Beiðni um endurupptöku máls

28.9.2015

Ákvörðun

Hinn 22. september 2015 tók stjórn Persónuverndar svohljóðandi ákvörðun í máli nr. 2014/1744:

 

I.

Tildrög málsins og bréfaskipti

1.

Forsaga málsins og

úrskurður Persónuverndar

Með bréfi, dags. 25. ágúst 2015, sem barst Persónuvernd sama dag, óskaði [A] eftir endurupptöku á máli nr. 2014/1744. Aðdragandi að máli þessu er að þann 15. desember 2014 barst Persónuvernd kvörtun frá [B], starfsmanni [X] í Kópavogi (hér eftir nefnd „kvartandi“). Kvörtunin laut að miðlun viðkvæmra persónuupplýsinga um hana í greinargerð þar sem fram komu ásakanir hennar um einelti í sinn garð á fyrrnefndum vinnustað. Með úrskurði í máli nr. 2014/1744 komst stjórn Persónuverndar að þeirri niðurstöðu að miðlun greinargerðarinnar til samstarfsmanna hennar hefði ekki verið heimil. [A], forstöðumaður [X], var talinn ábyrgðaraðili að þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem í miðluninni fólst.

Í fyrrgreindum úrskurði Persónuverndar kemur fram að ásakanir kvartanda um einelti hafi beinst að fyrrgreindum forstöðumanni. Viðtöl hafi verið tekin við kvartanda, forstöðumanninn, og samstarfsmenn þeirra. Í nefndri greinargerð hafi viðtöl verið rakin og þar hafi m.a. verið að finna viðkvæmar persónuupplýsingar um kvartanda. Eftir að niðurstöður greinargerðarinnar hafi legið fyrir hafi eintak hennar, sem merkt hafi verið trúnaðarmál, verið sent til forstöðumannsins með tölvupósti. Í kjölfarið hafi hann sent eintak greinargerðarinnar í heild sinni til allra samstarfsmanna kvartanda, þar sem hann hafi talið að þeir hafi ekki fengið gætt andmælaréttar síns. Þá hafi komið fram að forstöðumaðurinn hafi talið sig vera aðila að kvörtunarmálinu, enda hafi greinargerðin falið í sér niðurstöðu um meint einelti af hans hálfu. Honum hafi verið veitt tækifæri til að skila inn andmælum við það sem fram hafi komið í greinargerðinni. Hann hafi talið miðlunina á greinargerðinni heimila með tilliti til lögmætra hagsmuna sinna en honum hafi verið nauðsynlegt að hafa sem réttastar upplýsingar svo hann gæti nýtt sér andmælarétt sinn. Varð niðurstaða Persónuverndar sú að miðlun viðkvæmra persónuupplýsinga í  greinargerðinni hafi hins vegar ekki verið heimil enda hafi hún ekki stuðst við lögmæta hagsmuni.

Þessi niðurstaða byggðist m.a. á því að það væri hlutverk stjórnvalds, eða ábyrgðaraðila að gerð greinargerðarinnar, að ganga úr skugga um að ákvæðum stjórnsýslulaga væri fylgt við málsmeðferð stjórnsýslumáls. Í málinu hefði komið fram að forstöðumaðurinn og samstarfsmenn hans hefðu áður fengið færi á að gæta réttar síns við vinnslu Kópavogsbæjar á greinargerðinni í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga. Yrði því ekki talið að forstöðumaðurinn hefði haft lögmæta hagsmuni af því að miðla greinargerðinni til samstarfsaðila þeirra í umræddu tilfelli. Þá væri ljóst af gögnum málsins að samstarfsmönnum þeirra hefði ekki verið veittur aðgangur að viðkvæmum upplýsingum um kvartanda, heldur aðeins borin undir þá eigin ummæli. Kvartandi hefði ekki rætt viðkvæmar persónuupplýsingar sem koma fram í skýrslunni við samstarfsmenn sína heldur aðeins gefið skýringar á þeim fjarvistum sem hún hefði þurft að taka vegna málsins. Yrði því ekki talið að um væri að ræða upplýsingar sem kvartandi hefði sjálf opinberað eða væru nauðsynlegar til að afmarka kröfu vegna dómsmáls eða annarrar slíkrar laganauðsynjar. Yrði því talið að miðlun forstöðumannsins á greinargerðinni til samstarfsaðila kvartanda hefði ekki verið í samræmi við 1. mgr. 8. og 9. gr. laga nr. 77/2000.

 

2.

Ósk um endurupptöku

Persónuvernd hefur nú borist beiðni frá forstöðumanni [X], dags. 25. ágúst 2015, um endurupptöku fyrrnefnds máls nr. 2014/1744 sem stofnunin lauk með úrskurði hinn 26. júní 2015. Í beiðninni kemur m.a. fram að krafa um endurupptöku byggi á því að niðurstaða Persónuverndar hafi að hluta til grundvallast á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik. Krafan byggi einkum á því að Persónuvernd hafi haft ófullnægjandi og rangar upplýsingar sem hún byggði á í úrskurði sínum þar sem starfsmönnum [X] hafi ekki verið veittur andmælaréttur við meðferð eineltismálsins.

Í bréfinu er í fyrsta lagi bent á að ekki hafi verið merkt sérstaklega í greinargerðinni að um væri að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar, en almennt sé eðlilegt að skjal af þessu tagi sé merkt trúnaðarmál.

Í öðru lagi er því haldið fram að Persónuvernd hafi litið framhjá því að Kópavogsbær hafi ekki gætt þess að veita starfsmönnum [X] andmælarétt, enda hafi efni greinargerðarinnar ekki verið borið undir þá fyrr en síðar.

Í þriðja lagi telji forstöðumaðurinn að ekki hafi verið tekið mið af minnisblaði Kópavogsbæjar af fundi með starfsmönnum 22. október 2014, þar sem starfsmenn hafi gert alvarlegar athugasemdir við það að þeim hafi ekki verið gefinn kostur á að andmæla vegna ummæla í greinargerðinni sem eftir þeim voru höfð.

Í fjórða lagi bendir forstöðumaðurinn á að Kópavogsbær hafi ekki fengið óháðan þriðja aðila til að vinna umrædda greingargerð heldur hafi tveir starfsmenn velferðarsviðs bæjarins unnið greinargerðina, sem forstöðumaðurinn telur ekki hafa verið hlutlausa fagaðila.

Í fimmta lagi bendir forstöðumaðurinn á að ekki hafi verið rætt við hvern og einn starfsmann [X] í kjölfar viðtala vegna greinargerðarinnar og þeim gefinn kostur á að leiðrétta þau atriði sem eftir þeim voru höfð. Aðeins hafi staðið til að kynna starfsmönnum niðurstöðu greinargerðarinnar á sameiginlegum fundi og þar sem forstöðumaðurinn hafi verið að fara erlendis fyrir framangreindan fund hafi hann ákveðið að senda samstarfsfólki sínu greinargerðina. Slíkt hafi forstöðumaðurinn talið myndu auðvelda kynninguna og umræðu á fundinum.

Í sjötta lagi bendir forstöðumaðurinn á að í úrskurði Persónuverndar komi fram að kvartandi hafi eingöngu gefið skýringar á veikindaleyfi sínu vegna málsins en það telji forstöðumaðurinn að fái ekki staðist. Kvartandi hafi farið í veikindaleyfi í kjölfarið á þeim fundi þar sem niðurstaða greinargerðarinnar hafi verið kynnt og hafi hún því ekki getað skýrt samstarfsfólki frá því fyrirfram.

Í beiðni forstöðumannsins um endurupptöku málsins eru talin upp önnur atriði sem ekki hafa áhrif á efni, forsendur eða niðurstöðu úrskurðarins. Verða þessi atriði því ekki rakin í ákvörðun þessari.

 

II.

Ákvörðun Persónuverndar

 

1.

Skilyrði fyrir endurupptöku

Um endurupptöku mála er fjallað í 24. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Samkvæmt henni má, að beiðni málsaðila, endurupptaka mál ef :

1.   ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik, eða

2.   íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin.

Í athugasemdum við 24. gr. í því frumvarpi, sem varð að stjórnsýslulögum, kemur fram að stjórnvald geti í fleiri tilvikum endurupptekið mál, s.s. ef ákvörðun hefur verið tekin á ófullnægjandi lagagrundvelli eða ef ekki hefur verið gætt nægilega vel að málsmeðferðarreglum og slíkt hefur haft áhrif á efni ákvörðunar.

 

2.

Forsendur

Eins og fyrr greinir komst Persónuvernd að þeirri niðurstöðu í úrskurði sínum í máli nr. 2014/1744 að forstöðumanni [X] hafi verið óheimilt að miðla greinargerð með viðkvæmum persónuupplýsingum um kvartanda til samstarfsmanna þeirra. Úrskurður Persónuverndar byggði á því að forstöðumaðurinn hefði ekki haft lögmæta hagsmuni af því að miðla umræddri greinargerð, þar sem aðilar málsins hefðu þegar fengið að gæta andmælaréttar síns. Þá kom fram að það væri hlutverk stjórnvalds eða ábyrgðaraðila að gæta þess að rétt væri haft eftir þeim starfsmönnum sem gáfu skýrslu vegna greinagerðarinnar en ekki aðila máls. 

Í bréfi forstöðumannsins, dags. 25. ágúst 2015, kemur fram að hann telji að starfsmenn [X] hafi ekki fengið að gæta andmælaréttar síns við vinnslu greinargerðarinnar. Þessu til stuðnings vísar forstöðumaðurinn í minnisblað af fundi Kópavogsbæjar með starfsmönnum, dags. 22. október 2014, þar sem fram kemur að starfsmenn hafi gert alvarlegar athugasemdir við það að þeim hafi ekki verið gefinn kostur á að yfirfara þau ummæli sem eftir þeim voru höfð.

Í úrskurði Persónuverndar kemur, eins og fyrr segir, fram að forstöðumaðurinn og samstarfsfólk kvartanda hafi fengið færi á að gæta réttar síns við vinnslu Kópavogsbæjar á greinargerðinni í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga. Var sú forsenda Persónuverndar byggð á þeim svörum sem stofnuninni bárust frá Kópavogsbæ við rannsókn málsins. Af þeim gögnum sem forstöðumaðurinn hefur nú lagt fram virðist mega ráða að áðurnefnt samstarfsfólk hafi ekki fengið að yfirfara þau ummæli sem eftir því voru höfð fyrir boðaðan fund um niðurstöðu greinargerðarinnar.

Með vísan til ofangreinds bendir Persónuvernd á að það telst ekki vera hlutverk aðila máls að sjá til þess að andmælaréttar sé gætt í stjórnsýslumáli. Kópavogsbær, sem ábyrgðaraðili vinnslunnar, hafði umsjón með söfnun upplýsinga, viðtöl við kvartanda, forstöðumann og samstarfsfólk kvartanda. Það telst því falla í hlut Kópavogsbæjar að gæta að andmælarétti og að rétt sé eftir haft.

Í bréfi forstöðumannsins kemur fram að hann hafi fengið eintak af greinargerðinni, sem merkt var sem trúnaðarskjal, afhent þegar niðurstaða hennar lá fyrir. Þá hafi hann talið eðlilegast að senda samstarfsfólki afrit af greinargerðinni þar sem boðað hafði verið til fundar þar sem kynna átti niðurstöðuna og það myndi auðvelda kynningu og umræðu á fundinum.

Það var hlutverk Kópavogsbæjar, sem ábyrgðaraðila, að meta hvernig vinnslu umræddra upplýsinga skyldi háttað, t.d. hvernig starfsfólk kæmi fram athugasemdum sínum við niðurstöðu greinargerðarinnar og þau ummæli sem eftir því voru höfð. Á fundi Kópavogsbæjar með samstarfsfólki kvartanda gat það komið fram athugasemdum og rætt niðurstöðu greinargerðarinnar. Verður því ekki talið að forstöðumaðurinn hafi haft lögmæta hagsmuni, sbr. 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000, eða sýnt fram á að vinnsla hafi verið nauðsynleg til að krafa yrði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja, sbr. 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. laganna, þegar viðkvæmum persónuupplýsingum um kvartanda í greinargerðinni var miðlað til samstarfsfólks kvartanda í umræddu tilfelli.

Í bréfi forstöðumannsins eru einnig gerðar athugasemdir við hvenær og með hvaða hætti kvartandi hafi gefið skýringar á veikindum sínum og að þær skýringar standist ekki. Í tilvikum sem þessum þar sem orð stendur gegn orði getur Persónuvernd hins vegar ekki, með þeim rannsóknarúrræðum sem henni eru búin, skorið úr um hvert sé réttmæti slíkra fullyrðinga.

Í bréfi forstöðumanns eru taldar upp aðrar athugasemdir sem hann gerir við efnisatriði úrskurðar Persónuverndar. Má þar nefna að umrædd greinargerð hafi verið unnin af tveimur starfsmönnum velferðarsviðs Kópavogsbæjar. Þessar athugasemdir, ásamt öðrum sem fram koma í bréfi forstöðumannsins og gerðar eru við efnisatriði úrskurðar Persónuverndar, eru ekki þess eðlis að þær hafi áhrif á forsendur og niðurstöðu úrskurðarins.

Þegar litið er til þessa telur Persónuvernd ekkert hafa komið fram sem gefur tilefni til að ætla að niðurstaða stofnunarinnar í úrskurði frá 26. júní 2015 þarfnist endurskoðunar við. Er því synjað um endurupptöku málsins.

 

N i ð u r s t a ð a:

Synjað er ósk um endurupptöku á máli [B] sem lokið var með úrskurði hinn 26. júní 2015 (mál nr. 2014/1744).