Ráðningar- og starfssamningur. Hvaða upplýsingar þarf að veita?

Umsóknar- og ráðningarferli getur tekið tíma enda samanstendur það af nokkrum áföngum, allt frá því að staða er auglýst þar til ráðningarsamningur hefur verið gerður. Þörfin og þar með grundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga getur verið mismunandi eftir því hversu langt maður er kominn í ferlinu. Þá skiptir máli hvort um er að ræða ráðningarferli á almennum markaði eða í stjórnsýslunni. Um ráðningu hjá hinu opinbera gilda sérstök lög og því eru slík ferli mun formfastari heldur en ráðningar á almennum markaði. Einstaklingar sem sækja um störf hjá hinu opinbera átt mun ríkari rétt til upplýsinga um ráðningarferlið en á almennum markaði. 

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekinna einstaklinga. Má nefna kennitölu, nafn og heimilisfang, upplýsingar um efnahagsaðstæður og upplýsingar um aldur og menntun sem og myndir eða fingrafar.

Vinnsla persónuupplýsinga felur í sér hvers kyns meðhöndlun persónuupplýsinga, eins og t.d. söfnun, skráning, kerfisvæðing, geymsla og birting, þar á meðal útgáfa. Að eyða persónuupplýsingum er einnig vinnsla. Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að byggjast á einni af hinum sex heimildum til þess að hún megi fara fram. 

Hvaða upplýsingar er „eðlilegt“ að veita í tengslum við ráðningarsamband?

Það getur flækst fyrir fólki hvaða upplýsingar þeim beri að deila í tengslum við ráðningarsamband og hvaða upplýsingar eru óþarfar. 

Tilgangurinn með öflun upplýsinganna þarf að vera skýr og fylgja meginreglum persónuverndarlöggjafarinnar . Upplýsingarnar sem óskað er eftir eiga að vera viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er.

Það getur farið eftir aðstæðum hvaða upplýsingar eru nauðsynlegar. Það er t.d. eðlilegt að þú deilir með tilvonandi vinnuveitanda upplýsingum um atvinnu og menntun með starfsumsókninni. Vinnuveitandi hefur alla jafna lögmæta hagsmuni af skráningu þessara upplýsinga, t.a.m. vegna launavinnslu. Það þarf alltaf að liggja ljóst fyrir af hverju óskað er eftir tilteknum upplýsingum og upplýsingarnar eiga ekki að vera umfram það sem er nauðsynlegt. 

Almennt ætti vinnuveitandi að vera meðvitaður um hvort hann þurfi að fá samþykki starfsmanns fyrir vinnslu á persónuupplýsingum hans eða hvort hann geti notast við aðra heimild til að óska eftir ákveðnum upplýsingum. 

Þó það sé eðlilegt að tilvonandi vinnuveitandi afli upplýsinga um þig frá fyrrverandi eða núverandi vinnuveitanda þá þarft þú að samþykkja að það sé gert. Þú átt einnig rétt á því að vita hvaða upplýsingum er leitað eftir, eru það hlutlausar upplýsingar eins og ráðningardagur, verkefni sem þú sinntir eða hvort leitað sé eftir huglægum upplýsingum eins og félagsfærni, samskipti á vinnustað og þess háttar. Það getur verið mjög eðlilegt að óska eftir upplýsingum sem þessum, krafan snýr fyrst og fremst að því að þú vitir af því að þeim verði safnað. 

Tilvonandi vinnuveitanda er heimilt að safna og nota opinberar og aðgengilegar upplýsingar um þig, eins og það sem finnst um þig á netinu eða á samfélagsmiðlum. Þrátt fyrir það þarf vinnslan alltaf að þjóna ákveðnum tilgangi og það þarf að staðreyna allar upplýsingar. Vinnuveitanda ber að upplýsa þig um þessa vinnslu. 

Þú átt ekki að þurfa að veita persónuupplýsingar sem teljast vera viðkvæmar. Þær eiga að njóta sérstakrar verndar þar sem vinnsla þeirra gæti haft í för með sér áhættu fyrir grundvallarréttindi og mannfrelsi. Vinnuveitanda er oftast óheimilt að vinna úr umræddum upplýsingum nema með sérstakri undanþágu. Það eru helst heilsufarsupplýsingar sem kunna að vera nauðsynlegar, til dæmis vegna greiðslu sjúkradagpeninga, auk þess sem það getur talist málefnanlegt að óska eftir sakavottorði, t.d. ef um starf er að ræða þar sem unnið er með börnum eða hjá fjármálafyrirtæki. Það þarf að meta nauðsyn í hverju tilfelli fyrir sig og þú þarft að gefa afdráttarlaust samþykki til að nota megi slíkar upplýsingar. Undantekning gæti verið á þessu ef vinnuveitandi getur sýnt fram á að vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi þitt. Þá þarf þér að vera ljóst fyrirfram að kallað verði eftir þessum upplýsingum og af hverju þær eru nauðsynlegar. Það gæti verið nauðsynlegt vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar ef það þarf að skrá ástæðu uppsagnar eða til að fullnægja lagakröfu. Sem dæmi um slíkt er ef starfsmaður gerist brotlegur um fjársvik og fyrirtækið þurfi að gera kröfu á hendur honum. 

Ávallt þarf að vera rík og gild ástæða fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga. 

Persónuleikapróf eru oftast tekin með samþykki þess sem það þreytir og sjaldan er um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða í þeim. Yfirleitt er fólk látið vita fyrirfram að slíkt próf sé partur af ráðningarferlinu og vinnsla upplýsinga sem þar kunna að koma fram lúta að sjálfsögðu sömu reglum og önnur vinnsla persónuupplýsinga. 

Hvað má gera við upplýsingarnar mínar?

Óheimilt er að vinna áfram með persónuupplýsingar þínar ef það er í öðrum tilgangi en lagt var upp með og það má ekki geyma þær lengur en nauðsyn krefur. Þegar varðveislan er ekki lengur nauðsynleg þá þarf að eyða upplýsingunum eða koma þeim í það form ekki sé hægt að auðkenna þig af þeim. Við úrvinnslu þarf að tryggja fullnægjandi öryggi og að fyllsta trúnaðar sé gætt. Passa þarf að gögnunum sé eytt á þann hátt að ekki sé hægt að endurheimta þau, t.d. með því að eyða einnig öllum öryggisafritum ef þau hafa verið tekin. 

Það þarf sjaldnast að geyma gögnin um þig ef þú fékkst ekki vinnuna, þó að upp geta komið atvik þar sem það er nauðsynlegt. Sem dæmi um það er ef vinnuveitandi vill hafa þig í huga við næsta starf sem auglýst verður eða ef kvartað er undan ráðningunni svo vinnuveitandi þurfi að geta flett upp vafaatriðum síðar svo dæmi séu nefnd. 

Eftir að ráðningarsamningur er kominn á getur verið nauðsynlegt að varðveita einhver gögn, eins og til dæmis kennitölu, bankaupplýsingar, veikindaleyfi, upplýsingar um menntun eða vegna greiðslu bótaskyldu. Þetta þarf að meta hverju sinni. Oftast má ganga út frá því sem vísu að vinnuveitandinn viti hvaða gögnum honum beri að eyða og hvaða gögn hann þurfi að varðveita. Auk þess verða sífellt til nýjar upplýsingar um þig, eins og dagleg innstimplun o.fl. sem þarf að varðveita í ákveðinn tíma.

Hvaða réttindi hef ég?

Þú hefur réttindi í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga um þig. Persónuverndarlögum er ætlað að standa vörð um réttarstöðu þína, m.a. með því að skapa gagnsæi um vinnsluna og gefa þér færi á að andmæla henni svo eitthvað sé nefnt.
Þú átt rétt á upplýsingum um vinnsluna, hvaða gögn um ræðir, aðgang að þeim og neita því að unnið sé með þær. Ef þú neitar vinnslu á gögnum þínum þurfa að vera gildar ástæður fyrir því þar sem það hefur þegar verið metið svo að þessara upplýsinga sé þörf. 

Þú átt einnig rétt á að láta eyða eða laga upplýsingar sem eru rangar. 

Í einhverjum tilfellum getur vinnuveitandi neitað þér um aðgang að gögnunum um þig. Það er til dæmis ef því það fylgir því mikill kostnaður að fá upplýsingarnar, ef almannahagsmunir eru í húfi eða ef upplýsingarnar veita þér upplýsingar um aðra einstaklinga í leiðinni. Vinnuskjöl þar sem vinnuveitandi skráir eigin íhuganir og matsgerð eða skoðanir í tengslum við kjaraviðræður eða varða almennar aðstæður á vinnustað geta verið undanskilin aðgangsréttinum þínum enda ekki upplýsingar sem var aflað um þig í þröngum skilningi. Þetta þarf alltaf að meta sérstaklega og almennt er ekki hægt að víkja frá aðgangsréttinum. Það þurfa að vera góð rök fyrir því að þér sé neitað um aðgang að gögnunum.

 

Starfsmannaviðtöl og kannanir

Í mörgum fyrirtækjum eru haldin regluleg starfsmannasamtöl. Mikilvægt er að þau séu vandlega undirbúin og trúnaðar sé gætt á öllum stigum. Starfsmannasamtöl eiga að veita stjórnendum og starfsfólki tækifæri til uppbyggilegrar endurgjafar og úrbóta sé þeirra þörf. Starfsmannasamtölin fara yfirleitt fram samkvæmt stöðluðu formi. Oft er unnin hæfniþróun og áætlun um starfsþroska viðkomandi í þessum samtölum. Vinnuveitanda er heimilt að vinna með þessar upplýsingar með þínu samþykki. Afrit af samtalinu eru oft geymd í starfsmannaskrá þinni innan fyrirtækisins og vinnsla á því er háð persónuverndarlögum, þ.e. þú átt til dæmis rétt á að sjá það og gera athugasemdir við það ef þurfa þykir og algjör trúnaður ríkir um þessi gögn. 

Ef þú tekur þátt í könnun um mat á vinnustaðnum eða um ánægju starfsmanna þá fellur öll vinnsla þess undir lögin ef fram koma upplýsingar sem hægt er að tengja við þig. Ef upplýsingarnar eru nafnlausar og ekki ekki hægt að rekja til einstakra starfsmanna gilda þær reglur ekki. 

Geymsla upplýsinga eftir starfslok

Áframhaldandi geymsla upplýsinga um fyrrverandi starfsmenn má aðeins eiga sér stað ef heimildum fyrir vinnslu er mætt. Þetta þýðir að það má geyma upplýsingarnar svo lengi sem það telst nauðsynlegt. 

Það getur verið tilefni til að varðveita gögn eftir uppsögn starfsmanns. Til dæmis getur verið nauðsynlegt að halda skrá yfir sögu starfsmannamála en einnig þarf að fara eftir lögum sem kveða á um að geyma verði tiltekin gögn í ákveðinn tíma. Má þar nefna sem dæmi launaupplýsingar þar sem launagreiðandi þarf að geta veitt Skattinum upplýsingar aftur í tímann ef kallað verður eftir þeim. Í tengslum við uppsögn getur vinnuveitandi einnig þurft að varðveita upplýsingar ef hann á von á að uppsögnin verði kærð. Sama getur átt við ef starfsmaður hefur orðið fyrir vinnuslysi, þar sem upplýsingarnar geta verið nauðsynlegar til að afgreiða mögulega bótakröfu vegna slyssins. Lög um opinber skjalasöfn geta líka valdið því að vinnuveitanda sé óheimilt að eyða upplýsingum. 

Upplýsingagjöf vinnuveitanda

Miðlun persónuupplýsinga í tengslum við ráðningarsambönd geta verið með ýmsum hætti. Í sumum tilvikum þarf að miðla upplýsingum samkvæmt lögum. Til dæmis ber vinnuveitanda skylda til að veita Skattinum upplýsingar um laun starfsmanna. Ef enginn sérstakur lagagrundvöllur er fyrir hendi verður að finna grundvöll miðlunarinnar í ákvæðum persónuverndarlöggjafarinnar til þess að hún megi eiga sér stað.

Upplýsingagjöf til trúnaðarmanns

Í sumum tilfellum getur vinnuveitandi þurft að koma upplýsingum um starfsmenn áfram til trúnaðarmanns, svo sem um nöfn nýrra starfsmanna, menntun, laun, starfsaldursflokkun o.fl. sem getur talist nauðsynlegt svo að trúnaðarmaðurinn geti uppfyllt skyldur sínar. Trúnaðarmaður getur til dæmis þurft að taka þátt í kjaraviðræðum og í þeim tilfellum þarf hann að hafa þessar upplýsingar.

Upplýsingagjöf til lífeyrissjóða

Í ráðningarsamningi eru ákvæði um í hvaða lífeyrissjóð skuli greitt og hversu hátt hlutfall greiðist þar inn. Þetta eru því upplýsingar sem vinnuveitandi þarf að miðla til lífeyrissjóðsins og hefur til þess fulla heimild. 

Upplýsingagjöf varðandi starfsmenn sveitarfélaga og ríkisins

Oft er miðlæg mannauðsdeild hjá sveitarfélögum sem heldur utan um upplýsingar allra starfsmanna sveitarfélagsins. Ef þú flytur þig til í starfi innan sveitarfélagsins getur mannauðsdeildin því fært upplýsingarnar um þig á réttan stað og þarf ekki sérstakt leyfi fyrir því. 

Aðeins öðru máli gildir fyrir starfsmenn ríkisins. Forstöðumenn stofnana ríkisins fara með framkvæmd starfsmannamála innan sinnar stofnunar en launaafgreiðsla og samskipti við stéttarfélög í samstarfsnefndum s.s. röðun starfa, að því marki sem stofnanir sinna því ekki sjálfar, er í höndum Fjársýslunnar. Launa-, kjara- og lífeyrismál starfsmanna ríkisins heyra undir fjármála- og efnahagsráðuneytið. Kjara- og mannauðssýsla ríkisins er í forsvari við gerð kjarasamninga með samninganefnd ríkisins, og veitir stofnunum ráðgjöf og leiðbeiningar við túlkun þeirra. 

Það eru því margar hendur sem koma að upplýsingunum þínum ef þú ert ríkisstarfsmaður og þarf að meta það hverju sinni hverjir teljast bera ábyrgð á gögnunum. Það fer eftir tilgangi vinnslu upplýsinganna, hver ákvarðar tilganginn og hvernig vinna á upplýsingarnar. Ef þú skiptir um vinnustað er hægt að færa aðgang að starfsmannamálum þínum yfir á nýja vinnustaðinn og oft heldur fólk réttindum sínum, eins og orlofi og rétt á veikindadögum á milli stofnana. 

Birting persónuupplýsinga á vefsíðu vinnustaðar þíns

Margir vinnuveitendur birta vinnutengdar upplýsingar um starfsmennina á vefsíðu sinni. Þetta á við um t.d. nöfn, vinnusvæði og tengiliðaupplýsingar. Birting slíkra upplýsinga krefst í raun ekki samþykkis þíns vegna þess að upplýsingarnar teljast nauðsynlegar upplýsingar um vinnustaðinn.
Birting persónulegra tengiliðaupplýsinga starfsmanna eins og einkasímanúmer eða netfang og upplýsingar um áhugamál eða aðrar upplýsingar um persónulegar aðstæður starfsmanns þurfa almennt samþykki þitt. 

Myndir af starfsmönnum ætti ekki að birta án samþykkis þeirra.