Vinnumálastofnun óskar eftir læknisvottorði frá einstaklingi- 2014/15

1.4.2014

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 13. mars 2014 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2014/15:

 

I.

Grundvöllur máls

Málavextir og bréfaskipti

1.

Tildrög máls

Þann 5. janúar 2014 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefndur kvartandi), vegna upplýsingaöflunar Vinnumálastofnunar.

 

Í kvörtun hans segir:

„Góðan dag ! Ég hef verið skráður hjá Vinnumálastofnun frá því í haust og er orðinn veikur og óvinnufær. Ég þurfti að fá staðfestingu frá Vinnumálastofnun um launagreiðslur, hvenær ég hætti að fá borgað frá þeim, en þau báðu mig um læknisvottorð! Ég er geðhverfasjúkur maður og hef verið það í 10 ár...ef það er rétt...þá finnst mér verið brotið á Persónuvernd minni...því í læknisvottorðinu eru ítarlegar upplýsingar um mig...sem þessari stofnun varðar ekkert um! Ég sýndi þeim læknisvottorðið og þau tóku afrit af því. Er þetta ekki brot á persónuupplýsingum!?“

Með tölvupósti frá 10. janúar 2014 upplýsti kvartandi Persónuvernd um að Vinnumálastofnun hefði óskað eftir umræddu læknisvottorði með tölvupósti þann 3. janúar 2014.

2.

Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 13. janúar 2014, var Vinnumálastofnun boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var þess einkum óskað að fram kæmi hvort Vinnumálastofnun hefði óskað eftir læknisvottorði kvartanda, og ef svo væri, í hvaða tilgangi þess hefði verið óskað og hvaða heimild hefði verið fyrir umræddri upplýsingaöflun sbr. ákvæði 8. og 9. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Jafnframt var þess óskað að fram kæmi hvaða fræðsla var veitt kvartanda og hvenær.

 

Persónuvernd barst svarbréf Vinnumálastofnunar, dags. 21. janúar 2014, þann 27. s.m. Um málavexti segir í svarbréfi Vinnumálastofnunar:

„Rétt er að Vinnumálastofnun óskaði eftir því að kvartandi færi fram starfshæfnisvottorð þar sem ekki var ljóst hvort hann væri vinnufær. Eftir að Vinnumálastofnun hafði borist umrætt læknisvottorð óskaði kvartandi eftir staðfestingu á því tímabili sem hann hafði fengið greiddar atvinnuleysistryggingar hjá stofnuninni.“

 

Um heimild fyrir umræddri upplýsingaöflun segir m.a. í svarbréfi stofnunarinnar:

„Í 3. t.l 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000 er mælt fyrir um heimild til vinnslu persónuupplýsinga ef vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila. Þá segir í 6. tl. ákvæðisins að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil ef vinnslan er nauðsynleg við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili, eða þriðji maður sem upplýsingum er miðlað til, fer með.

Við mat á því hvort eigi við í máli þessu verður að líta til þeirra lagareglna sem ábyrgðaraðila er gert að starfa eftir. Í 1. mgr. 9. gr. laga nr. 54/2006 um atvinnuleysistryggingar segir að launamönnum og sjálfstætt starfandi einstaklingum sé heimilt að sækja um atvinnuleysisbætur til Vinnumálastofnunar þegar þeir verða atvinnulausir. Umsóknin skal vera skrifleg á þar til gerðum eyðublöðum og henni skal meðal annars fylgja vottorð fyrrverandi vinnuveitanda, staðfesting um stöðvun rekstrar og önnur nauðsynleg gögn að mati Vinnumálastofnunar. Þá segir að í umsókn skuli koma fram allar þær upplýsingar er varða vinnufærni umsækjanda og þær rökstuddar fullnægjandi gögnum.

Í 13. gr. laga nr. 54/2006 er mælt fyrir um almenn skilyrði fyrir greiðslu atvinnuleysistrygginga. Eitt af skilyrðum þess að fá greiddar atvinnuleysistryggingar er að viðkomandi atvinnuleitandi sé í „virkri atvinnuleit“ sbr. a-liður 1. mgr. 13. gr. laganna. Í 14. gr. laga nr. 54/2006 er svo nánar vikið að því hvað felst í því að vera fær til flestra almennra starfa og hafa heilsu til að taka starfi eða taka þátt í virkum vinnumarkaðsaðgerðum. Þá segir í 2. mgr. 14. gr. að hinn tryggði skuli tilkynna Vinnumálastofnun um þær breytingar sem kunna að verða á vinnufærni hans eða aðstæðum að öðru leyti, þar á meðal um tilfallandi veikindi, án ástæðulausrar tafar.

Í 5. mgr. 14. gr. segir svo að atvinnuleitandi geti talist í virkri atvinnuleit þrátt fyrir tilfallandi veikindi í allt að fimm daga samtals sem heimilt er að nýta að hámarki í tvennu lagi á hverju tólf mánaða tímabili enda hafi hinn tryggði verið skráður innan kerfisins í fimm mánuði samtals frá fyrstu skráningu á sama tímabili. Atvinnuleitanda ber að tilkynna um upphaf og lok veikinda til Vinnumálastofnunar án ástæðulausrar tafar. Skal hann jafnframt skila inn læknisvottorði innan viku frá því að veikindum lauk óski Vinnumálastofnun eftir því.

Þá bendir Vinnumálastofnun einnig á að í 7. gr. laga nr. 55/2006 um vinnumarkaðsaðgerðir er mælt fyrir um umsókn um þátttöku í vinnumarkaðsaðgerðum. Skal umsóknin vera skrifleg á þar til gerðum eyðublöðum og henni skulu fylgja nauðsynleg gögn að mati Vinnumálastofnunar, svo sem vottorð sérfræðilæknis þegar um skerta vinnufærni er að ræða. Í umsókn skulu koma fram allar þær upplýsingar er varða vinnufærni umsækjanda og þær studdar fullnægjandi gögnum.“

 

Á grundvelli framangreindra ákvæða telji Vinnumálastofnun að það sé almennt skilyrði fyrir greiðslum atvinnuleysistrygginga að atvinnuleitandi sé vinnufær. Beri Vinnumálastofnun að kanna hvort sá sem þiggi atvinnuleysistryggingar sé fær til flestra starfa. Af tilgreindum lagaákvæðum sé ljóst að ótvíræð heimild sé fyrir því að Vinnumálastofnun óski eftir læknisvottorðum frá atvinnuleitendum, sbr. 3. og 6. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000.

 

Loks benti Vinnumálastofnun á í svarbréfi sínu að læknisvottorðsins var óskað frá kvartanda sjálfum og muni stofnunin ekki miðla þeim upplýsingum til þriðja aðila. Þá verði að ætla að kvartanda hafi verið ljós umrædd vinnsla enda færði hann sjálfur fram umrætt læknisvottorð.

 

Með bréfi, dags. 31. janúar 2014, óskaði Persónuvernd eftir frekari upplýsingum frá Vinnumálastofnun, n.t.t. um hvaða fræðsla var veitt kvartanda í umræddu tilviki, hvenær og hvort Vinnumálastofnun teldi hana samrýmast ákvæði 20. gr. laga nr. 77/2000.

 

Í svarbréfi Vinnumálastofnunar, dags. 5. febrúar 2014, segir um framangreint:

„Vinnumálastofnun óskaði eftir umræddu læknisvottorði í kjölfar þess að kvartandi hafði beðið stofnunina um staðfestingu á því tímabili sem hann hafði fengið greiddar bætur frá stofnuninni. Kom í ljós að kvartandi var að sækja um sjúkradagpeninga vegna óvinnufærni á sama tíma og hann þáði greiðslu atvinnuleysistrygginga. Í sendingu kvartanda segir: „Góðan dag! [A] heiti ég, kt. [...]. Ég þarf að fá staðfestingu um hvað ég hef fengið lengi greitt frá Vinnumálastofnun! Ég þarf að fá þessa staðfestingu rafrænt! Ég er orðinn óvinnufær...og er með umsókn um sjúkradagpeninga! kv. [A], getur þú sent mér þetta eins fljótt og hægt er ;)“

Eins og segir í bréfi Vinnumálastofnunar til Persónuverndar dags. 21. janúar sl. þá er það almennt skilyrði fyrir greiðslum atvinnuleysistrygginga að atvinnuleitandi sé vinnufær. Vinnumálastofnun bar því að óska eftir staðfestingu á því hvenær kvartandi varð óvinnufær.

Á kynningarfundum Vinnumálastofnunar sem og á heimasíðu stofnunarinnar er fjallað um upplýsingaskyldu atvinnuleitenda. Er atvinnuleitendum tjáð að tilkynna þurfi um breytingar á högum t.d. vegna skertrar vinnufærni eða óvinnufærni. Er sérstaklega tekið fram að berist ekki slík tilkynning geti það leitt til viðurlaga í formi biðtíma samkvæmt lögum um atvinnuleysistryggingar. Þá eru atvinnuleitendur einnig upplýstir um að þeir þurfi að tilkynna um öll veikindi sem koma í veg fyrir að þeir geti verið í virkri atvinnuleit. Ekki liggur ljóst fyrir hvaða upplýsingar kvartanda voru veittar í kjölfar þess að Vinnumálastofnun óskaði eftir starfshæfnisvottorði frá kvartanda. Í ljósi ofangreinds verður þó að ætla að kvartanda hafi verið ljóst hver tilgangur með umræddri beiðni væri.[...] Þá kemur þetta [...einnig] skýrt fram í kynningarefni sem atvinnuleitendum er gert að kynna sér í upphafi atvinnuleitar. Nafn og heimilisfang ábyrgðaraðila var kvartanda einnig ljóst.“

Þá telji Vinnumálastofnun að a-liður 3. tölul. 1. mgr. 20. gr. laga nr. 77/2000, um viðtakendur upplýsinga, eigi ekki við í þessu tilviki. Varðandi b-lið ákvæðisins, um hvort hinum skráða sé skylt eða valfrjálst að veita umbeðnar upplýsingar og um hvaða afleiðingar það kunni að hafa veiti hann þær ekki, segir Vinnumálastofnun að á kynningarfundum stofnunarinnar hafi verið fjallað um hvaða afleiðingar það kynni að hafa veiti atvinnuleitandi ekki umbeðnar upplýsingar. Þó ekki liggi ljóst fyrir hvaða upplýsingar voru veittar kvartanda í umrætt sinn telji Vinnumálastofnun ólíklegt að kvartandi hafi verið upplýstur um rétt sinn til leiðréttingar eða eyðingar rangar eða villandi upplýsinga um hann, sbr. c-lið ákvæðisins, en stofnunin telji einnig óljóst hvort sá liður ákvæðisins eigi við í þessu tilviki. Telji Vinnumálastofnun að kvartandi hafi fengið viðunandi upplýsingar um tilgang vinnslunnar og þau atriði sem koma fram í 20. gr. laganna, sbr. 2. mgr. ákvæðisins.

Með bréfi, dags. 7. febrúar 2014, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Vinnumálastofnunar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Bárust Persónuvernd athugasemdir kvartanda með tölvupósti þann 19. s.m. Benti kvartandi á að hann fékk hvorki fræðslu um hvaða upplýsingar ættu að koma fram í umræddu læknisvottorði, né hvers konar læknisvottorð hann ætti að afhenda Vinnumálastofnun. Þá væri kvartandi afar ósáttur við að Vinnumálastofnun hefði krafist svo ítarlegra persónuupplýsinga um sig einungis í þeim tilgangi að veita kvartanda umbeðna staðfestingu á greiddum atvinnuleysistryggingum vegna umsóknar hans um sjúkradagpeninga.

 

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Afmörkun úrlausnarefnis

Í máli þessu er uppi ágreiningur um hvort Vinnumálastofnun hafi aflað læknisvottorðs frá kvartanda með lögmætum hætti og hvort stofnunin hafi veitt kvartanda fullnægjandi fræðslu þar að lútandi.

 

Nokkurs misræmis gætir í svörum Vinnumálastofnunar varðandi málsatvik, þ.e. hvort beðið hafi verið um umrætt læknisvottorð áður en eða eftir að fyrirspurn kvartanda barst stofnuninni. Í samræmi við það sem fram kemur í kvörtun, sem og í ljósi orðalags fyrirspurnar kvartanda til Vinnumálastofnunar, er hér byggt á að vottorðsins hafi verið aflað að þeirri fyrirspurn móttekinni.

 

Einnig segir í svörum Vinnumálastofnunar að í ljós hafi komið eftir að kvartandi sendi umrædda fyrirspurn að hann hafði verið að sækja um greiðslur sjúkdagpeninga á sama tíma og hann væri á atvinnuleysisbótum. Má leggja þann skilning í þá málsatvikalýsingu að Vinnumálastofnun hafi verið að rannsaka umrætt atriði með beiðni sinni um umrætt vottorð. Af því tilefni skal vakin athygli á að framangreindar upplýsingar komu að öllu leyti fram í fyrirspurninni sjálfri.

 

Verður tekið mið af framangreindu í eftirfarandi umfjöllun úrskurðarins.

 

2.

Gildissvið laga nr. 77/2000

Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.

 

Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

 

Af framangreindu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

 

3.

Lögmæti vinnslu

Svo að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil verður ávallt að vera fullnægt einhverju skilyrðanna í 8. gr. laga nr. 77/2000. Sé um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða verður einnig að uppfylla eitthvert af skilyrðum 9. gr. sömu laga. Þegar stjórnvöld afla upplýsinga í tengslum við stjórnvaldseftirlit verður einkum talið að 6. og, eftir atvikum, 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laganna geti átt við um upplýsingaöflunina og eftirfarandi vinnslu upplýsinganna. Samkvæmt 3. tölul. er vinnsla heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu og samkvæmt 6. tölul. er vinnsla heimil sé hún nauðsynleg við beitingu opinbers valds. Þá getur vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga á vegum stjórnvalda, þ. á m. öflun þeirra, verið heimil standi sérstök heimild til hennar samkvæmt öðrum lögum, sbr. 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laganna. Einnig er vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga heimil sé hún nauðsynleg til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja, sbr. 7. tölul. 1. mgr. 9. gr.

 

Af lagaákvæðum sem Vinnumálastofnun hefur vísað til og lýst var að framan verður ráðið að stofnuninni sé heimilt, í tilteknum tilvikum, að afla læknisvottorðs frá atvinnuleitendum. Í slíkum tilvikum gæti upplýsingaöflun á vegum Vinnumálastofnunar verið heimil á grundvelli 3. og 6. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 2. tölul. 9. gr. laga nr. 77/2000.

 

Aftur á móti var kvartandi í umræddu tilviki að tilkynna Vinnumálastofnun um skerta vinnuhæfni, nánar tiltekið óvinnufærni sína. Í 2. mgr. 14. gr. laga nr. 54/2006 er fjallað um tilkynningar atvinnuleitanda til Vinnumálastofnunar þar að lútandi. Ekki er þar að finna heimild til handa Vinnumálastofnun til að krefjast læknisvottorðs. Þá hafa lög nr. 54/2006 ekki að öðru leyti að geyma ákvæði um heimild til öflunar læknisvottorðs við slíkar aðstæður sem hér um ræðir, þ.e. þegar fyrir liggur að atvinnuleitandi hefur greint frá því að aðstæður hans breytist með þeim hætti að hann fari af atvinnuleysisskrá og fái framfærslu með öðrum hætti vegna óvinnufærni, s.s. frá Tryggingastofnun ríkisins. Af gögnum málsins verður ekki annað ráðið en að kvartandi hafi greint Vinnumálastofnun frá því að hann væri óvinnufær með því að senda stofnuninni tölvupóst þess efnis. Verður því ekki fallist á þau rök Vinnumálastofnunar að óljóst hafi verið hvort kvartandi væri óvinnufær þegar læknisvottorðsins var krafist. Þá fæst ekki séð að Vinnumálastofnun hafi verið heimilt að afla læknisvottorðsins á grundvelli 5. mgr. 14. gr. laga nr. 54/2006, enda lá ekki fyrir í umræddu tilviki að veikindum kvartanda var lokið. Þá varða ákvæði 1. mgr. 9. gr. laga nr. 54/2006 og 7. gr. laga nr. 55/2006 þær upplýsingar sem fylgja skulu með umsókn atvinnuleitenda til Vinnumálastofnunar. Eiga umrædd ákvæði ekki heldur við í umræddu tilviki þar sem kvartandi var ekki að leggja inn umsókn um atvinnuleysistryggingar eða þátttöku í vinnumarkaðsaðgerðum.

 

Af framangreindu leiðir að umrædd ósk um læknisvottorð gat ekki fallið undir 3. tölul. 1. mgr. 8. gr., sbr. 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000. Ekki verður hins vegar útilokað að í ólögmæltum tilvikum geti Vinnumálastofnun stutt upplýsingaöflun slíkra vottorða við 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. laganna, en þá verður jafnframt að vera fullnægt öllum kröfum 7. gr. sömu laga. Í því ákvæði er m.a. mælt fyrir um að þess skuli gætt við vinnslu persónuupplýsinga að þær séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga (1. tölul.); að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); og að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.). Í þessum kröfum felst m.a. að aldrei megi ganga lengra við öflun upplýsinga en nauðsynlegt er vegna eftirlits Vinnumálastofnunar. Þá felur fyrstnefnda krafan í sér að vinnsla persónuupplýsinga skuli vera gagnsæ gagnvart hinum skráða.

 

Ekki hefur komið fram hvers vegna Vinnumálastofnun taldi nauðsynlegt að afla vottorðs frá kvartanda í því tilviki sem hér um ræðir og því verður ekki talið að upplýsingaöflunin hafi verið málefnaleg eða lögmæt í ljósi 7. gr. laga nr. 77/2000. Þegar af þeirri ástæðu getur umrædd upplýsingaöflun ekki átt sér stoð í 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. laganna.

 

4.

Fræðsla vegna vinnslu persónuupplýsinga á vegum Vinnumálastofnunar

Þá skal vakin athygli á að við öflun persónuupplýsinga frá hinum skráðu ber ábyrgðaraðila, í þessu tilviki Vinnumálastofnun, að gæta ákvæði 20. gr. laga nr. 77/2000, um fræðsluskyldu. Nánar tiltekið ber ábyrgðaraðila að fræða hinn skráða um nafn og heimilisfang sitt (1. tölul.), tilgang vinnslunnar (2. tölul.), og aðrar upplýsingar að því marki sem þær eru nauðsynlegar, með hliðsjón af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við vinnslu upplýsinganna, svo að hinn skráði geti gætt hagsmuna sinna, svo sem hvort honum sé skylt eða valfrjálst að veita umbeðnar upplýsingar og hvaða afleiðinga það kunni að hafa veiti hann þær ekki (b-liður 3. tölul.).

 

Ber Vinnumálastofnun að haga fræðsluskyldu sinni til handa atvinnuleitendum í samræmi við framangreint svo að vinnslan teljist gagnsæ gagnvart hinum skráðu og um leið í samræmi við í ákvæði 7. gr. sömu laga.

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Öflun Vinnumálastofnunar á læknisvottorði kvartanda samrýmdist ekki lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.