Úrskurður Persónuverndar í máli nr. 2016/582
Úrskurður
Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 26. október 2016 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2016/582:
I.
Málsmeðferð
1.
Tildrög máls
Þann 18. mars 2016 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefndur kvartandi) yfir miðlun persónuupplýsinga um hann frá barnaverndarnefnd Kópavogs til barnsmóður hans. Nánar tiltekið er þar um að ræða upplýsingar um efni skýrslu lögreglu um afskipti hennar af atviki þar sem hann og sambýliskona hans deildu og uppi var grunur um meint ofbeldi af hans hálfu, sem og tilkynningu lögreglu til nefndarinnar hinn [...] af tilefni þessara afskipta á grundvelli 18. gr. barnaverndarlaga nr. 80/2002. Í þessu sambandi er tekið fram í kvörtuninni að barn kvartanda og barnsmóður hans hafi ekki verið viðstatt þegar fyrrgreint atvik átti sér stað eins og fram komi í lögregluskýrslunni.
Samkvæmt kvörtuninni veitti barnaverndarnefndin með þessu barnsmóður kvartanda aðgang að viðkvæmum persónuupplýsingum um hann án þess að afla upplýsts samþykkis. Þá segir að ekki hafi verið til staðar lagaheimild til þess að miðla umræddum upplýsingum. Þrátt fyrir það hafi starfsmaður barnaverndarnefndar Kópavogs hringt í barnsmóður kvartanda til að fá upplýsingar um forsjá barns þeirra í kjölfar fyrrnefndrar tilkynningar frá lögreglu. Í símtalinu hafi starfsmaðurinn sagt barnsmóðurinni frá efni tilkynningarinnar og lögregluskýrslu vegna atviksins. Í framhaldi af símtalinu hafi barnsmóðirin komið á starfsstöð barnaverndarnefndarinnar og fengið að sjá lögregluskýrsluna auk þess sem allt efni hennar hafi verið lesið upp fyrir hana.
2.
Bréfaskipti
Með bréfi, dags. 19. maí 2016, var barnaverndarnefnd Kópavogsbæjar boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar. Í svarbréfi nefndarinnar, dags. 2. júní 2016, kemur fram að munnleg miðlun upplýsinga úr málinu, sem kvörtunin snúist um, hafi verið byggð á IV. kafla barnaverndarlaga nr. 80/2002, einkum 12. gr., 18. gr. og 4. mgr. 21. gr. þeirra laga. Segir að samkvæmt 12. gr. laganna hvíli rík skylda á barnaverndarnefndum til að hafa eftirlit með aðbúnaði og uppeldisskilyrðum barna og ljóst sé að um veigamikla hagsmuni ungra einstaklinga sé að ræða hverju sinni. Málavextir séu þeir að þann [...] hafi nefndin fengið afhenta lögregluskýrslu, dags. [...] s.á., þar sem fram hafi komið að kvartandi hafi verið færður í fangageymslu vegna ölvunar, heimilisofbeldis og líkamsárásar. Með lögregluskýrslunni hafi fylgt tilkynning til nefndarinnar samkvæmt 18. gr. barnaverndarlaga, þess efnis að lögreglu beri að tilkynna afskipti af málefnum ólögráða ungmenna til barnaverndarnefndar í viðkomandi sveitarfélagi.
Einnig segir í bréfi barnaverndarnefndar Kópavogs að þegar henni berist tilkynning um heimilisofbeldi eða grun um slíkt ofbeldi séu þær jafnan lagðar fyrir úthlutunarfundi. Í því tilviki sem hér um ræði hafi ekki verið ljóst hvort foreldrið færi með forsjá barnsins, þar sem engar upplýsingar um barn kvartanda hafi legið fyrir hjá barnaverndarnefnd Kópavogs. Jafnframt hafi ekki legið fyrir af hverju tilkynning frá lögreglu hafi verið send nefndinni þar sem barn kvartanda hafi ekki verið viðstatt þegar atvik áttu sér stað. Hafi því legið beinast fyrir að hafa samband við skráð lögheimilisforeldri til að afla þeirra upplýsinga, þ.e. um hvernig forsjá barnsins og umgengni við það væri háttað. Hafi það verið gert með símtali við barnsmóður kvartanda hinn [...]. Í því símtali hafi henni verið gerð munnlega grein fyrir að tilkynning hefði borist um aðkomu lögreglu að málefnum ólögráða ungmennis. Henni hafi svo verið gerð grein fyrir efni umræddrar lögregluskýrslu á starfsstöð barnaverndarnefndarinnar. Hafi hún í kjölfar þessa óskað skriflega eftir aðgangi að skýrslunni en verið synjað um slíkan aðgang.
Að auki segir að í tilvikum eins og því sem hér um ræði beri barnaverndarnefnd lagaleg skylda til að tilkynna skráðu lögheimilisforeldri um atvik, sbr 1. mgr. 21. gr. barnaverndarlaga. Verði það ekki talið annað en eðlileg vinnsla máls að tilkynna skráðu lögheimilisforeldri um tilkynningarefni þegar samhliða sé leitað upplýsinga um hagi barns, sérstaklega í málum sem séu jafn alvarlegs eðlis og mál þetta hafi í upphafi verið talið vera, þ.e. í heimilisofbeldismálum.
Með bréfi, dags. 8. júlí 2016, ítrekuðu með bréfum, dags. 16. ágúst og 12. september s.á., var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar barnaverndarnefndar Kópavogsbæjar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Ekki bárust svör frá kvartanda.
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Gildissvið laga nr. 77/2000
Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá.
Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. sömu greinar. Þá er með hugtakinu „skrá“ átt við sérhvert skipulagsbundið safn persónuupplýsinga þar sem finna má upplýsingar um einstaka menn, sbr. 3. tölul. greinarinnar.
Munnleg miðlun upplýsinga ein og sér fellur, samkvæmt framangreindu, ekki undir gildissvið laga nr. 77/2000 heldur þurfa upplýsingar með einhverjum hætti að vera á skráðu formi. Fyrir liggur að sú tilkynning, sem um ræðir í máli þessu, var rædd á úthlutunarfundi hjá barnaverndarnefnd Kópavogsbæjar og í framhaldi fundarins notuð, ásamt lögregluskýrslunni, til undirbúnings upplýsingagjafar til barnsmóður kvartanda sem fram fór með símtali. Af þessari meðferð gagnanna verður ráðið að þau hafi verið álitin tilheyra stjórnsýslumáli og því teljast til gagna máls sem varðveita bæri í málaskrá nefndarinnar. Telst þar vera um skrá að ræða samkvæmt fyrrnefndu ákvæði 3. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Í ljósi efnis 1. mgr. 3. gr. sömu laga reynir þá ekki á hvort um hafi verið að ræða rafræna vinnslu, enda er fullnægt skilyrði ákvæðisins fyrir því að handvirk vinnsla lúti reglum laganna. Þegar af þeirri ástæðu telst umrædd meðferð gagnanna til vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000.
Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst barnaverndarnefnd Kópavogs vera ábyrgðaraðili umræddrar vinnslu.
Af framangreindu er ljóst að umrædd miðlun barnaverndarnefndar Kópavogs á upplýsingum um ætlað heimilisofbeldi af hálfu kvartanda, sem átti sér stað í símtali við barnsmóður hans og samtali við hana á starfsstöð barnaverndarnefndar, fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000.
2.
Lögmæti vinnslu
Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Þá verður vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga, svo sem upplýsinga um að maður hafi verið grunaður um refsiverðan verknað, sbr. b-lið 8. tölul. 2. gr. sömu laga, að samrýmast einhverju af viðbótarskilyrðum 9. gr. laganna.
Samkvæmt 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000 er vinnsla persónuupplýsinga heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila. Þá er vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga heimil á grundvelli 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. sömu laga ef sérstök heimild stendur til vinnslunnar samkvæmt öðrum lögum.
Í 1. mgr. 21. gr. barnaverndarlaga nr. 80/2002 segir að barnaverndarnefnd skuli tilkynna foreldrum um að borist hafi tilkynning um að barn búi við aðstæður eins og lýst er í 16. gr. laganna. Verður tilkynning barnaverndarnefndar til barnsmóður kvartanda því talin geta stuðst við áðurnefndar heimildir í 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000.
Öll vinnsla persónuupplýsinga verður jafnframt að fullnægja grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um gæði gagna og vinnslu. Þar er meðal annars mælt fyrir um að persónuupplýsingar skuli vera nægilegar og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar , sbr. 3. tölul. ákvæðisins. Ekki liggur fyrir í máli þessu að barnaverndarnefnd hafi veitt barnsmóður kvartanda víðtækari upplýsingar en nauðsynlegt var til þess að tilkynningin þjónaði tilgangi sínum, en gögn málsins renna ekki stoðum undir þá fullyrðingu kvartanda að skýrslan hafi verið lesin upp í heild sinni fyrir barnsmóður hans. Verður miðlun upplýsingana því ekki talin brjóta í bága við meðalhófsreglu 3. tölul. 7. gr. Þá verður ekki séð að vinnslan gangi gegn öðrum ákvæðum 1. mgr. 7. gr. laganna.
3.
Niðurstaða
Með vísan til framangreinds er það niðurstaða Persónuverndar að miðlun barnaverndarnefndar Kópavogs á upplýsingum um efni lögregluskýrslu um ætlað heimilisofbeldi á heimili kvartanda til barnsmóður hans hafi mátt styðja við heimild í 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 2. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Miðlun barnaverndarnefndar Kópavogs á upplýsingum um efni lögregluskýrslu um ætlað heimilisofbeldi á heimili kvartanda til barnsmóður hans samrýmdist lögum nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.