Úrskurður um fræðsluskyldu í tengslum við vinnustaðaskýrslu

23.6.2009

Úrskurður

Hinn 10. júní 2009 komst stjórn Persónuverndar að eftirfarandi niðurstöðu í máli nr. 2009/172:

I.

Málavextir og bréfaskipti

Þann 20. febrúar 2009 barst Persónuvernd kvörtun frá K (hér eftir nefnd kvartandi). Þann 3. mars 2009 mætti hún til Persónuverndar og skýrði nánar efni kvörtunar sinnar með undirritaðri yfirlýsingu. Í þeirri yfirlýsingu segir m.a.:

„Ég er að kvarta yfir sálfræðingunum [A] og [B]. Þau unnu skýrslu fyrir minn fyrrum vinnuveitanda, [C]. Í skýrslunni eru m.a. rakin samskipti við mig. Þegar sálfræðingarnir áttu þessi samskipti við mig taldi ég hins vegar að um trúnaðarsamtöl væri að ræða enda létu þau mig aldrei vita að það sem ég segði yrði birt í skýrslunni og henni síðar dreift. Hér tel ég hafa verið brotið gegn ákvæðum persónuverndarlaga."

Um var að ræða skýrslu sem [C] fékk framangreinda sálfræðinga til að gera af tilefni samskipta sem orðið höfðu á milli kvartanda, sem þá var starfsmaður [C], og annars starfsmanns. Hafði kvartandi sent erindi til Vinnueftirlitsins af tilefni þeirra samskipta. Í skýrslunni er að finna frásagnir kvartanda og þessa starfsmanns, auk frásagna tveggja annarra starfsmanna, af umræddum samskiptum. Í frásögnum annarra en kvartanda kemur m.a. fram gagnrýni á störf hennar. Í lok skýrslunnar er að finna túlkun sálfræðinganna á atburðum í ljósi frásagnanna, sem og þá ályktun þeirra að nauðsynlegt sé að stjórnendur gefi kvartanda skýr skilaboð um framtíð hennar í starfi. Hafði hún verið send í leyfi og töldu sálfræðingarnir m.a. að stjórnendur yrðu að meta hvort óæskilegt væri að hún kæmi aftur til starfa.

Með bréfi dags. 3. mars 2009, veitti Persónuvernd ofangreindum sálfræðingum kost á að tjá sig um kvörtunina. Svar barst frá þeim með bréfi dags. 12. mars 2009. Þar kemur fram að þau starfa á sálfræðistofunni [L]. Þar gildi sú vinnuregla að útskýra verklag og framvindu rannsóknar fyrir viðmælendum í rannsóknum eins og þeirri sem mál þetta varðar. Þá segir að þessari vinnureglu hafi verið framfylgt í tilviki kvartanda. Þar segir m.a.:

„Þessar verklagsreglur voru kynntar [K] í fyrra viðtali af tveimur (29.03.06). Henni var greint frá að undirrituð væru að vinna að rannsókn á eineltisásökunum hennar í garð vinnufélaga að beiðni framkvæmdastjóra [C]. Hlutverk undirritaðra væri að afla hlutlægra upplýsinga um málavöxtu, draga ályktanir af framkomnum upplýsingum og gera tillögur um hvernig verkbeiðandi gæti brugðist við þessu máli. Frá rannsókninni og niðurstöðum hennar yrði greint í skýrslu sem verkbeiðandi fengi í hendur. Undirstrikað var að undirrituð hefðu ekki formlegt vald og henni bæri ekki skylda til að ræða við undirrituð og einnig að henni væri frjálst að neita að svara einstökum spurningum. Henni var greint frá því að í skýrslu undirritaðra kæmi nafn hennar fram sem og endursögn af frásögn hennar. Hún fengi hins vegar tækifæri til að lesa yfir uppkast að endursögninni og gera á henni breytingar og yrði fullt tillit tekið til athugasemda hennar. Einnig var henni greint frá að sama ætti við um meintan geranda. Höfð voru tvö viðtöl við [K] í 29.03.06 og 27.04.06. Hún kom síðan í þriðja sinn á skrifstofu [L], las yfir uppkast af endursögn á frásögn hennar, gerði við það uppkast ýmsar viðbætur og leiðréttingar sem tekið var fullt tillit til."

Með bréfi Persónuverndar, dags. 16. mars 2009, var kvartanda boðið að tjá sig um ofangreint svar sálfræðinganna. Svar kvartanda barst hinn 23. mars 2009. Þar segir:

„Ég var aldrei upplýst um neitt af því sem [L], heldur fram í bréfi sínu til Persónuverndar."

Kveðst kvartandi ekki hafa fengið tækifæri til að koma sjónarmiðum sínum á framfæri við samstarfsfólk og vinnuveitanda. Þá fer kvartandi fram á að fá sönnun [L] fyrir því að upplýsingaskylda við hana hafi verið uppfyllt, s.s. með undirskrift kvartanda. Kemur fram að kvartandi hafi staðið í þeirri trú að um væri að ræða sálfræðinga sem ynnu að lausn þessa máls og að þeir væru ekki síður að vinna fyrir hana en fyrir vinnuveitandann.

Með bréfi dags. 20. apríl 2009 gaf Persónuvernd [C] færi á að tjá sig um málið. Svar f.h. [C] barst frá [D] hrl. hinn 12. maí 2009. Í bréfinu segir m.a. að [C] hafi ávallt staðið í þeirri trú að þeir starfsmenn [L], sálfræðistofu, sem unnu skýrsluna hefðu veitt fræðslu í samræmi við 20. gr. laga nr. 77/2000.

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirka vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna. Vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr.

Af framangreindu er ljóst að efni máls þessa, skráning upplýsinga um líðan einstaklings, er vinnsla persónuupplýsinga í skilningi laga nr. 77/2000. Fellur úrlausn máls þessa þar með undir valdsvið Persónuverndar, sbr. 37. gr. laganna.

2.

Skyldur samkvæmt lögum nr. 77/2000 hvíla á ábyrgðaraðila að vinnslu persónuupplýsinga. Með ábyrgðaraðila er átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna, sbr. 4. tölul. 2. gr. laganna. [C] átti frumkvæði að gerð umræddrar skýrslu. Með vísan til þess ber að telja [C] ábyrgðaraðila að vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við gerð skýrslunnar. Ljóst má telja að sálfræðingarnir, sem unnu skýrsluna, hafi farið með ákvörðunarvald um það hvernig staðið var að vinnslunni. Telur Persónuvernd þá því einnig hafa haft stöðu ábyrgðaraðila í þessu sambandi.

Í máli þessu er um það deilt hvort veitt hafi verið fræðsla í samræmi við ákvæði 20. gr. laganna. Þar segir að þegar persónuupplýsinga er aflað hjá hinum skráða sjálfum skuli ábyrgðaraðili veita honum fræðslu um ýmis atriði, m.a. atriði sem hinn skráði þarf að vita um til að geta gætt hagsmuna sinna. Það á t.d. við um það hvort honum sé skylt eða valfrjálst að veita umbeðnar upplýsingar og hvaða afleiðingar það kunni að hafa veiti hann þær ekki. Við túlkun á ákvæði 20. gr. laga nr. 77/2000 ber að líta til þess að ákvæðið byggist á 10. gr. persónuverndartilskipunar Evrópusambandsins nr. 95/46/EB. Er þar sérstaklega tilgreint að við mat á því hvort og að hvaða marki skuli veita hinum skráða fræðslu skuli taka mið „af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við söfnunina, til að tryggja hinum skráða að vinnslan fari fram á sanngjarnan hátt gagnvart honum".

Við ritun skýrslunnar var m.a. byggt á persónuupplýsingum sem kvartandi veitti um sig sjálfa. Við mat á því hversu miklar kröfur megi gera til fræðslu sem veita átti kvartanda, skv. 20. gr. laga nr. 77/2000, verður að líta til þeirra kringumstæðna sem ríktu þegar þeim upplýsingum, sem liggja skýrslunni til grundvallar, var safnað. Af hálfu kvartanda hefur því verið haldið fram að hún hafi litið svo á að viðtöl hennar við sálfræðingana hafi að miklu leyti verið trúnaðarsamtöl sem m.a. hefðu farið fram til að liðsinna henni. Í skýrslunni er hins vegar m.a. fjallað um þau atriði sem talið var að taka þyrfti til afstöðu um hana, þ. á m. um framtíð hennar í starfi. Í skýrslunni voru gerðar tilllögur sem gátu fyrirsjáanlega haft bein áhrif á líf hennar og hagsmuni, en ekki einungis fjallað um málsatvik og greiningu á vandamálum sem upp höfðu komið. Var því eðlilegt að gera ríkar kröfur til fræðslu um þau atriði sem talin eru upp í 3. tölul. 1. mgr. 20. gr. laga nr. 77/2000, þ. á m. um atriði sem voru kvartanda nauðsynleg til að hún gæti gætt hagsmuna sinna í tengslum við vinnsluna og til að vinnslan færi fram á sanngjarnan hátt gagnvart henni.

Af hálfu framangreindra sálfræðinga hefur komið fram að kvartanda hafi verið veitt fræðsla. Þá hefur komið fram af hálfu lögmanns [C] að umbjóðandi hans hafi ávallt staðið í þeirri trú að sálfræðingarnir hafi séð um að veita fræðslu. Það að veita nauðsynlega fræðslu er lagaskylda sem hvílir á ábyrgðaraðila. Hann ber sönnunarbyrði um að hann hafi uppfyllt hana. Af hálfu ábyrgðaraðila hefur engin fræðsluyfirlýsing verið lögð fram eða sambærileg sönnun um veitta fræðslu. Verður þar af leiðandi ekki á því byggt að lögboðin fræðsla hafi verið veitt.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

[C] og sálfræðingarnir [A] og [B] veittu [K] ekki fræðslu í samræmi við 20. gr. laga nr. 77/2000 í tengslum við gerð vinnustaðaskýrslu.