Vinnsla persónuupplýsinga á vinnustöðum í tengslum við sóttvarnir (COVID-19)

Hvaða upplýsinga má afla á vinnustað í tengslum við COVID-19 veiruna? 

Á vinnustöðum getur verið nauðsynlegt að skrá niður lágmarksupplýsingar í tengslum við útbreiðslu COVID-19 veirunnar, í þeim tilgangi að hefta útbreiðslu hennar og til að tryggja öryggi og heilbrigði á vinnustað.

Mikilvægt er að starfsmenn fái fullnægjandi fræðslu um þá vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer. Einnig þarf að gæta að meðalhófi við skráningu. 

Persónuvernd leiðbeinir atvinnurekendum því um að óska einungis eftir upplýsingum sem þörf er á og miða frekar við „já eða nei“ spurningar til þess að meta áhættuna og hefta útbreiðslu veirunnar. 

Dæmi um slíkar spurningar eru eftirfarandi:

1. Ertu að koma frá áhættusvæði? Já/Nei
2. Finnur þú fyrir einkennum COVID-19 á borð við höfuðverk, hita, beinverki og andþyngsli? – Já/Nei
3. Hefur þú umgengist einhvern sem kom nýlega frá skilgreindu áhættusvæði? – Já/Nei

Veita þarf starfsmönnum viðeigandi leiðbeiningar um hvernig sé rétt að bregðast við ef einhverjum af þessum spurningum er svarað játandi.

Við skráningu fjarveru þarf einnig að gæta meðalhófs og eingöngu skrá lágmarksupplýsingar til að tryggja rétta launaafgreiðslu.

Frekari upplýsingar fyrir atvinnulíf og ferðaþjónustu vegna COVID-19 má finna á vefsíðu embættis landlæknis.

Má vinnuveitandi fá upplýsingar um bólusetningu starfsmanns? 

Heilsufarsupplýsingar, eins og hvort einstaklingur sé bólusettur við COVID-19, flokkast undir viðkvæmar persónuupplýsingar. 

Vinnuveitendur geta í sumum tilfellum átt rétt á að fá upplýsingar um hvort starfsmenn séu bólusettir. Áður en óskað er eftir þeim upplýsingum þarf tilgangurinn þó að vera skýr og vel rökstuddur, eins og til að vernda meiri hagsmuni fyrir minni. Þetta getur til dæmis átt við um þá sem vinna við hjúkrun sjúkra og/eða aldraðra. Það þarf að meta hvert tilfelli fyrir sig, hvaða geira atvinnulífsins um er að ræða, hvaða starfi viðkomandi einstaklingur gegnir og hvort bólusetning hafi áhrif á heilsu og öryggi hans og annarra. 

Ef líkur á því að vinnsla þessara persónuupplýsinga geti haft í för með sér mikla áhættu fyrir einstaklinginn, getur verið nauðsynlegt að framkvæma mat á áhrifum á persónuvernd (MÁP) og, eftir atvikum, senda Persónuvernd beiðni um fyrirframsamráð. Persónuvernd hefur gefið út skrá yfir tegundir vinnslu þar sem skylt er að framkvæma MÁP áður en vinnslan hefst. Þegar vinnslu er ekki að finna í skránni er það á ábyrgð ábyrgðaraðila að meta í hverju tilfelli fyrir sig hvort vinnslan krefjist þess að framkvæmt sé mat á áhrifum á persónuvernd. Ítarlegri upplýsingar um mat á áhrifum á persónuvernd og fyrirframsamráð við Persónuvernd er að finna í leiðbeiningum stofnunarinnar um efnið. 

Ef ákvörðun er tekin um að nauðsynlegt sé að fá umræddar upplýsingar þarf að leggja ríka áherslu á að fyllstu öryggisráðstafana sé gætt, og að viðkomandi einstaklingur sé upplýstur um tilgang vinnslunnar og í hvaða tilgangi upplýsingarnar eru notaðar. Ekki má varðveita upplýsingarnar lengur en nauðsyn krefur. 

Gott er að hafa í huga þessa punkta þegar persónuupplýsingum er safnað:

 

• Aðeins nauðsynlegum gögnum er safnað og ekkert umfram það
• Tilgangur og nauðsyn vinnslunnar er skýr
• Einstaklingurinn sem um ræðir hefur fengið nákvæmar upplýsingar um vinnsluna
• Gögnin eru yfirfarin reglulega og þeim gögnum eytt sem ekki er lengur þörf á