Hafa samband

Kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga

Tekið skal fram að vegna mikilla anna og manneklu hjá Persónuvernd eru tafir á afgreiðslu kvartana óhjákvæmilegar. Almennt má áætla að afgreiðsla kvartana geti tekið um 18 mánuði, en afgreiðslutími getur þó lengst enn frekar ef mál eru flókin eða mikil að umfangi. 

Persónuvernd úrskurðar í ágreiningsmálum. Ef þú ert ósátt/-ur við meðferð upplýsinga um þig getur þú lagt fram kvörtun til Persónuverndar. Rétt er að benda á að ef sami ágreiningur er til meðferðar hjá dómstólum eða öðrum stjórnvöldum verður sama mál ekki afgreitt á sama tíma hjá Persónuvernd.

Kvörtun verður að beinast að tilgreindum aðila og ekki er hægt að kvarta yfir meðferð upplýsinga um aðra einstaklinga nema hafa frá þeim skriflegt, undirritað og dagsett umboð. Þó getur stofnun, samtök eða félög lagt fram kvörtun hafi þau ástæðu til að ætla að réttindi skráðs einstaklings hafi verið brotin, óháð því hvort hinn skráði hafi veitt umboð til þess. Ekki er hægt að leggja fram nafnlausar kvartanir eða biðja um nafnleynd gagnvart þeim sem kvartað er yfir. Sá sem kvartað er yfir hefur rétt til aðgangs að gögnum málsins. Kvörtunin verður að vera rökstudd.

Nokkur atriði sem vert er að hafa í huga:

• Kvörtun verður að vera skrifleg og undirrituð
• Kvörtun verður að beinast að tilgreindum aðila
• Þú getur ekki kvartað yfir meðferð upplýsinga um aðra einstaklinga nema hafa frá þeim skriflegt, undirritað og dagsett umboð.
• Persónuvernd úrskurðar í ágreiningsmálum. Ef þú ert ósátt/ur við meðferð upplýsinga um þig getur þú lagt fram kvörtun til Persónuverndar.
• Ekki er hægt að leggja fram nafnlausar kvartanir eða biðja um að njóta nafnleyndar gagnvart þeim sem kvartað er yfir. Sá sem kvartað er yfir hefur rétt til aðgangs að gögnum málsins.
• Kvörtunin verður að vera rökstudd. T.d. er ekki nóg að kvarta yfir rafrænni vöktun, heldur verður þú að segja hvernig þú telur hana brjóta í bága við réttindi þín.
• Ef sami ágreiningur er til meðferðar hjá dómstólum eða öðrum stjórnvöldum verður mál ekki afgreitt á sama tíma hjá Persónuvernd.
• Persónuvernd dæmir fólk ekki til refsingar og leysir ekki úr skaðabótakröfum. Slíkt heyrir undir dómstóla.
• Persónuvernd er sjálfstæður og óvilhallur úrskurðaraðili. Engin afstaða er tekin með eða á móti kvörtun fyrr en úrskurður er kveðinn upp.

Umsókn um leyfi til vinnslu persónuupplýsinga

Persónuvernd vekur athygli á að upplýsingar umáætlaðan málsmeðferðartíma eru birtar á vefsíðu Persónuverndar, þ.e. þegar öll fylgigögn hafa borist. Er umsækjendum bent á að skila inn umsókn sinni tímanlega.

Persónuvernd vekur athygli á að ekki þarf að sækja um leyfi fyrir vinnslu persónuupplýsinga ef vinnslan fer fram á grundvelli upplýsts samþykkis eða ef lagaheimild stendur til vinnslunnar. Ef vinnslan fer ekki fram á grundvelli upplýsts samþykkis og lagaheimild stendur ekki til vinnslunnar þá er eftirfarandi vinnsla háð leyfi frá Persónuvernd:

• Samkeyrsla skráar sem hefur að geyma viðkvæmar persónuupplýsingar við aðra skrá, hvort sem sú hefur að geyma almennar eða viðkvæmar persónuupplýsingar. Slík samkeyrsla er þó ekki leyfisskyld:
  
  • a. ef einvörðungu er samkeyrt við upplýsingar úr þjóðskrá um nafn, kennitölu,               fyrirtækjanúmer, heimilisfang, aðsetur og póstnúmer, eða
  • b. ef samkeyrðar eru skrár sama ábyrgðaraðila, þó að undanskildum miðlægum skrám sem innihalda viðkvæmar persónuupplýsingar.
• Vinnsla persónuupplýsinga sem tengist framkvæmd vísindarannsóknar þar sem unnið er með erfðaefni manns nema aðeins sé unnið með hluta af erfðaefni þannig að það verði ekki rakið til tiltekins manns.
  
• Vinnsla upplýsinga um refsiverðan verknað manns og sakaferil, upplýsingar um lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun, kynlíf og kynhegðan, nema vinnslan sé nauðsynlegur og eðlilegur þáttur í starfsemi viðkomandi aðila.
  
• Söfnun persónuupplýsinga um fjárhagsmálefni og lánstraust einstaklinga í þeim tilgangi að miðla þeim til annarra.
  
• Vinnsla upplýsinga um félagsleg vandamál manna eða önnur einkalífsatriði, s.s. hjónaskilnaði, samvistarslit, ættleiðingar og fóstursamninga, nema vinnslan sé nauðsynlegur og eðlilegur þáttur í starfsemi viðkomandi aðila.
  
• Vinnsla persónuupplýsinga sem felur í sér að nafn manns er fært á skrá eftir fyrirfram ákveðnum viðmiðum og upplýsingunum miðlað til þriðja aðila í því skyni að neita manninum um tiltekna fyrirgreiðslu eða þjónustu.
  
• Miðlun viðkvæmra persónuupplýsinga í þágu vísindarannsóknar, enda standi ábyrgðaraðili þeirra upplýsinga sem miðlað er ekki að framkvæmd rannsóknarinnar.
  
• Miðlun viðkvæmra persónuupplýsinga, sem varðveittar eru hjá stjórnvöldum, í þágu rannsókna. Hið sama á við ef miðlun felur í sér sérstaka hættu á að farið verði í bága við réttindi og frelsi skráðra aðila. Persónuvernd getur ákveðið að leyfisskylda stjórnvalds falli brott þegar settar hafa verið almennar reglur og öryggisstaðlar sem fylgja skal við slíka miðlun.
• Nauðsynlegt er að leyfisumsókninni fylgi yfirlýsing skráarhaldara, en hér má nálgast nánari leiðbeiningar um afhendingu gagna.

Vísindarannsóknir á heilbrigðissviði

Aðgangur að sjúkraskrám er ekki leyfisskyldur sérstaklega hjá Persónuvernd, heldur Vísindasiðanefnd. Persónuvernd fær þess í stað yfirlit yfir umsóknir sem berast Vísindasiðanefnd. Í kjölfarið metur Persónuvernd hvort tilefni sé til þess að taka einstakar umsóknir til nánari skoðunar. Leiðbeinir Persónuvernd því rannsakendum að snúa sér til Vísindasiðanefndar, hyggist þeir óska aðgangs að sjúkraskrám í þágu vísindarannsókna á heilbrigðissviði. Starfsmenn Persónuverndar veita nánari upplýsingar í síma óski rannsakendur frekari upplýsinga.