Spurningalisti í tengslum við samræmd próf

8.4.2015

Úrskurður

Hinn 26. mars 2015 kvað stjórn Persónuverndar upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2014/1365:

1.

Málavextir og bréfaskipti

Þann 8. október 2014. barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefndur kvartandi), vegna spurningalista sem leggja átti fyrir nemendur í 4., 7., og 10. bekk í tengslum við samræmd könnunarpróf. Í kvörtuninni segir m.a. að:

„Spurningalisti handa nemendum um samræmd könnunarpróf í 4., 7. og 10. bekk fylgdi samræmdum prófum og var lagður fyrir úrtak nemenda í kjölfar prófanna. Listinn var lagður fyrir nemendur í bekk dóttur minnar. Á listanum kemur fram að foreldrum eigi að hafa verið kynntur listinn. Listinn hefur ekki verið kynntur okkur og samkv. upplýsingum frá Námsmatsstofnun - umsjónarmanni samræmdra prófa, þá fórst það fyrir. Einnig vekur það spurningar að listinn er merktur með nafni og kennitölu nemenda og uppl. eiga að tengjast niðurstöðum prófanna. Um er að ræða viðkvæmar spurningar sbr. meðfylgjandi lista. Samkvæmt uppl. frá Námsmatsstofnun var listinn ekki borinn undir Persónuvernd. Á forsíðu listans stendur samt sem áður: „Að mati Persónuverndur fellur listinn undir lögbundið hlutverk Námsmatsstofnunar við framkvæmd prófa (sjá tilkynningu 365 hjá Persónuvernd).““

Með bréfi, dags. 27. október 2014 og ítrekað með tölvupósti dags. 25. nóvember 2014 var Námsmatsstofnun boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var þess jafnframt óskað að upplýst yrði um tiltekin eftirgreind atriði:

I.    Á hvaða heimild í 1. mgr. 8., og eftir atvikum 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, umrædd vinnsla byggist?

II.   Hvort Námsmatsstofnun hafi aflað upplýsts samþykkis foreldra ólögráða þátttakenda fyrir þátttökunni. Liggi upplýst samþykki foreldra ekki fyrir er óskað skýringa á því hvers vegna svo sé ekki?

III.  Hvort að umræddur spurningalisti hafi verið lagður fyrir í fleiri skólum en í [X]-skóla  og hvort Námsmatsstofnun hafi einnig undir höndum persónugreinanleg svör þeirra þátttakenda. Jafnframt er óskað eftir því að upplýst verði hvort leitað hafi verið eftir samþykki foreldra barna í öðrum skólum. Ef samþykki liggur fyrir er óskað eftir afriti af slíku samþykki.

IV.  Hvers vegna Námsmatsstofnun hafi talið nauðsynlegt að spurningalistinn væri auðkenndur með nafni nemanda og kennitölu.

V.   Hvers vegna Námsmatsstofnun taki fram á upplýsingablaði til nemenda, sem fylgdi könnuninni, að Persónuvernd telji að listinn falli undir lögbundið hlutverk Námsmatsstofnunar, sbr. tilkynningu 365? Í því sambandi er vakin athygli á því að á móttökustaðfestingu sem ábyrgðaraðilar að vinnslu fá senda frá Persónuvernd, þegar vinnsla er tilkynnt, kemur fram að stofnunin taki ekki efnislega afstöðu til þeirra tilkynninga sem henni berast.

 Svarbréf Námsmatsstofnunar, dags. 28. nóvember 2014, barst Persónuvernd þann 1. desember 2014. Í bréfinu segir að spurningalisti nemenda með samræmdum könnunarprófum gegni þríþættu hlutverki. Hið mikilvægasta [sé] að fylgjast með mati nemenda á samræmdum könnunarprófum. Annað hlutverk [sé] verið að fylgjast með algengi eineltis og líðan nemenda. Að auki hafi verið settar inn spurningar um ólík atriði ef pláss [hafi] verið til slíks.

Hvað varðar auðkenningu með nafni og kennitölu segir í bréfinu að tenging niðurstaðna við kennitölu [sé] nauðsynleg til að geta skoðað svör nemenda við spurningum um prófið í ljósi frammistöðu þeirra. Þetta [eigi] einkum við um spurningar er lút[i] að prófinu sjálfu, efni þess og undirbúningi nemenda fyrir það. Einnig [hafi] kennitala verið notuð til að skoða niðurstöður um einelti yfir tíma þegar hluti nemenda [hafi lent] í úrtaki á ólíkum aldri. Að auki [hafi] kennitala verið notuð til að tengja námsárangur við hugmyndir nemenda um framtíðarstarfssvið og búsetu.

Í bréfinu segir jafnframt að í framhaldi af ábendingu kvartanda hafi komið í ljós að misbrestur varð á að bréf til foreldra fylgdi með í þá skóla sem lentu í úrtaki vegna umrædds spurningalista og að svo virðist sem að bréfið hafi ekki farið til skóla utan höfuðborgarsvæðis. Strax var brugðist við með því að senda bréfið til foreldra í þeim skólum sem höfðu haft samband vegna þessa.

Í bréfinu segir að auki, að skoðað hafi verið hvers vegna umræddu bréfi til foreldra var ekki pakkað eins og vera bar en verkferlum hafi ekki verið fylgt sem skyldi. Ástæða þess [sé] að hlutverk margra starfsmanna hafi riðlast og breyst vegna þess að í gangi [sé] ferli þar sem Námsmatsstofnun mun[i] renna inn í nýja stjórnsýslustofnun, Menntamálastofnun.

Með bréfi, dags. 16. desember 2014 og ítrekað með bréfi dags. 5. febrúar 2015, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Námsmatsstofnunar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Ekki barst svar frá kvartanda við fyrrgreindum bréfum Persónuverndar til hennar þrátt fyrir ítrekun þar um.

Starfsmaður Persónuverndar hafði samband símleiðis við kvartanda þann 18. febrúar 2015. Í símtalinu kom fram að dóttir kvartanda hefði svarað umræddum spurningalista en grunnskólinn hefði ekki sent spurningalistann til Námsmatsstofnunar eftir í ljós kom hvers eðlis spurningarnar væru og að samþykkis foreldra hefði ekki verið aflað.

Með símtali þann 24. mars 2015 staðfesti starfsmaður Námsmatsstofnunar við starfsmann Persónuverndar að stofnunin væri ekki með nein upplýst samþykki frá foreldrum í tenglsum við umrædda könnun og gæti stofnunin því ekki sent Persónuvernd afrit af slíku eyðublaði. Ástæða þess væri sú að skólum væri hvorki skylt að afhenda slíkar samþykkisyfirlýsingar til Námsmatsstofnunar né hefði stofnunin óskað eftir þeim frá skólunum. Ætlaðist stofnunin aftur á móti til þess að hver og einn skóli sæi um að afla upplýsts samþykkis frá foreldrum. Í einstaka tilvikum hefðu stofnuninni þó borist undirritaðar samþykkisyfirlýsingar frá einstökum skólum, án þess að stofnunin hefði óskað eftir þeim sérstaklega, m.a. varðandi þá könnun sem hér um ræðir, en þeim hefði öllum verið eytt.

2.

Forsendur og niðurstaða

2.1

Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.

Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst Námsmatsstofnun vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.

Þó svo að [X]-skóli hafi ekki sent svör dóttur kvartanda og annarra nemenda til Námsmatsstofnunar telur Persónuvernd engu að síður tilefni til að fjalla um lögmæti þess að leggja slíkan spurningalista fyrir börn í 4., 7. og 10. bekk grunnskóla.

2.2

Á ábyrgðaraðila hvílir sú skylda að tryggja að sú vinnsla persónuupplýsinga sem fram fer á hans vegum styðjist við skýra heimild. Það gerir vinnslan ef fullnægt er einhverju af skilyrðum 8. gr. laga nr. 77/2000 og sé um að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar einnig einhverju af sérskilyrðum 9. gr. laganna. Verður ráðið af gögnum málsins að efni spurningalistans lýtur meðal annars að líðan barnanna og heilsu. Slíkar upplýsingar eru viðkvæmar í skilningi laganna, sbr. b-lið 8. tölul. 2. gr. sömu laga. Þarf sú vinnsla sem mál þetta varðar því bæði að uppfylla eitthvert af skilyrðum 1. mgr. 8. gr. og 1. mgr. 9. gr.

Í 1. tölul. 1. mgr. 9. gr. segir að vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga sé heimil ef hinn skráði hefur samþykkt vinnsluna. Í því tilviki sem hér um ræðir liggur ljóst fyrir að foreldrum var ekki gefinn kostur á að samþykkja eða hafna þátttöku barns síns í könnuninni, enda láðist að afhenda foreldrum í skólum utan höfuðborgarsvæðisins eyðublað fyrir upplýst samþykki. Var því ekkert slíkt samþykki fengið frá kvartanda vegna spurningalistans sem barn hennar svaraði.

Námsmatsstofnun er stjórnvald, sbr. 1. gr. laga nr. 168/2000, um Námsmatsstofnun, og er þar af leiðandi bundið af lögmætisreglu stjórnsýsluréttarins. Þarf því vinnsla persónuupplýsingar sem fer fram á ábyrgð þess að styðjast við fullnægjandi lagaheimildir, sbr. 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 2. tölul. 1. mgr. 9. gr.

Samkvæmt a-lið 2. gr. laga nr. 168/2000, um Námsmatsstofnun, er eitt af verkefnum stofnunarinnar að sjá um samningu, framkvæmd og úrvinnslu samræmdra prófa og könnunarprófa í grunn- og framhaldsskólum. Í athugasemdum þeim er fylgdu 2. gr. frumvarps þess er varð að lögum nr. 168/2000 er hvergi minnst á að Námsmatsstofnun skuli kanna líðan nemenda, hvorki í tengslum við töku samræmdra prófa né könnunarprófa. Af heildstæðri skoðun á ákvæði 2. gr. framangreindra laga verður ekki annað ráðið en að hlutverk Námsmatsstofnunar sé fyrst og fremst að leggja samræmd próf og könnunarpróf fyrir nemendur og vinna úr þeim niðurstöður sem hægt sé að birta og miðla til skóla í þeim tilgangi að bæta skólastarf. Ekki verður séð að sú vinnsla að leggja spurningalista fyrir börn um þeirra upplifun af prófinu og líðan almennt samrýmist því hlutverki.

Þar sem hvorki lá fyrir samþykki kvartanda fyrir þátttöku barns hennar í könnun Námsmatsstofnunar né heimild í lögum eða reglum fyrir framkvæmd könnunarinnar telur Persónuvernd að Námsmatsstofnun hafi ekki haft fullnægjandi heimildir samkvæmt lögum nr. 77/2000 að leggja fyrir umræddan spurningalista.

Þá telur Persónuvernd að umrædd vinnsla persónuupplýsinga hafi ekki verið sanngjörn gagnvart hinum skráðu, sbr. 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 þar sem gert var að skilyrði að spurningalistanum væri svarað þannig að hann væri auðkenndur með nafni og kennitölu barnsins. Þá telur Persónuvernd einnig að slíkt skilyrði samrýmist ekki ákvæði 3. tölul. sama ákvæðis þar sem segir að við meðferð persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Af þeirri ástæðu, og því að persónuupplýsingar hafi verið skráðar án tilskilinnar heimildar, leggur Persónuvernd fyrir Námsmatsstofnun að eyða svörum við spurningalistanum fyrir 1. maí næstkomandi, sbr. 40. gr. laga nr 77/2000.

Ú r s k u r ð a r o r ð :

Sú aðgerð Námsmatsstofnunar að leggja fyrir börn í 4., 7. og 10. bekk grunnskóla spurningalista var ekki í samræmi við lög.

Námsmatsstofnun skal eyða þeim gögnum sem safnað var með spurningalistanum fyrir 1. maí 2015.