Úrskurður um vinnslu Árbæjarskóla á persónuupplýsingum í tengslum við umsókn um framhaldsskólavist

Mál nr. 2017/740

25.6.2018

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 31. maí 2018 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2017/740:

 

I.
Málsmeðferð

 

1.
Tildrög máls

Þann 28. júní 2017 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefnd kvartandi) fyrir hönd ólögráða sonar hennar yfir því að námsráðgjafi Árbæjarskóla hefði farið inn á aðgang sonar hennar í Menntagátt og breytt umsókn hans um framhaldsskóla.

Nánar tiltekið segir að sonur kvartanda hafi sótt um [Framhaldsskóli X] bæði sem aðal- og varaval sitt þann 12. mars 2017, en hann var nemandi í 10. bekk í Árbæjarskóla. Þann 4. apríl s.á. hafi kvartandi aftur á móti fengið tilkynningu í gegnum Mentor-kerfi skólans um að umsókn drengsins hefði verið breytt af námsráðgjafa skólans. Í dagbókarfærslu í Mentor sama dag komi fram að námsráðgjafi hafi farið yfir innritun í framhaldsskóla með syni kvartanda og bætt þar við [framhaldsskóla Y]sem varaskóla, í samræmi við ákvörðun drengsins. Kvartandi hafi haft samband við Árbæjarskóla í framhaldi af þessu og fengið þær upplýsingar að umsóknin hefði verið ógild að óbreyttu og hefði því verið nauðsynlegt að bæta við varavali. Kvartandi hafi því samþykkt að breyta varavali sonar hennar í [framhaldsskóla Z]. Kvartandi telur að ekki sé rétt að umsóknin hafi verið ógild, með einungis einn skóla valinn, og að námsráðgjafa Árbæjarskóla hafi ekki verið heimilt að breyta skráningu sonar hennar án leyfis.

 

2.
Bréfaskipti

Með bréfi, dags. 3. júlí 2017, var Árbæjarskóla boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í svarbréfi Árbæjarskóla, dags. 15. ágúst 2017, er vakin athygli á því að við val nemanda á framhaldsskóla sé nemanda gert, af hálfu ráðuneytis mennta- og menningarmála, að velja tvo framhaldsskóla, einn sem fyrsta val og annan til vara. Námsráðgjöfum Árbæjarskóla sé gert að fylgjast með því að þetta sé gert, þannig að umsókn hvers nemanda sé rétt frágengin. Þá segir að námsráðgjafi skólans hafi verið í sambandi við móður viðkomandi nemanda, þar sem vakin hafi verið athygli á því að ekki hefði verið valinn skóli til vara, og því hafi, í samráði við nemanda, verið tilgreindur sá skóli sem nemandi valdi sem annan valkost. Móður hans hafi verið kunnugt um þetta, enda hafi bæði verið rætt við hana, auk þess sem hún hafi haft fullan aðgang að dagbók nemanda. Skilji skólinn því ekki forsendur kvörtunarinnar. 

 

Með bréfi, dags. 15. september 2017, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Árbæjarskóla. Í svarbréfi kvartanda, dags. 24. september 2017, eru fyrri sjónarmið ítrekuð og segir meðal annars að námsráðgjöfum beri ekki að skoða persónulegt svæði barna án óskar um aðstoð eða samráðs. Eigi námsráðgjafar því ekki að eigin frumkvæði að fara inn á umsóknir nemenda um framhaldsskóla.

 

 

3.
Skýringar Menntamálastofnunar

Í símtali þann 28. maí 2018 leitaði Persónuvernd skýringa Menntamálastofnunar vegna málsins, þ.e. á því hvort umsókn um framhaldsskólavist ógiltist ef ekki væri valinn framhaldsskóli til vara. Í símtalinu komu þær upplýsingar fram að ekki væri nauðsynlegt fyrir nemendur að velja tvo framhaldsskóla, einn sem fyrsta val og annan til vara. Væru því umsóknir ekki ógildar ef eingöngu væri sótt um einn framhaldsskóla. Aftur á móti kom jafnframt fram að þeim tilmælum væri eindregið beint til grunnskóla að hvetja nemendur til að velja tvo skóla, til þess að auka líkurnar á því að þeir fengju inngöngu í framhaldsskóla að eigin vali. Að öðrum kosti gæti sú staða komið upp að nemandi, sem eingöngu valdi einn framhaldsskóla við innritun, fengi ekki inngöngu í hann, og að því yrði að finna honum skólavist í öðrum skóla, sem hann þá ekki valdi. Væri því ákjósanlegra að tveir skólar væru valdir við innritun, einn sem aðalval og einn til vara. Ætti þetta sérstaklega við þegar um starfsbrautir væri að ræða, þar sem erfitt væri að komast í þær.

 

II.
Forsendur og niðurstaða 

1.
Gildissvið laga nr. 77/2000

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Í athugasemdum við það ákvæði í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að hér ræðir um meðferð persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

 

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst Árbæjarskóli vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.

 

2.
Niðurstaða

Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar stjórnvöld vinna með persónuupplýsingar í tengslum við lögbundið hlutverk sitt getur vinnslan stuðst við 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laganna, en þar segir að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil sé hún nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu. Við mat á því hvort slík skylda sé til staðar verður að líta til þeirra lagareglna sem við eiga hverju sinni. Samkvæmt 3. mgr. 13. gr. laga nr. 91/2008 um grunnskóla eiga nemendur rétt á að njóta náms- og starfsráðgjafar í grunnskóla af aðilum sem uppfylla skilyrði laga um náms- og starfsráðgjafa. Hlutverk slíkra ráðgjafa í grunnskólum er meðal annars að vera talsmenn nemenda í skólanum, standa vörð um velferð nemenda og leita lausna þeirra. Þá umræddum ráðgjöfum skylt að gæta þagmælsku um atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls, sbr. 5. gr. laga nr. 35/2009, um náms- og starfsráðgjafa.

Í þessu sambandi skipta máli þær skýringar Menntamálastofnunar sem aflað hefur verið vegna málsins. Samkvæmt þeim er mælst til þess að nemendur velji tvo skóla við innritun í framhaldsskóla, einn sem aðalval en annan til vara, og kemur fram að annað geti gert nemanda erfitt fyrir. Samkvæmt því er það til þess fallið að gæta hagsmuna nemenda að náms- og starfsráðgjafar yfirfari umsóknir þeirra með þetta í huga.

Í ljósi þessa og þeirra ákvæða sem að framan eru rakin telur Persónuvernd umrædda vinnslu geta stuðst við framangreint ákvæði 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000.

Auk heimildar í 8. gr. laga nr. 77/2000 verður öll vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja grunnkröfunum um gæði gagna og vinnslu samkvæmt 1. mgr. 7. gr. sömu laga, þ. á m. um að við vinnslu persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.), sem og að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.). Ekki hefur komið fram að umrædd vinnsla brjóti gegn þessum kröfum, né heldur öðrum kröfum sem leiddar verða af lögum nr. 77/2000. Aftur á móti skal bent á að á það getur reynt, í ljósi grunnreglu 1. mgr. 51. gr. lögræðislaga nr. 71/1997 og 4. mgr. 28. gr. barnalaga nr. 76/2003 um forsjá foreldra yfir börnum sínum, hvort hafa þurfi samráð við þá í tengslum við ráðgjöf um umsóknir um framhaldsskólavist. Það fellur hins vegar ekki í hlut Persónuverndar að taka afstöðu til þess álitaefnis.

Þegar litið er til framangreinds telur Persónuvernd að vinnslan hafi samrýmst lögum nr. 77/2000.

 

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

 

Vinnsla Árbæjarskóla á persónuupplýsingum um son [A] í tengslum við umsókn hans um framhaldsskólavist samrýmdist lögum nr. 77/2000.