Beiðni um aðgang að upplýsingum hjá skiptinemasamtökum - mál nr. 2014/656

10.10.2014

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 17. september 2014 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2014/656:

 

I.

Grundvöllur máls

Málavextir og bréfaskipti

 

1.

Tildrög máls

Þann 4. apríl 2014 barst Persónuvernd kvörtun frá A (hér eftir nefndur kvartandi), vegna vinnslu persónuupplýsinga um ólögráða dóttur hans, B, hjá AFS skiptinemasamtökunum á Íslandi (hér eftir AFS). Í kvörtuninni segir m.a. að foreldrar B hafi fyrir hennar hönd óskað eftir því bréflega við AFS, þann 7. mars sl., að fá afrit af bréfum, tölvupóstum og samskiptaskráningum vegna námsdvalar B á Z þá um veturinn sem voru í vörslu samtakanna. Vísaði kvartandi til réttar hins skráða til að fá upplýsingar sem hann varðar sem kveðið er á um í 18. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Í kvörtuninni kemur fram að AFS höfnuðu umræddri ósk um upplýsingar á grundvelli 21. gr. þátttökusamnings sem B og foreldrar hennar hefðu undirritað og að þær upplýsingar, sem óskað hefði verið eftir, teldust trúnaðarupplýsingar samkvæmt fyrrnefndri 21. gr. samningsins og eign AFS sem ekki væru afhentar öðrum. Þá segir í kvörtuninni:

„Foreldrar B og hún sjálf geta ekki séð að 21. gr. í þátttökusamningi fyrirgeri rétti okkar að afla upplýsinga um okkur sjálf og barnið okkar skv. framangreindum lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Það má taka fram að 21. gr. í þátttökusamningi varðar heimild AFS til að afla og vinna með trúnaðarupplýsingar þátttakanda og ábyrgð samtakanna um að þær berist ekki til þriðja aðila.“

 

2.

Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 26. maí sl., var AFS tilkynnt um kvörtunina og boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var svarfrestur veittur til 10. júní 2014. Með tölvupósti þann 4. júní 2014 óskaði framkvæmdastjóri AFS eftir frekari fresti til að svara. Var svarfrestur því framlengdur til 1. júlí s.á.

Svarbréf AFS, dags. 26. júní 2014, barst Persónuvernd sama dag. Hvað varðar rétt foreldra hinnar skráðu til að fá vitneskju um tilteknar upplýsingar, samkvæmt 18. gr. laga nr. 77/2000, segir í bréfinu að ljóst sé að það sé ekki hin skráða, B, sem fljótlega verði lögráða, sem óskað hafi eftir umræddum upplýsingum heldur foreldrar hennar. Þá segir að með undirritun þátttökusamnings við AFS gerði B, sem þá var 16 ára gömul, samning við AFS með samþykki lögráðamanna sinna. Hafi því verið um að ræða löglegan samning ólögráða einstaklings samkvæmt lögræðislögum. Í samningnum sé enn fremur að finna sérstakt ákvæði um trúnaðarupplýsingar sem AFS telji sér skylt að virða og þá sérstaklega gagnvart viðkomandi skiptinema, þó hann sé ólögráða, þar sem hann geti haft sjálfstæða hagsmuni af trúnaði samtakanna.

Um mikilvægi trúnaðar við þá skiptinema sem ganga í samningssamband við AFS segir að mikilvægt sé að 16-18 ára skiptinemar geti átt hreinskiptar umræður í trúnaði við starfsmenn AFS á hverjum tíma um skiptinemadvöl sína, heimilisaðstæður heima sem og erlendis ásamt persónulegri reynslu sinni þegar reynt er að leysa þau mál sem komið geta upp meðan á skiptinemadvöl stendur, án þess að eiga það á hættu að sömu starfsmenn þurfi að upplýsa aðra um þessi samtöl, þ.m.t. foreldra barns. Það sama eigi við um samtöl starfsmanna við foreldra skiptinema.

Þá benda samtökin á að gögn um samskipti á milli systursamtaka AFS erlendis er ekki hægt að afhenda án sérstaks samþykkis þeirra, enda geta samskipti um tiltekin málefni varðað fleiri en viðkomandi einstakling, s.s. sjálfboðaliða samtakanna og aðra þátttakendur, t.a.m. aðra skiptinema. Eigi það við í því tilviki sem hér um ræðir.

Um takmörkun á aðgangi að vinnugögnum starfsmanna AFS segir:

„Með vísan til ofangreinds, sbr. 2. mgr. 19. gr. laga um persónuvernd telur AFS að hagsmunir annarra svo og hins skráða sjálfs, eigi að takmarka upplýsingarétt hans skv. 18. gr. sömu laga.

Til að auðvelda sér yfirsýn og eftirfylgni við þau mál sem verið er að vinna að á hverjum tíma, getur það gerst að starfsmenn punkti hjá sér efni samtala við foreldra, skiptinema, fósturforeldra, aðra starfsmenn og erlend systursamtök. Um slíkt hafa hingað til ekki gilt aðrar verklagsreglur en þær, að um er að ræða vinnugögn viðkomandi starfsmanns og hafa þau enga aðra þýðingu en að vera ófullkomnir punktar starfsmanna samtakanna. Mun erfiðara væri fyrir starfsmenn AFS að vinna að lausn einstakra mála, ef þeir gætu ekki punktað hjá sér slík atriði, eftir því sem þeir telja auðvelda sér vinnuna á hverjum tíma.

Með vísan til 3. mgr. 19. gr. upplýsingalaga telur AFS að réttur hins skráða skv. 18. gr. takmarkist í þessu tilviki sem hér um ræðir af því að um er að ræða vinnuskjöl. Ítrekað skal, sbr. svarbréf AFS á Íslandi, dags. 3. apríl 2014 til lögráðamanna B, að snemmbúin heimkoma hennar var eingöngu að hennar eigin ósk.

Ekkert athugavert er við verkferla AFS í málefnum B og voru þeir í samræmi við þær reglur sem AFS starfar eftir í sambærilegum málum. B fékk stuðning frá AFS í erfiðleikum sínum, reynt var að telja hana af því að snúa heim og henni gefin tímamörk til að hugsa málið til hlítar. Tíð samskipti voru við foreldra B allan tímann meðan á þessu ferli stóð og þeim reglulega tilkynnt um samskipti milli AFS á Z og Íslandi.

Umfram það sem þegar hefur verið rakið hér að ofan um tilurð snemmbúinnar heimkomu B og með vísan til alls ofangreinds telur stjórn AFS á Íslandi sér hvorki ástæðu né tilefni til að afhenda frekari gögn er málið varðar.“

Með bréfi, dags. 11. júlí 2014, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar AFS til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var svarfestur veittur til 28. s.m. Með tölvupósti þann 28. júlí 2014 óskaði kvartandi eftir fresti til 6. ágúst s.á. til að svara bréfi Persónuverndar.

Í svarbréfi kvartanda, dags. 5. ágúst 2014, kemur m.a. fram að hann telji ekki rétt að foreldrar B hafi, með undirritun sinni, á viðkomandi þátttökusamningi afsalað hlutverki sínu sem lögráðamenn hennar enda hafi hún verið 16 ára gömul þegar samningurinn var undirritaður og sé enn ólögráða einstaklingur. Engu skipti þótt hún verði fljótlega lögráða heldur sé það hlutverk forráðamanna hennar að gæta lögvarinna hagsmuna hennar þegar á henni er brotið eins og rakið er í atburðalýsingu sem fylgdi erindi kvartanda til Persónuverndar. Til að leiða hið rétta fram í máli þessu telji kvartandi  nauðsynlegt að fá umrædd gögn afhent í þeim tilgangi að leggja þau fram til stuðnings málstað sínum fyrir dómstólum.

Þá segir í svarbréfi kvartanda að umbeðin gögn varði ekki aðra en dóttur kvartanda og eigi því takmörkun 2. mgr. 19. gr. ekki við líkt og AFS vilji halda fram. Óskað sé eftir skráðum samskiptum  B og foreldra hennar við AFS sem og tölvupóstsamskiptum og bréfum sem hana varðar. Þá bendir kvartandi á að viðkomandi þátttökusamningur gangi ekki framar landslögum. Samkvæmt lögum nr. 77/2000 eigi kvartandi, sem lögráðamenn fyrir hönd B, rétt á að fá umbeðnar upplýsingar samkvæmt 18. gr. laganna. Þær takmarkanir sem taldar séu upp í 19. gr. sömu laga eigi ekki við og ekki sé hægt að sjá að 21. gr. þátttökusamningsins hafi fyrirgert rétti kvartenda til að afla upplýsinga um þau sjálf og barn þeirra samkvæmt framangreindum lögum.

 

II.

Forsendur og niðurstaða

 

1.

Gildissvið laga nr. 77/2000

Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.

Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

Af framangreindu er ljóst að afhending persónuupplýsinga um kvartanda og ólögráða dóttur hans fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000.

Af málsatvikum verður ekki annað ráðið en að ekki sé deilt um lögmæti vinnslunnar, heldur eingöngu um það hvort AFS sé heimilt að afhenda foreldrum B tilteknar upplýsingar sem varði bæði þau og hana. Afmarkast því úrlausn þessa máls við það álitamál.  Samkvæmt gögnum málsins hafa foreldrar B óskað eftir aðgangi að gögnum í þremur liðum: 1. Skráðum samskiptum foreldra B við AFS á Íslandi, 2. Öllum samskiptaskráningum, bréfum og tölvupóstum milli AFS á Íslandi og AFS á Z hvað varðar B, 3. Öllum samskiptaskráningum, bréfum og tölvupóstum sem AFS á Íslandi og/eða Z hefur átt beint við B.

Þá afmarkast úrlausnarefni þetta við vinnslu persónuupplýsinga hjá AFS á Íslandi en samkvæmt 1. mgr. 6. gr. laga nr. 77/2000 gilda lögin eingöngu um vinnslu persónuupplýsinga á vegum ábyrgðaraðila sem hefur staðfestu hér á landi.

 

2.

Um upplýsingarétt hins skráða að því er varðar þau gögn sem eru hjá AFS á Íslandi fer samkvæmt 18. og. 19. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt 1. mgr. 18. gr. laga nr. 77/2000 á hinn skráði rétt á að fá frá ábyrgðaraðila vitneskju um eftirtalin atriði:

 

1. hvaða upplýsingar um hann er eða hefur verið unnið með,

2. tilgang vinnslunnar,

3. hver fær, hefur fengið eða mun fá upplýsingar um hann,

4. hvaðan upplýsingarnar koma,

5. hvaða öryggisráðstafanir eru viðhafðar við vinnslu, enda skerði það ekki öryggi vinnslunnar.

Við túlkun 18. gr laga nr. 77/2000 ber að hafa í huga að með ákvæðinu var innleitt í íslenskan rétt sambærlegt ákvæði við það sem er í a.-lið 12. gr. tilskipunar nr. 95/46/EB um rétt hins skráða til aðgangs að upplýsingum um sig sjálfan. Í formálsorðum tilskipunarinnar, sbr. 41. gr. þeirra, er þessi réttur skýrður nánar. Þar segir m.a.: „hver og einn skal hafa rétt til aðgangs að upplýsingum um sjálfan sig sem eru í vinnslu, einkum til að sannreyna áreiðanleika upplýsinganna og lögmæti vinnslunnar.“ Af þessu má ráða að markmiðið með ákvæði 18. gr. laga nr. 77/2000 er fyrst og fremst að búa hinum skráða úrræði að lögum til að geta sjálfur sannreynt að unnið sé með réttar upplýsingar um hann og að vinnslan sé í samræmi við lög og reglur um vandaða vinnsluhætti, en ekki að takmarka réttmæta leynd, s.s. á viðskiptaupplýsingum.

Framangreindur upplýsingaréttur, sem áskilinn er í 18. gr., er persónubundinn og tekur eingöngu til upplýsinga um hinn skráða sjálfan. Aðrir en hann sjálfur geta ekki farið með hans rétt nema hafa til þess skýrt umboð. Forsjáraðilar þeirra sem eru ólögráða fara þó með lögformlegt fyrirsvar barns, þ. á m. beitingu upplýsingaréttar. Samkvæmt 6. mgr. 28. gr. barnalaga nr. 76/2003 skulu foreldrar hafa samráð við barn sitt áður en málefnum þess er ráðið til lykta eftir því sem aldur og þroski barnsins gefur tilefni til. Það á m.a. við í málum sem varða beitingu þessa réttar og skal afstaða barns fá aukið vægi eftir því sem það eldist og þroskast. Það er því ekki afdráttarlaust skilyrði að hinn skráði sé orðinn lögráða til að hann geti farið með sinn upplýsingarétt. Börn og unglingar geta farið með hann hafi þau til þess nægan þroska eða hafi vísa aðstoð í þessum efnum.

Í því máli sem hér er til skoðunar er um að ræða einstakling á átjánda aldursári. Það er því ljóst að afstaða hennar til afhendingarinnar getur haft mikið vægi en hún hefur ekki komið fram við rekstur málsins.

Þá er í 19. gr. laganna er mælt fyrir um takmarkanir á upplýsingarétti hins skráða samkvæmt framangreindu ákvæði. Í 2. mgr. 19. gr. kemur fram að ákvæði 18. gr. eigi ekki við þyki réttur hins skráða eiga að víkja að nokkru eða öllu fyrir hagsmunum annarra eða hans eigin. Þá segir í 3. mgr. ákvæðisins að réttur hins skráða til að fá vitneskju samkvæmt ákvæðum 18. gr. nái ekki til upplýsinga sem eru undanþegnar aðgangi samkvæmt upplýsinga- eða stjórnsýslulögum. Af því leiðir m.a. að þegar um er að ræða gögn í vörslu annarra ábyrgðaraðila en stjórnvalda nær upplýsingaréttur hins skráða t.d. ekki til gagna sem lúta takmökun skv. 17. gr. stjórnsýslulaga, en þar er fjallað um þau tilvik þegar heimilt er að takmarka aðgang aðila máls að gögnum ef hagsmunir hans af því að notfæra sér vitneskju úr þeim þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum. Upplýsingaréttur hins skráða er þannig ekki skilyrðislaus ef lögmætir og málefnalegir hagsmunir annarra þykja vega þyngra en hagsmunir hans. Enn fremur segir í 4. mgr. að þótt gögn séu undanþegin upplýsingarétti hins skráða skv. 3. mgr. geti hann óskað greinargerðar um efnislegt innihald þeirra, útdráttar eða annars konar samantektar nema hann geti kynnt sér staðreyndir málsins með öðrum hætti.

AFS á Íslandi hefur haldið því fram að ekki sé hægt að afhenda umbeðin gögn, m.a. vegna hagsmuna hinnar skráðu sjálfrar og annarra. Fyrir liggur að afstaða hennar til veitingar aðgangs hefur ekki verið könnuð. Þá er ljóst að unnt er að vernda hagsmuni þeirra sem fjallað er um í gögnunum, s.s. sjálfboðaliða og aðra skiptinema, með því að fjarlægja nöfn þeirra og aðrar persónugreinanlegar upplýsingar. Að því gættu að það verði gert telur Persónuvernd að unnt sé að verða við beiðni frá B sjálfri, um aðgang að umræddum gögnum. Í ljósi fyrrgreindra sjónarmiða úr barnarétti telur Persónuvernd hins vegar verklagsreglur AFS, hvað varðar takmörkun á aðgangi foreldra, samrýmast lögum nr. 77/2000.

Einnig hefur AFS á Íslandi haldið því fram að í einhverjum tilvikum sé um að ræða vinnugögn samtakanna, þ.e. starfsmenn punkti hjá sér ýmislegt í samskiptum sínum við foreldra, skiptinema og systursamtök erlendis, sem eingöngu sé ætlað til innanhússnota. Persónuvernd felst á að samskiptaskráningar AFS á Íslandi geti falið í sér vinnugögn, en önnur gögn, s.s. bréf og tölvupóstar, sem farið hafa út úr húsi, geti ekki talist til slíkra gagna. Þá telur Persónuvernd að AFS á Íslandi beri að veita hinni skráðu, og eftir atvikum lögráðamönnum hennar,  greinargerð um efnislegt innihald vinnugagnanna, sbr. 4. mgr. 19. gr. laga nr. 77/2000, berist um það sérstök ósk.

Með vísan til þess sem að framan greinir telur Persónuvernd að þær verklagsreglur sem AFS á Íslandi hefur vísað til samræmist persónuverndarlögum, þ.e. að foreldrum B séu ekki afhent gögn er hana varði nema að fyrir liggi skýr vilji hennar sjálfrar, að teknu tilliti til grundvallarsjónarmiða í barnarétti. Þá telur Persónuvernd að AFS á Íslandi beri að veita foreldrunum B upplýsingar um þau gögn sem varða þau sjálf, og teljast ekki til vinnugagna.

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Verklagsreglur AFS á Íslandi eru í samræmi við ákvæði laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Í því felst m.a. [að] hægt er að veita B aðgang að umbeðnum upplýsingum, óski hún þess. Þá ber AFS á Íslandi að veita foreldrum B upplýsingar um skráð samskipti þeirra við AFS á Íslandi, að undanskildum þeim gögnum sem teljast til vinnugagna. Hvað vinnugögn varðar skal AFS á Íslandi veita B og/eða foreldrum B skriflega greinargerð um efnislegt innihald vinnugagna.