplýsinga um vímuefnanotkun og úr ökuferilsskrá geti talist nauðsynleg upp að tilteknu marki vegna sambærilegra aðstæðna og lýst er í framangreindum frumvarpsathugasemdum. Af því leiðir jafnframt að vinnslan styðst við fyrrnefnt ákvæði 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000, en auk þess fellur vinnslan undir 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. sömu laga.

 

Auk þess sem heimild verður að vera til vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga í 8. og 9. gr. laga nr. 77/2000 verður, eins og endranær við vinnslu persónuupplýsinga, að vera fullnægt öllum skilyrðum 1. mgr. 7. gr. laganna. Þar er meðal annars mælt fyrir um að við vinnslu persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga (1. tölul.); að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.); og að þær séu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á hina skráðu lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu (5. tölul.).

 

Ef ekki er sanngjarnt, málefnalegt og nauðsynlegt að afla tiltekinna upplýsinga í ljósi eðlis þess starfs, sem um ræðir, fær öflun upplýsinganna ekki samrýmst fyrrgreindum ákvæðum 7. gr. laga nr. 77/2000. Fyrir liggur að Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins hefur afmarkað nánar yfirlýsingu starfsumsækjenda um notkun á ólöglegum vímuefnum, þ.e. á þann veg að óskað er staðfestingar á að viðkomandi hafi ekki átt við vímuefnavanda að etja og að slíkra efna hafi ekki verið neytt síðustu 36 mánuði, en áður var miðað við alla ævi umsækjanda. Þegar litið er til þessa og röksemda um sérstakt eðli starfa slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna, sem fram hafa komið af hálfu Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins, telur Persónuvernd ekki að farið sé gegn kröfum um meðalhóf þanning að brotið sé í bága við ákvæði 7. gr. með umræddri öflun upplýsinga um annars vegar vímuefnanotkun og hins vegar úr ökuferilsskrá. Þá liggur ekki fyrir, af því sem fram kemur í gögnum málsins, að brotið hafi verið gegn öðrum ákvæðum laga nr. 77/2000.

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Öflun Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins á staðfestingu starfsumsækjenda á annars vegar því að þeir hafi ekki átt við vímuefnavanda að etja og hafi ekki á undanliðnum 36 mánuðum neytt slíkra efna, og hins vegar á að afla megi um þá upplýsinga úr ökuferilsskrá, er heimil samkvæmt lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.