Hljóðupptökur á húsfundi
Úrskurður
Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 6. apríl 2016 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2015/1464:
I.
Málsmeðferð
1.
Tildrög máls
Þann 3. nóvember 2015 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] og [B] vegna hljóðupptaka á húsfundum í húsfélagi [...] 99-101, en í húsinu eru fjórar íbúðir. Í kvörtuninni segir m.a. að eigendur íbúða við [...] 99, þær [C] og [D], hafi hljóðritað húsfundi án þess að greina kvartendum frá því, en kvartendurnir, [A] og [B], eru eigendur íbúða við [...] 101.
Fram kemur í kvörtuninni að þegar [A] hafi leitað ráða hjá Húseigendafélaginu þann 19. október 2015, vegna ágreinings við eigendur íbúða við [...] 99 um lagnaframkvæmdir og kostnaðarþátttöku, hafi honum verið greint frá því að nágrannar hans að [...] 99 hefðu einnig leitað til félagsins og ættu þeir upptökur af húsfundum í húsfélagi [...] 99-101. Kvartendur taka fram að þeim hafi ekki verið kunnugt um upptökurnar og að þeir hafi aldrei gefið leyfi fyrir þeim. Þá sé þeim ekki ljóst hvers konar upptökubúnaður hafi verið notaður. Mögulegt sé að upptökurnar séu sundurlausar og klipptar saman.
Nánar segir í kvörtun að annar eigenda [...] 99 hafi óskað álits kærunefndar húsamála á nefndum ágreiningi eigenda og meðal afhentra gagna hafi verið svokölluð fundargerð frá húsfundi 15. október 2015 í húsfélagi [...] 99-101. Í fundargerðinni komi fram að hún sé skrifuð upp eftir hljóðupptöku. Samkvæmt gögnum málsins var ekki rituð fundargerð á fundinum. Þess í stað var hún rituð síðar af eigendum [...] 99 og þess óskað að annar kvartenda, [A], staðfesti hana sem hann hafi neitað þar sem fundargerðin hafi verið rituð eftir fundinn, án samráðs við eigendur [...] 101 og sé efnislega röng.
2.
Bréfaskipti
Með bréfi, dags. 8. janúar 2016, ítrekuðu 9. febrúar s.á., var eigendum [...] 99 boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Engin svör bárust og var erindið enn ítrekað með bréfi Persónuverndar, dags. 10. mars 2016. Í bréfinu kom fram að bærust engin svör innan gefins frests yrði málið tekið til afgreiðslu á grundvelli fyrirliggjandi gagna. Hinn 17. mars 2016 barst Persónuvernd afrit af áliti kærunefndar húsamála í máli nr. 45/2015 frá öðrum eiganda [...] 99, þar sem fjallað er um lagnaframkvæmdir þær sem deilt var um í húsfélagi [...] 99-101. Ekki er fjallað sérstaklega um áðurnefndar hljóðupptökur í álitinu og engin önnur svör hafa borist frá eigendum [...] 99. Með hliðsjón af framangreindu verður málavaxtalýsing kvartenda lögð til grundvallar við úrlausn málsins.
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Gildissvið laga nr. 77/2000
Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Af lýsingu kvartenda á málavöxtum að dæma eru hljóðupptökurnar sem um er deilt í málinu persónugreinanlegar. Er því ljóst að upptökurnar falla undir gildissvið laga nr. 77/2000.
Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til teljast [D] og [C] vera ábyrgðaraðilar að umræddri vinnslu, en eins og áður kom fram hafa þær ekki andmælt málsatvikalýsingu kvartenda.
2.
Lögmæti vinnslu
Svo að vinna megi með persónuupplýsingar verður ávallt að vera fullnægt kröfum einhvers af heimildarákvæðum 8. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. er vinnsla persónuupplýsinga heimil á grundvelli samþykkis hins skráða. Kvartendur hafa upplýst um að hljóðupptökurnar hafi farið fram án þeirra vitneskju og samþykkis og hafa ábyrgðaraðilar ekki sýnt fram á annað. Umrædd vinnsla getur því ekki átt sér stoð í 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Kemur þá til álita hvort vinnslan geti átt sér stoð í 7. tölul. sama ákvæðis, en þar kemur fram að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að ábyrgðaraðili geti gætt lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem vernda ber samkvæmt lögum vegi þyngra. Ábyrgðaraðilar hafa ekki upplýst um neina þá hagsmuni sem leitt gætu til þess að vinnslan teldist heimil á grundvelli 7. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Ekki verður heldur ráðið af gögnum málsins að slíkir hagsmunir hafi verið til staðar. Því verður ekki á því byggt að hljóðupptökurnar sem deilt er um geti átt sér stoð í nefndu lagaákvæði.
Auk framangreinds verður öll vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um gæði gagna og vinnslu, en í 1. tölul. ákvæðisins er mælt fyrir um að persónuupplýsingar skuli unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga. Í athugasemdum við ákvæðið í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að vinnsla geti vart talist sanngjörn nema hinn skráði geti fengið vitneskju um hana og eigi, þegar söfnun upplýsinganna á sér stað, kost á fullnægjandi upplýsingum um vinnubrögð, vinnuferli og annað er lýtur að vinnslunni. Persónuvernd telur að með vísan til þessa hafi ábyrgðaraðilum borið að upplýsa hina skráðu og fræða þá um vinnsluna, þ.e. hljóðupptökur á húsfundum.
Með vísan til alls framangreinds telur Persónuvernd að hljóðupptökur á húsfundum í húsfélagi [...] 99-101 hafi ekki samrýmst kröfum 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. og 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Hljóðupptökur [C] og [D] á húsfundum í húsfélagi [...] 99-101 samrýmdust ekki lögum nr. 77/2000.