Skráning barnaverndarnefndar á persónuupplýsingum í samræmi við lög

Mál nr. 2020010641

5.7.2021

Úrskurður

Hinn 19. apríl 2021 kvað Persónuvernd upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2020010641 (áður 2019061230):

I.
Málsmeðferð

1.

Tildrög máls

Hinn 12. júní 2019 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefnd kvartandi) yfir vinnslu persónuupplýsinga um hana og börn hennar hjá barnaverndarnefnd […]. Nánar tiltekið var kvartað yfir skráningu og miðlun tilsjónarmanns, starfsmanna heimaþjónustu og eftirlitsaðila með umgengni á upplýsingum um samtöl kvartanda við fyrrgreinda aðila og börn hennar en einnig um hegðun kvartanda og barna hennar inni á eigin heimili.

Með bréfi, dags. 4. júlí 2019, var barnaverndarnefnd […] boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar. Svarbréf barst Persónuvernd þann 11. september 2019 ásamt fylgiskjali. Með bréfi dags. 21. október s.á. var kvartanda gefinn kostur á að koma að athugasemdum við framkomnar skýringar barnaverndarnefndar […]. Bárust athugasemdir kvartanda með tölvupósti 20. nóvember 2019.

Hinn 16. desember 2020 fóru starfsmenn Persónuverndar í vettvangsathugun í húsakynni barnaverndarnefndar Hafnafjarðar.

Við úrlausn málsins hefur verið tekið tillit til allra framangreindra upplýsinga og gagna auk þeirra gagna sem skoðuð voru í vettvangsathugun, þó ekki sé gerð sérstaklega grein fyrir þeim öllum í eftirfarandi úrskurði.

Meðferð málsins hefur dregist vegna mikilla anna hjá Persónuvernd.

2.

Sjónarmið kvartanda

Kvartandi byggir kvörtun sína á því að hún hafi ekki samþykkt að tilsjónarmaður safnaði gögnum um hana og börn hennar og miðlaði þeim til barnaverndarnefndar […]. Sem einstæð móðir fjögurra barna hafi hún þegið aðstoð barnaverndarnefndar. Hún hafi samþykkt tilsjónarmann inn á heimilið til þess að veita henni ráðgjöf við barnauppeldið en ekki að hann skrifaði niður öll samtöl sem hún ætti við hann og börnin og hvað þau aðhefðust inni á heimilinu. Skráningin hafi því farið fram án samþykkis hennar eða vitundar. 

Einnig byggir kvartandi á því að hún hafi samþykkt aðstoð við heimilisþrif en ekki að starfsmenn heimaþjónustu viðhefðu gagnasöfnun fyrir barnaverndarnefnd um samtöl og hegðun hennar og barnanna. Hún hafnar yfirlýsingu barnaverndarnefndar um að starfsmenn heimaþjónustu hafi ekki miðlað reglulega upplýsingum um hana og börn hennar til nefndarinnar og vísar því til stuðnings til gagna í barnaverndarmáli sínu.

Auk framangreinds byggir kvartandi á því að við umgengni hennar við börn sín, sem vistuð séu í fóstri á vegum nefndarinnar, sé eftirlitsaðili á vegum nefndarinnar yfir þeim allan tímann. Hann skrifi niður hvað þau geri og hvert orð sem á milli þeirra fari. Kvartandi telur að fyrrgreind skráning á samskiptum hennar við börnin, án hennar samþykkis og vitundar, brjóti gegn friðhelgi einkalífs hennar og barnanna.

3.

Sjónarmið barnaverndarnefndar […]

Barnaverndarnefnd […] vísar til þess að málefni kvartanda og barna hennar hafi verið til meðferðar hjá nefndinni frá árinu 2014, en áður hafi barnaverndarnefndir annarra sveitarfélaga haft þau til meðferðar. Gerðar hafi verið fjölmargar meðferðaráætlanir í góðri samvinnu við kvartanda og hún hafi meðal annars samþykkt að fá tilsjónarmann inn á heimilið. Tilsjónarmaður sé eitt þeirra úrræða sem barnaverndarnefndir hafi til þess að fylgjast með aðstæðum barna á heimili og veita fjölskyldum þá aðstoð sem þurfa þyki. Tilsjónarmaður starfi undir stjórn barnaverndarnefndar og fylgi fyrirmælum nefndarinnar um samvinnu við barn, foreldri eða aðra. Tilsjónarmanni beri að veita nefndinni allar nauðsynlegar upplýsingar um líðan og umönnun barna og atvik máls að öðru leyti. Barnaverndarnefndin vísar til þess að þegar skjólstæðingur þeirra hafi samþykkt meðferðaráætlun, sem feli í sér tilsjón inni á heimili, sé haldinn fundur með báðum aðilum þar sem farið sé yfir hlutverk tilsjónarmanns á heimilinu, meðal annars að hann veiti barnaverndarnefnd upplýsingar um aðstæður barnanna á heimilinu. Þá tekur nefndin fram að frá árinu 2014 hafi kvartandi samþykkt fjölmargar meðferðaráætlanir með ýmsum stuðningsúrræðum auk þess sem mál fjölskyldunnar hafi verið rekin fyrir dómstólum. Kvartanda hafi þá verið afhent gögn málsins, meðal annars skýrslur tilsjónarmanna, sem hún hafi ekki gert athugasemdir við.

Í svörum barnaverndarnefndarinnar kemur einnig fram að engin gögn frá starfsmönnum heimaþjónustu um samtöl eða hegðun kvartanda og barna hennar inni á heimilinu sé að finna í gögnum málsins. 

Þá vísar barnaverndarnefnd […] til þess að börn kvartanda séu nú í varanlegu fóstri á vegum nefndarinnar. Úrskurðað hafi verið tvisvar um umgengni barnanna við kvartanda, síðast 25. júní 2019 um að umgengnin færi fram undir eftirliti. Að lokum vísar nefndin til tölvupósts starfsmanns barnaverndarnefndar, dags. 13. ágúst 2018, til staðfestingar þess að kvartandi hafi verið rækilega upplýst um að umgengni hennar við börnin færi fram undir eftirliti, sem og um hlutverk eftirlitsaðila með umgengni. Með bréfi barnaverndarnefndarinnar fylgdi fyrrnefndur tölvupóstur félagsráðgjafa Fjölskylduþjónustu […] til kvartanda, þar sem meðal annars eru upplýsingar og leiðbeiningar varðandi umgengni við börnin.

4.

Vettvangsathugun Persónuverndar

Hinn 14. desember 2020 tilkynnti Persónuvernd barnaverndarnefnd […] um fyrirhugaða vettvangsathugun. Hinn 16. s.m. fóru tveir starfsmenn stofnunarinnar í vettvangsathugun í húsakynni nefndarinnar. Tilgangur vettvangsathugunarinnar var að kanna umfang og eðli skráningar annars vegar tilsjónarmanns á heimili kvartanda og hins vegar eftirlitsmanns með umgengni. Tóku deildarstjóri barnaverndarnefndar […] og lögfræðingur nefndarinnar á móti starfsmönnum Persónuverndar. Starfsmenn Persónuverndar óskuðu eftir því að skoða málsmöppur með öllum gögnum barna kvartanda sex ár aftur í tímann. Öll umbeðin gögn voru afhent og voru meðal annars eftirfarandi tegundir gagna skoðaðar: meðferðaráætlun, samningar á milli tilsjónarmanns og kvartanda, dagannálar tilsjónarmanns og dagannálar eftirlitsmanns. Í umræddum gögnum fundust hvorki tilkynningar né önnur gögn um miðlun starfsmanna heimaþjónustu á persónuupplýsingum um kvartanda eða börn hennar til barnaverndarnefndarinnar.

Þá var í vettvangsathuguninni óskað upplýsinga um hlutverk, skráningarskyldu og sjálfstæði tilsjónarmanna og eftirlitsmanna í störfum sínum og hvort þeir teldust starfsmenn barnaverndarinnar eða sjálfstæðir sérfræðingar. Í svörum fulltrúa barnaverndarnefndarinnar kom fram að báðir aðilar teldust starfsmenn nefndarinnar og færu að reglum og fyrirmælum hennar, meðal annars um skráningu og skýrslugerð. Því til stuðnings var starfsmönnum Persónuverndar sýndur samningur sem umræddir starfsmenn undirrita vegna starfa sinna fyrir nefndina.

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Afmörkun máls

Eins og að framan greinir laut kvörtunin að vinnslu persónuupplýsinga um hana og börn kvartanda hjá barnaverndarnefnd [...]. Í gögnum málsins kemur fram að kvartandi fari ekki með forsjá ólögráða barna sinna og er henni því ekki heimilt að kvarta fyrir hönd þeirra. Persónuvernd getur því einungis fjallað um þá vinnslu sem varðar kvartanda sjálfa en ekki börn hennar.

2.

Gildissvið – Ábyrgðaraðili

Gildissvið laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og reglugerðar (ESB) 2016/679, sbr. 1. mgr. 4. gr. laganna, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. mgr. 39. gr. laganna, nær til vinnslu persónuupplýsinga sem er sjálfvirk að hluta eða í heild og vinnslu með öðrum aðferðum en sjálfvirkum á persónuupplýsingum sem eru eða eiga að verða hluti af skrá.

Mál þetta lýtur að skráningu og miðlun tilsjónarmanns, eftirlitsmanns með umgengni og starfsmanna heimaþjónustu á persónuupplýsingum kvartanda og barna hennar til barnaverndarnefndar […]. Að því virtu og með hliðsjón af framangreindum ákvæðum varðar mál þetta vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 90/2018 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 6. tölul. 3. gr. laganna er þar átt við einstakling, lögaðila, stjórnvald eða annan aðila sem ákveður einn eða í samvinnu við aðra tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 7. tölul. 4. gr. reglugerðarinnar. 

Eins og að framan greinir eru tilsjónarmenn og eftirlitsmenn með umgengni ráðnir af barnaverndarnefnd og starfa þeir undir stjórn hennar. Við þá er gerður skriflegur samningur á grundvelli 24. gr. barnaverndarlaga þar sem meðal annars koma fram fyrirmæli um skýrslugerð, skráningu, varðveislu og skil persónuupplýsinga eftir því sem við á. Tilsjónarmenn og eftirlitsaðilar með umgengni fara því að fyrirmælum nefndarinnar um vinnslu persónuupplýsinga um skjólstæðinga hennar. Ákvarðanataka um vinnslu og meðferð persónuupplýsinga kvartanda og barna hennar vegna þjónustu barnaverndarnefndarinnar, hvort heldur vegna þjónustu tilsjónarmanns eða eftirlitsaðila með umgengni, er á hendi barnaverndarnefndar […]. 

Barnaverndarnefndir starfa á vegum sveitarfélaga, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 80/2002. Samkvæmt 13. gr. sömu laga eru barnaverndarnefndir sjálfstæðar í störfum sínum og er sveitarstjórnum óheimilt að gefa þeim fyrirmæli um meðferð einstakra barnaverndarmála. Eins og hér háttar til telst barnaverndarnefnd […] því vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.

3.

Lagaumhverfi

Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að falla undir eitthvert af heimildarákvæðum 9. gr. laga nr. 90/2018. Má þar nefna að vinna má með persónuupplýsingar hafi hinn skráði gefið samþykki sitt fyrir vinnslunni í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða, sbr. 1. tölul. ákvæðisins, ef það er nauðsynlegt til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila, sbr. 3. tölul. þess, eða vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með, sbr. 5. tölul. ákvæðisins. Að auki verður vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga að samrýmast einhverju af viðbótarskilyrðum 1. mgr. 11. gr. laganna. 

Samkvæmt b-lið 3. tölul. 3. gr. laganna eru heilsufarsupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða líkamlegt eða andlegt heilbrigði einstaklings, viðkvæmar persónuupplýsingar. Eins og hér háttar til kemur þá einkum til skoðunar 8. tölul. 1. mgr. 11. gr., þess efnis að vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að unnt sé að veita umönnun eða meðferð á sviði félagsþjónustu og fyrir henni sé sérstök lagaheimild, enda sé hún framkvæmd af starfsmanni slíkrar þjónustu sem bundinn sé þagnarskyldu.

Auk heimildar samkvæmt framangreindu verður vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja öllum grunnkröfum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Er þar meðal annars kveðið á um að persónuupplýsingar skuli unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða (1. tölul.); að þær skuli fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.) og að þær skuli vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.).

Við mat á heimild til vinnslu verður einnig að líta til ákvæða í öðrum lögum sem við eiga hverju sinni. Samkvæmt barnaverndarlögum nr. 80/2002 (bvl.) hafa barnaverndarnefndir eftirlit með aðbúnaði og uppeldisaðstæðum barna. Ber þeim að kanna aðbúnað barna og meta þarfir þeirra sem ætla má að búi við óviðunandi aðstæður og beita þeim úrræðum sem lögin bjóða og best þykja eiga við hverju sinni til að tryggja velferð þeirra, sbr. 12. gr. bvl. Leiði könnun í ljós að þörf sé á beitingu sérstakra úrræða gerir barnaverndarnefnd, í samvinnu við foreldra og eftir atvikum barn, skriflega áætlun um frekari meðferð máls, sbr. 2. mgr. 23. gr. bvl. Meðal úrræða er að útvega barni eða fjölskyldu tilsjónarmann, persónulegan ráðgjafa eða stuðningsfjölskyldu, sbr. d-lið 1. mgr. 24. gr. bvl. Í 2. mgr. 25. gr. reglugerðar nr. 652/2004 segir að tilsjónarmaður og persónulegur ráðgjafi starfi undir stjórn barnaverndarnefndar. Beri þeim að veita barnaverndarnefnd allar nauðsynlegar upplýsingar um líðan og umönnun barna og atvik máls að öðru leyti og beri þeim að fara eftir þeim fyrirmælum sem barnaverndarnefnd setji varðandi samvinnu við barn, foreldra og aðra. 

Þá kemur fram í 1. mgr. 16. gr. bvl. um tilkynningarskyldu almennings að öllum sé skylt að tilkynna til barnaverndarnefndar hafi þeir ástæðu til að ætla að barn búi við óviðunandi uppeldisaðstæður, verði fyrir ofbeldi eða annarri vanvirðandi háttsemi eða stofni heilsu sinni og þroska í alvarlega hættu.

4.

Heimild til vinnslu persónuupplýsinga

Líkt og að framan greinir hefur kvartandi haldið því fram að tilsjónarmaður, eftirlitsmaður með umgengni og starfsmaður heimaþjónustu hafi skráð niður ítarlegar upplýsingar um samtöl og hegðun hennar og barna hennar inni á heimili þeirra og miðlað til barnaverndarnefndar […].

Fyrir liggur að málefni kvartanda og barna hennar hafa verið til meðferðar hjá barnaverndarnefndum um langt árabil og hjá barnaverndarnefnd […] frá árinu 2014. Þá liggur fyrir að hinn 25. júní 2019 var úrskurðað um að umgengni kvartanda við börn hennar færi fram undir eftirliti.

Eitt af úrræðum barnaverndar til að leitast við að tryggja hagsmuni barna sem talin eru í viðkvæmri stöðu er að skipa tilsjónarmann sem veitir foreldri ráðgjöf um uppeldi en fylgist jafnframt með aðstæðum barnanna inni á heimili þeirra og veitir barnaverndarnefnd allar nauðsynlegar upplýsingar um hagi þeirra svo meta megi þörf til aðstoðar eða stuðningsúrræða. Það er því lögmælt að tilsjónarmaður afli upplýsinga við starfa sinn inni á heimilum barna svo að meta megi hvort barn búi við viðunandi uppeldisaðstæður. Þá felst það í hlutverki eftirlitsaðila, eðli máls samkvæmt, að hann upplýsi barnaverndarnefnd um þau atriði umgengninnar sem hann, á grundvelli sérfræðiþekkingar sinnar, telur að máli skipti varðandi líðan og velferð barnanna. 

Að framangreindu virtu er það mat Persónuverndar að skráning persónuupplýsinga, meðal annars viðkvæmra persónuupplýsinga, um kvartanda og börn hennar sé nauðsynlegur þáttur í því að meta aðstæður barnanna og þörf þeirra til aðstoðar svo að tryggja megi hag þeirra og velferð. Því geti umrædd vinnsla samrýmst 5. tölul. 9. gr. laga nr. 90/2018, sbr. einnig 8. tölul. 1. mgr. 11. gr. sömu laga, enda er vinnslan nauðsynleg til að unnt sé að veita umönnun eða meðferð á sviði félagsþjónustu og fyrir henni er sérstök lagaheimild, sbr. 12., 16., 23. og 24. gr. bvl. og 25. gr. reglugerðar nr. 652/2004. Þá eru allir þeir sem vinna að barnavernd bundnir þagnarskyldu skv. X. kafla stjórnsýslulaga, sbr. 8. mgr. 4. gr. bvl.

5.

Meginreglur persónuverndarlaga

Líkt og áður greinir verður vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja öllum grunnkröfum 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Þannig gera lögin kröfu um að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða, sbr. 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018. Til þess að meta hvort skilyrði um gagnsæi hafi verið uppfyllt þarf að kanna hvort fræðsluskyldu hafi verið sinnt af hálfu ábyrgðaraðila. Samkvæmt 2. mgr. 17. gr. laga nr. 90/2018 á hinn skráði meðal annars rétt til upplýsinga um vinnslu, hvort sem persónuupplýsinga er aflað hjá honum sjálfum eða ekki, samkvæmt fyrirmælum 13.-14. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679.

Í svörum barnaverndarnefndar […] kom fram að kvartandi hefði verið fræddur á sérstökum fundum með tilsjónarmanni um hlutverk og skráningar- og upplýsingaskyldu tilsjónarmanns. Einnig liggur fyrir að kvartandi skrifaði undir samning um tilsjónarmann á heimili þar sem tilgreint var hlutverk hans inni á heimili hennar. Þá hafa gögn máls kvartanda, þ. á m. meðferðaráætlanir, ítrekað verið lögð fram fyrir dómstólum. Þykir því unnt að ætla að kvartandi hafi þekkt hlutverk tilsjónar- og eftirlitsmanna. 

Einnig þarf að gæta meðalhófs við alla vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018. Í vettvangsathugun Persónuverndar hinn 16. desember 2020 skoðuðu tveir starfsmenn stofnunarinnar málsmöppur þriggja barna kvartanda allt aftur til ársins 2015. Af þeim gögnum virtum er það mat stofnunarinnar að meðalhófs hafi verið gætt við skráningu af hálfu tilsjónarmanns og eftirlitsaðila með umgengni og að ekki hafi verið gengið lengra en aðstæður kröfðust hverju sinni. 

Þá fundu starfsmenn Persónuverndar engin gögn sem rekja mátti til skráningar eða tilkynningar heimaþjónustu vegna kvartanda eða barna hennar. Persónuvernd vill þó jafnframt benda á að starfsmenn heimaþjónustu eru ekki undanskildir tilkynningarskyldu samkvæmt 1. mgr. 16. gr. bvl., og er þeim því skylt að tilkynna til barnaverndarnefndar sé ástæða til að ætla að barn búi við óviðunandi uppeldisaðstæður, verði fyrir ofbeldi eða annarri vanvirðandi háttsemi eða stofni heilsu sinni og þroska í alvarlega hættu.

Að framangreindu virtu er niðurstaða Persónuverndar sú að vinnsla barnaverndarnefndar […] á persónuupplýsingum um kvartanda og börn hennar hafi byggst á fullnægjandi heimild, sbr. 5. tölul. 9. gr. og 8. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Þá hefur ekkert komið fram í máli þessu sem bendir til þess að vinnslan hafi farið í bága við meginreglur um vinnslu persónuupplýsinga, sbr. einkum 1. og 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laganna, né heldur önnur ákvæði laganna.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Vinnsla barnaverndarnefndar […]á persónuupplýsingum um [A]vegna meðferðarúrræða á vegum nefndarinnar samrýmdist lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Persónuvernd, 1. júlí 2021

 

Helga Þórisdóttir              Vigdís Eva Líndal