Meðferð upplýsinga um mætingar í grunnskóla
Úrskurður
Þann 14. ágúst 2006 komst stjórn Persónuverndar að eftirfarandi niðurstöðu í máli nr. 2006/135.
I.
Grundvöllur máls
Málsatvik
Í stuttu máli eru málsatvik eftirfarandi: Með bréfi dags. 28. febrúar 2006 kvartaði A yfir tiltekinni notkun á persónuupplýsingum um mætingar í Grunnskóla Grindavíkur í tengslum við hátíð fyrir unglinga sem haldin var á vegum Samfés, samtaka félagsmiðstöðva á Íslandi, þann 15. febrúar 2006. Syni hennar, B, hafði verið meinað um aðang að hátíðinni og sú skýring gefin að hann hefði ekki sýnt ásættanlega skólamætingu. Kom fram að A og faðir drengsins, D, hefðu gert athugasemdir við þetta og fengið frá skólastjóra grunnskólans, E, þau svör að í skólanum hafi verið tekin saman listi um þá nemendur sem hefðu sýnt óásættanlega skólasókn. Tilgangurinn með gerð listans hafi verið að nota hann í foreldraviðtölum og til að fylgjast með mætingum umræddra nemenda til þess að ná fram bættri skólasókn. Listinn hafi verið merktur sem trúnaðarmál og ekkert leyfi hafi verið veitt til að nota listann í öðrum tilgangi. Tiltekinn starfsmaður skólans, F, sem jafnframt vann að félagsmálum á vegum Grindavíkurbæjar. . ., hafi hins vegar notað listann til að meina tilteknum nemendum aðgöngu að umræddri hátíð. G, félagsmálastjóri, hefur lýst því yfir að ekkert samráð hafi verið haft við sig um notkun umræddra persónuupplýsinga.
II.
Sjónarmið málsaðila
Bréfaskipti
1.
Sjónarmið kvartanda
Í framangreindri kvörtun A til Persónuverndar, dags. 28. febrúar sl., vegna sonar síns B, segir :
„Ég undirrituð óska eftir úrskurði [P]ersónuverndar hvort [F] hafi haft heimild til að nota trúnaðarupplýsingar um mætingareinkunn sonar míns [B] í grunnskólanum að skólanum og okkur foreldrum hans forspurðum.
Forsaga þessa máls er sú að svo virðist sem [F] hafi ákveðið upp á sitt einsdæmi að nota mætingareinkunnir barna sem hann komst yfir í starfi sínu í grunnskólanum (en hann vinnur þar einnig en ekki með 10. bekk sonar míns) til að útiloka sum börn, er voru með lága mætingareinkunn á þessari önn, frá því að fá miða á Samfés hátiðina. Framkvæmdin á því hvernig börnunum var tilkynnt þetta var einnig til háborinnar skammar en vísaði starfsmaður félagsmiðstöðvarinnar börnum úr röð fyrir framan félaga sína úr skólanum er þau voru að bíða eftir að kaupa miða á Samfés. Þess ber að g[e]ta að þetta var ekki ákveðið í haust og var þetta því ekki gulrótin til að hvetja börnin til góðrar mætingar, sem hefði þá verið vitað og hefði ekki komið þeim á óvart á neinn hátt sem áttu í hlut. [...]
Þann sama dag og fyrrgreint atvik átti sér stað vorum við foreldrarnir í viðtali hjá umsjónarkennara hans til að fá afhentan vitnisburð annarinnar og fengum við þá fyrst að vita um mætingareinkunn hans, eða slæma mætingu í tíma sem leiðir til að hann er settur á blað ásamt fleiri nemendum og var það merkt trúnaðarmál innan skólans. Fyrrgreindar flokkunarreglur voru hvorki kynntar okkur foreldrum né stjórnendum skólans.
Það er mitt mat að [F] hafi ekki haft leyfi til að nota trúnaðarupplýsingar skólans á þennan hátt og alls ekki nota þær án vitundar foreldra og skólastjóra sem sagði á fundi að hann hafi ekki vitað af þessari fyrirætlan [F] að nýta sér þessa flokkunaraðferð.
Það hefur verið mjög erfitt fyrir mig að fá úr því skorið hjá bæjaryfirvöldum í Grindavík hvort [F] hafi verið starfsmaður skólans eða félagsmiðstöðvarinnar þegar hún komst yfir þessi sérmerktu trúnaðargögn og hvort hún hafi haft rétt til að nýta sér þær til mismununar í annarri stofnun...“
Með bréfi A fylgdu afrit af bréfum sem höfðu verið send á milli kvartanda og skólastjóra Grunnskóla Grindavíkur sem og G félagsmálastjóra Grindavíkurbæjar, dags. 1. mars 2006. Þar kemur fram að F hafi verið undir stjórn félagsmálastjóra í starfi sínu. . . og við úthlutun miða á Samféshátíð. F hafi hins vegar ekki haft samráð við hann um notkun umræddra upplýsinga [þ.e. um mætingar B í Grunnskóla Grindavíkur]. Með bréfi A fylgdi einnig afrit af bréfi skólastjóra grunnskólans til hennar, dags. 23. febrúar 2006. Þar segir m.a.:
„...Hins vegar fékk hún [F] í hendur lista yfir þá nemendur sem höfðu sýnt mætingu, á þeirri önn sem var að líða, sem ekki var talin ásættanleg. Listi þessi sem merktur var „trúnaðarmál“ og afhentur öllum þeim kennurum sem kenna á unglingastigi, sérstaklega umsjónarkennurum til þess að nota í foreldraviðtölum sem framundan voru. Öðrum kennurum var uppálagt að nota listann til þess að fylgjast sérstaklega með mætingum nemenda með tilliti til þess að ná fram bættri skólasókn. Á listanum koma ekki fram mætingaei[n]kunnir nemenda, heldur aðeins nöfn þeirra. Sem stendur kennir [F] nokkrar stundir á viku á unglingastigi og fékk því listann í hendur sem slík.
Ekkert leyfi hefur verið veitt til þess að nota þessar upplýsingar á annan hátt en að ofan greinir...“
2.
Sjónarmið ábyrgðaraðila
Með bréfi, dags. 31. mars 2006, óskaði Persónuvernd eftir afstöðu skólastjóra Grunnskóla Grindavíkur til framangreindrar kvörtunar. Með bréfi, dags. 27. apríl 2006, barst eftirfarandi svar frá skólastjóranum:
„Þau gögn sem einkum er óskað eftir að skólastjóri geri grein fyrir, eru upplýsingar um skólasókn nemenda, hvort heimild sé til vinnslu slíkra gagna og hvort meðferð þeirra hafi verið í samræmi við 7. og 8. gr. laga um persónuvernd.
Til að þess að skýra tilurð þeirra skal eftirfarandi tekið fram: Í febrúar sl. var tekinn saman listi með nöfnum einstaklinga á elsta stigi sem ekki höfðu sýnt ásættanlegar mætingar í skóla á undangengnum vikum, að mati deildarstjóra unglingastigs. Ekki var um einkunnir að ræða, heldur að mætingum hafi verið ábótavant. Óskað var eftir því við kennara unglingastigs að þeir fylgdust sérstaklega með mætingum þeirra nemenda sem á listanum voru, m.t.t. þess að bregðast mætti við fjarvistum samstundis. Þessar upplýsingar fékk [F] einnig, en hann hafði með höndum nokkrar kennslustundir á viku á því stigi. Undirritaður fær ekki annað séð en að vinnsla slíkra upplýsinga sé í fullu samræmi við hlutverk skólans, þ.e. að fylgjast með skólasókn nemenda og veita kennurum og foreldrum upplýsingar um stöðu nemenda að þessu leyti, enda skólinn ekki notað þær upplýsingar í öðrum tilgangi.
Engin heimild var heldur veitt til þess að nota umræddar upplýsingar í öðrum tilgangi en fram kemur hér að ofan.“
Með bréfi Persónuverndar, dags. 4. maí 2006, var framangreint svarbréf skólastjóra Grunnskóla Grindavíkur kynnt kvartanda og með bréfi, dags. 20. maí 2006, bárust athugasemdir frá honum. Þar segir:
„Ég hef þ[ær] athugasemdir fram að færa að [F] hafði enga kennslu með höndum hjá 10. bekk og aðeins forfallakennslu hjá 8. til 9. bekk.
Það er ljóst að [F] hafði undir höndum trúnaðarskjöl sem starfsmaður Grindavíkurbæjar og nýtir sér þau til að mismuna syni mínum.
Það sem ég vil biðja ykkur að skoða hvort það sé ásættanlegt og löglegt að starfsmaður Grindavíkurbæjar geti notað trúnaðarupplýsingar með þessum hætti.
Er það ásættanlegt að Grunnskóli Grindavíkur geti tekið saman svona gögn og útbýtt á meðal starfsmanna sinna og forfallakennara án þess að það sé búið að tala við foreldra og upplýsa þá um slaka mætingareinkunn?
Ég vil taka það fram að við foreldrar [B] höfum undanfarin þrjú ár mætt að meðaltali einu sinni í viku til að funda með kennurum [B] til að fylgjast með framförum í námi og hegðun og það hafði ekkert komið fram á þeim fundum um þessa slöku mætingu.“
Með bréfi dags. 31. júlí 2006, gaf Persónuvernd F færi á að tjá sig um lýsingu skólastjóra Grindavíkur á málsatvikum. Hún hafði símleiðis samband við Persónuvernd þann 3. ágúst sl. Fram kom að hún hefði ekki sérstakar athugasemdir við málsatvikalýsingu skólastjórans, þ.e. að listinn hefði verið merktur sem trúnaðarmál og ekki hefði verið veitt heimild til að nota hann í öðrum tilgangi. Hún gerði þó þá athugasemd að hún teldi ekki hafa komið nægjanlega skýrt fram að listinn hefði ekki verið sýndur neinum og ekki farið út úr húsnæði skólans. Einnig vildi hún að fram kæmi að áður en auglýsing vegna Samféshátíðar var sett upp og listinn notaður til að meina tilteknum nemendum að fá miða á hátíðina, hafi hún ráðfært sig við aðra kennara og deildarstjóri unglingastigs verið þessu samþykkur. Um tilgang þess að nota listann sagði hún að félagsmiðstöðin hefði fengið mjög fáa miða og því hefði verið ákveðið að umbuna þeim sem hefðu staðið sig vel hvað varðar mætingu í skólann.
F sendi einnig inn skriflegar athugasemdir með bréfi sem barst Persónuvernd 8. ágúst 2006. Bréfið hljóðar svo:
„Undirritaðri var afhentur listinn á sama tíma og öðrum kennurum á unglingastigi af sviðsstjóra unglingastigs. Af minni hálfu fór listinn ekki út fyrir veggi grunnskólans, hvergi lagður fram, sýndur né vitnað í hann við óviðkomandi.
Einmitt um þetta leiti [svo] var ég undirrituð að leita leiða til að að útdeila 50 miðum á SAMFÉS-hátíð sem haldin er ár hvert fyrstu helgina í mars. Um 140 ungmenni eru á unglingastigi Grunnskólans í Grindavík og því útséð að einungis um þriðjungur hefði tækifæri til að komast í ferðina.
Einhvers konar val á þátttakendum fer alltaf fram og er þar efst á blaði agabrot. Þar sem skólasókn hefur sjaldan verið eins slæm og þessa önn setti ég sem eitt skilyrði af fimm fyrir að fá miða að skólasókn yrði að vera í lagi.
Áður en auglýsingin um ferðina, skilyrðin fyrir úthlutun miða, söludag og tíma, var hengd upp voru skilyrðin fyrir úthlutuninni sýnd nokkrum kennurum á unglingastigi sem allir voru sammála um nauðsyn þess að félagsmiðstöð og skóli sendi sömu skilaboð til nemenda. Þeir sem standa sig fá umbun. Ég þori ekki að sverja að ég hafi sýnt sviðs[s]tjóra auglýsinguna áður en ég hengdi hana upp en samdægurs vissi hann um skilyrðin og var samþykkur.
Unglingarnir voru mjög áhugasamir og spurðu mikið um hvort þeir myndu fá miða og voru þeir beðnir að líta í eigin barm og athuga hvort þeir ættu rétt á að fá miða. Einungis þrír til fjórir drengir fóru í röðina við sölu og báðu um miða vitandi að þeir áttu ekki rétt á miðum samkvæmt skilyrðum, einn af þeim [B] sonur kæranda.
Þegar að þeim kom og þeir spurðir hvort þeir væru alveg vissir um að þeir ættu rétt á miða samkvæmt auglýstum skilyrðunum viku þeir frá nema [B] sem kvað svo vera og vil[di] miða, var hann beðinn að víkja til hliðar og koma seinna þegar hann væri búinn að athuga málin.
Þegar röðin var búin voru enn eftir um sjö miðar og fóru þeir til nemenda sem voru veikir eða í fríi þennan dag en áttu rétt á miða samkvæmt áður auglýstum skilyrðum, var drengjunum tjáð í einrúmi er þeir leituðu eftir [...] að þeir uppfylltu ekki auglýst skilyrði og síðan var auglýst að miðarnir væru uppseldir. Samskiptum mínum við [A] verður ekki lýst í bréfi þessu.“
III.
Forsendur og niðurstaða
1.
Almennt
Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. laga nr. 77/2000 gilda lögin um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga en einnig um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá.
Persónuupplýsingar teljast vera sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Skrá yfir mætingar nemenda í grunnskóla verða taldar vera persónuupplýsingar í skilningi laganna. Í lögunum er hins vegar gerður greinarmunur á viðkvæmum persónuupplýsingum og öðrum persónuupplýsingum. Þær upplýsingar sem greinir í 8. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000 teljast til viðkvæmra persónuupplýsinga en aðrar upplýsingar, s.s. um mætingu nemenda í skóla falla ekki þar undir. Teljast þær því til almennra persónuupplýsinga.
Vinnsla persónuupplýsinga er skilgreind sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 1. mgr. 2. gr. laga nr. 77/2000. Í athugasemdum með ákvæðinu kemur fram með vinnslu sé t.d. átt við söfnun og skráningu og undir það falli m.a. flokkun, varðveisla, breyting, leit, miðlun, samtenging eða hver sú aðferð sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar. Af því leiðir að undir vinnsluhugtakið fellur hver sú aðgerð sem lýtur að persónuupplýsingum. Svo að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil verður ávallt að vera fullnægt einhverju að skilyrðum 1. mgr. 8. gr. laganna, svo að vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga sé heimil verður einhverju af skilyrðum 1. mgr. 9. gr. að vera fullnægt að auki.
Af þessu leiðir að gerð skráar yfir mætingar nemenda í grunnskóla og notkun hennar telst vinnsla persónuupplýsinga í skilningi laga nr. 77/2000. Fellur álitaefni máls þess um notkun skrárinnar þar með undir valdsvið Persónuverndar. Hins vegar skal tekið fram að ýmis atriði sem kvartandi óskar úrlausnar um gera það ekki. Á það t.d. við um að hvaða marki samráð skuli haft við foreldra í starfi skólans. Hér að neðan verður því aðeins fjallað um það álitaefni hvort notkun upplýsinga á mætingarlista, til að stýra aðgangi að hátíð á vegum Samfés, hafi verið í samræmi við ákvæði laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000 er ábyrgðaraðili vinnslu sá aðili sem m.a. ákveður í hvaða tilgangi persónuupplýsingar skuli unnar, hvaða aðferð skuli viðhafa og hvernig upplýsingum skuli ráðstafað. Ábyrgðaraðili þarf m.a. að tryggja að heimild standi til vinnslu persónuupplýsinga, í þessu tilviki að uppfyllt hafi verið eitthvert af þeim skilyrðum sem nefnd eru í 1. mgr. 8. gr. laganna. Þá ber hann ábyrgð á því að við alla meðferð persónuupplýsinga séu bæði uppfylltar kröfur 7. gr. laganna og kröfur 11. gr., þar sem mælt er fyrir um að ábyrgðaraðili skuli tryggja viðeigandi öryggi og vernd persónuupplýsinga.
Í 14. gr. laga um grunnskóla nr. 66/1995 segir að skólastjóri sé forstöðumaður grunnskóla, stjórni honum, veiti honum faglega forystu og beri ábyrgð á starfi skólans gagnvart sveitarstjórn. Samkvæmt því lítur Persónuvernd svo á að það sé hlutverk skólastjóra að koma fram fyrir hönd ábyrgðaraðila og tryggja að uppfylltar séu skyldur hans samkvæmt lögum nr. 77/2000.
2.
Lögmæti vinnslunnar
Eins og áður segir teljast upplýsingar um mætingar nemenda í grunnskóla ekki til viðkvæmra persónuupplýsingar í skilningi laga nr. 77/2000. Vinnsla slíkra upplýsinga þarf því aðeins að uppfylla eitthvert af skilyrðum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.
Um lögmæti þess að halda skrá um mætingar í nemenda í grunnskóla ber að líta til ákvæða laga nr. 66/1995 um grunnskóla. Í 35. gr. þeirra laga er fjallað um skólaskyldu, m.a. um skyldu barna og unglinga til að sækja grunnskóla, og í 41. gr. er m.a. fjallað um úrræði skólastjórnenda ef nemendur hlíta ekki skyldum sínum þ. á m. um heimild skólastjóra til að vísa nemanda úr skóla um stundarsakir. Með vísun til framangreinds verður að telja gerð og notkun skráar um mætingar nemenda í grunnskóla styðjast við ákvæði 3. og 6. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Samkvæmt 3. tölul. er vinnsla heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila og samkvæmt 6. tölul. er hún heimil sé hún nauðsynleg við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með.
Eins og áður segir ber ábyrgðaraðila að tryggja að vinnsla persónuupplýsinga uppfylli meginreglur 7. gr. laga nr. 77/2000 um gæði gagna og vinnslu. Þar kemur m.a. fram að persónuupplýsingar skuli unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti, í skýrum, yfirlýstum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi. Fyrir liggur að umræddur listi var tekin saman í þeim tilgangi að nota í foreldraviðtölum og til að fylgjast með mætingum nemenda með tilliti til þess að ná fram bættri skólasókn. Að mati Persónuverndar telst slík notkun listans uppfylla framangreint skilyrði. Önnur notkun hans, þ.e. sú að nota hann til að meina tilteknum nemendum aðgangi að skemmtunum á vegum annarra aðila, gerir það hins vegar ekki og telst því ekki hafa verið lögmæt.
Í 11. gr. laga nr. 77/2000 er m.a. mælt fyrir um að ábyrgðaraðili skuli gera viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn ólöglegri eyðileggingu, gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi (1. mgr.). Í ákvæðinu segir einnig að beita skuli ráðstöfunum sem tryggja nægilegt öryggi miðað við áhættu af vinnslunni og eðli þeirra gagna sem verja á, með hliðsjón af nýjustu tækni og kostnaði við framkvæmd þeirra (2. mgr.). Fyrir liggur að sú öryggisráðstöfun var viðhöfð að merkja umræddan mætingarlista sem trúnaðarmál auk þess sem starfsmenn fengu vitneskju um það í hvaða tilgangi hann skyldi nota. Engu að síður liggur fyrir að hann var notaður í öðrum og óskyldum tilgangi.
Þar sem framangreind notkun upplýsinganna átti sér ekki stað með heimild skólastjóra, var ekki í samræmi við fyrirmæli hans um notkun þeirra, auk þess sem fyrir liggur að þær voru merktar sem trúnaðarmál, má ætla að framangreinda notkun megi rekja til brots í starfi hjá einum eða fleirum starfsmanna skólans, en eins og fram hefur komið kveðst umræddur starfsmaður hafa haft samráð við aðra kennara skólans og deildarstjóri verið þessu samþykkur. Af því tilefni leggur Persónuvernd, með vísun til 3. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000, fyrir skólastjóra Grunnskóla Grindavíkur að bregðast við með viðhlítandi ráðstöfunum með það fyrir augum að draga úr hættu á að slíkt endurtaki sig. Skal hann, eigi síðar en 1. nóvember 2006, gera Persónuvernd grein fyrir þeim ráðstöfunum sem viðhafðar hafa verið.
Úrskurðarorð
Notkun á persónuupplýsingum um mætingar nemenda í Grunnskóla Grindavíkur í þeim tilgangi að meina tilteknum nemendum um aðgang að hátíð sem haldin var á vegum annars aðila var ólögmæt. Skal skólastjóri grípa til viðhlítandi ráðstafana með það fyrir augum að hindra að slíkt endurtaki sig og gera Persónuvernd grein fyrir þeim eigi síðar en 1. nóvember 2006.