Úrskurður um skráningu upplýsinga um forsjárlaust foreldri í Mentor

Mál nr. 2017/673

16.1.2018

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 14. desember 2017 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2017/673:

 

I.
Málsmeðferð

 

1.
Tildrög máls

Þann 19. apríl 2017 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefnd kvartandi) vegna skráningar í Mentor. Í kvörtuninni segir nánar tiltekið að kvartað sé yfir upplýsingum í Mentor-kerfi Skóla Ísaks Jónssonar, en þar komi fram rangfærsla um aðstandendur dóttur hennar. Hafi skólinn skráð þar [B] sem aðstandanda, en forsjáraðilar hafi aldrei gefið skólanum þær upplýsingar að viðkomandi sé aðstandandi eða eigi að vera skráður sem slíkur í Mentor. Viðkomandi hafi umgengnisrétt við barnið en sé ekki aðstandandi þess. Kvartandi tekur fram að hún og maður hennar deili forsjá yfir barninu og séu einu aðilarnir sem flokkist undir aðstandendur og ættu þau því ein að vera skráð sem aðstandendur þess. Segir kvartandi að skólinn hafi ekki ráðfært sig við forsjáraðila áður en [B] var skráður sem aðstandandi í Mentor. Upplýsingunum geti aðstandendur ekki breytt sjálfir og skólinn hafi ekki fallist á að leiðrétta þær. Ástæðuna fyrir kvörtuninni segir kvartandi vera að upp hafi komið vandamál hjá öðrum foreldrum sem sjái upplýsingarnar um barnið, og viti ekki við hvern eigi að hafa samband þegar ná þarf í það. Til að fyrirbyggja að haft sé samband við rangan aðila sé mikilvægt að upplýsingar um aðstandendur barnsins séu réttar.  

 

2.
Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 30. júní 2017, var Skóla Ísaks Jónssonar boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá var sérstaklega óskað eftir því að fram kæmi lýsing á því hvernig skráningu upplýsinga um aðstandendur nemenda skólans væri háttað, auk upplýsinga um hvort skólinn styddist við tiltekið verklag þar að lútandi.

 

Svarbréf Skóla Ísaks Jónssonar barst Persónuvernd þann 14. júlí 2017. Kemur þar meðal annars fram að skólinn starfi samkvæmt þeirri grundvallarreglu að hagsmunir barna skuli ávallt vera í fyrirrúmi í allri framkvæmd er viðkemur starfsemi skólans. Eigi það jafnt við innri starfsemi skólans sem og samskipti við aðila utan hans. Sé því kappsmál fyrir skólann að gæta þess að starfsemi hans og samskipti við nemendur, aðstandendur sem og stjórnvöld taki meðal annars mið af markmiðum laga um grunnskóla, nr. 91/2008, og barnalaga, nr. 76/2003, um að það sem barni er fyrir bestu skuli ávallt hafa forgang þegar teknar séu ákvarðanir um málefni þess og að stuðlað skuli alfarið að alhliða þroska þess og velferð. Í ljósi þessa séu ákvarðanir skólans ávallt teknar með hagsmuni nemenda að leiðarljósi og að sama skapi gætt að því að ákvarðanir séu ekki til þess fallnar að taka afstöðu til ágreinings foreldra er viðkemur forsjá eða annarra mála sem skólanum sé ekki stætt á að hafa skoðun á. Þannig sé forðast að taka ákvarðanir sem geti falið í sér slíkt inngrip eða hlutdrægni er viðkemur ágreiningi foreldra eða aðstandenda. Þá bendir skólinn á að bæði í barnalögum og lögum um grunnskóla sé vikið sérstaklega að rétti þeirra aðila sem ekki fara með forsjá barns til að fá aðgang að gögnum um barnið beint frá skólum og leikskólum, sbr. 2. mgr. 52. gr. barnalaga. Í lokamálslið 2. mgr. 18. gr. laga um grunnskóla sé kveðið á um sambærilegan rétt. Skólinn vísar ennfremur til 5. gr. reglugerðar um miðlun og meðferð upplýsinga um nemendur í grunnskólum og rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín, nr. 897/2009.

 

Í ljósi framangreinds telur skólinn að á grunnskólum hvíli ótvíræð skylda til að tryggja þeim aðilum sem ekki fara með forsjá barns skriflegar upplýsingar um börn sín að teknu tilliti til þeirra takmarkana sem um þann rétt gilda, sbr. meðal annars 3. mgr. 52. gr. barnalaga. Til að tryggja forsjárlausum foreldrum upplýsingar um börn sín hafi skólinn undanfarið stuðst við Mentor, þar sem fram komi nauðsynlegar upplýsingar um barn, sbr. framangreinda 5. gr. reglugerðar nr. 897/2009. Um heimild til að nota rafræn skráningarkerfi með slíkum hætti vísist meðal annars til 8. gr. reglugerðarinnar. Á grundvelli téðra lagaheimilda og kvaða sem á skólanum hvíli hvað slíkan aðgang að upplýsingum varðar segir að skólinn hafi heimilað aðgang forsjárlausra foreldra að Mentor-kerfi skólans, og að það eigi við í því máli sem hér er til skoðunar. Aftur á móti ítrekar skólinn mikilvægi þess að slíkur aðgangur takmarkist við upplýsingar um nám, námsmat og námsframvindu barna og nái ekki til annarra upplýsinga, svo sem um samskiptasögu þess aðila sem fer með forsjá barns.

 

Skólinn vísar jafnframt til þess að vandkvæðum kunni að vera háð að takmarka að öllu leyti upplýsingaflæði í Mentor kerfinu til forsjárlausra foreldra. Án upplýsinga um ýmsa viðburði og aðra starfsemi geti verið erfitt fyrir forsjárlaust foreldri, sem hafi umgengnisrétt við barnið, að fylgjast með heimalærdómi þess og annarri starfsemi tengdri skólanum. Sé foreldri, sem ekki er með forsjá barns, meinaður aðgangur að upplýsingum í Mentor telji skólinn vera um að ræða synjun sem samrýmast þyrfti 3. mgr. 52. gr. barnalaga. Þá hafi skólinn bent kvartanda á að leita til sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu, til að knýja á um takmörkun á upplýsingagjöf, sbr. 5. mgr. 52. gr. barnalaga. Telji skólinn mikilvægt að sýslumaður taki ákvörðun um slíkar takmarkanir á upplýsingarétti, í stað þess að skólanum verði falið að taka slíka afstöðu í ágreiningsmáli foreldra. Þar sem foreldri, sem ekki fer með forsjá barns, eigi rétt á aðgangi að gögnum og upplýsingum úr Mentor sé nauðsynlegt að skrá það inn á þar til gerða nemendaskrá.

 

Fram kemur að skólinn muni taka til skoðunar að skrá föður barns kvartanda sem föður án forsjárheimildar, eða með öðrum sambærilegum hætti. Sömuleiðis muni skólinn taka til skoðunar hvort ástæða sé til að fjarlægja viðkomandi af netpóstlista og öðrum samskiptaleiðum. Skólinn telji eftir sem áður mikilvægt að slík ákvörðun sé tekin í samráði við eða samkvæmt nánari ákvörðun sýslumanns um slíkt inngrip. Muni skólinn því leita frekari upplýsinga og leiðbeininga frá sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu.

 

Loks tekur skólinn fram að verklagi skólans sé háttað svo, að við skráningu og utanumhald styðjist hann alfarið við þær kvaðir sem á skólanum hvíli varðandi upplýsingar samkvæmt barnalögum, lögum um grunnskóla og reglugerð nr. 897/2009. Að mati skólans sé með þessum lögum og reglugerð markaður rammi utan um þær upplýsingar sem skrá beri í upplýsingakerfið, hver eigi aðgang að þeim upplýsingum og hvenær heimilt sé að takmarka þann upplýsingarétt.

 

Með bréfi, dags. 25. júlí 2017, sem ítrekað var með bréfi, dags. 20. október 2017, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Skóla Ísaks Jónssonar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Kvartandi staðfesti með símtali þann 13. nóvember 2017 að hún hefði engar frekari athugasemdir, en ítrekaði þegar fram komin sjónarmið.

 

 

II.
Forsendur og niðurstaða

 

1.
Gildissvið laga nr. 77/2000

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Í athugasemdum við það ákvæði í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að hér ræðir um meðferð persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

 

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Persónuvernd hefur talið að hver og einn grunnskóli sem notast við vefkerfið Mentor og skráir persónuupplýsingar um nemendur sína í vefkerfið sé ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem færðar eru í grunn Mentors, í skilningi 4. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000, sbr. afstöðu Persónuverndar  máli nr. 2015/1203. Eins og hér háttar til telst Skóli Ísaks Jónssonar því  vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.

 

 

2.
Niðurstaða

Öll vinnsla almennra persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar stjórnvöld vinna með persónuupplýsingar vegna lögbundins hlutverks síns verður einkum talið að 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laganna geti átt við, en þar segir að vinnsla sé heimil til að fullnægja lagaskyldu. Þá geti einnig átt við 6. tölul. sama ákvæðis, þar sem segir að vinnsla sé heimil sé hún nauðsynleg við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með.

 

Af hálfu Skóla Ísaks Jónssonar hefur komið fram að skráning á föður barns kvartanda sem aðstandanda í Mentor-kerfi skólans sé nauðsynleg til þess að skólinn geti uppfyllt skyldur sínar samkvæmt 2. mgr. 52. gr. barnalaga nr. 76/2003, um upplýsingagjöf gagnvart forsjárlausu foreldri. Persónuvernd telur að fallast megi á að skólanum beri að veita föður barnsins upplýsingar um barnið í samræmi við fyrrnefnt lagaákvæði, enda liggur ekki fyrir að undanþágureglur 3. og 5. mgr. ákvæðisins eigi við. Þá er til þess að líta að í reglugerð nr. 897/2009 um miðlun og meðferð upplýsinga um nemendur í grunnskólum og rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín, sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 657/2011 um breytingu á reglugerð nr. 897/2009, kemur fram að grunnskólum er heimilt að nota rafrænt upplýsingakerfi til skráningar og miðlunar upplýsinga um nemendur samkvæmt reglugerðinni. Ennfremur geti skóli notað slíkt kerfi til þess að veita foreldrum aðgang að upplýsingum og til samskipta við þá. Í ljósi þessa telur Persónuvernd vinnsluna geta stuðst við framangreint ákvæði 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.

 

Þar að auki þarf öll vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000, um sanngirni og meðalhóf. Ekkert bendir til þess að framangreind vinnsla brjóti gegn þessum kröfum, né heldur öðrum kröfum sem leiddar verða af lögum, enda hefur skólinn sérstaklega tekið fram að umræddur aðgangur, og þar með vinnsla persónuupplýsinga, takmarkist við þær upplýsingar sem varða nám, námsmat og námsframvindu barna. Þegar litið er til alls framangreinds telur Persónuvernd að umrædd vinnsla persónuupplýsinga hafi samrýmst lögum nr. 77/2000.

 

 

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

 

Skráning Skóla Ísaks Jónssonar á upplýsingum um föður barns kvartanda í Mentor samrýmdist lögum nr. 77/2000.