Um grisjun skjala með persónuupplýsingum hjá Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra

Mál nr. 2012/1408*

6.8.2013

Þjóðskjalasafn Íslands
b.t. [A] þjóðskjalavarðar
Laugavegi 162
105 REYKJAVÍK

Reykjavík, 6. ágúst 2013
Tilvísun: 2012111408ÞS/--

Efni: Varðandi undanþágur frá skyldu til varðveislu gagna samkvæmt lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands

1.

Persónuvernd vísar til fyrri bréfaskipta af tilefni erindis sem henni barst hinn 27. nóvember 2012 frá Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra varðandi skilaskyldu til Þjóðskjalasafns Íslands á gögnum úr táknmálstúlkaþjónustu miðstöðvarinnar. Samkvæmt erindinu fór miðstöðin fram á heimild Þjóðskjalasafns til að eyða tilteknum gögnum eftir fjögur ár en fékk synjun. Segir m.a. að miðstöðin telji varðveislu gagnanna brjóta gegn jafnræði þeirra einstaklinga sem njóta túlkaþjónustunnar þar sem þau innihaldi oft fullt nafn og upplýsingar um persónulega hagi og gjörðir.

Með bréfi, dags. 8. febrúar 2013, kynnti Persónuvernd Þjóðskjalasafni Íslands framangreint erindi. Í kjölfar þess barst svar frá safninu, dags. 1. mars 2013, þar sem fram kemur að það telur ekki forsendur til að veita heimild til eyðingar gagnanna. Í því sambandi segir m.a. að beiðnum um grisjun skjala, sem innihalda viðkvæmar persónuupplýsingar, hafi jafnan verið hafnað þar sem slíkar upplýsingar varði oftar en ekki hagsmuni einstaklinga, s.s. hvernig þjónustu þeir hafa fengið frá hinu opinbera eða hvernig mál þeirra hefur verið afgreitt af hálfu stjórnvalda. Þá geti umrædd gögn varpað ljósi á hlutverk og þjónustu Samskiptamiðstöðvar heyrnarlausra og heyrnarskertra og hvernig hún hefur unnið sín verkefni.

Með bréfi, dags. 19. mars 2013, veitti Persónuvernd Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra færi á að tjá sig um þetta svar Þjóðskjalasafns Íslands. Svarað var með bréfi, dags. 19. apríl 2013, en hjálagt er afrit af því. Í svarinu kemur fram að túlkunarbeiðnir séu ýmist vegna veitingar þjónustu hjá opinberum aðilum, hjá einkaaðilum eða vegna samskipta í daglegu lífi, s.s. fjölskyldufunda, samskipta við foreldra, tengdabörn og miðla. Með upplýsingum í beiðnunum megi því kortleggja lifnaðarhætti nafngreindra einstaklinga, sjúkrasögu þeirra, meðferð sem þeir sæta, félagslegar aðstæður, atvinnu, fjölskylduhagi, og langflest samskipti þeirra við opinbera aðila og einkaaðila sem þeir sækja þjónustu hjá. Umræddar beiðnir gefi á engan hátt til kynna hvernig Samskiptamiðstöð vinni sín verkefni heldur sé fullnægjandi upplýsingar þar að lútandi að finna í tölfræðigögnum um túlkunarbeiðnir og afgreiðslu þeirra, sem og skráningu á athugasemdum sem miðstöðinni berast og afgreiðslu þeirra, þ. á m. kvartana. Þá segir m.a. að þau rök Þjóðskjalasafns varðandi Samskiptamiðstöð að varhugavert sé að eyða gögnum með viðkvæmum persónuupplýsingum, þar sem þau hafi að geyma upplýsingar um hagsmuni þeirra sem þjónustunnar njóta, lýsi grundvallarmisskilningi um hlutverk hennar og starfsemi í tengslum við túlkaþjónustu. Samskiptamiðstöð sé brú heyrnarlausra til aðgengis að lögbundinni sem ólögbundinni þjónustu í samfélaginu á grundvelli táknmáls. Miðstöðin sé hins vegar ekki sá aðili sem veiti umrædda þjónustu, s.s. velferðarþjónustu á sviði heilbrigðis- og félagsmála, þjónustu á sviði menntamála, dómsmála, kirkjuþjónustu eða annarra sviða samfélagsins. Ábyrgð á skráningu á hvaða þjónusta sé veitt hvíli á þeim stofnunum sem þjónustuna veita og geti einstaklingar leitað til þeirra til að fá upplýsingar þar lútandi.

2.

Samkvæmt 5. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga skulu slíkar upplýsingar varðveittar á því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á hina skráðu lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu. Í því felst að þegar málefnalegur varðveislutími persónuupplýsinga er liðinn skal þeim eytt, sbr. og 26. gr. laganna, eða þær að öðrum kosti gerðar með öllu ópersónugreinanlegar þannig að ekki sé unnt að rekja þær til viðkomandi einstaklinga með nokkrum hætti.

Í ákveðnum tilvikum er hins vegar lögskylt að varðveita gögn sem hafa að geyma persónuupplýsingar, sbr. m.a. 7. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Í ákvæðinu er mælt fyrir um að afhendingarskyldum aðilum samkvæmt lögunum sé er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum. Frá því er þó sú undantekning samkvæmt ákvæðinu að Þjóðskjalasafn getur veitt heimild til ónýtingar skjala, auk þess sem setja má sérstakar reglur þar að lútandi. Í almennum athugasemdum með því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 66/1985, er að finna umfjöllun um forsendur sem byggja má í því sambandi. Nánar tiltekið segir:

„Skjalasöfn gegna aðallega tvenns konar hlutverki í þjóðfélaginu. Að minnsta kosti annað þeirra hefur beinlínis hagnýtt gildi. Það er að halda til haga þeim embættisgögnum, sem um langan aldur varða stjórnsýslu hlutaðeigandi lands eða geta haft gildi fyrir dómstóla landsins í hvers kyns ágreiningsmálum, sem upp kunna að koma. Annað gildi skjalasafna felst í því, að skjöl eru hinar ákjósanlegustu sagnfræðilegar heimildir […].

Það er þó ljóst, að ekki er unnt að halda til haga öllum skjölum, sem falla til í stjórnkerfi hins opinbera, enda er upplýsingagildi skjala mismikið og mörgu má að skaðlausu eyða. Í nálægum löndum er víða að því stefnt að 60% og jafnvel meira sé eytt af skjölum, sem myndast í skjalasöfnum opinberra stofnana og embætta. En eigi er sama, hvernig að grisjun skjalasafna er staðið. Leitast verður við að meta skjölin með hliðsjón af heimildargildi þeirra og velja úr þau, sem bitastæð eru, og varðveita þau til frambúðar.“

Umfjöllun um umrætt atriði er einnig að finna í fylgiskjali I með umræddu lagafrumvarpi, þ.e. áliti svonefndrar skjalavörslunefndar frá september 1981. Í II. kafla þess álits er að finna drög hennar að lagafrumvarpi sem að efni og uppbyggingu er mjög áþekkt lögum nr. 66/1985. Þá er í III. kafla álitsins að finna drög að reglugerð um skjalavörslu opinberra stofnana, Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn. Í 2. mgr. 7. gr. reglugerðardraganna er fjallað um þau sjónarmið sem hafa beri í huga við eyðingu skjala með samþykki Þjóðskjalasafnsins eða samkvæmt reglugerð þar að lútandi. Í ákvæðinu segir:

„Við eyðingu skjala skal hafa tvö sjónarmið í huga: a) Stefnt skal að því að eyða skjölum ef þau geyma einungis upplýsingar sem eru varðveittar í öðrum skjölum, í sömu stofnun eða annarri. Þjóðskjalafn sker úr um hvaða skjöl af þeim sem geyma sömu upplýsingar skuli varðveita. b) Af skjölum sem geyma svo einstaklingsbundnar og lítilvægar upplýsingar að ekki virðist líklegt að þær verði notaðar við fræðilegar rannsóknir skal einungis varðveita sýnishorn, valin eftir reglum sem Þjóðskjalasafn setur í samráði við viðkomandi stofnanir.“

Auk framangreinds ber að líta til 71. gr. stjórnarskrárinnar þar sem mælt er fyrir um grundvallarregluna um friðhelgi einkalífs. Í henni felst m.a. að hjá stjórnvöldum eiga ekki að óþörfu að verða til gagnasöfn með upplýsingum um einkahagi fólks.

3.

Eins og Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra hefur verið greint frá, sbr. bréf Persónuverndar til miðstöðvarinnar, dags. í dag, getur eingöngu Þjóðskjalasafn Íslands tekið bindandi afstöðu til þess hvort eyða megi umræddum gögnum, sbr. 7. gr. laga nr. 66/1985. Í ljósi valdskila Persónuverndar og Þjóðskjalasafns er því málinu hér með vísað til safnsins til efnislegrar úrlausnar.

Hins vegar telur stofnunin tilefni til þess að haldinn verði fundur með Þjóðskjalasafni Íslands þar sem farið verði almennt yfir þau álitaefni, sem á reynir í tengslum við grisjun skjala frá skilaskyldum aðilum, og þau sjónarmið sem byggt hefur verið á í því sambandi, m.a. í ljósi þess sem fram kemur í lögskýringargögum með lögum nr. 66/1985. Lagt er til að sá fundur verði haldinn hinn 5. september nk. kl. 10:00 í húsnæði Persónuverndar.

Virðingarfyllst

Þórður Sveinsson

Hjálagt:
Afrit af bréfi Samskiptamiðstöðvar heyrnarlausra og heyrnarskertra til Persónuverndar, dags. 19. apríl 2013
Afrit af bréfi Persónuverndar til Samskiptamiðstöðvar heyrnarlausra og heyrnarskertra, dags. í dag

Afrit:
Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra
[B] forstöðumaður
Grensásvegi 9
108 Reykjavík