Úrskurður um skráningu vegna umsóknar um sérstakar húsaleigubætur

Mál nr. 2016/1433

5.2.2018

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 14. desember 2017 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2016/1433:

 

I.
Bréfaskipti

1.
Tildrög máls – Kvörtun

Persónuvernd hefur borist kvörtun, dags. 5. október 2016, frá [A] (hér eftir nefnd „kvartandi“) yfir skráningu velferðarsviðs Reykjavíkurborgar á upplýsingum um hana vegna annars vegar umsóknar hennar um sérstakar húsaleigubætur og hins vegar símtals við fjármálaráðgjafa hjá borginni varðandi rétt til greiðslna hjá lífeyrissjóðum og Tryggingastofnun ríkisins (TR), sem og til styrkja frá borginni til að sækja tiltekin námskeið.

Hvað varðar skráningu vegna fyrrnefndrar umsóknar segir í kvörtun að þar séu rakalausar fullyrðingar, m.a. um áfengisdrykkju kvartanda, og er farið fram á að þeim verði eytt. Með kvörtuninni eru meðal annars hjálögð minnisblöð félagsráðgjafa um viðtöl við kvartanda, skráð í tengslum við umsóknina 14. og 21. júlí 2017, þar sem fjallað er um heilsu hennar og félags-, fjölskyldu- og húsnæðisaðstæður. Í síðara minnisblaðinu, sem er nokkru ítarlegra en hið fyrra, segir meðal annars að kvartandi hafi lítil félagstengsl og sé öryrki með tiltekinn heilsufarsvanda og litla atvinnusögu. Einnig segir að hún sé búsett í íbúð hjá Öryrkjabandalagi Íslands með öruggri og hagstæðri leigu. Þá segir meðal annars að fyrir mörgum árum hafi hún farið í áfengismeðferð, en nú neyti hún áfengis annað slagið án þess að það sé vandamál. Er lýst þeirri niðurstöðu að umsókn hennar sé ekki metin til nægilega margra stiga til að verða samþykkt.

Hvað varðar skráningu vegna fyrrnefnds símtals er í kvörtun farið fram á að eytt verði því sem kallað er bréf fyrrnefnds fjármálaráðgjafa. Verður að ætla að þar sé átt við minnisblað hans, sent fyrrnefndum félagsráðgjafa í tölvupósti hinn 25. janúar 2016, sem hjálagt var með kvörtuninni. Segir í minnisblaðinu að rætt hafi verið við kvartanda í síma, en hún hafi viljað skoða rétt lífeyrissjóða og TR til að skerða tekjur sínar. Hafi henni meðal annars verið svarað því til að sú löggjöf, sem lífeyrissjóðirnir og TR starfa eftir, félli ekki undir borgina. Fyrir liggur að kvartandi hafði áður átt samtal við umræddan félagsráðgjafa um þetta efni, en um það er fjallað í minnisblaði ráðgjafans hinn 8. janúar 2016, sem einnig var hjálagt með kvörtuninni. Samkvæmt þessu minnisblaði var ráðgert að bóka viðtal hjá áðurgreindum fjármálaráðgjafa, auk þess sem fjallað var um tiltekin námskeið sem kvartandi hafði hug á að sækja og styrki sem hægt væri að fá til þess.

Í bréfi til kvartanda, dags. 28. október 2016, vísaði Persónuvernd til þess að með kvörtun bárust frekari gögn en þau sem fjallað er um hér að framan. Var það hins vegar skilningur stofnunarinnar að fyrst og fremst væru það þau gögn sem fyrr er lýst sem, í ljósi efnis þeirra, væri kvartað yfir. Í bréfinu óskaði Persónuvernd staðfestingar á þessu, sem og tilteknum atriðum öðrum. Svarað var í tölvupósti hinn 15. nóvember 2016. Þar eru ekki gerðar athugasemdir við umræddan skilning stofnunarinnar. Þá segir meðal annars að í viðtali við fyrrnefndan félagsráðgjafa hafi ekkert verið ritað niður og að þegar kvartandi hafi fengið að sjá það sem hins vegar var skráð, án hennar vitneskju, hafi henni brugðið. Það sem ritað hafi verið um félagslega sögu hennar sé ekki rétt nema um hvar hún hafi alist upp. Fullyrðing um litla atvinnusögu sé einnig röng þar sem kvartandi hafi farið heiman til að vinna 14 ára að aldri og unnið allt til þess þegar hún veiktist. Þá hafi kvartandi ekki neytt áfengis í 23 ár. Hvað varðar fyrrnefnt viðtal við fjármálaráðgjafa segir að félagsráðgjafinn hafi ekki sagt kvartanda rétt frá þegar viðtalið var bókað. Kvartandi hafi ekki átt kost á viðtali um það sem hún vildi ræða og hafi tími hennar því verið afboðaður í viðtalinu. Henni hafi ekki verið greint frá því að viðtalið yrði skráð.

 

2.
Skýringar velferðarsviðs Reykjavíkurborgar

Með bréfi, dags. 19. desember 2016, var Reykjavíkurborg veitt færi á að tjá sig um framangreinda kvörtun og var óskað skýringa á því hvernig hún taldi umrædda upplýsingaöflun samrýmast kröfum um sanngirni, lögmæti og áreiðanleika samkvæmt 7. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sem og hvernig hún taldi farið hafa verið að 25. gr. sömu laga þar sem fjallað er um leiðréttingu og eyðingu upplýsinga. Svarað var með bréfi velferðarsviðs borgarinnar, dags. 12. janúar 2017. Þar er vísað til þess að kvartandi sótti um sérstakar húsaleigubætur hjá velferðarsviði. Í III. kafla reglna um félagslegar leiguíbúðir og sérstakar húsaleigubætur í Reykjavík sé fjallað um slíkar bætur. Sé nauðsynlegt við meðferð umsókna um þær að leggja mat á aðstæður umsækjanda. Í því felist að samkvæmt 7. gr. reglnanna þurfi aðstæður að vera metnar til ákveðins stigafjölda til þess að viðkomandi öðlist rétt til greiðslu bóta. Sé þá litið til tiltekinna matsviðmiða sem birt séu sem fylgiskjal með reglunum.

Einnig segir í bréfi velferðarsviðs Reykjavíkurborgar að í framhaldi af umsókn kvartanda um sérstakar húsaleigubætur hafi hún verið boðuð í viðtöl 14. og 21. júlí 2014 þar sem upplýsinga hafi verið aflað frá henni til að leggja mat á aðstæður hennar. Í dagála hafi verið skráð lýsing á félagslegum aðstæðum hennar og hafi hún byggst á upplýsingum frá henni sjálfri. Öflun og skráning upplýsinganna hafi samkvæmt þessu verið nauðsynleg svo að unnt væri að afgreiða umsókn hennar um sérstakar húsleigubætur. Verði því að líta svo á að umrædd skráning samrýmist 7. gr. laga nr. 77/2000.

Tekið er fram í bréfi velferðarsviðs að hinn 27. september 2016 hafi starfsmaður á þjónustumiðstöð á vegum sviðsins haft samband við kvartanda að beiðni hennar. Fram hafi komið í samtali þeirra að hún væri ósatt við það sem skráð hafði verið um umrædd viðtöl, m.a. um fjölda systkina og þá fullyrðingu að hún drykki af og til. Hafi hún óskað eftir því að ákveðnum upplýsingum yrði eytt og hefði þá verið leiðbeint um að senda skriflega beiðni, annaðhvort í bréfi eða tölvupósti. Slík beiðni hafi ekki borist og hafi velferðarsvið því ekki tekið afstöðu til þess hvort unnt sé að fallast á að leiðrétta upplýsingar eða eyða þeim í samræmi við 25. gr. laga nr. 77/2000, enda liggi ekki fyrir með skýrum hætti hvaða atriði kvartandi sé ósátt við.

Að auki segir í bréfi velferðarsviðs:

 

„Með hliðsjón af eðli þess starfs sem félagsþjónustu sveitarfélaga er falið, t.d. með lögum um félagsþjónustu sveitarfélaga nr. 40/1991, er mikilvægt að haldið sé vel utan um þá þjónustu og upplýsingar sem sveitarfélagið veitir og í því felst m.a. að haldið sé vel utan um skráningu þeirra samskipta sem eiga sér stað á milli sveitarfélagsins og notenda þjónustunnar. Er slíkt ekki aðeins mikilvægt fyrir sveitarfélagið heldur einnig fyrir notandann. Þá er umrædd skráning einnig mikilvæg með tiliti til þeirra skyldna sem hvíla á sveitarfélaginu t.d. samkvæmt stjórnsýslulögum nr. 37/1993 s.s. hvað varðar upplýsingarétt og aðgang að gögnum sem og hvort leiðbeiningarskyldu eða rannsóknarreglu hafi verið fullnægt.“

 

Í framhaldi af þessu er í bréfinu tekið fram að ekkert sé því til fyrirstöðu að staðreyndavillur séu leiðréttar, t.d. um fjölda systkina, enda upplýsi kvartandi um hið rétta í þeim efnum. Þar sem fyrir liggi að umrædd samskipti hafi átt sér stað þurfi hins vegar mikið að koma til þess að dagálum sé eytt í heild sinni þó svo að ágreiningur geti verið uppi um hvaða efni var rætt.

Hvað varðar minnisblað um samtal við kvartanda, sem fjármálaráðgjafi sendi félagsráðgjafa í tölvupósti hinn 25. janúar 2016, segir í bréfi velferðarsviðs að um ræði lýsingu á því sem fram fór í samtalinu, áætlunum kvartanda og þeim leiðbeiningum sem henni voru veittar. Engar skýringar hafi komið frá henni um hvað sé rangt í minnisblaðinu eða hvers vegna því beri að eyða. Það beri þess hins vegar skýr merki að fjármálaráðgjafinn hafi fullnægt leiðbeiningarskyldu samkvæmt 7. gr. stjórnsýslulaga og leiðbeint kvartanda um það til hvaða stofnana hún gæti snúið sér með erindið sem hún bar upp við hann.

 

3.
Athugasemdir kvartanda

Með bréfi, dags. 9. mars 2017, var kvartanda veitt færi á að tjá sig um framangreint svar Reykjavíkurborgar. Svar hennar barst í tölvupósti hinn 13. s.m. Þar áréttar kvartandi að hún hafi ekki séð umræddan félagsráðgjafa taka niður minnispunkta, sem og að hún vilji að það sem skráð var um félagslega sögu hennar í kjölfar viðtala við ráðgjafann verði eytt. Að auki áréttar kvartandi að hún hafi ekki vitað að áðurgreindur fjármálaráðgjafi myndi skrifa eitthvað niður um símtal hennar við hann. Þá segir að þegar hún hafi sótt þau gögn til Reykjavíkurborgar, sem urðu tilefni kvörtunar í málinu, hafi henni verið neitað um viðtal við umræddan félagsráðgjafa en verið bent á að tala við annan. Hafi hún farið fram á við þann ráðgjafa að gögnunum yrði eytt en hann ekki sagst hafa heimild til þess.

Auk þessa svars barst Persónuvernd viðbót við það, einnig hinn 13. janúar 2017, en þar áréttar kvartandi meðal annars að hún hafi ekki bragðað áfengi í yfir tvo áratugi.

Að fengnum framangreindum svörum kvartanda sendi Persónuvernd henni bréf, dags. 10. apríl 2017, ítrekað með bréfi, dags. 10. júlí s.á., þar sem óskað var nánari tilgreiningar hennar á því hvað rangt væri í þeim upplýsingum sem skráðar voru hjá Reykjavíkurborg. Í símtali hinn 12. september 2017 svaraði hún því til að kvörtun hennar væri ekki tilkomin vegna villna heldur vildi hún að upplýsingunum yrði eytt.

 

II.
Forsendur og niðurstaða

1.
Gildissvið – Ábyrgðaraðili að vinnslu

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Af þessu öllu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst velferðarsvið Reykjavíkurborgar vera ábyrgaraðili að umræddri vinnslu.

 

 

2.
Lagaumhverfi

 

Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar um ræðir vinnslu persónuupplýsinga hjá stjórnvöldum koma þá einkum til álita 3. tölul. 1. mgr. þeirrar greinar, þess efnis að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila, sem og 6. tölul. sömu málsgreinar þar sem mælt er fyrir um að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með. Að auki verður vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga að samrýmast einhverju af viðbótarskilyrðum 9. gr. laganna. Samkvæmt c-lið 8. tölul. 2. gr. laganna eru upplýsingar um heilsuhagi, þ. á m. áfengisnotkun, viðkvæmar. Ljóst verður að telja að upplýsingar um örorku lúti að heilsuhögum, enda er örorka tilkomin af heilsufarsástæðum. Eins og fram kemur í gögnum málsins hafa upplýsingar um örorku kvartanda verið skráðar hjá velferðarsviði Reykjavíkurborgar, auk þess sem þar liggja fyrir skráningar þess efnis að hún hafi farið í áfengismeðferð og neyti áfengis öðru hverju. Er þar um að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt framangreindu. Eins og hér háttar til kemur þá einkum til skoðunar 7. tölul. 1. mgr. 9. gr., þess efnis að vinnsla slíkra upplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja.

Auk heimildar í 8. og 9. gr. laga nr. 77/2000 þarf, sem endranær þegar unnið er með persónuupplýsingar, að vera fullnægt grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000, þ.e. að persónuupplýsingar skulu vera unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti í samræmi við vandaða vinnsluhætti slíkra upplýsinga (1. tölul.); að þær skulu fengar í yfirlýstum skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); að þær skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.); að þær skulu vera áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum en að persónuupplýsingar, sem eru óáreiðanlegar eða ófullkomnar, miðað við tilgang vinnslu þeirra, skuli afmá eða leiðrétta (4. tölul.); og að þær skulu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á hina skráðu lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu (5. tölul.). Meðal þess sem felst í framangreindu er meðal annars að í ljósi kröfunnar um sanngirni ber ábyrgðaraðila skylda til að veita fræðslu um vinnslu persónuupplýsinga eftir því sem nauðsynlegt er, að í ljósi kröfunnar um áreiðanleika ber að vanda skráningu þannig að hún verði rétt, sem og að til staðar er almenn krafa um meðalhóf við varðveislu persónuupplýsinga þannig að þeim sé eytt þegar ekki er lengur nauðsynlegt að varðveita þær.

Nánari útfærslu á kröfu 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um sanngirni er meðal annars að finna í 20. gr. laganna, en þar kemur fram að veita ber hinum skráða tiltekna fræðslu þegar upplýsinga er aflað frá honum sjálfum. Þá er nánari útfærslu á þeim kröfum fyrrnefndrar greinar, sem lúta að að lögmæti vinnslu og áreiðanleika persónuupplýsinga, að finna í 25. gr. laganna. Segir þar meðal annars að ef skráðar hafi verið rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar, eða skráning slíkra upplýsinga hafi verið án tilskilinnar heimildar, skuli ábyrgðaraðili sjá til þess að upplýsingarnar verði leiðréttar, þeim eytt eða við þær aukið ef annmarkinn á skráningunni geti haft áhrif á hagsmuni hins skráða, sbr. 1. mgr. greinarinnar. Þá segir að ef eyðing eða breyting upplýsinganna sé óheimil samkvæmt ákvæðum annarra laga geti Persónuvernd bannað notkun upplýsinganna, sbr. 2. mgr. sömu greinar, sbr. og 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000 þar sem er að finna almenna heimild fyrir Persónuvernd til að leggja fyrir ábyrgðaraðila að viðhafa ráðstafanir sem tryggja lögmæti vinnslu.

Áðurgreind krafa 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um eyðingu persónuupplýsinga, sem ekki er lengur nauðsynlegt að varðveita, er auk þess útfærð nánar í 26. gr. sömu laga. Segir þar að þegar ekki sé lengur málefnaleg ástæða til að varðveita persónuupplýsingar skuli ábyrgðaraðili eyða þeim, en málefnaleg ástæða til varðveislu geti meðal annars byggst á fyrirmælum í lögum eða á því að ábyrgðaraðili vinni enn með upplýsingarnar í samræmi við upphaflegan tilgang með söfnun þeirra, sbr. 1. mgr. greinarinnar. Þá segir einnig meðal annars að Persónuvernd geti bannað notkun upplýsinga eða mælt fyrir um eyðingu þeirra, sbr. 3. mgr. sömu greinar, sbr. og fyrrnefnt ákvæði 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000.

Við beitingu laga nr. 77/2000 verður að auki að líta til ákvæða í annarri löggjöf sem við á hverju sinni. Eins og hér háttar til reynir á ákvæði 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Samkvæmt 1. mgr. þeirrar greinar skulu stjórnvöld, við meðferð mála þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna, skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn máls og er ekki að finna í öðrum gögnum. Í sömu málsgrein segir einnig að hið sama eigi við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum málsins. Þá segir í 2. mgr. umræddrar greinar að stjórnvöld skuli að öðru leyti gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. um samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, s.s. með skráningu fundargerða og minnisblaða.

Einnig reynir hér á ákvæði í lögum og reglum um félagslegt húsnæði, þ. á m. sérstakar húsaleigubætur. Samkvæmt 45. gr. laga nr. 40/1991 um félagsþjónustu sveitarfélaga skulu sveitarstjórnir, eftir því sem kostur er og þörf er á, tryggja framboð af leiguhúsnæði, félagslegu kaupleiguhúsnæði eða félagslegum eignaríbúðum handa þeim fjölskyldum og einstaklingum sem ekki geta með öðrum hætti séð sér fyrir húsnæði sökum lágra launa, þungrar framfærslubyrðar eða annarra félagslegra aðstæðna. Með lögum nr. 75/2016 var bætt við ákvæðið nýjum málsgreinum, m.a. um sérstakan húsnæðisstuðning og reglur sveitarfélaga um veitingu hans. Þessi viðbót og reglur sem Reykjavíkurborg hefur sett á grundvelli hennar, þ.e. reglur frá 10. nóvember 2016 um sérstakan húsnæðisstuðning, tóku gildi hinn 1. janúar 2017 og þar með áður en atvik máls þessa áttu sér stað. Verður því hér ekki litið til þeirra heldur þess í stað þágildandi III. kafla reglna Reykjavíkurborgar frá 24. febrúar 2004 um félagslegar leiguíbúðir og sérstakar húsaleigubætur í Reykjavík. Á meðal ákvæða þess kafla var 7. gr. reglnanna, nú brottfallin, þess efnis að aðstæður umsækjenda þyrftu að vera metnar til tiltekins fjölda stiga svo að fallist yrði á að veita slíkar bætur. Um það hvers konar aðstæður þar um ræddi var vísað til 4. gr. reglnanna sem mælir fyrir um skilyrði þess að fá félagslegt leiguhúsnæði. Kemur þar fram að í því sambandi skuli líta til húsnæðisstöðu, félagslegs vanda og sérstakra aðstæðna barna, sbr. d-lið 1. mgr. ákvæðisins þar sem vísað er til fylgiskjals með reglunum um nánari skilgreiningu á þessum viðmiðum. Samkvæmt 1. tölul. fylgiskjalsins ber meðal annars að líta til þess hvort umsækjandi sé með skerta starfsgetu vegna sjúkdóms og hafi fengið metna örorku. Þá kemur fram í c-lið 5. tölul. að líta skuli meðal annars til þess hvort um ræði nokkurn eða mjög mikinn félagslegan vanda, auk þess sem samkvæmt d-lið sama töluliðar skal taka mið af þátttöku í markvissri endurhæfingu, s.s. vegna vímuefna, geðsjúkdóma, fjármála og atvinnu.

Auk ákvæða þeirrar löggjafar, sem gildir um félagslegt húsnæði, verður að líta til laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Samkvæmt ákvæðum þeirra laga er opinberum aðilum, þ. á m. sveitarfélögum, sbr. 4. tölul. 1. mgr. 14. gr. laganna, skylt að afhenda skjöl sín opinberu skjalasafni þegar þau hafa náð ákveðnum aldri, sbr. 4. mgr. sömu greinar og 1. mgr. 15. gr. laganna. Þá segir í 1. mgr. 24. gr. laganna að umræddum aðilum sé óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, tilteknum reglum settum með stoð í lögunum eða sérstöku lagaákvæði. Ljóst er að í framangreindu felst veigamikil takmörkun á skyldu til eyðingar persónuupplýsinga samkvæmt fyrrgreindum ákvæðum 25. og 26. gr. laga nr. 77/2000, sbr. einnig 5. tölul. 1. mgr. 7. gr. sömu laga.

 

3.
Niðurstaða

Fyrir liggur að sérstakar húsaleigubætur, veittar af Reykjavíkurborg samkvæmt gildandi ákvæðum þegar atvik máls þessa áttu sér stað, þ.e. III. kafla reglna um félagslegar leiguíbúðir og sérstakar húsaleigubætur í Reykjavík, voru ætlaðar þeim sem brýnasta þörf höfðu fyrir húsnæðisaðstoð, sbr. einnig þær reglur sem nú gilda. Líta verður svo á að með ákvæðum fyrrnefnds kafla umræddra reglna hafi Reykjavíkurborg nýtt sér það svigrúm sem hún hefur til að afmarka nánar hvenær teknar séu ívilnandi ákvarðanir til hagsbóta fyrir íbúa hennar. Þá ber að telja heimilt að vinna með persónuupplýsingar til þess, eftir atvikum viðkvæmar, á grundvelli áðurnefndra ákvæða 3. og 6. tölul. 1. mgr. 8. gr. og 7. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Eins og áður er lýst verður hins vegar að fara að grunnkröfunni um meðalhóf við vinnslu persónuupplýsinga, sbr. einkum 3. tölul. 1. mgr. 7. gr. sömu laga. Í því sambandi er til þess að líta að við meðferð umsóknar kvartanda um sérstakar húsaleigubætur voru skráðar upplýsingar þess efnis að hún hefði farið í áfengismeðferð meira en tveimur áratugum fyrr. Ætla verður að við mat á því hvort slík umsókn skuli samþykkt skipti einkum aðstæður á umsóknartíma máli. Telur Persónuvernd því að skráning velferðarsviðs Reykjavíkurborgar á þessum upplýsingum hafi ekki samrýmst fyrrnefndri grunnkröfu 7. gr. laga nr. 77/2000.

Að öðru leyti telur Persónuvernd ekki fram komið að skráning upplýsinga um kvartanda hjá velferðarsviði, bæði í tengslum við umsókn hennar um sérstakar húsaleigubætur og í tengslum við símtal við fjármálaráðgjafa hjá Reykjavíkurborg, hafi verið umfram það sem heimilt var í ljósi framanrakinna ákvæða laga nr. 77/2000. Jafnframt telur Persónuvernd að almennt megi þeim sem leita til stjórnvalda vera ljóst að það sé þáttur í málsmeðferð þeirra að skrá helstu upplýsingar um mál, þ. á m. það sem fram kemur á fundum og í símtölum, og telur stofnunin því að velferðarsvið hafi ekki þurft, í ljósi 20. gr. laga nr. 77/2000, að fræða kvartanda sérstaklega um að það yrði gert. Þá telur stofnunin, þegar litið er til ákvæðis 1. mgr. 24. gr. laga nr. 44/2014 [77/2014] um opinber skjalasöfn, að ekki sé unnt að mæla fyrir um eyðingu áðurgreindra upplýsinga þess efnis að kvartandi hafi farið í áfengismeðferð.

Persónuvernd hefur hins vegar ákveðið, með vísan til 2. mgr. 25. gr. laga nr. 77/2000, að leggja bann við notkun síðastgreindra upplýsinga hjá Reykjavíkurborg, en í því felst nánar tiltekið að þær skulu bundnar aðgangstakmörkunum sem komi í veg fyrir notkun þeirra. Þá hefur Persónuvernd, með vísan til 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000, ákveðið að velferðarsvið Reykjavíkurborgar skuli veita kvartanda færi á að yfirfara þær upplýsingar, sem um hana voru skráðar að öðru leyti vegna meðferðar umræddrar umsóknar hennar, og gera við þær athugasemdir. Komi í ljós ónákvæmni í upplýsingunum eða að þær séu rangar ber velferðarsviði að færa inn viðeigandi athugasemdir til leiðréttingar í þau gögn þar sem upplýsingarnar koma fram.

Staðfesting á að farið hafi verið að framangreindum fyrirmælum Persónuverndar um bann við notkun upplýsinga þess efnis að kvartandi hafi farið í áfengismeðferð, sem og um tækifæri kvartanda til yfirferðar yfir upplýsingar með tilliti til áreiðanleika þeirra og færslu athugasemda í gögn í ljósi þeirrar yfirferðar, skal hafa borist stofnuninni eigi síðar en 19. janúar 2018.

Meðferð máls þessa hefur dregist vegna mikilla anna hjá Persónuvernd.

 

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Skráning velferðarsviðs Reykjavíkurborgar á upplýsingum sem tengdust umsókn [A] um húsaleigubætur samrýmdist lögum nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, að frátöldum upplýsingum um að hún hefði farið í áfengismeðferð. Notkun síðastnefndra upplýsinga er bönnuð og skulu þær bundnar sérstökum aðgangstakmörkunum. Að öðru leyti skal [A] gefinn kostur á að yfirfara upplýsingar, sem skráðar voru vegna umsóknar um sérstakar húsaleigubætur, með tilliti til áreiðanleika þeirra og komi í ljós að þær séu óáreiðanlegar skulu athugasemdir þess efnis færðar inn í gögnin. Staðfesting á að farið hafi verið að framangreindu skal hafa borist Persónuvernd eigi síðar en 19. janúar 2018.